Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm sóat):

Khái niệm tầm hạn quản trị:Là khái niệm dùng chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà QT có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất.

Khi xác định một tầm hạn quản trị hợp lý phải căn cứ vào mức độ phức tạp của hoạt động và số lượng nhân viên :

1 – 3 lđ/1QT < 3 – 9 lđ/1QT < 10 – 15 lđ/1QT

Hoạt động phức tạp Hoạt động bình thường Hoạt động đơn giản

Tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nấc trung gian. Ví dụ, doanh nghiệp có 20 nhân viên, nếu tầm hạn quản trị là 20 thì doanh nghiệp có 02 cấp là giám đốc và nhân viên. Nếu tầm hạn quản trị là 3 thì có thể chia 04 cấp giám đốc, p.giám đốc, quản đốc, công nhân).

Bộ máy nhiều cấp, gọi là bộ máy tổ chức cao và có tầm hạn quản trị thấp và ngược lại. Tầm hạn quản trị phụ thuộc quy mô doanh nghiệp và trình độ của nhà quản trị. Tầm hạn rộng đòi hỏi nhà quản trị có trình độ cao và ngược lại. Như vậy ta có một số nhận xét sau về tầm hạn quản trị:

Tầm hạn quản trị rộng:

+ Ít tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức

+ Thông tin nhanh chóng

+ Hiệu quả ( ít tốn kém về chi phí trong quản trị )

Tầm hạn quản trị hẹp:

+ Nhiều tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức

+ Thông tin thường bị méo mó, khúc xạ.

+ Chi phí quản lý lớn do đó tính hiệu quả thấp

Quyền hành trong quản trị:

Quyền hành trong quản trị là năng lực cho phép yêu cầu người khác phải hành động theo chỉ đạo của mình. Nhà quản trị muốn có quyền hành đầy đủ, yêu cầu phải có đủ 03 yếu tố sau: Phải có tư cách, chức danh của nhà quản trị; Phải được cấp dưới chấp nhận; Phải có trình độ, tư cách đạo đức cá nhân…. Một số hình thức quyền hành của các nhà quản trị thường sử dụng bao gồm:

+ Ra lệnh & yêu cầu người khác thực hiện : Nhanh, kịp thời, nhưng độc đóan và không mang tính sáng tạo

+ Ra lệnh, nếu thực hiện tốt sẽ có tưởng thưởng: Mang tính sáng tạo, nhưng đề cao lợi ích cá nhân cao hơn lợi ích tập thể.

+ Lắng nghe ý kiến cấp dưới trước khi ra quyết định: Dân chủ, tôn trọng cấp dưới, có thái độ hợp tác.

Mặc dù nhà quản trị cần phải có đầy đủ quyền hành để phục vụ cho việc quản trị, nhưng quyền hành phải có giới hạn của nó, giới hạn của quyền hành chịu sự hạn chế bởi các yếu tố như : Luật pháp của nhà nước, đạo đức xã hội, giới hạn của cấp bậc quản trị, điều kiện sinh học của con người ….

Phân cấp trong quản trị:

Phân cấp quản trị là sự phân chia hay ủy thác bớt quyền hạn và trách nhiệm của nhà quản trị cấp trên cho nhà quản trị cấp dưới. Mục đích của việc phân cấp:

+ Tạo điều kiện cho doanh nghiệp ứng phó kịp thời với những thay đổi của môi trường bên ngòai. Vì nếu tập trung hết cho cấp trên thì sẽ gây ra sự chậm trễ và không đáp ứng được với đòi hỏi của thực tế, đặc biệt là các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở khắp nơi…

+ Giải phóng bớt khối lượng cho nhà quản trị cấp cao, để họ tập trung vào các công việc lớn hơn; Đồng thời qua đó tạo điều kiện để đào tạo đội ngũ kế cận chuẩn bị thay thế các nhà quản trị cấp cao khi cần thiết.