Phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực

Khái niệm về phân tích công việc

Trước hết ta cần có khái niệm về công việc. Cũng có nhiều khái niệm khác nhau về công việc. Ta có thể chấp nhận khái niệm về công việc như sau: “Công việc bao gồm một số công tác cụ thể mà một tổ chức phải hoàn thành nhằm đạt được mục tiêu của mình”.

Như vậy: “Phân tích công việc là quá trình thu thập các thông tin liên quan đến công việc một cách có hệ thống”.

Phân tích công việc được tiến hành nhằm để xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực quyền hạn và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất.

Cụ thể phân tích công việc nhằm trả lời các câu hỏi sau đây:

• Nhân viên thực hiện những công tác gì?
• Khi nào công việc được hoàn tất?
• Công việc được thực hiện ở đâu?
• Nhân viên làm công việc đó như thế nào?
• Tại sao phải thực hiện công việc đó?
• Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?

Phân tích công việc cung cấp cho các nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó , mối tương quan của công việc đó với công việc khác , kiến thức và kỹ năng cần thiết và các điều kiện làm việc .

Tóm lại Phân tích công việc được tiến hành nhằm:

• Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
• Điều kiện để tiến hành công việc.
• Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc.
• Mối tương quan của công việc đó với công việc khác.
• Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó.

Mục tiêu cụ thể của phân tích công việc là xây dựng Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc.

Lợi ích của Phân tích công việc

Lợi ích của phân tích công việc được trình bày như sau :

Có thể nói rằng các thông tin từ bản phân tích công việc được sử dụng để:

• Định hướng cho quá trình tuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí nhân viên.
• Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.
• Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc và hệ thống tiền lương.
• Hoàn thiện các biện pháp cải thiện điều kiện lao động, bảo vệ sức khỏe và khả năng làm việc lâu dài cho nhân viên.
• Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo

Phân tích công việc được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

• Khi tổ chức được thành lập.
• Khi có công việc mới.
• Khi công việc thay đổi do kết quả của áp dụng KH – KT mới.

Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm vu và trách nhiệm của công việc. Hiểu một cách ngắn gọn bản mô tả công việc là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc đó.

Bản mô tả công việc là một tài liệu giải thích trả lời các câu hỏi sau:

1. Người thực hiện công viêc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức?
2. Tại sao công việc đó phải được thực hiện?
3. Mục tiêu công việc đó là gì?
4. Công việc phải làm gì? hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành?
5. Công việc được thực hiện ở đâu?
6. Khi nào công việc được coi là hoàn tất?
7. Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?
8. Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?

Như vậy bản mô tả công việc là một bản liệt kê chính xác và xúc tích những điều mà nhân viên phải thực hiện. Nó cho biết nhân viên làm cái gì? Làm như thế nào? Và các điều kiện mà nhân viên đó được thực thi.

Nói chung bản mô tả công việc nhằm trả lời các câu hỏi cơ bản: Ai? Tại sao? Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Bằng cách nào?

Một cách cụ thể bản mô tả công việc thường bao gồm các nội dung sau đây:

• Nhận diện công việc.
• Tóm tắt công việc.
• Các mối quan hệ.
• Chức năng, trách nhiệm công việc.
• Quyền hạn.
• Tiêu chuẩn mẫu.
• Điều kiện thực hiện công việc.

Ví dụ: Bản mô tả công việc – Thư ký bộ phận sản xuất

XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC:

Cung cấp dịch vụ toàn diện cho Kỹ sư trưởng bằng cách tổ chức sắp xếp các phần công việc thường lệ của kỹ sư trưởng.

CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH:

CÁC NHIỆM VỤ PHỤ:

CÁC MỐI QUAN HỆ:

CÁC YÊU CẦU VỀ ĐIỀU KIỆN VẬT CHẤT:

Ví dụ khác về bản mô tả công việc của trưởng phòng tổ chức hành chánh