Chương 1 : Giới thiệu chung về Microsoft Excel

Khởi động Excel

Để khởi động Excel, nhắp lên nút nhấn Start trên thanh công việc, trỏ vào thư mục Programs rồi nhắp lên biểu tượng chương trình .

Hoặc Excel, nhắp lên nút nhấn Start trên thanh công việc, trỏ vào thư mục Programs rồi chọn Run ⇒ Browse ⇒ Program Files ⇒ chọn biểu tượng

Thoát khỏi Excel

Khi cần thoát khỏi Excel, bạn chọn một trong những cách thực hiện sau:

* Chọn lệnh: [Menu] File chọn Exit.

* Nhấn phím Alt+F4.

* Double Click trên nút điều khiển cửa sổ MS - Excel.

Lưu ý:

*Khi dữ liệu trên những bảng tính trong Workbook chưa được lưu vào tập tin thì Excel sẽ xuất hiện thông báo:

Chọn nút:

Yes: Khi cần lưu dữ liệu trên bảng tính vào một tập tin Workbook.

No: Khi không cần lưu dữ liệu trên những bảng tính.

Cancel: huỷ bỏ lệnh thoát, đóng hộp thông báo và trở về màn hình bảng tính.

Help: Xem phần giúp đỡ về các nút lệnh trong hộp đối thoại.

Giới thiệu màn hình giao diện của Excel (Excel 97)

Title BarMenu Bar

Cửa sổ ứng dụng Excel. (Excel Windows)

Cửa số ứng dụng Excel gồm có những thành phần chính như sau:

a) Thanh tiêu đề (Title bar): Gồm nút điều khiển (Control), tiêu đề Microsoft Excel, và những nút: cực tiểu hoá(Minimize), cực đại hoá (Maximize), phục hồi (Restore).

b) Thanh menu lệnh (Menu bar): Gồm 9 nhóm mục lệnh chính của chương trình Excel.

c) Thanh nút lệnh (Toolbar): Hiển thị hai nút lệnh: Standard Toolbar và Formatting Toolbar. Trên mỗi thanh chứa một số nút lệnh tiêu biểu cho những nút lệnh thông dụng của Excel.

d) Thanh công thức (Formula Bar): Hiển thị hộp tên, toạ độ ô, nút huỷ bỏ, nút lựa chọn, nút hàm, nội dung dữ liệu trong ô hiện hành (ô có khung viền bao quanh trong bảng tính).

e) Cửa sổ bảng tính(Worksheet Windows)

f) Thanh tình trạng (Status bar): hiển thị các chế độ hoạt động của excel.

Cửa sổ bảng tính Excel (Excel Worksheet Windows)

Là khu vực ở giữa thanh công thức và thanh tình trạng. Cửa sổ ứng dụng Excel gồm có những thành phần chính như sau:

a) Thanh tiêu đề (Title bar): gồm Menu điều khiển (control Menu), tên tập tin workbook hiện hành và các nút Minimize, Maximize, Restore.

b) Đường viền ngang (Column Border): Ghi kí hiệu từng cột theo thứ tự chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A đến IV). Nút phía ngoài cùng bên trái là nút lựa chọn toàn bộ bảng tính (select All).

c) Đường viền dọc (Row border): Ghi số thứ tự của từng dòng (từ trên xuống dưới bắt đầu từ 1 đến 16384).

d) Màn hình (khu vực) bảng tính (Windows): hiển thị một phạm vi nhỏ của bảng tính (thông thường là một cột 20 dòng) với những đường kẻ lưới (Gridlines) phân cách giữa các ô.

e) Ô hiện hành (Active Cell) hoặc ô lựa chọn (Selected cell): là một ô trong bảng tính có khung sáng viền quanh và có một móc vuông nhỏ ở cạnh dưới bên phải dùng để chỉ ô hiện hành. Toạ độ của ô hiện hành được hiển thị trong hộp tên trên thanh công cụ.

f) Thanh cuốn dọc/ngang (Scroll bar): là hai thanh cạnh viền bên phải và phía dưới bên phải của cửa số Workbook. Trên thanh có chứa một hộp cuốn (Scroll box) và hai nút mũi tên (dùng để di chuyển đến những khu vực khác của bảng tính khi sử dụng thiết bị mouse). Phía trên và bên phải của hai thanh cuốn là khung phân tách (Split box) cửa sổ.

g) Thanh thước trên bảng tính(Sheet tabs): hiển thị một số tên của những bảng tính có trong Workbook khi chưa đặt tên bảng tính thì Excel sẽ tự đặt tên là Sheet #) bên trái là những nút di chuyển

Tab (Tab Scrolling), bên phải là khung phân tách (Tab Split),

Lưu ý: Sau khi khởi động , Excel sẽ tự động mở một tập tin Workbook mới trong cửa số này và đặt

tên là BOOK( là những số thứ tự tương ứng với số lần mở bảng tính).

Di chuyển con trỏ

a. ô hiện thời : Tại một thời điểm luôn tồn tại con trỏ trong một ô trong bảng tính. Tất cảc các lệnh như nhập dữ liệu, giá trị sau khi tính toán... đều được đưa vào ô này. ô này được gọi là ô hiện thời của bảng tính. Để di chuyển từ ô này sang ô bên kia trên bảng tính, các bạn thực hiện như sau:

b. Các phím di chuyển con trỏ

Phím	Chức năng
	Lên trên một dòng
∃	Xuống dưới một dòng
∀	Sang phải một cột
	Sang trái một cột
PgDn	Xuống dưới một trang
PgUp	Lên trên một trang màn hình
Alt+PgUp	Sang trái một trang màn hình
Alt+PgDn	Sang phải một trang màn hình
Ctrl+Home	Về ô A1

c. Di chuyển con trỏ với lệnh Go To

Để di chuyển nhanh chóng tới một ô trên bảng tính, bạn có thể sử dụng mục chọn Go To trong bảng chọn Edit hoặc ấn phím F5. Khi này hộp thoại Go To xuất hiện, trong khung Go To luôn ghi lại đến một ô đã được liệt kê trong danh sách này, bạn chỉ cần nhấn chuột chọn nó. Nếu bạn cần dịch chuyển đến một ô khác, bạn hãy đưa vào toạ độ trong khung Reference. Ví dụ như B6.

Các kiểu dữ liệu trong bảng tính

1. Dữ liệu dạng chuỗi (Text)

a) Quy ước: Phải được bắt đầu bởi:

* Các kí tự chữ từ A đến Z.

* Các kí tự canh biên như sau: ',",^,

b) Dạng thể hiện: Phụ thuộc vào chiều dài của chuỗi dữ liệu nhập vào trong ô

* Khi chiều dài của chuỗi dữ liệu nhỏ hơn hoặc bằng với độ rộng của ô

- Chuỗi dữ liệu nhập vào sẽ được hiển thị đầy đủ và vị trí phụ thuộc vào kí tự canh biên phía trước dữ liệu ( xem công dụng của những kí tự canh biên ở phần lưu ý ).

- Dạng mặc nhiên của Excel là canh chuỗi dữ liệu về bên trái của ô (Với kí tự canh biên định sẵn là dấu' ).

*Khi chiều dài của chuỗi dữ liệu lớn hơn độ rộng của ô và

- Nếu những ô lân cận bên phải của ô dữ liệu còn trống thì chuỗi dữ liệu nhập vào sẽ được hiển thị đầy đủ .

- Nếu những ô lân cận bên phải của ô dữ liệu đang chứa trị thì chuỗi dữ liệu nhập vào được hiển thị cho đến phạm vi của ô chứa trị kế cận .

2. Dữ liệu dạng số (Number)

a) Qui ước: Phải được bắt đầu bởi:

* Các ký tự số từ 0 đến 9

* Các dấu: +, -, (, .,$

b) Dạng thể hiện: Phụ thuộc vào chiều dài của chuỗi số nhập vào trong ô

* Khi chiều dài của chuỗi số nhỏ hơn độ rộng của ô thì dạng thức số mặc nhiên sẽ là dạng bình thường (General) và được canh về bên phải của ô.

* Khi chiều dài của chuỗi số lớn hơn hoặc bằng độ rộng của ô thì dạng Excel sẽ tự động chuyển sang dạng KHKT (Scientific) hoặc hiển thị các dấu # # # trong ô.

Lưu ý:

Từ dạng thức số bình thường (General) nhập vào ô, bạn có thể thay đổi thành nhiều dạng thức số khác nhau bởi lệnh: [Menu] Format >Cells, chọn Tab Number và lựa chọn dạng thức trên khung Format Codes.

Để có thể hiển thị đầy đủ chuỗi số bị che khuất, bạn chỉ cần thay đổi độ rộng cột.

Bạn có thể nhập trực tiếp những dấu phân cách số hàng ngàn hoặc dấu chấm thập phân.

Khi trong chuỗi số nhập vào có chứa các kí tự dấu như :+, -, /, hoặc có nhiều hơn một dấu chấm thập phân thì Excel sẽ tự động chuyển sang dạng chuỗi.

* Bạn có thể thay đổi dạng thấp và vị trí của chuỗi số bới những nút lệnh trong Formatting Toolbar.

* Khi nhập dữ liệu dạng số vào bảng tính, bạn nên sử dụng hộp phím số bên phải.

3. Dữ liệu dạng công thức (Formulas)

a) Quy ước: Phải được bắt đầu bởi các dấu: = hoặc + .

b) Dạng thể hiện: Trị số kết quả của công thức trong ô (công thức nhập vào chỉ được hiển thị trên thanh công thức).

Lưu ý:

* Trong thành phần của một công thức có thể gồm có số, chuỗi (phải được trong cặp nháy kép),

toạ độ ô tên vùng, các toán tử, các loại hàng (xem trong chương về hàm).

* Các loại toán tử sử dụng trong công thức:

- Toán tử tính toán: + (cộng),- (Trừ), *(Nhân), / (Chia), ^(Luỹ thừa), % (Phần trăm).

Ví dụ Công thức Kết quả

= 10+5*2 20.0

- Toán tử liên kết: & (Liên kết chuỗi).

Ví dụ: Công thức Kết quả

= "Hà nội"&"là thủ đô" Hà nộilà thủ đô

= "Hà nội"&" "&"là thủ đô" Hà nội là thủ đô

- Toán tử so sánh: = (Bằng), <> (Không bằng), > (Lớn hơn), >= (Lớn hơn hoặc bằng), <= (Nhỏ hơn hoặc bằng).

Ví dụ: Công thức Kết quả

= A1>=25 TRUE (Khi A1>=125).

=A2<=65 FALSE (Khi A2>=65).

* Độ ưu tiên của toán tử như sau: trong biểu thức ( ), Luỹ thừa Nhân/ Chia, Cộng/ Trừ,...

* Khi trong phạm vi các ô ghi trên công thức cần tính toán có chứa các dữ liệu dạng chuỗi, thì Excel sẽ hiển thị thông báo lỗi #VALUE!.

4. Dữ liệu dạng ngày (Date), Giờ (Time)

* Quy ước và dạng thể hiện.

Nhập theo những dạng thức sau:

Dạng thức	Dạng thể hiện
m/d/y	1/1/94
d-mmm-yy	1-Jan-94
d-mmm	1-Jan
mmm-yy	Jan-94
m/d/y h: mm	1/1/94 13:00
h: mm AM/PM	1: 00 PM
h:mm:ss AM/PM	1: 00: 00 PM
h: mm	13: 00
H: mm: ss	13: 00:01

Lưu ý:

* Phải được nhập theo dạng thức MM/DD/YY (Theo thông số lựa chọn trong Control panel của Windows).

* Khi nhập không đúng theo những dạng thức trên thì Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi.

* Ngoài ra, bạn có thể nhập ngày, giờ với những cách thực hiện sau:

* Nhấn phím: Ctrl-;(Nhập ngày hệ thống hiện hành).

* Nhấn phím: Ctrl-Shift -; (Nhập giờ hệ thống vào ô hiện hành).

* Nhập hàm = Date (YY,MM,DD) hay hàm = time (hh, mm, ss), sau đó chọn lệnh: [menu] format > cells, chọn Tab number; và lựa chọn dạng hiển thị ngày.

* Nhập trị số tương ứng với thời gian (Excel bắt đầu tính từ 01/01/1901 tương ứng với số 1) sau đó lựa chọn dạng thể hiện số bới lệnh: [Menu] format > cells chọn Tab number.

* Bạn có thể thực hiện tính toán với những dữ liệu dạng ngày, giờ.

Các loại địa chỉ: Có ba loại ô địa chỉ như sau :

a) Địa chỉ tương đối (Relative address): Địa chỉ tham chiếu có dạng (<cột><dòng>). Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đíchn sẽ thay đổi theo nghĩa phương, chiều và khoảng cách. Ví dụ: A1

b) Địa chỉ tuyệt đối (Absolute address): Địa chỉ tham chiếu có dạng $<cột>$<dòng>. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ giữ nguyên giống như vùng nguồn. Ví dụ: $A$1

c) Địa chỉ hỗn hợp ($A1 hoặc A$1): kết hợp cả hai loại địa chỉ trên, có dạng $<cột><dòng> hoặc <cột>$<dòng>.

Lưu ý: Toạ độ ô ghi trong công thức được cố định không thay đổi khi sao chép đến vị trí mới .

Thí dụ: công thức trong ô C5 là : $A$5+$B$5

khi sao chép đến ô C6 là : $A$5+$B$5

Cách tạo địa chỉ tuyệt đối:Chọn một trong hai cách thực hiện sau:

a) Nhập trực tiếp từ bàn phím dấu $ phía trước kí hiệu cột hay số thứ tự dòng của toạ độ ô cần thực hiện.

b) Nhập (hoặc di chuyển điểm nháy) vào toạ độ ô cần thực hiện trên thanh công thức, sau đó nhấn phím F4 để Excel tự động thêm dấu $ vào toạ độ ô.

F4 F4 F4 F4

Ví dụ: A1 → $A$1 → A$1 → $A1 → A1