Nội dung của hoạt động xuất khẩu đối với doanh nghiệp

Tạo nguồn hàng xuất khẩu.

Tạo nguồn hàng cho xuất khẩu là toàn bộ hoạt động từ đầu tư, sản xuất cho các nghiệp vụ nghiên cứu thị trường, ký kết hợp đồng, thực hiện hợp đồng, vận chuyển, bảo quản ... Nhằm tạo ra hàng hoá có đầy đủ tiêu chuẩn cần thiết cho xuất khẩu. Như vậy công tác tạo nguồn cho xuất khẩu có thể được chia thành hai hoạt động chính:

* Hoạt động sản xuất hàng hoá xuất khẩu. Đối với doanh nghiệp sản xuất hàng hoá xuất khẩu thì đây là hoạt động cơ bản và quan trọng nhất.

* Những hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác tạo ra nguồn hàng cho xuất khẩu, thường do các tổ chức ngoại thương làm chức năng trung gian.

Như đã biết, phần lớn các hoạt động nghiệp vụ tổ chức thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu chỉ làm tăng thêm chi phí thuộc chi phí lưu thông chứ không làm tăng thêm giá trị sử dụng của hàng hoá. Do vậy các nhà xuất khẩu cần nghiên cứu để đơn giản hoá các nghiệp vụ nhằm tăng lợi nhuận cho mình.

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu, hệ thống các đại lý thu mua hàng xuất khẩu được coi là nhân tố quan trọng mang tính quyết định trực tiếp đến chất lượng của hàng xuất khẩu, đến tiến độ giao hàng, thực hiện hợp đồng, uy tín của doanh nghiệp và hiệu quả kinh doanh. Thực tế cho thấy một doanh nghiệp xuất khẩu mạnh không phải chỉ vì dài vốn mà là do có hệ thống khách hàng mạnh, hệ thống đại lý thu mua rộng khắp, hoạt động thường xuyên, bám sát thị trường.

Công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu là hệ thống các công việc bao gồm:

- Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu:

Đây là việc nghiên cứu khả năng cung cấp hàng xuất khẩu trên thị trường, được xác định bởi nguồn hàng thực tế và nguồn hàng tiềm năng. Trong đó nguồn hàng thực tế là nguồn đã có và đang sẵn sàng đưa vào lưu thông. Nguồn hàng tiềm năng là nguồn hàng chưa xuất hiện, nó có thể có hoặc không xuất hiện trên thị trường. Với nguồn hàng này, nhà xuất khẩu phải có đầu tư, có đơn đặt hàng với nhà sản xuất, và đây là nguồn hàng rất quan trọng trong xuất khẩu.

Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu còn nhằm xác định chủng loại mặt hàng, kích cỡ, mẫu mã , công cụ, giá cả, thời vụ những đặc điểm, tính năng riêng của từng mặt hàng. Ngoài ra doanh nghiệp còn phải xác định được xem mặt hàng dự định xuất khẩu có thể đáp ứng được yêu cầu của thị trường nước ngoài về những chỉ tiêu kỹ thuật, kinh tế hay không ?

Mặt khác nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu còn phải xác định được giá cả hàng hoá đó trong nước, so sánh với giá quốc tế để dự tính được mức lãi sẽ thu được. Bên cạnh đó, người làm công tác này cũng cần tìm hiểu chính sách quản lý của Nhà nước về mặt hàng đó như thế nào ?

Tất cả những công việc trên sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được rủi ro của thị trường, tiến hành khai thác ổn định nguồn hàng trong khoảng thời gian hợp lý, làm cơ sở chắc chắn cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu.

- Tổ chức hệ thống thu mua hàng xuất khẩu.

Xây dựng một hệ thống thu mua thông qua đại lý và chi nhánh mình, doanh nghiệp xuất khẩu sẽ tiết kiệm được chi phí thu mua, nâng cao năng xuất và hiệu quả thu mua.

Hệ thống thu mua bao gồm mạng lưới các đại lý, hệ thống kho tàng ở các địa phương, các khu vực có loại hàng thu mua. Chi phí này khá lớn, do vậy doanh nghiệp phải có sự lựa chọn cân nhắc trước khi chọn đại lý và xây dựng kho, đặc biệt là những kho đòi hỏi phải trang bị những phương tiện hiện đại, đắt tiền. Hệ thống thu mua đồng thời phải gắn với các phương án vận chuyển hàng hoá, với điều kiện giao thông của các địa phương.

Ngoài ra đầu tư cho người sản xuất cũng là một cách làm chắc chắn, lâu dài để đảm bảo có nguồn hàng ổn định trước sự tranh mua trên thị trường nội địa. Tuy vậy, do yêu cầu của đầu tư nên các doanh nghiệp phải có vốn lớn và cũng chứa đựng nhiều rủi ro do sự biến động của thị trường, nhất là khi giá cả trên thị trường hạ xuống dưới mức kinh doanh có lãi. Trong việc này đòi hỏi các doanh nghiệp phải có đội ngũ cán bộ có trình độ kỹ thuật cao, hiểu biết về sản phẩm, am hiểu tình hình thị trường. Điều này không phải bao giờ các nhà xuất khẩu cũng làm được bởi ngày nay có nhiều sản phẩm thuộc loại kỹ thuật cao, phức tạp và rất đa dạng.

- Ký kết hợp đồng thu mua.

Phần lớn khối lượng hàng hoá được mua bán giữa các doanh nghiệp ngoại thương với các nhà sản xuất hoặc các khách hàng thông qua hợp đồng thu mua, đổi hàng, gia công ... Do vậy việc ký kết hợp đồng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu. Dựa trên những thoả thuận và tự nguyện, các bên ký kết hợp đồng làm cơ sở vững chắc đảm bảo cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra một cách bình thường. Đây chính là cơ sở pháp lý cho mối quan hệ giữa doanh nghiệp và người cung cấp hàng.

- Xúc tiến khai thác nguồn hàng xuất khẩu.

Sau khi đã ký kết hợp đồng với các khách hàng và các đơn vị sản xuất, nhà xuất khẩu phải lập được kế hoạch thu mua, tiến hành sắp xếp các phần việc phải làm và chỉ đạo các bộ phận làm việc theo kế hoạch. Cụ thể gồm những phần việc sau:

- Đưa hệ thống kênh thu mua đã được thiết lập vào hoạt động.

- Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục giấy tờ giao nhận hàng theo hợp đồng đã ký.

- Tổ chức hệ thống kho tàng tại điểm nút của các kênh.

- Tổ chức vận chuyển hàng theo các địa điểm đã qui định.

- Chuẩn bị đầy đủ tiền thanh toán.

Trong quá trình thu mua, nhà xuất khẩu phải ghi bảng biểu để theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch thu mua nhằm kịp thời phát hiện ra những ách tắc để có biện pháp xử lý kịp thời.

- Tiếp nhận, bảo quản và xuất kho hàng xuất khẩu.

Phần lớn hàng hoá trước khi xuất khẩu đều phải qua một hoặc một số kho để đảm bảo, phân loại, đóng gói, nhờ làm thủ tục xuất khẩu. Nhà xuất khẩu cần chuẩn bị tốt các kho để tiếp nhận hàng xuất khẩu.

Công tác bảo quản hàng hoá trong kho là một nhiệm vụ quan trọng của chủ kho hàng. Chủ kho hàng phải có trách nhiệm không để hàng hư hỏng, đổ vỡ, mất mát... trừ khi những sự cố đó là do bất khả kháng gây ra.

Cuối cùng là công việc xuất kho hàng xuất khẩu. Trong công đoạn này cần chú ý nhất là phải có đầy đủ các giấy tờ, hoá đơn hợp lệ.

Đàm phám, ký kết hợp đồng xuất khẩu.

- Đàm phán là việc bàn bạc trao đổi với nhau các điều kiện mua bán giữa các doanh nghiệp xuất nhập khẩu để đi đến thống nhất ký kết hợp đồng. Có nhiều hình thức đàm phám khác nhau:

Đàm phám qua thư tín: Đây là hình thức chủ yếu để giao dịch kinh doanh giữa các nhà xuất nhập khẩu. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường là qua thư từ, Ngay cả khi hai bên có điều kiện gặp gỡ trực tiếp thì duy trì quan hệ qua thư tín thương mại vẫn là cần thiết. So với gặp gỡ trực tiếp thì giao dịch qua thư tín tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Trong cùng một lúc có thể giao dịch được với nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau. Mặt khác, người viết thư tín cũng có điều kiện để cân nhắc suy nghĩ, tranh thủ ý kiến của nhiều người và có thế khéo léo dấu kín được ý định của mình. Tuy nhiên, giao dịch bằng thư tín thường mất rất nhiều thời gian và do đó có thể bỏ lỡ mất thời cơ mua bán. Người ta có thể sử dụng điện tín để khắc phục nhược điểm này.

Đàm phán bằng gặp gỡ trực tiếp: Gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi mọi điều kiện buôn bán là một hình thức đặc biệt quan trọng. Hình thức này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín đã kéo dài quá lâu mà không có kết quả. Đàm phán bằng gặp gỡ trực tiếp tuy hiệu quả hơn hình thức bằng thư tín, điện tín, song đây cũng là hình thức đàm phán khó khăn nhất, đòi hỏi người tiến hành đàm phám phải giỏi nghiệp vụ, tự tin, phản ứng nhạy bén đủ tỉnh táo và bình tĩnh do xét ý đồ của đối phương.

- Mặc dù có sự khác nhau giữa các hình thức đàm phán song nhìn chung các cuộc đàm phán đều tập trung giải quyết những nội dung sau:

Chào giá (phát giá): Là việc nhà kinh doanh thể hiện rõ ý định bán hàng của mình là thời cơ đề nghị ký kết hợp đồng. Trong chào hàng, nhà xuất khẩu phải nêu rõ tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, điều kiện, cơ sở giao hàng, giá cả ...

Hoàn giá (mặc cả): Trong trường hợp người nhận được chào hàng không chấp nhận hoàn toàn chào hàng đó mà muốn đưa ra đề nghị mới thì đề nghị mới gọi là hoàn giá. Mỗi lần giao dịch thường phải trải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc.

Chấp nhận: Là sự đồng ý tất cả các điều kiện của chào hàng hoặc sau khi đã hoàn giá, do cả hai phía cùng chấp nhận. Khi đó hợp đồng được thành lập.

Xác nhận: Sau khi hai bên mua bán đã thống nhất thoả thuận với nhau về các điều kiện giao dịch, có ghi lại cẩn thận các điều khoản đã thoả thuận rồi gửi cho bên kia. Đó là văn bản xác nhận thường được lập thành 2 bản, bên xác nhận ký trước rồi gửi cho bên kia. Bên kia ký xong trả lại một bản và giữ lại một bản.

Sau khi hai bên tiến hành giao dịch đàm phán có kết quả sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế - Hợp đồng thương mại Quốc tế. Nội dung của hợp đồng phải thể hiện đầy đủ nghĩa vụ và quyền hạn của cả hai bên tham gia ký kết. Hợp đồng thể hiện dưới hình thức bằng văn bản là hình thức bắt buộc đối với các đơn vị xuất khẩu ở nước ta .

Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.

Sau khi hợp đồng được ký kết, cần xác định rõ trách nhiệm nội dung, trình tự công việc làm, bố trí thời gian, bảng biểu theo dõi tiến độ công việc không để sai xoát xảy ra.

- Trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm các bước:

Sơ đồ: Trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu.

* Kiểm tra L/C:

Sau khi hợp đồng xuất khẩu đã được hai bên ký kết, người xuất khẩu cần phải kiểm tra lại L/C do người nhập khẩu mở tại ngân hàng có khớp với nội dung trong hợp đồng không. Nếu có yêu cầu sửa đổi thì phải thông báo cho người mua sửa lại L/C tại ngân hàng mở L/C. Mọi nội dung sửa đổi phải có sự xác nhận của ngân hàng mở L/C thì L/C đó mới có hiệu lực, văn bản sửa đổi trở thành một bộ phận cấu thành không thể tách rời L/C cũ và nội dung cũ bị huỷ bỏ.

* Xin giấy phép xuất khẩu hàng hoá:

Việc xin giấy phép xuất khẩu trước đây là một công việc bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam khi muốn xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài. Nhưng bắt đầu từ ngày 18/03/1998 theo quyết định số 55/1998/QĐ/TTg ban hành ngày 02/03/1998 của Thủ tướng Chính phủ thì tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đều được quyền xuất khẩu hàng hoá phù hợp với nội dung đăng ký kinh doanh trong nước của doanh nghiệp, không cần phải xin giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu tại Bộ Thương mại nữa. Tuy nhiên quyết định này không áp dụng với một số mặt hàng đang quản lý theo cơ chế riêng, cụ thể là những mặt hàng gạo, chất nổ, sách báo, ngọc trai, đá quý, kim loại quý, tác phẩm nghệ thuật, đồ cổ.

Đơn xin giấy phép xuất khẩu bao gồm:

Phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc nhóm hàng Nhà nước quản lý bằng hạn ngạch).

Bản sao hợp đồng xuất khẩu.

L/C.

Một số giấy tờ liên quan khác.

* Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu:

Sau khi xin được giấy phép xuất khẩu, người xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng hoá. Công việc gồm 3 công đoạn sau:

- Thu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu: Ở đây, doanh nghiệp xuất khẩu tổ chức thu gom hàng bằng nhiều biện pháp khác nhau.

- Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu: Việc đóng gói bao bì phải căn cứ vào hợp đồng đã ký kết. Bao bì phải đảm bảo được phẩm chất của hàng hoá, dễ nhận biết hàng hoá, gây ấn tượng cho người mua.

- Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu: Ký hiệu bằng số hay chữ, hình vẽ được ghi ở mặt ngoài bao bì để thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bỗc dỡ, bảo quản hàng hoá. Khi kẻ ký mã hiệu hàng hóa phải đảm bảo nội dung cần thông báo cho người nhận hàng, cho việc tổ chức vận chuyển và bảo quản hàng hoá, đồng thời phải đảm bảo yêu cầu sáng sủa, rõ ràng, dễ hiểu.

* Thuê tàu:

Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, việc thuê tàu chở hàng dựa vào các căn cứ sau đây:

- Hợp đồng xuất khẩu.

- Đặc điểm hàng hoá xuất khẩu.

- Điều kiện vận tải.

Chẳng hạn, nếu điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng là CIF hoặc CRF thì người xuất khẩu có trách nhiệm phải thuê tàu. Nếu là FOB thì trách nhiệm thuê tàu lại thuộc về người nhập khẩu.

Nếu hàng hoá xuất khẩu cần phải bảo quản tươi sống thì cần phải thuê tàu chuyên dụng có thiết bị đông lạnh. Hay cần chở hàng có khối lượng nhỏ lẻ người ta thường không thuê tàu chuyến mà thuê tàu chợ.

Như vậy, trên thực tế người xuất khẩu có nhiệm vụ thuê tàu hay không còn tuỳ thuộc vào điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng đã ký kết.

* Kiểm nghiệm hàng hoá.

Kiểm tra lại chất lượng hàng hoá xuất khẩu là công việc cần thiết và quan trọng vì nhờ công tác này mà quyền lợi của khách hàng được bảo đảm, ngăn chặn kịp thời những hậu quả xấu phân định trách nhiệm rõ ràng giữa các khâu sản xuất cũng như tạo nguồn hàng, đảm bảo uy tín của nhà xuất khẩu cũng như nhà sản xuất trong quan hệ buôn bán.

Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu được tiến hành ngay sau khi hàng chuẩn bị đóng gói tại cơ sở sản xuất, còn hàng kiểm tra ở cửa khẩu là do khách hàng trực tiếp kiểm tra hoặc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, phụ thuộc vào sự thoả thuận của 2 bên.

* Làm thủ tục hải quan.

Đây là qui định bắt buộc đối với bất cứ loại hàng hoá nào, công tác này được tiến hành qua 3 bước:

-Khai báo hải quan: Chủ hàng có trách nhiệm kê khai đầy đủ các chi tiết về hàng hoá một cách trung thực và chính xác lên tờ khai hải quan. Nội dung tờ khai hải quan gồm có: Loại hàng, tên hàng, số lượng, giá trị hàng hoá, nước nhập khẩu. Tờ khai hải quan được xuất trình cùng với một số giấy tờ khác như hợp đồng xuất khẩu, giấy phép, hoá đơn...

- Xuất trình hàng hoá và nộp thuế: Sau khi khai báo chủ hàng cần sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý để thuận tiện cho việc hải quan kiểm tra và tính thuế.

-Thực hiện các quyết định của hải quan: Đây là khâu cuối cùng nhằm hoàn tất quá trình làm thủ tục hải quan cho hàng hoá xuất khẩu. Đơn vị xuất khẩu có nghĩa vụ thực hiện một cách nghiêm túc các quyết định của hải quan đối với lô hàng là cho phép hay không cho phép xuất khẩu...

* Giao hàng lên tàu:

Trong trường hợp nhà xuất khẩu chịu trách nhiệm chuyên chở thì công việc giao hàng lên tàu tiến hành theo trình tự sau:

-Căn cứ vào chi tiết hàng xuất khẩu lập bảng đăng ký hàng chuyên chở.

-Xuất trình bảng dăng ký hàng hoá chuyên chở cho người chuyên chở để lấy hồ sơ xếp hàng.

-Bố trí chuyên chở hàng vào cảng và bốc xếp hàng lên tàu.

-Lấy biên lai thuyền phó sau khi xếp hàng lên tàu. Đây là xác nhận của tàu vận chuyển về số hàng đã bốc xếp lên tàu, sau đó lấy biên lai thuyền phó đổi lấy vận đơn đường biển. Vận đơn này có giá trị về mặt pháp lý làm cơ sở giải quyết các tranh chấp có thể xảy ra về hàng hoá được chuyên chở giữa người thuê tàu và người vận tải.

* Mua bảo hiểm:

Việc chuyên chở hàng xuất khẩu thường phải trải qua một lộ trình rất dài, chứa đựng nhiều yếu tố bất thường của điều kiện tự nhiên đặc biệt là chuyên chở bằng đường biển, do đó thường gặp phải rủi ro và gây ra tổn thất. Để tránh được những thiệt hại không thể lường trước đó, hàng hoá xuất khẩu thường được mua bảo hiểm.

Tuỳ vào thoả thuận trong hợp đồng mà nhà xuất khẩu hay nhà nhập khẩu có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá. Có hai loại hợp đồng bảo hiểm là hợp đồng bảo hiểm bao và hợp đồng bảo hiểm chuyến (Open Policy và Voyage Policy).

Khi ký kết hợp đồng bảo hiểm cần phải nắm vững các điều kiện bảo hiểm:

-Điều kiện bảo hiểm A: Bảo hiểm mọi rủi ro.

-Điểu kiện bảo hiểm B: Bảo hiểm có bồi thường tổn thất riêng.

-Điều kiện bảo hiểm C: Bảo hiểm không bồi thường tổn thất riêng.

* Thanh toán hợp đồng:

Đây là khâu cuối cùng nhưng cũng là khâu quan trọng phản ánh kết quả của hoạt động xuất khẩu. Hiệu quả kinh tế của khu vực kinh doanh xuất khẩu một phần nhờ vào chất lượng của việc thanh toán.

Do đặc điểm buôn bán với người nước ngoài nên khâu thanh toán khá phức tạp bởi có nhiều phương thức thanh toán khác nhau như thanh toán bằng thư tín dụng, nhờ thu kèm chứng từ, chuyển tiền... Tuỳ theo mỗi giao dịch xuất khẩu cụ thể mà ta có thể lựa chọn phương thức nào có lợi cho mình nhất. Nhưng nói chung đều cần phải lưu ý đến các vấn đề sau:

-Tỷ giá hối đoái.

-Tiền tệ trong thanh toán.

-Thời hạn thanh toán.

-Phương thức và hình thức thanh toán.

-Điều kiện đảm bảo hối đoái.

* Giải quyết tranh chấp:

Trong quá trình thực hiện hợp đồng có thể xảy ra những vấn đề không mong muốn làm ảnh hưởng đến kết quả thực hiện hợp đồng, hai bên sẽ căn cứ vào điều khoản “giải quyết tranh chấp, khiếu nại (nếu có)” trong hợp đồng để giải quyết. Thông thường hai bên sẽ đưa vụ việc ra giải quyết ở cơ quan trọng tài kinh tế và mọi phán quyết của trọng tài là chung thẩm và có giá trị bắt buộc đối với hai bên.