Những chứng từ và phương tiện Tín dụng cơ bản trong quá trình thực hiện hợp đồng Nhập Khẩu

Chứng từ hàng hoá có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hoá. Những chứng từ này người mua sẽ nhận được từ người bán. Người mua cần kiểm tra bộ chứng từ này trước khi thanh toán cho bên bán. Bộ chứng từ này gồm:

Hoá đơn thương mại (Commercial invoice): Đây là một háo đơn có tứac dụng đòi tiền người mua số tiền đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng giá trị hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở hàng.

Hoá đơn này được lập nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau như xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá, xin cơ quan quản lý ngoại hối cấp ngoại tệ, tính tiền thuế ở hải quan.

Bản kê chi tiết (Specification): Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hoá, Hơn nữa nó còn có tác dụng bổ sung cho háo đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi, phẩm cấp khác nhau.

Phiếu đóng gói (Packing Tist): Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container, ...), thường đính trên bao bì hàng hóa .

Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quanlity), giấy chứng nhận số lượng (Certificate of Quanlity), giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of Weight): Là chứng từ xác nhận chất lượng, số lượng, trọng lượng hàng thực giao và chứng minh các chỉ tiêu đó phù hợp với hợp đồng. Các chứng nhận đó có thể do cơ quan giám định cấp.

Đây là chứng từ do người chuyên chở cấp để xác nhận rằng mình đã nhận hàng để chở. Chứng từ vận tải thường dùng trong nhập khẩu là: Vận đơn đường biển và vận đơn đường không.

Vận đơn đường biển: có chức năng là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở đường biển, là chứng chỉ quyền sở hữu hàng hoá và là chứng từ xác nhận người vận chuyển đã nhận hàng để vận chuyển. Qua vận đơn, tình trạng hàng hoá khi bốc lên tàu và tình hình đặc biệt của việc xếp hàng lên tàu được ghi rõ ràng.

Nội dung của vận đơn: ở mặt trước người ta ghi rõ tên người gửi hàng, tên tàu, số hiệu của chuyến đi, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng cả bì, tên người nhận hàng... tình hình trả cước, tình hình bản gốc, số bản gốc đã được lập, ngày tháng cấp vận đơn. ở mặt sau người ta ghi sẵn các điều khoản được áp dụng vào vận đơn, thông thường người ta dùng vận đơn đích danh, vận đơn theo lệnh hoặc vận đơn vô danh. Khi cấp vận đơn, vận đơn đó có thể là vận đơn sạch hay vận đơn không sạch (Trong thực tế còn tồn tại nhiều loại vận đơn khác nhau, độc giả có nhu cầu xin xem thêm tài liệu khác).

Vận đơn đường biển được vận hành một số bản gốc (thành một bộ vận đơn). ở bản sao do thuyền trưởng ký phát (copy) thì không có giá trị pháp lý mà dùng cho thông báo giao hàng kiểm tra hàng hoá, thống kê hải quan.

Biên lai thuyền phó (Master receipt): Do thuyền phó phụ trách về hàng hoá xác nhận về việc đã nhận hàng để chở. ở biên lai này có ghi kết quả của việc nhận hàng, kiểm hàng khi hàng được bốc lên tàu: Biên lai này không có tác dụng là chứng chỉ sở hữu hàng hoá trừ phi hợp đồng có quy định khác.

- Phiếu gửi hàng: do chủ hàng đề nghị người chuyên chở cho lưu khoang xếp hàng lên tàu.

- Bản lược khai hàng hoá: là chứng từ kê khai hàng hoá trên tàu, thông tin về tiền cước.

- Sơ đồ xếp hàng trên tàu.

- Các giấy tờ về giao nhận hàng khác.

- Vận đơn đường hàng không (Air way bill )

Đây là chứng từ do cơ quan vận tải hàng không cấp cho người gửi hàng để xác nhận đã nhận hàng để chở. Nội dung của vận đơn này cũng như vận đơn đường biển. Vận đơn hàng không do ngượi gửi hàng điền vào ba bản chính rồi được giao cho người chuyên chở cungf với hàng hoá. Bản thứ nhất có đóng dấu “để cho người chuyên chở” do người gửi hàng ký tên. Bản thứ hai có đóng dấu “để cho người nhận hàng” thì do người chuyên chở và người nhận hàng cùng ký tên. Bản thứ ba do chữ ký của người chuuyên chở trả lại cho người gửi hàng sau khi người chuyên chở đã nhận hàng.

Đây là chứng từ do bên bảo hiểm cấp nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm và được điều tiết mối quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm với người được bảo hiểm. Chứng từ này gồm:

Đơn bảo hiểm: do tổ chức bảo hiểm cấp bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm.

Giấy chứng nhận bảo hiểm: là chứng từ do tổ chức bảo hiểm xác nhận một lô hàng nào đó đã được bảo hiểm theo một điều kiện của hợp đồng bảo hiểm dài hạn. Nội dung của nó bao gồm các điều khoản về đối tượng bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho tính toán bảo hiểm và các điều kiện bảo hiểm đã thoả thuận.

Chứng từ hải quan là những chứng từ mà theo chế độ hải quan, người chủ hàng phải xuất trình cho cơ quan hải quan khi hàng hoá ngang qua biên giới quốc gia. Bộ chứng từ này gồm một số chứng từ sau:

Tờ khai hải quan (Entry Customs Declaration) là khai báo của chủ hàng cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hoá. Theo điều lệ của hải quan Việt Nam, tờ khai hải quan phải được nộp cho cơ quan hải quan ngay sau khi hàng đến cửa khẩu, tờ hải quan phải được trình ùng với tờ giấy phép nhập khẩu, bảng kê chi tiết hàng hoá, vận đơn (bản sao) (Theo nghị định 171/HĐBT ngày 27/5/1991).

Giấy phép nhập khẩu: là chứng từ do Bộ thương mại cấp, cho phép chủ hàng được nhập khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định, có cùng tên hàng, từ một nước nhất định, qua một cửa khẩu nhất định, trong một thời gian nhất định.

Nội dung của giấy phép nhập khẩu bao gồm: tên và địa chỉ của người mua, tên và địa chỉ của người xin nhập khẩu, số hiệu và ngày tháng của hợp đồng, tên của cửa khẩu giao nhận, phương tiện vận tải, tên hàng, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất, số lượng hoặc trọng lượng, giá đơn vị và tổng trị giá, thời hạn hiệu lực của giấy phép.

Giấy chứng nhận xuất xứ (CO-Certificate of Origin) là chứng từ do tổ chức có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hàng hoá.

Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan theo chính sách của nhà nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi thính thuế và nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn nghạch.

Nội dung của chứng từ này bao gồm: tên và địa chỉ của người mua, tên và địa chỉ của người bán, tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, lời khai của chủ hàng và chứng nhận của tổ chức có thẩm quyền về nơi sản xuất ra hàng.

- Giấy chứng nhận về vệ sinh, kiểm dịch: do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước cấp cho chủ hàng với nội dung về kiểm tra phẩm chất của hàng hoá.

Do xí nghiệp kho hàng cấp cho người chủ hàng nhằm xác nhận đã nhận hàng để bảo quản và xác nhận quyền sở hữu đối với hàng háo đó, gồm biên lai kho hàng và chứng chỉ lưu kho. Biên lai kho hàng do bên kho hàng cấp có biên nhận đã lưu kho một số hàng hoá nhất định, trong thời hạn nhất định. Biên lai này có thể chuyển nhượng bằng cách ký hậu.

Phương tiện tín dụng là văn bản xác nhận một khoản nợ, một trái quyền, dùng để mua bán, chuyển nhượng trái quyền đó.

Hồi phiếu (Bill of exchange Draft): là một tờ lệnh trả tiền vô điều kiện của một người ký phát cho người khác, yêu cầu khi người đó nhìn thấy hồi phiếu, hoặc đến một ngày cụ thể nhất định hoặc đến một ngày có thể xác định trong tương lai phải trả một số tiền nhất định cho một người nào đó hoặc theo lệnh của người này trả cho một ngươì khác hoặc trả cho người cầm phiếu.

Thường trong hoạt động nhập khẩu thì bên ký phát là người xuất khẩu còn bên trả tiền là người nhập khẩu hoặc ngân hàng mở L/C hay ngân hàng xác nhận.

Séc (Cheque) là tờ lệnh trả tiền vô điều kiện của chủ tài khoản tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng ký phát cho ngân hàng yêu cầu ngân hàng này chi trả số tiền ghi trên séc cho người hưởng.

Thư tín dụng (L/C): là một văn thư của một ngân hàng căn cứ theo yêu cầu của người nhập khẩu (người yêu cầu mở L/C) gửi cho ngân hàng khác (ngân hàng thông báo) cam kết trả tiền cho người xuất khẩu với điều kiện người xuất khẩu phải trình những chứng từ thoả mãn các yêu cầu đề ra trong thư tín dụng.