Những kỹ năng hợp tác trong một dự án phi lợi nhuận

Cân nhắc lợi ích và rủi ro của việc đề nghị mọi người tham gia vào công việc.

Quyết định bạn có khả năng hoàn thành công việc một mình hay không?

Nếu cần có sự tham gia của người khác, hãy tìm cách xác định kiểu hợp tác phù hợp nhất:

Hợp tác chuyên môn: Người (B) có những kiến thức, kinh nghiệm hoặc kỹ năng chuyên môn về một khía cạnh nhất định (tốt hơn A) bắt buộc hoặc thiết yếu trong công việc

Hợp tác đơn giản: Mục tiêu là những việc khá đơn giản và lặp lại cần những tình nguyện viên (B) hỗ trợ do khối lượng công việc nhiều.

Hợp tác chia sẻ trách nhiệm: (A) mong muốn (B) thể hiện sự cam kết tham gia lâu dài, chủ động và có trách nhiệm đối với một phần, một giai đoạn hoặc toàn bộ công việc. (B) được kỳ vọng sử dụng năng lực sáng tạo và tầm nhìn của mình đem lại những giá trị mới và nâng cao cho sản phẩm.

Hợp tác dạy và học: (B) mong muốn thông qua việc tham gia hợp tác sẽ học tập được kinh nghiệm, kiến thức hoặc trau dồi kỹ năng từ (A) và những người khác.

Có thể chia những người tham gia (B) vào dự án hợp tác thành 6 nhóm lớn:

Người quan tâm: họ quan tâm và coi kết quả dự án là quan trọng; sẵn sàng dành nhiệt huyết của mình để bảo đảm công việc thành công. Đây là nguồn lực tình nguyện viên.

Người ủy quyền hoặc có trách nhiệm: Nhóm này giám sát tiến trình công việc, chia sẻ và hỗ trợ các nguồn lực đảm bảo kết quả công việc.

Người có thông tin hoặc kinh nghiệm: Nhóm này đóng góp một số mặt chuyên môn có tính thiết yếu cho một vài giai đoạn hoặc toàn bộ dự án

Người bị ảnh hưởng bỏi dự án: Những thông điểm từ nhóm này luôn cần phải được lắng nghe. Mục tiêu và cách thức thực hiện dự án có thể phải điều chỉnh cho phù hợp với ý kiến của nhóm.

Người có quan điểm khác biệt: những người đại diện cho các nhóm thiểu số, hoặc hoặc không phản đối (một phần hoặc toàn bộ) dự án. Dù có thể không đồng ý với nhóm này nhưng việc lắng nghe họ cũng có thể đưa ra những quyết định cải thiện trong khi thực thi dự án.

Người gây rối: Giá trị của nhóm này nằm ở nguồn năng lượng (lý do) mà họ thực hiện hành vi phá hoại. Nếu những người này tham gia dự án, hãy hoan nghênh họ, xem xét khách quan quan điểm của họ, kính trọng và tìm ra những giá trị hữu ích từ họ.

Sắp xếp và định lượng thành viên và nhóm thành viên tiềm năng vào các nhóm kể trên

Đánh dấu thành viên bắt buộc và thành viên ưu tiên

Xác định các giai đoạn của dự án và những đặc điểm ưu tiên của thành viên cần lựa chọn.

Khởi động dự án:

Vấn đề: 1) Quyết định bắt đầu dự án, xác định kiểu hợp tác; 2) Xác định thành viên tham gia; 3) Cách thức mời tham gia

Nhiệm vụ: 1) Tập hợp thông tin; 2) Xác định và xếp hạng các khả năng, lựa chọn có thể; 3) Thảo luận ưu & nhược điểm; 4) Đưa ra quyết định

Đặc điểm thành viên ưu tiên: Có kiến thức; cởi mở; tầm nhìn rộng và sáng tạo

Thực thi dự án:

Vấn đề: Duy trì sự hợp tác của các thành viên theo đúng kế hoạch

Nhiệm vụ: 1) Luôn đặt mục tiêu chính của dự án lên làm đầu và ở trung tâm; 2) Trình bày cho mọi người biết cách thức hoạt động của dự án; 3) Hỗ trợ mọi người tham gia; 4) Định kỳ đánh giá các hình thức hợp tác cần thiết; 5) Luôn thân thiện và cởi mở với các quan điểm và ý kiến khác biệt; 6) Trân trọng bất kỳ đóng góp vào dự án

Đặc điểm thành viên ưu tiên: Quyết tâm cao; Khả năng hợp tác, Thân thiện; Biết suy nghĩ thấu đáo; Làm việc tỉ mỉ

Hoàn thiện dự án:

Vấn đề: Kết thúc dự án và mở ra tương lai khác

Nhiệm vụ: 1) Kết nối các phần và kết quả của dự án lại với nhau; 2) Xác định các sự kiện then chốt; 3) Thảo luận về kinh nghiệm đã đạt được; 4) Tiếp thu các bài học

Đặc điểm thành viên ưu tiên: Làm việc tỉ mỉ; phán đoán cụ thể, logic; Suy nghĩ thấu đáo; Thân thiên và Ham hiểu biết

Lập danh sách cộng sự mong muốn với những chú thích về sở trường, yêu cầu và mối quan tâm của từng cá nhân

Quyết định hình thức phương tiện liên lạc và trao đổi thích hợp: gặp trực tiếp, email, chat, banner quảng cáo, hội nghị gặp gỡ v.v.

Chuẩn bị thông điệp và các thông tin đầy đủ về dự án

Tiếp nhận quyết định của (B). Trong trường hợp (B) từ chối thì đề nghị cung cấp các thông tin mới sau khi dự án đã khởi động để tiếp tục thuyết phục.

Cám ơn tất cả những cộng sự mong muốn bao gồm cả những người từ chối tham gia. Thiết lập hệ thống liên lạc hữu hiệu để tái sử dụng cho các dự án tiếp theo.

Thường xuyên đề cập đến mục đích của dự án với tất cả mọi người tham gia

Luôn bảo đảm các giá trị cốt lõi của dự án, tất cả mọi người đang tập trung vào nhiệm vụ và mọi đóng góp đều được ghi nhận

Hỗ trợ các thành viên khi được yêu cầu

Luôn cởi mở đón nhận những ý kiến phản hồi từ các cộng tác viên

Hãy mỉm cười khi một vài thành viên rời khỏi dự án

Chú ý đến tất cả các bộ phận của dự án

Chỉ khởi động dự án khi đã có kế hoạch cụ thể để hoàn thành.

Hãy bắt đầu ở quy mô nhỏ

Hãy chào đón từng thành viên tham gia buổi họp

Dành thời gian ban đầu để các thành viên làm quen và thiết lập quan hệ với nhau

Tạo điều kiện cho các thành viên chủ động tham gia vào việc xây dựng bức tranh toàn cảnh về hiện trạng và mục tiêu dự tính của dự án

Quyết định ai phải làm gì theo cách thức mà mọi (/đa số) thành viên đều ủng hộ (/hiểu cặn kẽ).

Kết thúc buổi họp bằng các thông tin rút gọn, các câu hỏi mở hoặc tiếp thu các phản hồi để hoàn thiện buổi họp tiếp theo

Thông báo với mọi người về thời điểm và sản phẩm của dự án khi dự án đang đi vào giai đoạn kết thúc

Cùng hướng sự chú ý của các cộng sự mọi thành phần của dự án, bảo đảm sự liên thông giữa các module với nhau

Lắng nghe các mong muốn và các hướng đề xuất về sản phẩm của dự án

Dành thời gian thảo luận về các dự án trong tương lai

Cùng chúc mừng thành quả chung và bàn bạc về các kết nối tiếp theo