Sử dụng Notes email

Giao diện và khởi động

Notes Email là một trong những ứng dụng cơ bản nhất của Lotus, hầu hết các ứng dụng Notes khác đều sử dụng chức năng Email này để gửi/nhận các message. Notes Email là một trong những hệ thống Email tốt nhất hiện nay.

Khởi động hệ thống thư tín, hãy Nhấn chuột vào biểu tượng Email ở thanh liên kết phía trái màn hình Notes:

Biểu tượng của chương trình Notes Email Màn hình giao diện chính của hệ thống Email

Màn hình phân thành 03 vùng:

Thông tin về người dùng sở hữu hộp thư hiện tại

Thay đổi chế độ hiển thị, tham chiếu đến các thư tín..

Liệt kê danh sách các thư người dùng gửi/nhận.

Thanh tác vụ

Các view và folder của một hòm thư notes

Một hòm thư Notes của mỗi người dùng, bao gồm các View va các Folder như sau.

Chứa mọi thư nhận được, và số trong cặp dấu ngoặc () là số thư mới chưa đọc.

Chứa mọi thư nháp (các thư đang soạn dở và lưu lại chưa gửi đi ngay).

Chứa mọi thư đã gửi đi.

Chứa mọi tài liệu (bản ghi) trong hòm thư.

Các kiểu xem thư khác nhau

All Documents là xem toàn bộ các thư có trong hộp thư

Mail Threads:

Chứa các thư mục lưu thư do người dùng tạo ra

Rules: Chứa các luật nhận thư để phân phát về các thư mục hoặc xóa bỏ luôn.

Stationery: Chứa các mẫu thư.

Đọc thư

Để đọc được các thư có trong danh sách

Tạo thư mới

Từ màn hình giao diện chính bấm chọn nút trên thanh công cụ.

Màn hình soạn thảo Email

Để gửi thư cho ai, hãy gõ địa chỉ vào ô To

Để đồng gửi thư cho ai, hãy gõ địa chỉ vào ô cc

Để gửi thư cho những người mà không muốn cho họ biết thư này được đồng gửi cho ai, hãy gõ địa chỉ vào ô bcc

Gõ tiêu đề vào ô Subject

Gõ nội dung bức thư vào phần soạn thảo (vùng màn hình rộng nhất có con trỏ làm việc nhấp nháy).

Chọn địa chỉ người nhận:

Có hai cách để chỉ định địa chỉ của những người nhận thư:

Cách 1: Gõ địa chỉ (nếu người dùng nhớ) vào ô To

Cách 2: Chọn từ sổ địa chỉ bằng cách kích vào liên kết To. hoặc kích nút

Chọn danh sách người nhận từ Sổ địa chỉ

Nếu muốn sử dụng sổ địa chỉ khác kích chuột vào lựa chọn sổ xuống trong hộp Choose address book để chọn

để tìm kiếm nhanh một người địa chỉ người nhận trong sổ địa chỉ

Danh sách phía bên trái là danh sách các địa chỉ có trong sổ địa chỉ tương ứng

Danh sách bên phải là danh sách người nhận thư sau khi đã chọn

Sau khi đã chọn được người nhận thư nếu muốn bỏ người nào đó khỏi danh sách người nhận thư thì kích chọn vào người đó trong danh sách người nhân -> kích nút , nếu muốn bỏ tất cả danh sách người nhận thư đi thì chọn

Chú ý:

Để gửi thư cho ai, chọn người từ sổ địa chỉ (sổ địa chỉ toàn mạng hoặc sổ địa chỉ của cá nhân), kích chuột vào nút

Để đồng gửi cho ai chọn người và kích chuột vào nút

Chọn những người nhận mà không cho họ biết thư được đồng gửi cho ai, kích chuột vào nút

Giả sử ở đây ta kích chọn

Sau khi chọn được người nhận thư tương ứng đưa vào trong danh sách nhận thư kích nút OK để trở về màn hình soạn thư.

Đính kèm file: Trong thư muốn gửi kèm các tệp với thư thì thực hiện như sau

Trên thanh công cụ kích chuột vào nút hoặc trên thanh thực đơn kích chọn File -> chọn Attach... hộp thoại chọn tệp xuất hiện

Chọn tệp muốn đính kèm sau đó kích nút Create khi đó tệp được chọn đã đính kèm trong thư thể hiện ở biểu tượng và tên tệp trong phần soạn thảo nội dung thư

Chú ý:

Có thể chọn nhiều tệp đính kèm trong một thư

Nếu muốn bỏ tệp đính kèm khỏi thư đang soạn thảo thì kích chuột vào tên tệp đó trong phần nội dung thư -> bấm phím Delete trên bàn phím -> có hộp hội thoại cảnh báo xuất hiện bấm phím Enter

Sau khi soạn thảo xong thư, điền đầy đủ thông tin người người nhận kích nút để gửi thư đi.

Ngoài ra thanh tác vụ còn một số nút như sau:

Gửi thư và lưu một bản

Ghi thư lại để lần soạn tiếp mà chưa gửi đi ngay

Thiết đặt một số các thông số để gửi thư đi như mã hóa thư,...

Để thiết đặt các thông số cho người dùng như chữ ký ...

Trả lời thư nhận được

Cách 1:

Từ màn hình các thư nhận.

Chọn thư muốn trả lời.

Chọn nút Reply -> Reply

Trả lời thư nhận được

Cách 2:

Mở thư nhận được -> chọn nút Reply

Trả lời thư nhận được

Từ nút Reply ta thấy có một số lựa chọn khác như sau:

• Reply with History: Trả lời thư vớ nội dung thư được trả lời nằm phía dưới của nội dung thư mới soạn
• Reply without Attachment(s): Trả lời thư với nội dung thư cũ nằm phía dưới nội dung thư mới soạn như không chứa các tệp đính kém trong thư được trả lời
• Reply with Internet –Style History: Trả lời thư với nội dung thư được trả lời nằm trong thư mới này theo phong cách trên Internet