Những đặc điểm và yêu cầu của quản lý chất lượng đồng bộ sản phẩm
Xuất phát từ những mục tiêu kinh tế- xã hội, những điều kiện ràng buộc và những quan điểm khác nhau của mỗi nước, mỗi doanh nghiệp mà họ có các biện pháp quản lý chất lượng sản phẩm riêng biệt. Các phương pháp ít nhiều cũng có ưu nhược điểm ...
Xuất phát từ những mục tiêu kinh tế- xã hội, những điều kiện ràng buộc và những quan điểm khác nhau của mỗi nước, mỗi doanh nghiệp mà họ có các biện pháp quản lý chất lượng sản phẩm riêng biệt. Các phương pháp ít nhiều cũng có ưu nhược điểm nhất định và theo xu hướng phát triển chung của nhân loại về nhận thức, tổ chức quản lý chất lượng sản phẩm, sự tiến bộ của KH-KT mà các phương pháp mới ra đời đánh dấu những bước ngoặt lớn trong công tác quản lý chất lượng sản phẩm và đã trực tiếp mang lại những kết quả to lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phương pháp kiểm tra chất lượng- Sự phù hợp CQC- Quality Control Conformance.
Lịch sử của phương pháp này đã xuất hiện từ lâu, theo phương pháp này sản phẩm được sản xuất ra sẽ được khiểm tra các chỉ tiêu, yêu cầu kỹ thuật, các tiêu chuẩn đã được tính toán, xây dựng theo thiết kế hay đơn đặt hàng để phát hiện ra các sản phẩm có khuyết tật nhằm loại bỏ hoặc chỉnh sưả chúng. Các sản phẩm sẽ được phân chia thành các thứ hạng chất lượng khác nhau.
Theo phương pháp này, khi muốn nâng cao chất lượng sản phẩm chỉ cần nâng cao các chỉ tiêu chất lượng sản phẩm và kiểm tra ngặt nghèo là được, song thực tế lại không đơn giản như vậy, việc thực hiện KCS đã dần vào dĩ vãng và nó chỉ có ý nghĩa lịch sử mà thôi.
Việc kiểm tra chỉ tập trung vào khâu sản xuất do KCS đảm nhận nên chỉ có thể loại bỏ được phế phẩm mà không tìm ra tận gốc nguyên nhân tiềm ẩn để tránh sai sót tiềm ẩn.
Kiểm tra chất lượng- sự phù hợp gây tốn kém mà luôn rơi vào thế bị động. Do chi phí tăng sẽ làm giảm sức cạnh tranh của sản phẩm và ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Do chỉ có khâu KCS tham gia vào công tác quản lý chất lượng sản phẩm nên nó không tận dụng được khả năng sáng tạo kỳ diệu của con người, hạn chế cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp.
Phương pháp kiểm tra chất lượng toàn diện (Total quality control- TQC).
Đây là phương pháp kiểm tra hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp từ hành chính- tổ chức- nhân sự đến các quá trình thiết kế- cung ứng- sản xuất-tiêu dùng.
Có thể coi đây là phương pháp tiến bộ hơn phương pháp cũ, với cách tiếp cận hệ thống quản lý chất lượng nhằm đạt được chất lượng sản phẩm dự kiến, hoạt động kiểm tra chất lượng sản phẩm thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối nên có thông tin chính xác và bao quát rộng hơn hệ thống chất lượng.
Thực hiện công việc này chỉ do bộ phận KCS đảm nhận nên nó cũng gặp những khó khăn vì bộ phận này không trực tiếp điều chỉnh quá trình tạo ra chất lượng sản phẩm hay nằm ngoài quá trình sản xuất, dẫn tới không có sự điều chỉnh kịp thời và còn gây ra bầu không khí thiếu thiện cảm giữa bộ phận KCS và bộ phận sản xuất, nhiều khi gây tác động tiêu cực lớn trong điều hành phối hợp sản xuất kinh doanh.
Từ đây chúng ta thấy sự cần thiết phải có một phương pháp quản lý mới ưu việt hơn các phương pháp cũ để có thể khắc phục những yếu điểm trên và phương pháp quản lý chất lượng toàn diện đã ra đời.
Phương pháp quản lý chất lượng đồng bộ ( Total quality manargement- TQM).
Theo A.Faygenbaum, TQM là một hệ thống có hỉệu quả, thống nhất cả hoạt động của những bộ phận khác nhau trong một tổ chức chịu trách nhiệm triển khai các tham số chất lượng, duy trì mức chất lượng đã đạt được, nâng cao để đảm bảo sản xuất và sử dụng sản phẩm kinh tế nhất, thoả mãn hoàn toàn yêu cầu của người tiêu dùng.
Ngoài các phương pháp cơ bản trên, hiện nay đang tồn tại một số phương pháp như:
Phương pháp cam kết chất lượng đồng bộ (Total quality Commitment-TQC). Đây là phương pháp động viên toàn bộ cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp cam kết đảm bảo chất lượng công việc do mình phụ trách, thể hiện trách nhiệm và vinh dự của mỗi cá nhân trong tình hình chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất kinh doanh của hệ thống.
Phương pháp cải tiến chất lượng toàn bộ công ty (Company wide quality improvement- CWQT).
Hoạt động cải tiến chất lượng được tiến hành đều khắp ở các bộ phận từ sản xuất, các dịch vụ bán hàng và sau khi bán hàng nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của toàn bộ công ty, nhằm thoả mãn yêu cầu của khách hàng, của xã hội. Có thể trình bày các giai đoạn của CWQI như sau:
Sơ đồ 11: Bảng cung bậc trong CWQI.
Hiểu rõ được quản lý chất lượng, vai trò , ý nghĩa, mục đích, các phương pháp quản lý chất lượng sản phẩm và việc sử dụng linh hoạt các công cụ trong quản lý các doanh nghiệp chắc chắn sẽ gặt hái được những lợi thế sau:
6.1. Giảm phát sinh hàng xấu- chất lượng sản phẩm được đồng nhất thực hiện được (Zezo Defects)- làm việc không lỗi, đây là phương pháp đơn giản song cũngc khó thực hiện nhất và cũng mang được lợi nhuận cao.
6.2. Quản lý chất lượng nâng cao sự phồn thịnh, uy tín của doanh nghiệp trên thương trường. Sản phẩm là hình ảnh của doanh nghiệp trên thị trường do vậy sản phẩm có chất lượng cao sẽ tôn thêm vị thế của doanh nghiệp trong áp lực cạnh tranh. Đây là con đường sáng giá để doanh nghiệp tìm kiếm lợi nhuận và thu thập thành viên.
Nhờ công tác quản lý chất lượng mà công việc của bộ phận trong công ty tiến hành trôi chảy, nâng cao lòng tin của bên ngoài như các cơ quan ngân hàng, cơ quan thuế, các cơ quan hành chính… đối với công ty.
6.3. do có hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm mà nó kích thích ước vọng của các thành viên đạt tới mức chất lượng cao nhất bằng cách nghiên cứu, triển khai các sản phẩm mới. Bằng cách này, tăng niềm đam mê và sự sáng tạo, học tập bồi dưỡng, hoàn thiện quy trình sản xuất, hoàn thiện mình.
6.4. Quản lí chất lượng là hệ thống tôn trọng hoàn toàn nhân cách của cá nhân trong doanh nghiệp. Quản lý chất lượng theo quan điểm nhân văn nên mỗi người sẽ tự quản lý mình, quản lý công việc của mình và họ sẽ phục vụ hết khả năng của mình cho doanh nghiệp.
6.5. Nhờ ứng dụng các thủ pháp thống kê chất lượng giảm được chi phí cho kiểm tra. Sẽ là sai lầm nếu như ta xem nhẹ công cụ thống kê trong quản lý, đây là cơ sở của TQM- một phương pháp vừa đơn giản vừa có hiệu quả cao.
6.6. Quản lý chất lượng xác định vai trò đúng đắn của quản lý hành chính, coi quản lý hành chính có tầm quan trọng lớn lao ảnh hưởng tới hiệu lực, hiệu quả của quản lý. Tinh giảm bộ máy sẽ giảm chi phí gián tiếp, giảm tham nhũng quan liêu.
6.7. Quản lý chất lượng sản phẩm giúp cho mọi thành viên tìm ra các nguyên nhân của sự phân tán chất lượng từ đó có những biện pháp khắc phục nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí.
6.8. Thực thi quản lý chất lượng sản phẩm sẽ tăng cường sự hợp tác, chia sẻ thông tin để tiến hành công việc tốt hơn giữa các khối kỹ thuật, nơi sản xuất, chế tạo và bộ phận KCS.
6.9. Quản lý chất lượng tốt sẽ giảm chi phí giá thành sản phẩm. Tăng hiệu suất sử dụng vật liệu. Doanh nghiệp có thể giảm được giá thành tăng khả năng tiêu thụ mà lợi nhuận của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng.
6.10. Qua quản lý chất lượng sản phẩm, công ty có cơ sở khách quan, khoa học để xác định sự cần thiết phải đổi mới quy trình sản xuất, sản phẩm, có kế hoạch sản xuất hợp lý hơn, tìm được cách thức tối đa hoá lợi nhuận doanh nghiệp.
Khái niệm TQM và vai trò của nó trong hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp.
Để có phương pháp quản lý chất lượng toàn diện như ngày hôm nay, tiến trình quản lý chất lượng sản phẩm trong sản xuất kinh doanh đã trải qua ngót 100 năm hình thành và phát triển. Từ những năm 1900, người sản xuất đặt ra tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm song sản phẩm vẫn được tiêu thụ… rồi đến những năm 1975- 1980 chính thức TQM xuất hiện, người ta áp dụng nghiêm ngặt TQM trong hoạch định, thiết kế, sau đó là TQC trong sản xuất và TQC trong tiêu dùng.
Sơ đồ 12: Quá trình phát triển của khoa học quản lý chất lượng.
TQM – Quản lý chất lượng đồng bộ ( Total Quality managerment)
- Theo Armand V.Feigenbaur. “ TQM là một hệ thống hữu hiệu nhằm hội nhập những nỗ lực về phát triển, duy trì và cải tiến chất lượng của các tổ, nhóm trong một doanh nghiệp để có thể tiếp thị, áp dụng khoa học- kỹ thuật, sản xuất và cung ứng dịch vụ nhằm thoả mãn hoàn toàn nhu cầu của khách hàng một cách kinh tế nhất”.
- Theo Histoshi Kame: “ TQM là một giải pháp quản trị đưa đến thành công.Tạo thuận lợi cho tăng trưởng bền vững của một tổ chức, thông qua việc huy động hết tất cả tâm trí của mọi thành viên nhằm tạo ra chất lượng một cách kinh tế theo yêu cầu của khách hàng”.
- Theo ISO 8402- 1994: “TQM là cách quản trị một tổ chức (một doanh nghiệp) tập trung vào chất lượng, dựa vào sự tham gia của tất cả các thành viên của nó nhằm đạt được sự thành công lâu dài nhờ việc thoả mãn khách hàng và đem lại lợi ích cho các thành viên của tổ chức đó và cho xã hội”.
TQM giữ một vai trò và lợi ích to lớn đối với doanh nghiệp điều đó thể hiện:
Trong quản trị doanh nghiệp, TQM giúp ta nhìn nhận và phân tích các yếu tố của môi trường kinh doanh bên trong và bên ngoài công ty. Xác định chính xác nhu cầu của khách hàng cũng như các biện pháp kinh tế- kỹ thuật để tạo nên sản phẩm có chất lượng phù hợp với nhu cầu ta đã nghiên cứu.
TQM tạo điều kiện cho quản trị doanh nghiệp có hiệu quả hơn: Tức là, qua TQM bản thân mỗi thành viên nhận thức sâu hơn về trách nhiệm trong quản lý và các việc họ làm sẽ gắn với mục tiêu của doanh nghiệp. Từ đó họ luôn phát huy nhiều sáng tạo, sáng kiến, cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Những đặc điểm và yêu cầu của quản lý chất lượng đồng bộ.
Đặc điểm của quản lý chất lượng đồng bộ.
Chất lượng là số một, là hàng đầu.
Đây là quan điểm rất tích cực nó khác hẳn với một số quan niệm trước đây coi lợi nhuận là trên hết còn chất lượng gắn với những chỉ tiêu, thông số người sản xuất đưa ra. Với quan niệm này khi doanh nghiệp định hướng vào người tiêu dùng, rốt cục điều này sẽ mang lại lợi nhuận cao nhất cho họ và đảm bảo cho họ có thể phát triển bền vững. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh là tất yếu vậy nên nếu doanh nghiệp có cái nhìn thiển cận đặt lợi nhuận lên hàng đầu thì coi như doanh nghiệp đã đầu hàng trong “ cuộc chiến chất lượng”.
Định hướng không phải vào người sản xuất mà vào người tiêu dùng.
“ khách hàng là thượng đế, khách hàng là lý do và là cơ sở tồn tại của chúng ta”. Khẩu hiệu này đã quá quen thuộc và trở thành kim chỉ nam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp và là phương châm của TQM.
Nhiệm vụ cơ bản của quản lý chất lượng sản phẩm là làm ra những sản phẩm phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng “ bán cái khách hàng cần chứ không phải cái ta có!”. Đã đến lúc đưa quan niệm chất lượng là mức độ đạt được một số tiêu chuẩn nào đó vào viện bảo tàng vì ngày nay nó không còn lý do tồn tại.Ta phải hình dung, khách hàng là người mua, sử dụng sản phẩm của chúng ta họ có nhu cầu hay kỳ vọng về chất lượng mang lại và nhu cầu đó luôn luôn thay đổi theo hướng hoàn thiện hơn. Nếu như chất lượng cứ dậm chân tại chỗ thì làm sao tiêu thụ được hàng hoá ? Vì vậy phải xuất phát từ người tiêu dùng, phải nghiên cứu tỷ mỷ chính xác rồi mới quyết định sản xuất cái gì và như thế nào để đáp ứng được nhu cầu, không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm là hoạt đông cần thiết đảm bảo chất lượng sản phẩm và tạo dựng uy tín cho doanh nghiệp.
Sự quản lý phải dựa trên tinh thần nhân văn.
Kinh doanh phải cần đạo đức không có đạo đức không thể làm kinh doanh. Nhà sản xuất tung sản phẩm của mình ra thương trường phải đảm bảo chắc chắn rằng sản phẩm của họ bán là đáng tin cậy và khách hàng không phải nghi ngờ gì nữa về chất lượng.
Sự quản lý theo phương pháp Taylo đã qua rồi, ngày nay chúng ta phải có nhận thức mới quản lý theo tinh thần nhân văn điều này sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện toàn bộ khả năng của con người vì con người có đặc điểm là trong họ luôn chứa đựng những tiềm năng những điều kỳ diệu mà khi có cơ hội nó sẽ phát huy cao độ tiềm lực ấy.
Việc quản lý phải lôi kéo được mọi thành viên trong tổ chức cùng hướng tới mục tiêu chung, trong quản lý chất lượng cũng vậy. Các nhà quản trị cần thực hiện động viên giáo dục tư tưởng cho mọi người để họ tham gia nhiệt tình vì chất lượng, vì
Quá trình sau là khách hàng của chúng ta:
sản xuất trong giai đoạn hiện nay luôn mang tính liên tục, dây truyền, các hoạt động của quá trình sau luôn phụ thuộc vào quá trình trước, quy mô sản xuất ngày càng được mở rộng và phức tạp vậy nên việc làm đúng ngay từ đầu là rất quan trọng. Sự phân phối giữa các khâu trong chuỗi lô-gíc ấy càng chặt chẽ nhịp nhàng bao nhiêu thì kết quả đầu ra càng tốt bấy nhiêu. Các thành viên trong quy trình sản xuất ấy phải nhận thức rằng đằng sau chúng ta là khách hàng. Có như vậy chất lượng sản phẩm mới được quan tâm đúng mức, mối quan hệ giữa họ cũng vì thế mà trở nên khăng khít hơn và cũng là cơ sở hình thành lên nhóm chất lượng.
Tính đồng bộ trong quản lý chất lượng.
Quản lý đồng bộ có nhiều ưu điểm như hoạt đông trôi chảy giữa các phòng ban, giảm các chi phí về nhân lực, nguyên vật liệu … tránh chồng chéo. Chất lượng sản phẩm được sản xuất ra được tất cả mọi người nhìn nhận, quan tâm và coi sản phẩm ấy là kết quả của toàn công ty.
Thực hiện TQM cần chú ý những điểm sau:
+ Đồng bộ giữa chất lượng của thành phẩm với chất lượng nguyên vật liệu, bán thành phẩm.
+ Đồng bộ giữa các hoạt động quản lý chất lượng ở các giai đoạn khác nhau trong vòng đời sản phẩm.
+ Đồng bộ giữa các biện pháp kinh tế- kỹ thuật.
+ Đồng bộ giữa các cấp quản lý trong và ngoài doanh nghiệp.
+ Đồng bộ giữa công nghệ doanh nghiệp với yêu cầu của khách hàng.
Quản lý theo hội đồng chức năng.
Đây là hình thức quản lý dựa vào chức năng nhiệm vụ, theo cơ cấu dọc nhằm đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm qua sự phối hợp đan chéo, phụ thuộc giữa các phòng ban. Và vì vậy không thể xem nhẹ bộ phận nào trong mối quan hệ hữu cơ đó. Ta có thể biểu diễn hình thức này theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 13: Sơ đồ quản trị theo chức năng.
Ký hiệu: (A) là thủ trưởng đơn vị.( Giám đốc, tổng giám đốc…)
(Xi) là cơ quan chức năng( Phòng marketing, phòng tài chính….)
(Bi) là các nhà lãnh đạo cấp trung gian.
(Ci) là các nhà lãnh đạo cấp thấp nhất.
Đảm bảo thông tin và xem thống kê là một công cụ quan trọng.
Thông tin cần chính xác, kịp thời, đầy đủ; hệ thống thông tin doanh nghiệp phải thống nhất, hoạt động linh hoạt.
Các công cụ thống kê cho phép phân tích các số liệu, đánh giá và rút ra các kết luận, phương pháp làm tăng hiệu quả của công tác quản lý chất lượng.
Yêu cầu của quản lý chất lượng đồng bộ.
- Có sự tham gia của mọi cấp, mọi ngành. Mọi cấp, ngành cần được trang bị các phương pháp quản lý chất lượng và ứng dụng các phương pháp đó vào trong hoạt động thực tiễn của quản lý chất lượng.
- Có sự tham gia của mọi người lao động và mọi thành viên trong xã hội. Không chỉ quan tâm giáo dục cho các nhà chuyên trách về chất lượng sản phẩm.
“ Việc quản lý chất lượng được bắt đầu từ việc đào tạo cán bộ và kết thúc bằng việc đào tạo cán bộ”.( Kaoru Ixikawa, quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật).
- Quản lý toàn diện chất lượng phải quan tâm tới các hoạt động chi phí, sản lượng thời gian và điều kiện giao hàng….
- Quản lý chất lượng luôn luôn được hiểu là quản lý chất lượng và dịch vụ.
- Quản lý chất lượng đồng bộ còn bao gồm các vấn đề tổ chức việc hoạt động có hiệu quả việc tiêu tiêu thụ sản phẩm, nâng cao hiệu quả công tác văn phòng và các hoạt động kinh doanh khác.
- Quản lý chất lượng đồng bộ bao gồm việc đảm bảo chất lượng, nâng cao và cải tiến chất lượng sản phẩm.
Đưa TQM vào doanh nghiệp và ưu thế của công tác quản lý chất lượng tổng hợp.
Ưu thế của quản lý chất lượng toàn diện trong doanh nghiệp.
- áp dụng TQM vào doanh nghiệp sẽ tạo cho doanh nghiệp uy tín và sự phát triển mạnh mẽ.
- áp dụng TQM sẽ khai thác được tinh thần đoàn kết, hợp tác trong việc giải quyết các nhiệm vụ chung của các cán bộ, công nhân viên toàn công ty.
- áp dụng TQM hiệu quả sẽ chiếm được lòng tin của khách hàng, cho đối tác làm ăn, bản thân cán bộ công nhân viên trong công ty và sẽ làm thu nhập tăng trưởng ổn định.
- áp dụng TQM vào doanh nghiệp sẽ không ngừng nâng cao được chất lượng sản phẩm, cải tiến sản phẩm, nghiên cứu triển khai sản phẩm mới. Và cũng từ yêu cầu này làm cho công nghệ máy móc – thiết bị ngày một hiện đại.
- áp dụng TQM, doanh nghiệp có thể đứng vững khi nền kinh tế, ngành kinh tế có những thay đổi bất lợi. Thể hiện những phương pháp mới trong quản lý sẽ tiết kiệm được chi phí trong sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho người lao động…
- Đưa TQM vào hãng sẽ có tác động tích cực tới bộ mặt của hãng đó là sự trưởng thành về mọi mặt trong vấn đề nhân lực đây là vấn đề vô cùng quý giá của mọi doanh nghiệp. Do TQM luôn tôn trọng sự phát triển của mỗi cá nhân và liên kết sức mạnh đó nên trình độ tay nghề, ý thức làm việc ngày một cao, phát minh, sáng kiến cải tiến kỹ thuật và quản lý ngày một nhiều…
Áp dụng TQM vào doanh nghiệp.
Theo giáo sư Johns Oakland chất lượng là do khách hàng xác định và muốn đạt được chất lượng thì phải tác động đồng bộ vào tất cả các khâu liên quan đến chất lượng sản phẩm.
Việc đưa TQM vào doanh nghiệp được thực hiện qua 12 bước cơ bản và thực tế cho thấy mô hình này rất hiệu quả và dễ thực hiện trong các doanh nghiệp khi họ đi từ không hiểu gì về TQM cho đến khi áp dụng thành công nó.
- Bước 1: Am hiểu: Để đưa TQM vào được doanh nghiệp thì mọi thành viên trong tổ chức phải hiểu rõ về vai trò, vị trí TQM trong doanh nghiệp và các phương pháp được sử dụng để kiểm tra, kiểm soát chất lượng sản phẩm.
Mọi cán bộ công nhân viên phải thay đổi nhận thức, họ phải thấy được rằng việc thực hiện TQM là trách nhiệm, quyền lợi và vinh dự của mình. Đồng thời cũng cần nói thêm rằng, sản phẩm của doanh nghiệp muốn thoả mãn được khách hàng bên ngoài thì trước hết được khách hàng trong nội bộ công ty chấp nhận.
Hợp tác, thi đua nhau vì mục đích chất lượng sản phẩm cần được thực hiện ở mọi nơi để ngăn ngừa khuyết tật tăng mức độ hoàn hảo cho sản phẩm.
- Bước 2: Cam kết: Am hiểu, nhận thức đúng đắn về chất lượng sản phẩm không chưa đủ, các cán bộ công nhân viên còn phải cam kết về chất lượng sản và thực hiện mục tiêu chất lượng sản phẩm. Việc cam kết chất lượng sản phẩm tiến hành ở các cấp sau:
+ Cam kết của lãnh đạo công ty.
+ Cam kết của các cán bộ quản lý trung gian. Họ không những phải nắm vững các nguyên tắc TQM mà còn phải liên tục giải thích cho cấp dưới và đảm bảo rằng những cam kết của ho được quán triệt xuống cấp dưới.
+ Cam kết của các thành viên.
- Bước 3: Tổ chức chất lượng: Để có một hệ thống tổ chức hoạt động hiệu quả linh hoạt thì phải tổ chức hệ thống mang tính khoa học cao, quản lý có tính đồng đội và nhân văn sâu sắc.
Thứ nhất, về nhân sự và cơ cấu: Để đảm bảo trách nhiệm của từng cá nhân thì phải đặt họ vào đúng vai trò của hệ trong tổ chức, không cá nhân hoặc phòng nào có thể quản lý chất lượng sản phẩm, mà phải là toàn bộ con người ở trong tổ chức.
Thứ hai, xác định trách nhiệm: Đây là một việc quan trọng, chúng ta sẽ không thể quản lý được nếu như không rõ ràng về trách nhiệm của mỗi cá nhân, mỗi cấp lãnh đạo. Các cấp lãnh đạo trực tiếp có trách nhiệm vận hành, phải đảm bảo dây chuyền chất lượng không bị phá vỡ. Cán bộ điều hành cấp cao giao cho một cán bộ lãnh đạo công ty phụ trách chung về chất lượng. Cần phải coi quản lý chất lượng như các chức năng quản lý khác. Tức là có một tuyến trách nhiệm, chỉ huy rõ ràng ở một nhân vật cấp cao nhất của đơn vị. Người giám sát cũng có một vai trò khá quan trọng và thường có một trách nhiệm chủ yếu: Hướng dẫn cho cấp dưới về phương pháp và thủ tục, thông báo cho họ biết nguyên nhân có thể gây ra hư hỏng sai sót và đưa ra phương pháp ngăn chặn. Giám sát việc đưa các phương pháp và hướng dẫn đó vào hệ thống chất lượng. Khởi xướng biện pháp cần thiết để cải tiến điều kiện làm việc, chất lượng sản phẩm hàng hoá.
Thứ ba, chức năng chất lượng và trưởng phòng quản lý chất lượng. Vai trò của chức năng chất lượng là làm cho chất lượng trở thành một phương tiện không tách rời khỏi hoạt động và trách nhiệm của mỗi cán bộ công nhân viên. Các công ty quan tâm tới hợp tác và con người sẽ có biện pháp động viên cho cán bộ công nhân viên có những động thái tích cực ủng hộ trưởng phòng quản lý chất lượng nhằm làm cho việc quản lý chất lượng thuận tiện hơn, phòng ngừa sai hỏng hơn là khắc phục sai hỏng.
Thứ tư, lựa chọn nhân sự và lập các ban, các đội.
Để có được một đội quân hùng hậu có trình độ, kinh nghệm và tinh thần trách nhiệm cao thì doanh nghiệp phải làm tốt công tác tuyển dụng, tuyển chọn ứng viên đáp ứng đượpc nhu cầu của công việc đồng thời tăng cường hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Việc lập các ban, đội phải từng bước để thiết lập một cơ cấu tối ưu, hoạt động phải nhằm các mục tiêu sau;
+ Định hướng chất lượng chung về TQM cho tổ chức.
+ Xây dựng kế hoạch TQM ở mọi địa điểm.
+ Kiểm tra và xem xét lại các khách hàng về chất lượng sẽ được thực hiện.
- Bước 4: Đo lường chất lượng: Theo TQM thì đo lường chất lượng là công việc đánh giá về mặt định lượng những cải tiến, hoàn thiện chất lượng cũng như những chi phí không chất lượng trong hệ thống. Để làm tốt TQM, không thể sai rồi mới sửa nó trái với quan điểm của TQM “ chất lượng cao, chi phí hợp lý”. Vì vậy hoạt động này phải từ từ tìm ra nhân tố có thể và tìm phương pháp ngăn chặn.
- Bước 5: Hoạch định chất lượng. “ Hoạch định chất lượng( quality planing) là các hoạt động thiết lập mục tiêu và yêu cầu chất lượng của chất lượng”-TCVN 5814-94.
Kế hoạch chất lượng được coi như một phần của kế hoạch chung phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp trong từng thời kỳ thể hiện:
+ Lập kế hoạch sản phẩm: Xác định phân loại, cân nhắc mức quan trọng các đặc trưng chất lượng và kế hoạch tiến hành.
+ Lập kế hoạch quản lý và tác nghiệp bao gồm công tác tổ chức và tiến độ.
+ Chuẩn bị phương án chất lượng và những biện pháp để cải tiến chất lượng. Ngay trong quá trình lập kế hoạch chất lượng chúng ta phải tìm ra các nguyên nhân có thể tác động sấu đến chất lượng và có biện pháp phòng ngừa. Đồng thời thường xuyên xem xét lại những chương trình hiện có trong các lĩnh vực chức năng của tổ chức. Và những chương trình đó có thể được so sánh với những kết quả của sự phân tích sơ bộ nhằm đánh gía chỗ mạnh, yếu về chất lượng trong quy trtình kinh doanh. Sau đó xác định các hệ thống và chương trình cần thiết căn cứ vào những kế hoạch tác nghiệp chi tiết, thủ tục và kỹ thuật.
- Bước 6: Thiết kế chất lượng.
Nếu như trong hoạch định chất lượng nghiên cứu thiết lập mục tiêu, yêu cầu đối với chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp thì thiết kế chất lượng là hoạt động nghiên cứu, thiết kế ra sản phẩm sao cho nó phù hợp với yêu cầu của người tiêu dùng cũng như khả năng tiềm lực của doanh nghiệp để thực hiện dự án sản xuất. Thiết kế chất lượng bao gồm cả nghiên cứu và phát triển đó là những hoạt động cực kỳ quan trọng và mang tính sáng tạo cao.
Quá trình thiết kế chất lượng đúng đắn sẽ tạo khả năng cho các quá trình tiếp theo làm tốt nhiệm vụ của mình. Từ khi thiết kế sản phẩm chúng ta phải tính ngay tới khả năng cung cấp dịch vụ sau bán hàng vì hiện nay các doanh nghiệp thường chỉ quan tâm tới các hoạt động khi sử dụng, vận chuyển sản phẩm trong khi rất nhiều sản phẩm hoạt động này lại có tính tác động lớn tới chất lượng sản phẩm và sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
-Bước 7: Hệ thống chất lượng ( quality system).
Theo John Oakland: Hệ thống chất lượng là một tổ hợp những cấu phần như cấu trúc tổ chức, trách nhiệm, thủ tục, tiến trình và nguồn lực để thực hiện việc quản lý chất lượng. Các cấu thành đó tác động qua lại đồng thời và đều bị ảnh hưởng vì cùng ở trong một hệ thống. Do đó, việc cô lập và nghiên cứu chi tiết từng cấu phần một không nhất thiết dẫn đến sự hiểu biết toàn bộ hệ thống vì khi những tương tác giữa các thành phần như vật liệu và tiến trình thủ tục và trách nhiệm cùng quan trọng như bản thân các cấu thành và những trục trặc có thể nảy sinh từ những tương tác đó cũng như từ những cấu phần.
Trong các tổ chức, những danh mục của hệ thống chất lượng như các phương pháp, thủ tục, chính sách chất lượng… đều được tư liệu hoá thành sổ tay chất lượng( Quality manual). Sổ tay chất lượng thường được đề cập đến:
+ Chính sách chất lượng.
+ Trách nhiệm quyền hạn và mối quan hệ của cán bộ quản lý trong việc thực hiện thẩm tra xem xét, xác nhận các công việc tác động đến chất lượng.
+ Thủ tục và chỉ dẫn của hệ chất lượng.
+ Quy định việc xem xét, quản lý sổ…
Ngoài ra còn những tư liệu liên quan đến chất lượng sản phẩm như: Những sổ tay thao tác ở phân xưởng; những thủ tục đã viết thành văn bản; danh sách những người cung ứng được chấp thuận; bản trình bày và quy cách về sản phẩm hoặc dịch vụ; những trình bày và quy cách sản phẩm trung gian, chi tiết hoặc cấu phần.
-Bước 8: theo dõi quy trình và hệ thống chất lượng bằng các công cụ thống kê (Statistical process control- SPC).
Ngày nay chúng ta đã đánh giá rất cao tính hữu ích của 7 công cụ thống kê dùng trong việc theo doĩ, kiểm tra và phân tích thông tin về sự hoạt động của quy trình và hệ thống. Qua công cụ này chúng ta sẽ phát hiện ra nguyên nhân, thời điểm xuất hiện nguyên nhân và đưa ra các biện pháp kịp thời để đẩy lùi các nhân tố đó.
- Bước 9: kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Nếu như chỉ kiểm tra, thanh tra các kết quả cuối cùng thì công cụ quản lý chất lượng chưa hiệu quả vì làm như vậy sẽ gây lãng phí lớn, tốn kém và không đáng tin cậy. Mà ngược lại phải kiểm tra, thanh tra ngay trên quá trình chuyển đổi tạo ra sản phẩm chứ không phải sản phẩm cuối cùng.
Hiện nay ở doanh nghiệp Việt Nam phòng KCS có thể thay đổi bằng các “thổ ngữ ” khác nhau song về căn bản nó cũng đều thực hiện hai nhiệm vụ chính:
Thứ nhất, kiểm tra các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, quy trình công nghệ…
Thứ hai, kiểm tra chất lượng sản phẩm cuối cùng tức những sản phẩm chuẩn bị tung ra thị trường và cả những sản phẩm đang lưu thông trên thị trường.
- Bước 10: Tổ chức nhóm chất lượng.
“ Hoạt động của các nhóm chất lượng là tấm gương phản ánh kết quả những nỗ lực của người đứng đầu công ty và các cán bộ lãnh đạo cấp trung gian” và “ ở nơi nào không có các nhóm chất lượng thì không thể quản lý toàn diện chất lượng” (Theo Kaoru Ixikawa- QLCL theo phương pháp nhật- 1990).
Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ các công nhân của cùng một xưởng thực hiện trên cơ sở tự nguyện những vấn đề quản lý chất lượng.
Nhóm chất lượng hoạt động trong khuôn khổ chung của lĩnh vực quản lý chất lượng. Các thành viên trong nhóm giúp đỡ nhau trong công việc, chia sẻ kinh nghiệm, thông tin, cải tiến hoạt động ở bộ phận làm việc.
Tính cộng đồng cao của nhóm chất lượng có ý nghĩa to lớn trong việc đưa TQM vào doanh nghiệp. Vì nhiều khi có những công việc mà không thể giải quyết được bằng các cá nhân riêng lẻ như nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến chất lượng sản phẩm…
-Bước 11: Đào tạo và huấn luyện về chất lượng.
Trong kinh doanh đầu tư cho đào tạo là chiến lược đạt hiệu quả nhất. Triết lý TQM là phương pháp quản lý nhân văn nên con người càng được coi trọng.
Để áp dụng được TQM vào doanh nghiệp thì chúng ta phải tổ chức các chương trình đào tạo và huấn luyện về chất lượng, vì chúng ta sẽ không thể quản lý nếu như chúng ta nói mà bên dưới không hiểu gì và bản thân họ cũng không có nhận thức đúng đắn về trách nhiệm và quyền lợi của mình trong hệ thống chất lượng.
Đào tạo và huấn luyện về chất lượng là trách nhiệm của các cán bộ lãnh đạo ngành dọc những người trưởng phòng quản lý chất lượng với chức năng của mình có vai trò quan trọng khi xác định mục tiêu đào tạo huấn luyện phải chú ý:
+ Ban lãnh đạo cao cấp cần bảo đảm rằng các mục tiêu được xác định rõ ràng và có thứ tự ưu tiên.
+ Các mục tiêu được xác định cần có tính hiện thực.
+ Cần xác định các trục trặc chủ yếu trong mõi lĩnh vực chức năng của tổ chức.
Để thành công trong công tác đào tạo, doanh nghiệp phải trả lời chi tiết các câu hỏi sau: Mục đích của chương trình đào tạo và huấn luyện là gì ?; Ai là người cần đào tạo huấn luyện?; Đào tạo họ về cái gì và ai dạy, dạy ở đâu ?; Thực hiện theo dõi, kiểm tra như thế nào ?; Lâý các chỉ tiêu nào để đánh giá chất lượng của chương trình đào tạo và huấn luyện ?…ta có thể mô hình hoá như sau:
Sơ đồ 14: Chu kỳ đào tạo và huấn luyện về chất lượng.
- Bước 12 : Thực hiện TQM.
Như vậy, sau khi chúng ta thực hiện 11 công việc cơ bản trên với chất lượng cao thì chúng ta có thể đưa TQM vào doanh nghiệp và khởi động cho nó hoạt động.
Để thực hiện được TQM đòi hỏi nhiều công đoạn liên quan đến toàn bộ con người trong tổ chức …. Do đó việc tiến hành các công đoạn đó phải có sự phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng đồng bộ và vai trò người khởi xướng và lãnh đạo là cực kỳ quan trọng.
Với những lợi ích thiết thực của việc áp dụng TQM vào doanh nghiệp các hãng phụ thuộc vào từng điều kiện hoàn cảnh của mình mà có cách thức tổ chức hợp lý không nên quá dập khuôn, giáo điều vì như thế rất khó thực hiện và kết quả lại không cao. Đồng thời phải luôn quán triệt những vấn đề sau:
+ Đánh giá đúng mức lợi ích của TQM.
+ Coi trọng nguyên tắc cam kết chất lượng của các cấp lãnh đạo.
+ Khi đã đưa được TQM vào doanh nghiệp ta phải có biện pháp hữu hiệu để duy trì và không ngừng nâng cao hiệu lực của nó tức phải có “ bảo dưỡng, cải tiến” hệ thống.
+ Quyết tâm cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm không ngừng.
