Thông tin trong quản trị

Vai trò của thông tin trong quản trị:

+ Vai trò điều phối và thay đổi:

• Phương tiện để thống nhất mọi họat động có tổ chức
• Phương tiện để cung cấp các yếu tố đầu vào của tổ chức
• Phương tiện để liên hệ với nhau trong tổ chức để đạt mục tiêu chung.

+ Vai trò phục vụ cho việc thực hiện các chức năng quản trị

+ Vai trò phục vụ cho việc ra quyết định quản trị

+ Tác động tổ chức thành một hệ thống mở tương hỗ với môi trường bên ngòai

Thông tin trong tổ chức:

Những trở ngại trong thông tin:

Những trở ngại cho việc truyền tin có hiệu quả bao gồm:

Thứ nhất, thông tin truyền đi vốn đã có những sai lệch về nội dung: Nội dung sai sẽ làm cho người nhận tin không hiểu hoặc hiểu sai thông tin, từ đó không thể ra quyết định hoặc ra quyết định dễ bị mắc sai lầm.

Thư hai, thiếu kế hoạch đối với thông tin: Có nghĩa là một thông tin tốt ít khi xảy ra một cách ngẫu nhiên mà cần phải có sự suy nghỉ trước, chuẩn bị trước, tức cần có kế hoạch trước.

Thứ ba, những giả thiết không được làm rõ: Có những giả thiết rất quan trọng, là cơ sở cho việc thông báo nhưng lại thường bị bỏ qua và không làm rõ, dẫn đến người nhận và người gửi thông tin hiểu lầm nhau

Thứ tư, các thông tin diễn tả kém về ý tưởng, cấu trúc vụng về, chỗ thừa, chỗ thiếu, không rạch ròi ý nghĩa…

Thứ năm, ngữ nghĩa không rõ ràng, mập mờ một cách cố ý hay ngẫu nhiên.

Thứ sáu, sự mất mát do truyền đạt và ghi nhận thông tin kém.

Thứ bảy, ít lắng nghe và đánh giá vội vả.

Thứ tám, sự không tin cậy, đe doạ và sợ hãi sẽ phá hoại thông tin liên lạc.

Thứ chín, thời gian không đủ cho sự điều chỉnh thay đổi vì mục đích của thông tin là phản ảnh các thay đổi xảy ra.

Quản trị thông tin vượt qua những trở ngại:

Khái niệm:

Quyết định quản trị là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị, nhằm định ra chương trình và tính chất họat động của tổ chức, để giải quyết một vấn đề nào đó trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của tổ chức.

Vai trò của quyết định quản trị:

+ Vai trò định hướng các họat động của tổ chức

+ Vai trò hợp tác về phối hợp và ràng buộc các họat động của các bộ phận

+ Vai trò áp đặt cưỡng bức hoặc động viên đối với hệ thống bị quản trị

+ Vai trò đảm bảo các điều kiện , nguồn lực cho việc thực hiện mục tiêu chung.

Yêu cầu đối với các quyết định trong quản trị;

Bảo đảm tính khoa học: quyết định phải có căn cứ, có cơ sở, có thông tin, có nhận thức và kinh nghiệm của nhà quản trị, phù hợp với các quy luật khách quan.

Bảo đảm tính pháp lý: quyết định phải đúng thẫm quyền, hợp pháp, đòi hỏi cấp dưới phải thực hiện

Bảo đảm tính hệ thống, định hướng: quyết định phải thể hiện việc thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức và phải có điạ chỉ rỏ ràng

Bảo đảm tính cụ thể: quyết định phải ngắn gọn, dễ hiểu, cụ thể chi tiết và quy định rõ thời gian thực hiện.

Bảo đảm tính tối ưu: vừa chính xác, vừa hiệu quả tốt nhất

Bảo đảm tính linh họat: dễ dàng điều chỉnh

Phân loại quyết định quản trị :

Tiến trình ra quyết định và tổ chức thực hiện :

Các mô hình ra quyết định :

Các mô hình : Lựa chọn mô hình;

Để lựa chọn mô hình ra quyết định phù hợp nhà quản trị cần trả lời các câu hỏi sau:

• Vấn đề ra quyết định có cấp bách không ?
• Chúng ta có đủ thông tin hay tài năng cần thiết để tự giải quyết được vấn đề hay chưa ?
• Vấn đề đã được hiểu thấu đáo chưa ? Chúng ta có biết mình cần tìm kiếm những thông tin gì và kiếm chúng ở đâu chưa ?
• Sự chấp nhận của tập thể có thuận lợi cho sự thành công của quyết định hay không ?

Bảng 9.1 : Phân loại quyết định quản trị

Bảng 9.2: Tiến trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định

Quyết định nhóm :

Quyết định nhóm, tận dụng được sức mạnh của tập thể vì tập hợp nhiều trình độ, nhiều giải pháp, nhiều cách tiếp cận. Quyết định nhóm sẽ phát huy tác dụng nếu chú ý đến các yếu tố ảnh hưởng. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quyết định nhóm, bao gồm:

+ Quy mô và thành phần của nhóm phải thích hợp với từng tình huống.

+ Sự khác biệt về địa vị sẽ ngăn cản sự trao đổi thông tin và sự lượng giá các phương án.

+ Tính cách, kiến thức và kinh nghiệm giữa các thành viên.

+ Khung cảnh buổi họp (không khí, tâm lý cuộc họp, cách bày biện trong phòng)

+ Vai trò của nhà quản trị chủ trì cuộc họp.

Một số vấn đề thường xảy ra khi ra quyết định

+ Tê liệt do sự phân tích

+ Sợ ra quyết định sai

+ Tâm lý cầu toàn

+ Quá tin tưởng ở kinh nghiệm quá khứ

+ Ra quyết định khi lượng thông tin chưa đầy đủ

+ Tầm nhìn hạn hẹp, chủ quan.

+ Anh hưởng của xu thế trong quá khứ

+ Anh hưởng của văn hóa tổ chức

+ vv…