Thông tin quản trị

Vai trò của thông tin

Tầm quan trọng của thông tin được chỉ ra bởi số lượng thời gian mà con người dành để giao tiếp tại nơi làm việc. Một nghiên cứu cho thấy rằng những người công nhân sản xuất tham gia giao tiếp, thông tin trong khoảng 16 đến 46 lần trong một giờ. Điều này nghĩa là họ thông tin với những người khác từ hai đến bốn phút, một lần. Nghiên cứu này còn chỉ ra trách nhiệm về thông tin của người lãnh đạo và đòi hỏi họ phải thông tin và nhận thông tin nhiều hơn. Những người lãnh đạo cấp thấp nhất dành khoảng 20% đến 50% thời gian của họ trong thông tin bằng lời nói. Nếu bao gồm cả thông tin bằng văn bản thì số lượng thời gian tăng lên từ 29% đến 64%. Một số nhà quản trị cấp trung và cấp cao dành khoảng 89% thời gian của họ để thông tin bằng lời nói, hoặc gặp gỡ hoặc qua điện thoại. Những nghiên cứu khác các nhà quản lý dành ít nhất 70% đến 80% thời gian của họ trong thông tin qua lại giữa các cá nhân, và hầu hết các thông tin này là bằng lời nói và tương tác trực diện.

Thông tin được xem là máu của tổ chức; nó là mạch gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau. Tổ chức là một hệ thống ổn định của các hoạt động nơi con người cùng làrn việc với nhau để đạt tới những mục tiêu chung thông qua thứ bậc của các vai trò và việc phân công lao động.

Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và quản trị nói riêng đều cần có thông tin và theo quan điểm quản trị hiện đại thông tin được xem như là một nguồn lực thứ tư của một tổ chức.

Theo nghĩa thông thường, thông tin được hiểu là những tin tức được truyền đi cho ai đó. Hiện nay có khá nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin, dưới đây là một số định nghĩa thường gặp:

- Thông tin là độ đo sự giảm tính bất định khi thực hiện một biến số nào đó.

- Thông tin là bất kỳ thông báo nào được tạo thành bởi một số dấu hiệu nhất định.

Như vậy chúng ta có thể hiểu thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trongquá trình cũng như trong môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị ở một tổ chức nào đó.

Cần phải chú ý các đặc điểm của thông tin là:

- Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể sản xuất để dùng dần được.

- Thông tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị.

- Thông tin càng cần thiết càng quý giá.

- Thông tin càng chính xác, càng đầy đủ, càng kịp thời càng tốt.

Mô hình thông tin đơn giản trong quản trị thường được thực hiện trực tiếp từ nhà quản trị đến các đối tượng quản trị.

Đối với một tổ chức lớn thì mô hình thông tin trong quản trị sẽ phức tạp hơn. Để xây dựng mô hình thông tin quản trị trong mỗi tổ chức có hiệu quả thì thường người ta có thể lựa chọn một trong những kiểu mô hình sau:

- Mô hình thông tin tập trung: trong mô hình này tất cả các thông tin đến và đi đều được gom về một đầu mối là trung tâm thông tin.

- Mô hình thông tin trực tiếp: trong mô hình tổ chức này thông tin gửi đi và nhận về đều được thực hiện trực tiếp giữa bên gửi và bên nhận.

- Mô hình thông tin phân tán: là mô hình thông tin được tập trung thu thập và xử lý theo từng đơn vị thành viên một.

- Mô hình thông tin kết hợp: là mô hình kết hợp các kiểu tổ chức thông tin theo ba cách ở trên.

Mỗi mô hình thông tin đều có những ưu và nhược điểm và điều kiện áp dụng riêng của nó. Chính vì vậy mỗi tổ chức phải lựa chọn mô hình thông tin phù hợp và có hiệu quả nhất cho mình.

Thông tin có một vai trò hết sức to lớn trong quản trị. Nhiều công trình nghiên cứu đã chỉ ra rằng trong mỗi tổ chức muốn các hoạt động quản trị có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xây dựng một hệ thống thông tin tốt. Hơn thế nữa hiệu quả kinh doanh của việc đầu tư vào hệ thống thông tin thường là rất cao. Chính vì thế mà ngày nay hầu như mọi công ty, xí nghiệp đều không tiếc tiền của đầu tư mua sắm những phương tiện kỹ thuật điện tử hiện đại nhất nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng hệ thống thông tin trong quản trị của mình. Vai trò hết sức quan trọng của thông tin trong quản trị thể hiện rất rõ ở những phương diện sau:

Đối tượng của thông tin

Một trong những yêu cầu quan trọng của công tác thông tin trong quản trị là không được thừa và cũng không được thiếu. Để làm được điều này thì việc cần thiết là phải xác định được đối tượng của thông tin là gì? Theo nhiều tác giả, đối tượng của thông tin là các đối tượng tham gia vào quá trình thu thập, xử lý và truyền bá thông tin. Đó chính là các con người, sự việc, số liệu, hiện tượng, quá trình, các quy luật xảy ra trong lĩnh vực kinh doanh và phục vụ kinh doanh v.v. ở mỗi tổ chức kinh doanh.

Xét theo phương diện xây dựng hệ thống thông tin thì chúng ta lại thấy việc xác định những đối tượng cần thiết cụ thể phải thu thập, xử lý và phổ biến là hết sức quan trọng. Việc xác định những đối tượng cụ thể là tùy vào điều kiện và hoàn cảnh cụ thể ở mỗi tổ chức . Tuy nhiên đối với một doanh nghiệp những đối tượng chính thường là:

- Đối tượng thu thập: số liệu, tư liệu xảy ra trong quá trình kinh doanh và trong môi trường kinh doanh.

- Đối tượng sử dụng: các nhà quản trị, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các cổ đông v.v.

- Đối tượng nhận tin: các nhà quản trị, các cơ quan và bộ phận tham mưu giúp việc.

- Đối tượng xử lý và bảo quản: các văn bản, tài liệu v.v.

Mục tiêu của thông tin

Thông tin là một quá trình phục vụ cho một hoặc một số đối tượng nào đó vì vậy nó cần có tính định hướng. Nội dung thông tin chỉ có thể xác định khi biết rõ thông tin cho đối tượng nào, thông tin phục vụ ai, phục vụ cái gì, để giải quyết vấn đề nào và thực hiện ra sao v.v.. nói cách khác mục tiêu thông tin là kim chỉ nam cho các hoạt động về thông tin hay các hoạt động về thông tin chỉ có hiệu quả khi chúng ta xác định rõ mục tiêu của thông tin là gì ?

Có thể thấy rằng, các hệ thống quản trị đều là những hệ thống phức tạp và đa dạng, chính vì vậy mục tiêu của hệ thống thông tin trong quản trị cũng phức tạp đa dạng và phong phú không kém. Người ta có thể phân loại mục tiêu thông tin thành những loại sau: mục tiêu trước mắt, mục tiêu lâu dài, mục tiêu chiến lược, mục tiêu chiến thuật v.v...

Xét theo quan điểm hệ thống chúng ta thấy rằng ngoài những mục tiêu chung; trong hệ thống thông tin về quản trị còn có một hệ thống các mục tiêu riêng của từng bộ phận trong hệ thống đó. Chẳng hạn, hệ thống mục tiêu trong các lĩnh vực kinh doanh, quyết định, hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát, cạnh tranh và nhiều lĩnh vực khác nữa.

Xác định cho đúng mục tiêu không phải là một việc đơn giản. Muốn xác định đúng đắn mục tiêu của hệ thống thông tin trong quản trị người ta thường dựa trên các cơ sở khoa học sau:

- Mục tiêu và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp;

- Nhu cầu về thông tin trong các hoạt động quản trị;

- Hoàn cảnh thực tế trong và ngoài công ty;

Xét về mặt tổng thể thì qui trình xác định và thực hiện mục tiêu thông tin thường được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Phát hiện và xác định vấn dề

Bước 2: Xác định nhu cầu về thông tin

Bước 3: Nghiên cứu khả năng đáp ứng các nhu cầu về thông tin

Bước 4: Phác thảo sơ bộ mục tiêu của thông tin và hệ thống thông tin trong một tổ chức

Bước 5: Thẩm định và lựa chọn mục tiêu.

Bước 6: Thực hiện và kiểm soát việc hoàn thành mục tiêu.

Chức năng của thông tin

Để xây dựng một hệ thống thông tin có hiệu quả trong mỗi tổ chức thì ngoài việc phải xác định rõ mục tiêu, chúng ta còn phải nhận thức được những chức năng cơ bản mà hệ thống này cần phải gánh vác. Một khi những chức năng cơ bản của thông tin và hệ thống thông tin được xác định đúng đắn thì nó sẽ là những căn cứ khoa học để xác định những nhiệm vụ thông tin cụ thể, và nhất là để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của toàn bộ hệ thống thông tin. Xét về mặt tổng thể thì những chức năng chủ yếu của hệ thống thông tin trong quản trị sẽ là:

- Thu thập thông tin;

- Xử lý thông tin;

- Phổ biến thông tin;

- Phục vụ thông tin;

- Kiểm soát và đánh giá các hoạt động về quản trị;

- Làm cơ sở cho việc ra các quyết định.

Xác định cho đúng những chức năng thông tin của hệ thống thông tin là một việc hết sức quan trọng. Nhưng thực hiện cho đúng các chức năng của nó cũng không phải là một việc dễ dàng. Chính vì vậy việc phân tích và đánh giá quá trình thực hiện và hoàn thành các chức năng thông tin là một việc làm hết sức cần thiết. Để làm tốt những việc này người ta phải cụ thể hóa các chức năng thông tin bằng những việc làm cụ thể, bằng những công việc tổ chức và thực hiện cụ thể rồi sau đó dựa trên những kết quả cụ thể của những công việc này chúng ta sẽ đánh giá được quá trình thực hiện các chức năng đang ở mức độ nào. Trong thực tế thường có khuynh hướng coi nhẹ việc kiểm soát các chức năng về thông tin. Theo quan điểm của nhiều tác giả thì các nhà quản trị phải coi đây là một khâu tất yếu của quá trình thực hiện các chức năng về thông tin và không nên xem nhẹ chúng

Nội dung thông tin

Nội dung thông tin một trong những khâu cơ bản và quan trọng nhất của quá trình thực hiện thông tin trong quản trị. Những nội dung thông tin chủ yếu trong quản trị kinh doanh thường là:

* Thông tin đầu vào: Tình hình nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, thị trường, tình hình cạnh tranh.

* Thông tin đầu ra: Tình hình kết quả kinh doanh.

* Thông tin phản hồi: Thông tin về phản ứng của nhân viên, người thực hiện, quá trình thực hiện, về phản ứng của đối thủ cạnh tranh.

* Thông tin về môi trường quản trị: Tình hình môi trường kinh doanh (pháp luật, chính sách, thời tiết, khí hậu v.v...).

* Thông tin về các đối tượng quản trị. Thông tin về nhân sự, sản phẩm, marketing, tài chính, chất lượng v.v...

* Thông tin về kết quả quản trị: Thông tin về lợi nhuận, năng suất hiệu quả, thị phần, cạnh tranh v.v ...

* Thông tin về hoạt động quản trị: Thông tin về quá trình ra quyết định, hoạch định, tổ chức...

Tùy từng trường hợp cụ thể nội dung thông tin có thể khác nhau, nhưng nhìn chung nội dung thông tin trong quản trị thường được xác định bởi mục tiêu và nhu cầu về thông tin của những người muốn hay sẽ sử dụng nó. Để xây đựng nội dung thông tin trong quản trị một cách khoa học người ta cũng thường phải tuân thủ những yêu cầu chung sau đây:

- Ngắn gọn

- Chính xác

- Mạch lạc

- Rõ ràng

- Đầy đủ

- Khách quan

Qui trình xây dựng nội dung thông tin trong quản trị thường được thực hiện theo những bước dưới đây:

- Xác định mục tiêu

- Xác định những yêu cầu cơ bản về nội dung

- Chuẩn bị tư liệu

- Phác thảo sơ bộ nội dung

- Xem xét đánh giá

- Sửa chữa và hoàn chỉnh

Chất lượng của thông tin

Thông tin giữ một vai trò quan trọng trong các hoạt động quản trị là điều ai cũng biết, nhưng làm thế nào để thông tin trong công tác quản trị có hiệu quả lại là một việc không đơn giản. Muốn thông tin có hiệu quả thì một điều chắc chắn là chất lượng của thông tin và các hoạt động thông tin phải cao. Có thể khẳng định rằng, chất lượng thông tin có ảnh hưởng đến mọi hoạt động của quá trình quản trị, đến hiệu quả kinh doanh, tới sự sống còn của doanh nghiệp. Vậy chất lượng thông tin là gì? Đây không phải là một câu hỏi để trả lời. Theo nhiều tác giả, chất lượng thông tin là mức độ thoả mãn nhu cầu về thông tin của những người sử dụng nó. Nó thể hiện ở các mặt sau: mức độ thời sự, mức độ kịp thời, mức độ chính xác, mức độ quan trọng v.v...

Muốn đánh giá chất lượng người ta thường dựa vào các tiêu chuẩn. Những tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thông tin trong quản trị là nhanh, chính xác, kịp thời, bí mật,đầy đủ v.v...

Các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến chất lượng thông tin: tiến bộ khoa học kỹ thuật, con người, công nghệ, môi trường, phương pháp tổ chức v.v...

Phương pháp nâng cao chất lượng thông tin: Đầu tư công nghệ kỹ thuật mới, đào tạo và sử dụng con người, tổ chức hệ thống khoa học, có cơ chế quyền lợi và trách nhiệm thích hợp v.v...

Hình thức thông tin

Con người gửi và nhận thông tin thông qua các ký hiệu, tín hiệu và như vậy con người tiếp nhận thông tin cũng phải thông qua các hình thức thông tin cụ thể của các ký hiệu, tín hiệu đó. Khả năng tiếp nhận thông tin của người trong các hoạt động về quản trị phụ thuộc rất nhiều vào các hình thức thông tin được sử dụng. Những hình thức thông tin chủ yếu trong quản trị thường là bằng lời nói, chữ viết, ký ám hiệu, văn bản, điện thoại, thư tín v.v.. Muốn lựa chọn hình thức thông tin nào là có hiệu quả người ta thường căn cứ vào hiệu quả truyền thông và hiệu quả kinh doanh, căn cứ vào khả năng của doanh nghiệp, căn cứ vào bản chất, ưu nhược điểm của từng hình thức, căn cứ vào nội dung và tính bảo mật v.v.. của các hình thức thông tin.

Giữa nội dung và hình thức thông tin có những mối quan hệ chặt chẽ, đó là quan hệ hai mặt của một quá trình, bổ sung hợp tác cùng nhau trong quá trình truyền thông. Hình thức cần phù hợp với nội dung, hình thức phải đa dạng phong phú, sinh động mới chuyển tải hết nội dung.

Để hoàn thiện các hình thức thông tin người ta phải căn cứ vào các yếu tố ảnh hưởng chủ yếu đến chất lượng và số lượng phong phú của các hình thức thông tin là: tiến bộ khoa học kỹ thuật, con người, môi trường, văn hóa, cơ sở vật chất, nhu cầu hoàn thiện, mức độ quan trọng v.v... Sử dụng và khai thác các yếu tố vừa nêu trong từng tổ chức quản trị để hoàn thiện các hình thức thông tin là một việc làm không thể bỏ qua và không thể xem nhẹ ở các tổ chức này.

Phương pháp thu thập

Chất lượng và hiệu quả của việc thu thập thông tin phụ thuộc rất lớn vào phương pháp thu thập nó, hay trình tự thực hiện các bước trong quá trình thu thập thông tin. Trên thực tế người ta thường sử dụng các phương pháp thu thập thông tin sau:

- Phương pháp quan sát.

- Phương pháp thực nghiệm.

- Phương pháp thăm dò dư luận.

- Phương pháp thu thập thông tin tại bàn.

- Phương pháp thu thập thông tin tại hiện trường.

Mặc dù là có rất nhiều phương pháp thu thập thông tin nhưng không phải sử dụng phương pháp thu thập thông tin nào cũng có hiệu quả. Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin cho phù hợp với từng hoàn cảnh quản trị thực tế là một vấn đề khoa học. Thông thường để lựa chọn được các phương pháp thu thập thông tin có hiệu quả người ta thường căn cứ vào những yêu cầu cần phải đạt được, mục tiêu của việc thu thập thông tin, nội dung của những thông tin cần thu thập, hoàn cảnh thực tiễn và khả năng của doanh nghiệp cùng nhiều yếu tố khác nữa. Những phương pháp thu thập thông tin được lựa chọn phải là những phương pháp ít tốn kém, đảm bảo chất lượng thu thập thông tin, kịp thời và có hiệu quả.

Phương pháp xử lý

Thông tin thu thập được tuy là rất quý, nhưng không phải mọi vấn đề cần biết hay cần làm sáng tỏ đều có sẵn từ những thông tin đã thu thập được. Thực tế chỉ ra rằng, thông tin thu thập được cần được sàng lọc xử lý thì lúc đó giá trị của thông tin sẽ tăng lên rất nhiều. Việc thu thập và xử lý thông tin ngày nay được trợ giúp bởi rất nhiều phương tiện hiện đaiû. Tuy nhiên áp dụng những phương pháp khoa học nào để xử lý thông tin cũng không phải là một việc dễ dàng.

Xét theo bản chất thì phương pháp xử lý là trình tự các bước tác động vào thông tin nhằm rút ra những thông tin mới cần thiết cho quá trình quản trị. Vai trò quan trọng của phương pháp xử lý thể hiện ở việc nhờ nó mà các nhà quản trị hiểu sâu sắc và đầy đủ hơn so với những thông tin hiện có khi chưa xử lý. Ngày nay người ta thường sử dụng các phương pháp xử lý thông tin sau: phương pháp thủ công, phương pháp bằng máy tính điện tử, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phương pháp toán xác suất thống kê, phương pháp giám định v.v.... Mỗi phương pháp xử lý thông tin đều có những ưu nhược điểm riêng của chúng. Tuy nhiên việc lựa chọn phương pháp xử lý thông tin cần thỏa mãn những yêu cầu sau: khoa học, kinh tế, hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế ở mỗi đơn vị .v.v.

Phương pháp phổ biến thông tin

Các hoạt động quản trị việc thu thập và xử lý thông tin là rất quan trọng, thế nhưng việc phổ biến thông tin cũng là một việc làm quan trọng không kém. Những người thừa hành có nhận được những chỉ thị, mệnh lệnh, các quyết định v.v. của người lãnh đạo chính xác và kịp thời hay không? Những nhà quản trị có nhận được những thông tin cần thiết, kịp thời và đúng đắn hay không? Tất cả những vấn đề này phụ thuộc rất nhiều vào công tác phổ biến thông tin trong quản trị. Xét về mặt bản chất chúng ta thấy rằng, phổ biến thông tin là cách thức mà người ta đưa thông tin đến tay người sử dụng. Vấn đề quan trọng ở đây là phải nghiên cứu và tìm ra được những phương pháp phổ biến thông tin sao cho những người sử dụng nó đạt được hiệu quả cao nhất trong các công việc của mình.

Trên thực tế ngày nay người ta thường sử dụng các phương pháp phổ biến thông tin sau: bằng công văn, bằng báo cáo, bằng đề án, bằng truyền miệng, bằng cách thông báo, bằng các cuộc hội họp v.v...Vấn đề quan trọng ở đây là chọn những phương pháp phổ biến thông tin nào để quá trình phổ biến thông tin là nhanh và có hiệu quả nhất. Để làm được việc này người ta thường phải đánh giá ưu nhược điểm của từng phương pháp, rồi trên cơ sở đó lựa chọn những phương pháp có nhiều ưu điểm và thích hợp nhất với đơn vị mình.

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Quá trình thông tin gồm những bước nào? Những trở ngại và biện pháp cải thiện trong thông tin gồm những gì?

2. Hãy liệt kê các kênh khác nhau để truyền đạt một thông báo. Thảo luận về các ưu điểm và nhược điểm của các kênh khác nhau đó.

3. Sự thông tin liên lạc từ trên xuống dưới có những loại nào? Thảo luận về các loại hay được dùng nhất mà bạn biết.

4. Hãy nêu một số khó khăn trong việc thông tin liên lạc lên trên. Bạn đề nghị gì để khắc phục những khó khăn đó?

5. Những ưu và nhược điểm của các thông tin văn bản và bằng lời là gì? Bạn thích loại nào hơn? Trong hoàn cảnh nào?

6. Sự quá tải thông tin là gì? Bạn đã bao giờ gặp phải chưa? Bạn giải quyết nó như thế nào?

7. Làm sao để chứng tỏ bạn biết lắng nghe?