Hình thức kế toán sử dụng

là hệ thống sổ kế toán được sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp các số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định.vận dụng hình thức kế toán phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, quản lý và đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán.

Tuỳ từng trường hợp, doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán phù hợp với tình hình chung của doanh nghiệp mình.

• Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá: các sổ chi tiết TK 641,642,632,157,911,821,811.
• Bảng kê hoá đơn chứng từ bán hàng(mẫu số 02 GTGT),sổ chi tiết bán hàng chủ yếu dùng cho các doanh nghiệp áp dụng phương pháp chịu thuế GTGT trưc tiếp.
• Sổ chi tiết số 2:liên quan đến TK131
• Sổ chi tiét số 3:liên quan đến TK511

Các sổ chi tiết khác :bảng kê số 8,bảng kê số 9

Sổ tổng hợp NKCT số 8,NKCT số 4 liên quan đến TK 131

+Hình thức bán hàng, sử dụng các chứng từ kế toán sau:

-Hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng.

-Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ.

-Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

-Báo cáo bán hàng : bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vị, bàng thanh toán hang đại lý(kí gửi);

-Thẻ quầy hàng: giấy nộp tiền.bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày:

-Hoá đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền) …

• Hình thức sổ kế toán : Được sử dụng dưới 4 hình thức đó là

-Nhật kí -sổ cái.: là hình thức kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên một quyển sổ tổn hợp duy nhất gọi là “nhật kí-sổ cái

Sơ đồ –5 :Trình tự ghi sổ theo hình thức “nhật kí -sổ cái”

* Nhật ký chung :là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung (Tổng Nhật ký). Sau đó , căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản anhs trong sổ Nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ , có thể mở các Nhật ký phụ . Cuối tháng( hoặc định kỳ), cộng các Nhật ký phụ , lấy số liệu nghi vào Nhật ký chung hoặc ghi thẳng vào sổ cái.

Sổ cái trong hình thức Nhật ký chung có thể mở theo nhiều kiểu (kiểu 1 bên hoặc kiểu 2 bên) và mở cho hai bên Nợ , Có của tài khoản. Mỗi tài khoản mở trên một vài trang sổ riêng. Với những tài khoản có số lượng nghiệp vụ nhiều, có thể mở thêm sổ cái phụ, cuối tháng , cộng sổ cái phụ để đưa vào sổ cái.

Sơ đồ-6 : Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật kí chung

Chứng từ gốcNhật kí chungSổ cáiBản cân đối TKBáo cáo tài chínhNhật kí đặc biệtSổ kế toán chi tiétBảng tổng hợp chi tiết

Ghi chú:

ghi hàng ngày

ghi định kì hoặc cuối tháng

đối chiếu

*Hình thức Chứng từ ghi sổ

Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị , thuận tiện cho việc áp dụng máy tính . Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập bao9s cáo dễ bị chậm chễ nhất là trong điều kiện thủ công . Sổ sách trong hình thức này gồm :

Sổ cái : là sổ phân loại (ghi theo hệ thống) dùng để hạch toán tổng hợp . Mỗi tài khoản được phản ánh trên một trang sổ cái (có thể kết hợp phản ánh chi tiết) theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : là sổ ghi theo thời gian , phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đẵ lập toàn bộ trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra , đối chiếu số liệu trên sổ cái .Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để láy số hiệu .Số hiệu của CTGS được đánh liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm) đến cuối tháng(hoặc cuối năm) ; ngày tháng trên CTGS tính theo ngày ghi "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ"

Bảng cân đối tài khoản : dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hìn cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép cũng như cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý

Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết : dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết (vật liệu , tài sản cố định , chi phí sản xuất , tiêu thụ )

Sơ đồ –7 : Trình tự ghi sổ theo hình thức chúng từ- ghi sổ

Ghi chú:

ghi hàng ngày

ghi định kì ,cuối tháng

quan hệ đối chiếu

*Hình thức Nhật ký- chứng từ

Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công , dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác , không phù hợp với việc kế toán bằng máy . Sổ sách trong hình thức này gồm có :

Sổ Nhật ký - Chứng từ : Nhật ký - Chứng từ được mở hàng thánge cho một hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý và lập các bảng tổng hợp - cân đối .Nhật ký - Chứng từ được mở theo số phát sinh bên Có của tài khoản đối ứng với bên Nợ của các tài khoản có liên quan , kết hợp giữa ghi theo thời gian và theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán phân tích.

Sổ cái : mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm , chi tiết theo từng tháng trong đố bao gồm số dư đàu kỳ , số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Sổ cái được ghi theo số phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng với bên Có của các tài khoản có liên quan , còn số phát sinh bên có của từng tài khoản chỉ ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ Nhật ký.

Bảng kê : được sử dụng cho một số đối tượng cần bổ sung chi tiết như bảng kê ghi Nợ TK 111 , TK112, bảng kê theo dõi hàng gửi bán , bảng kê chi phí theo phân xưởng ...Trên cơ sở các số liệu phản ánh ở bảng kê , cuối tháng ghi vào Nhật ký - Chứng từ có liên quan.

Bảng phân bổ : sử dụng với những khoản chi phí phát sinh thường xuyên , có liên quan đến đối tượng cần phải phân bổ (tiền lương , vật liệu , khấu hao... ). Các chứng từ gốc trước hết tập chung vào bảng phân bổ , cuối tháng, dựa vào bảng phân bổ chuyển vào các bảng kê và NK -CT liên quan.

Sổ chi tiết : dùng để theo đối các đối tượng hạch toán cần hạch toán chi tiết.

Sơ đồ –8 :Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật kí -chứng từ

Ghi chú:

ghi hàng ngày

ghi định kì

quan hệ đối chiếu