Tài liệu mô tả dự án

Mục đích: (Goals) là những mô tả dự án sẽ đạt tới cái gì. Mục đích nói chung không đo được.

Mục tiêu: (Objectives) là các tập hợp con (có thể đo được) của mục đích. Việc đạt tới một mục tiêu sẽ nói lên rằng việc đạt tới các mục đích tổng thể của dự án đã đi đến mức nào.

Quan hệ giữa mục đích và mục tiêu

Mục tiêu phải là:

• Chi tiết cụ thể của mục đích
• Phụ hoạ và nhất quán cho mục đích
• Khi tất cả các mục tiêu đã đạt được, có nghĩa là mục đích đã đạt được

Ví dụ: Dự án xây cầu

• Mục đích:

Xây dựng một cái cầu hiện đại qua sông Hồng trong phạm vi một khoảng thời gian cho phép và trong phạm vi ngân sách cho phép

• Các mục tiêu hỗ trợ cho mục đích này:

Cầu chở được xe ô tô có tải trọng tối đa 15 tấn

Trọng lượng cầu cần nhẹ hơn 20% so với các cây cầu hiện nay có cùng chiều dài

Tuổi thọ của cầu phải đảm bảo trên 50 năm

Đảm bảo cho 4 làn xe ô tô chạy, 2 làn xe máy và 2 làn người đi bộ

Kinh phí cấp phát 5 triệu đô la

Cầu sẽ xây xong trước ngày 2 tháng 9 năm xxxx.

v.v...

Chú ý: Chưa cần mô tả thiết kế kỹ thuật của cây cầu

Ví dụ 2: Dự án xây dựng bệnh viện tỉnh

Mục đích của dự án: Xây dựng một bệnh viện đa khoa hiện đại, phục vụ việc chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân trong tỉnh

Các mục tiêu của dự án:

• Bệnh viện có khuôn viên 20 000 met vuông
• Bệnh viện có 20 phòng nội trú, với 300 giường bệnh
• Bệnh viện có các Khoa: Tim/mạch, xương, ....
• Bệnh viện có khoảng 50 bác sỹ, 100 y tá, 200 hộ lý làm việc và phục vụ nhân dân
• Kinh phí dự kiến: 4 triệu USD
• Thời gian dự kiến: 2 năm

Ví dụ 3: Đề án Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước, giai đoạn 2001-2005

Mục đích dự án: Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử của Đảng và Chính phủ, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Lãnh đạo các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và chính quyền địa phương các cấp.

Các mục tiêu dự án

a/ Nâng cấp mạng Tin học diện rộng Chính phủ

b/ Đào tạo tin học cho lưc lượng cán bộ viên chức trong các cơ quan quản lý nhà nước

c/ Xây dựng các cở sở dữ liệu quốc gia (Cơ sở dữ liệu quốc gia về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài nguyên đất, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài chính, v.v...)

d/ Tin học hoá các dịch vụ công: Đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, v.v...

Thời gian thực hiện Đề án : 5 năm 2001-2005

Kinh phí thực hiện Đề án: 1000 tỷ VND

Là tài liệu xác định ra phạm vi của dự án và trách nhiệm của những người tham dự.

Là cơ sở để thống nhất ý kiến trong số những bên tham gia dự án. Khi thống nhất về nội dung tài liệu mô tả dự án , khách hàng, người tài trợ dự án và người quản lí dự án coi như đã nhất trí:

• Về các mục đích và mục tiêu của dự án.
• Ai chịu trách nhiệm làm việc gì

Thông thường, khi xây dựng tài liệu mô tả dự án, nẩy sinh những bất đồng ý kiến.

còn xem như bản cam kết giữa người quản lí dự án, người tài trợ dự án và khách hàng. Khi tất cả các bên kí đã ký có nghĩa là đã đồng ý tuân thủ theo nội dung của tài liệu mô tả dự án. Thậm chí có thể đặt điều kiện rằng việc không tuân thủ sau này sẽ bị phạt.

- Nội dung chủ yếu của tài liệu mô tả dự án

• Giới thiệu dự án

Mô tả ngắn gọn về dự án

Giải thích ý đồ của dự án và xác định những bên tham gia chính

Có thể bao gồm một số thông tin về bối cảnh lịch sử

• Mục đích và mục tiêu
• Phạm vi dự án

Xác định ranh giới của dự án

Sản phẩm kết quả của dự án

Những gì được đưa vào trong dự án và những gì bị đưa ra ngoài khuôn khổ dự án

• Những người liên quan chính

Là những cá nhân hoặc tập thể chịu tác động trực tiếp của dự án.

• Nguồn nhân lực thực hiện dự án

Xác định nguồn nhân lực chủ chốt, cùng với trách nhiệm của mỗi người (hoặc nhóm người) sẽ đảm nhận.

Không nên chỉ xác định các nguồn nhân lực bên trong 1 tổ chức

• Các điểm mốc thời gian quan trọng
• Kinh phí

Nếu có thể, kinh phí được phân chia theo từng giai đoạn

• Lựa chọn công nghệ phát triển phần mềm
• Phần hiệu chỉnh/điều chỉnh

Ghi lại những điểm chỉnh sửa so với lần phác thảo đầu tiên

• Chữ kí các bên liên quan

- Ví dụ: Mô tả dự án "Giải toả và Di dân xóm liều Thanh Nhàn"

Tên dự án: Như trên

Người quản lý dự án : Ông Nguyễn văn X

Danh sách Ban quản lý dự án:

- Ông Nguyễn Văn X, trưởng ban

- Ông A (chức danh)

- Bà B (chức danh)

- Ông C (chức danh)

Chủ đầu tư: UBND quận Hai Bà Trưng - Tp Ha Noi

Giới thiệu dự án:

- Thành phố chuẩn bị xây dựng Công viên tuổi trẻ trên diện tích 12 ha. Cần giải phóng mặt bằng tại xóm liều Thanh Nhàn .......

Mục đích và mục tiêu dự án:

Mục đích: Di chuyển toàn bộ dân cư tại xóm liều Thanh Nhàn rời đi nơi khác, giải phóng mặt bằng.

Mục tiêu: - Di chuyển 5000 dân thuộc 800 hộ dân cư trong các cụm dân cư C1, C2,... phường PPP, Quận QQQ

- Thời hạn di chuyển: phải xong trước ngày 01 tháng 6 năm 2001

- Nơi định cư mới: Các Khu Tập thể Linh Đàm, Pháp Vân, Trung Hoà,...

Phạm vi dự án:

Lập kế hoạch di dân, lựa chọn các đơn vị, công ty để hỗ trợ và phối hợp và thực hiẹn di chuyển. Những dân cư thuộc các diện sau là nằm trong phạm vi của dự án

- Thuộc các cụm C1, C2,...

- Có hộ khẩu thường trú

- Có các loại giấy chứng nhận sử dụng đất, sở hữu nhà,

Những người liên quan chính trong dự án

- Những dân cư thuộc diện đền bù

- Những dân cư sinh sống trong phạm vi giải toả nhưng không thuộc diện đền bù

- .....

Tài nguyên dự án (nguồn nhân lực)

- Công an quận, Công an phường

- UBND Quận, phường

- Cty xây dựng và phát triển nhà TP Hà Nội

- Lực lượng thanh niên xung phong tình nguyện thuộc trường ĐH Kinh tế Quốc dân

- ......

Các điểm mốc thời gian quan trọng

- Khởi động dự án: tháng 1 năm 2001

- Xong hồ sơ công việc: tháng 3 năm 2001

- Duyệt danh sách những cá nhân và hộ gia đình trong diện giải toả: tháng 5 năm 2001

- Sắp xếp vào các địa chỉ mới - đợt 1 (30%): tháng 7 năm 2001

- Sắp xếp vào các địa chỉ mới - đợt 2 (40%): tháng 10 năm 2001

- Sắp xếp vào các địa chỉ mới - đợt 3: (30%): tháng 2 năm 2002

- Giải quyết các trường hợp đặc biệt : tháng 4 năm 2002

- ....

Kinh phí. 40 tỷ VND, được phân bổ vào các thời điểm sau:

- Sau khi phê duỵệt dự án: 5 tỷ

- Tháng 5 năm 2001: 15 tỷ

- Tháng 11 năm 2001: 15 tỷ

- Tháng 3 năm 2002: 5 tỷ

Hiệu chỉnh/điều chỉnh

Chưa có gì

Chữ kí các bên liên quan

Đơn vị tài trợ dự án

Người quản lý dự án

Đại diện Công An quận Hai Bà Trưng

Đại diện Cty xây dựng và phát triển nhà TP Hà Nội

- Tài liệu mô tả cho dự án công nghệ thông tin

- Những điểm cần tránh trong việc xác định dự án

• Nội dung không đầy đủ (đặc biệt là các ràng buộc đối với dự án)
• Có những yêu cầu không khả thi => sau này không thể đáp ứng được.
• Tránh viết những câu văn không rõ nghĩa => dẫn đến hiểu nhầm
• Kinh nghiệm thực tế: Bản phác thảo dự án đã được các bên ký vào, nhưng bị cất kỹ và không ai xem lại. Đến khi thực hiện dự án có thể có những thay đổi, nhưng không ai để ý cả. Không nên coi rằng những thay đổi đó được các bên nhất trí.

- Công bố và khai trương dự án

• Công bố quyết định phê duyệt dự án
• Họp khai trương dự án

- Nếu sau khi khai trương dự án, không khí lại lắng xuống, nên làm gì?

• Lập tức triệu tập cuộc họp ngắn với các tổ viên
• Động viên, khích lệ các tổ viên
• Giải quyết mọi tư­ tư­ởng lo ngại, thiếu tin t­ưởng, và không hiểu rõ về chương trình công việc.
• Hỏi các thành viên xem có vấn đề gì không.
• Nhắc các thành viên đề phòng và phát hiện các rủi ro ảnh h­ưởng đến dự án.

- Giúp cho việc xác định

Các yêu cầu chuyên môn đối với những thành viên

Môi trường phát triển phần mềm

Các công việc cần chuẩn bị cho việc bảo trì hệ thống

- Cần làm rõ những điểm sau

Hệ thống phần cứng, máy tính, thiết bị

Hệ thống mạng, website…

Hệ điều hành

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu tập trung hay phân tán

Ngôn ngữ và công cụ phát triển phần mềm

Phần mềm xây dựng là một công cụ tổng quát hay là phần mềm chuyên dụng

Phần mềm có ảnh hưởng như thế nào đối với người sử dụng, có gây ra nguy hiểm không (tính quan trọng của việc kiểm thử phần mềm)

Môi trường vận hành phần mềm