Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp sản xuất
theo qđ số 1141/tc/qđ/cđkt ngày 01 tháng 11 năm 1995 của bộ trưởng bộ tài chính quy định về chế độ chứng từ kế toán lao động tiền lương, kế toán sử dụng các chứng từ sau: + bảng chấm công số 01 – lđ - tl + bảng thanh toán ...
theo qđ số 1141/tc/qđ/cđkt ngày 01 tháng 11 năm 1995 của bộ trưởng bộ tài chính quy định về chế độ chứng từ kế toán lao động tiền lương, kế toán sử dụng các chứng từ sau:
+ bảng chấm công số 01 – lđ - tl
+ bảng thanh toán lương số 02 – lđ - tl
+ phiếu chi bhxh số 03 – lđ - tl
+ bảng thanh toán bhxh số 04 – lđ - tl
+ bảng thanh toán tiền thưởng số 05 – lđ - tl
+ phiếu xác nhận sp hoặc công việc hoàn thành số 06 – lđ - tl.
ngoài các chưngs từ bắt buộc theo quy định của nhà nước, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng theo các chứng từ kế toán hướng dẫn như sau:
+ phiếu làm thêm giờ số 076 – lđ - tl
+ hợp đồng giao khoán số 08 – lđ - tl
+ biên bản điều tra tai nạn lao động số 09 – lđ - tl.
hạch toán số lượng lao động là hạch toán số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề của công nhân.
trong công ty, việc theo dõi các chi tiết về số lượng lao động được thực hiện trên gọi là danh sách cán bộ công nhân viên trong đó có chi tiết về số lượng lao động theo từng bộ phận nhằm thường xuyên nắm chắc số lượng lao động hiện còn của đơn vị.
là hach toán sử dụng thời gian lao động đối từng công nhân trong doanh nghiệp, kế toán dựa vào bảng chấm công sổ tổng hợp thời gian lao động.
để quản lý thời gian lao động, các doanh nghiệp sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý lao động của mỗi doanh nghiệp như chấm công, . . . .
là phản ánh kết quả ghi chép lao động của công nhân viên bằng số lượng sản phẩm hàng tháng. kế toán phải lập bảng thanh toán tiền lương cho từng phân xưởng sản xuất, từng phòng ban, từ đó làm căn cứ để tính lương cho từng người. trong bảng thanh toán lương phải ghi rõ từng khoản tiền lương sản phẩm, lương thời gian, các khoản phụ cấp, trợ cấp, khấu trừ, số còn lại người lao động được lĩnh.
việc hạch toán số lượng lao động, thời gian sử dụng lao động và kết qủa lao động có tầm quan trọng rất lớn trong công tác quản lý và chỉ đạo sản xuất, đồng thời cũng là tiền đề cho việc hạch toán tiền lương và bhxh.
Hạch toán chi tiết tiền lương và bhxh:
công tác phải làm trước tiên của việc hạch toán kế toán tiền lương là kiểm tra các chứng từ ban đầu về tiền lương như: bảng chấm công, phiếu báo sản phẩm hoàn thành,......do nhân viên các phân xưởng đưa lên.
nội dung chứng từ sau khi kiểm tra sẽ là căn cứ để tính lương cho từng công nhân của từng đơn vị, từng phân xưởng sản xuất.
xuất phát từ yêu cầu sản xuất có tính kế hoạch và giá thành được tính theo khoản mục chi phí nên việc tính toán và phân bổ tiền lương, bhxh,... phải căn cứ trên những quy định sau:
Phân bổ tiền lương và giá thành sản phẩm:
- tiền lương chính của công nhân sản xuất sản phẩm được tính trực tiếp cho từng sản phẩm và phản ánh vào tài khoản 622 “chi phí nhân công trực tiếp” (theo khoản mục tiền lương).
- tiền lương phụ cấp của công nhân sản xuất được phân bổ với tỷ lệ với lương chính khoản mục tiền lương và phản ánh vào tài khoản 622.
- tiền lương chính và phụ của cán bộ công nhân viên quản lý phân xưởng và sửa chữa máy móc, thiết bị của phân xưởng sản xuất chính được hạch toán vào tài khoản 627 “chi phí sản xuất chung”.
- tiền lương chính, phụ của cán bộ quản lý doanh nghiệp được phản ánh vào tài khoản 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”.
Trích bảo hiểm xã hội:
trích bhxh tỷ lệ 20% trên tổng số tiền lương cơ bản cho cán bộ công nhân viên, trong đó 15% được trích và tính trực tiếp ào giá thành sản phẩm theo quy định sau:
- trcíh bhxh của công nhân trực tiếp sản xuất được hạch toán vào tài khoản 622.
- trích bhxh của cán bộ công nhân quản lý phân xưởng và công nhân sửa chữa máy móc, thiết bị của phân xưởng sản xuất chính được hạch toán vào tài khoản 627.
- trích bhxh của cán bộ quản lý đơn vị được hạch toán vào tài khoản 642.
- trích bhxh của công nhân phân xưởng sản xuất phụ được hạch toán vào tài khoản 622.
trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất sản phẩm:
mục đích trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân làm cho giá thành sản phẩm ổn định, ít bị đột biến tăng lên trong trường hợp công nhân nghỉ phép dồn dập vào một tháng đặc biệt nào đó trong năm kế hoạch.
do vậy, cần phải trích trước lương của công nhân trực tiếp sản xuất, thể hiện như sau:
tiền lương nghỉ phép tiền lương thực tỷ lệ trích
trích trước hàng tháng = chi của tháng x trước lương
tính vào giá thành sp đã tính cho từng sp nghỉ phép
trong đó:
chứng từ và tài khoản kế toán:
hạch toán tiền lương, bhxh, bhyt, kpcđ chủ yếu sử dụng các chứng từ về tính toán tiền lương, tiền thưởng, bhxh như:
- bảng thanh toán tiền lương mẫu số 02 – lđ - tl
- bảng thanh toán bhxh mẫu số 04 – lđ - tl
- bảng thanh toán tiền thưởng mẫu số 05 – lđ - tl
- các phiếu chi, chứng từ các tìa liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan. các chứng từ trên có thể làm căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi sổ kế toán.
kế toán tiền lương, bhxh, bhyt, kpcđ sử dụng các tìa khoản chủ yếu: tk334, tk338.
tài khoản 334: phải trả công nhân viên
dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho cnv về tiền lương, tiền thưởng, bhxh các khoản thuộc về thu nhập của cnv.
tài khoản 338: phải trả, phải nộp khác
dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác.
tk 338 chi tiết làm 6 tiểu khoản:
- 3381 : tài sản thừa chờ giải quyết
- 3382 : kinh phí công đoàn
- 3383 : bảo hiểm xã hội
- 3384 : bảo hiểm y tế
- 3387 : doanh thu nhận trước
- 3388 : phải nộp khác
ngoài ra các tài khoản 334, 338, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn phải sử dụng đến các tài khoản như:
tk622 : chi phí nhân công trực tiếp.
tk627 : chi phí sản xuất chung
tk641 : chi phí bán hàng
tk642 : chi phí quản lý doanh nghiệp,....
sổ kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
căn cứ vào từng hình thức kế toán mà doanh nghiệp hiện đang áp dụng, kế toán tiền lương mở những sổ sách kế toán cho thích hợp.
trong hình thức kế toán chưngs từ ghi sổ mà công ty tư vấn xây dựng và phát triển nông thôn đang sử dụng, kế toán tiền lương sử dụng các sổ: sổ cái tài khoản 334, tài khoản 338 (mở theo chi tiết).
để phân bổ chi phí hoặc hạch toán các khoản trích trước, kế toán có thể sử dụng bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.
tổng hợp phân bổ tiền lương, trích bhxh, bhyt, kpcđ:
hàng tháng, kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ cho từng đối tượng, từng bộ phận và tiến hành trích bhxh, bhyt, kpcđ được thực hiện trên bảng phẩn bổ tiền lương và trích bhxh.
ngoài tiền lương và các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn, bảng phân bổ còn phải phản ánh việc trích trước lương của công nhân, cán bộ các đơn vị.
hàng tháng, trên cơ sở các chứng từ tập hợp được, kế toán tiến hành phân loại và tiến hàng tính lương phải trả cho từng đối tượng lao động, trong phân bổ tiền lương, các khoản phụ cấp khác để ghi vào các cột thuộc phần ghi có của tài khoản 334 “ phải trả cnv” ở các dùng phù hợp.
căn cứ vào tiền lương phải trả và tỷ lệ trích trước theo quy định hiện hành của nhà nước về trích bhxh, bhyt, kpcđ để trích và ghi vào các cột ghi có của tk 338 “phải trả, phải nộp khác” theo chi tiết tiểu khoản phù hợp.
ngoài ra, kế toán còn phải căn cứ vào các tài liệu liên quan để tính và ghi vào cột có tk 335 “chi phí phải trả”.
kế toán tổng hợp tiền lương, trích bhxh, bhyt, kpcđ:
kế toán căn cứ và các chứng từ, các biểu bảng đã được tính liên quan để thực hiện việc hạch toán trên sổ sách;
- tiền lương phải trả:
kế toán ghi:
nợ tk241 : tiền lương cn xdcb, sửa chữa tscđ (nếu có)
nợ tk622 : tiền lương phải trả cho cn trực tiếp sx
nợ tk627 : tiền lương phải trả cho lao động gián tiếp và nhân viên quản lý xưởng.
nợ tk641 : tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng (nếu có)
nợ tk642 : tiền lương phải trả cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.
có tk334 : tổng số tiền lương phải trả cho cbcnv trong tháng.
- tiền thưởng phải trả:
kế toán ghi:
nợ tk431 : quỹ khen thưởng, phúc lợi
nợ tk 622, 6271, 6421, 6411 : tiền thưởng trong sxkd
có tk334 : tổng số tiền phải trả cbcnv
- trích bhxh, bhyt, kpcđ hàng tháng:
kế toán ghi:
nợ tk 622, 627, 641, 642, 241 : phần tính vào chi phí sxkd
nợ tk 334 : phần trừ vào thu nhập của cnv
có tk 338 (tiểu khoản) : tổng số phải trích
- tính bhxh phải trả cnv:
trường hợp cnv bị ốm đau, thai sản.....kế toán phản ánh theo định khoản phù hợp tuỳ vào từng quy định cụ thể và việc sử dụng quỹ bhxh ở đơn vị.
trường hợp phân cấp quản lý, sử dụng quỹ bhxh đơn vị được giữ lại một phần bhxh trích trước để tiếp tục sử dụng chi tiêu cho cbcnv bị ốm đau, thai sản....căn cứ vào quy định và tình hình cụ thể, kế toán ghi:
nợ tk 338(3) : phải trả bhxh
có tk334 : phải trả cnv
- các khoản tính khấu trừ vào thu nhập của cbcnv.
nợ tk334 : tổng số các khoản khấu trừ
có tk 333(8) : thuế tndn phải nộp
có tk 141 : số tiền tạm ứng trừ vào lương
có tk 138 : các khoản bồi thường thiệt hại, vật chất
- thanh toán tiền lương, công, thưởng cho cbcnv:
nợ tk334 : các khoản đã thanh toán
có tk 111 : thanh toán bằng tiền mặt
có tk 112 : thanh toán bằng tiền gửi
- khi chuyển nộp bhxh, bhyt, kpcđ:
nợ tk 338(chi tiết tiểu khoản) : số tiền nộp
có tk111, 112: số tiền nộp bằng tiền mặt, tiền gửi
- chi tiêu kpcđ và để lại quyx kpcđ doanh nghiệp:
nợ tk 338(2) : phải trả, nộp kpcđ
có tk111,112 : sốtiền chi trả
đối với doanh nghiệp không thực hiện việc trích trước lương nghỉ phép của cbcnv thì khi tính lương nghỉ phép của cbcnv thực tế phải ghi:
nợ tk 622 : chi phí nhân công
có tk 334 : phải trả cnv
trình tự kế toán và các nghiệp vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được tóm tắt theo bảng dưới đây (trang sau).
