Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại
Hạch toán ban đầu Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Đối với nghiệp vụ bán hàng thường sử ...
Hạch toán ban đầu
Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.
Đối với nghiệp vụ bán hàng thường sử dụng một số các chứng từ:
- Hoá đơn giá trị gia tăng ( doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ )
- Hoá đơn bán hàng ( doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp )
- Phiếu xuất kho
- Phiếu thu
- Chứng từ ngân hàng ( giấy báo nợ, có của ngân hàng )
- Bảng kê bán lẻ hàng hoá và dịch vụ
- Bảng kê thanh toán đại lý
- Các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng…..
Hạch toán tổng hợp
Tài khoản sử dụng
Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp được BTC ban hành ngày 1/11/1995 theo quyết định số 1141 QĐ/CĐKT và được chính thức áp dụng trong cả nước từ ngày 1/11/1996 cùng với việc ban hành luật thuế GTGT thay luật thuế doanh thu được thực hiện từ ngày 1/1/1999 thì kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng ”: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán
Kết cấu và nội dung TK
Tài khoản này gồm 4 tài khoản cấp 2:
+ TK5111 “ Doanh thu bán hàng hoá ”
+ TK5112 “ Doanh thu bán thành phẩm ”
+ TK5113 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ ”
+ TK5114 “ Doanh thu trợ cấp giá ”
- Tài khoản 512 “ Doanh thu bán hàng nội bộ ”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng cho các đơn vị nội bộ doanh nghiệp.
Kết cấu và nội dung TK 512 : Tương tự như TK 511
Tài khoản này gồm 3 tài khoản cấp 2
+ TK5121 “ Doanh thu bán hàng hoá ”
+ TK5122 “ Doanh thu bán thành phẩm ”
+ TK5123 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ ”
- Tài khoản 531 “ Hàng bán bị trả lại ”: Tài khoản này dùng để thao dõi doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại.
Kết cấu và nội dung TK 531
- Tài khoản 532 “ Giảm giá hàng bán ”: Tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại và trường họp giảm giá cho người mua vì mua nhiều trong 1 lần.
Kết cấu và nội dung TK 532:
- Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng hoá ”: Dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ đã xuất bán trong kỳ.
Kết cấu và nội dung TK 632
- Tài khoản 157 “ Hàng gửi đi bán ”: Được sử dụng để theo dõi giá trị của hàng hóa, sản phẩm tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi đã hoàn thành bàn giao cho người mua nhưng chưa được xác định là tiêu thụ.
Kết cấu và nội dung TK 157
- Tài khoản 131 “ Phải thu của khách hàng ”: Phản ánh tình hình thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua, người đặt hàng về số tiền phải thu đối với hàng hoá, sản phẩm dịch vụ đã tiêu thụ.
Kết cấu và nội dung TK 131
Tài khoản 131 có thể có số dư bên có. Số dư bên có TK131 phản ánh số
tiền thu trước của người mua hoặc thu thừa của người mua.
Các doanh nghiệp khi vận dụng TK131 phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng từ khi phát sinh cho đến khi thanh toán xong.
Khi lập bảng cân đối kế toán không được bù trừ giữa số dư nợ và số dư có của TK131 mà phải ghi theo số dư chi tiết.
Ngoài ra kế toán nghiệp vụ bán hàng còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như:
+ TK111: Tiền mặt
+ TK112: Tiền gửi ngân hàng
+ TK3331: Thuế GTGT đầu ra
+ TK641: Chi phí bán hàng
+ TK642: Chi phí quản lý
………
Trình tự kế toán
Với mỗi phương thức bán hàng chúng ta có cách hạch toán riêng, tuỳ theo doanh nghiệp thương mại áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp nào. Theo quy định thì kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp phảI được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) và phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Đồng thời tuỳ theo doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế hay phương pháp trực tiếp mà hạch toán cho phù hợp.
*Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX
- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho
Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng. Sau khi xuất kho hàng hoá, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận nợ thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ.
Sơ đồ 1
- Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng
Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế, doanh nghiệp thương mại bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến cho bên mua tại địa điểm đã thoả thuận trước. Khi bên bán nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua nhận đủ hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Chi phí vận chuyển nếu bên bán chịu kế toán ghi vào chi phí bán hàng, nếu bên mua chịu coi như bên bán chi hộ và phải thu của bên mua.
Sơ đồ 2:
Trường hợp bán hàng có chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại kế toán hạch toán tương tự như bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho.
Cuối kỳ kế toán tính và kết chuyển doanh thu thuần của số hàng thực tế trong kỳ:
- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp.
Sơ đồ 3
Trường hợp bán hàng có chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại kế toán hạch toán tương tự như bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho.
Cuối kỳ kế toán tính và kết chuyển doanh thu thuần của số hàng thực tế trong kỳ:
- Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng
Sơ đồ 4
Trường hợp bán hàng có chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại kế toán hạch toán tưong tự như bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp.
Cuối kỳ kế toán tính và kết chuyển doanh thu thuần của số hàng thực tế trong kỳ:
- Kế toán bán lẻ hàng hoá
Sơ đồ 5
- Kế toán bán hàng theo phương thức trả góp
Sơ đồ 6
- Kế toán bán hàng đại lý
Sơ đồ 7: Kế toán bên nhận đại lý
- Kế toán bán hàng nội bộ
Bán hàng nội bộ là việc bán hàng hóa, lao vụ, dịch vụ giữa đơn vị chính với các đơn vị trực thuộc hay giữa các đơn vị trực thuộc với nhau trong cùng một công ty, tổng công ty…..
Sơ đồ 8
Trường hợp bán hàng có chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại kế toán hạch toán tương tự như kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp nhưng với TK 512.
- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Đối với các doanh nghiệp này, quy trình và cách thức hạch toán cũng tương tự như các doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế chỉ khác trong chỉ tiêu doanh thu bao gồm cả thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt.
Thuế GTGT phải nộp cuối kỳ ghi nhận vào chi phí quản lý
-Doanh thu của hàng tiêu thụ
Nợ 111,112,131 Tổng giá thanh toán
Có 511 Doanh thu bán hàng
-Thuế GTGT phải nộp trong kỳ
Nợ 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có 3331 Thuế GTGT phải nộp
*Trường hợp doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK
Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp này, kế toán doanh thu và xác định doanh thu thuần tương tự doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX. Chỉ khác với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKTX trong việc kết chuyển trị giá thực tế của hàng đã tiêu thụ. Theo phương pháp KKĐK , kế toán hàng hoá được phản ánh trên tài khoản 611 “ Mua hàng ”
-Cuối kỳ sau khi kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá thực tế của hàng còn lại cuối kỳ, kế toán tính và kết chuyển trị giá thực tế của hàng đã tiêu thụ trong kỳ.
Hình thức tổ chức sổ kế toán
Tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán phù hợp đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, công tác kế toán và trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán. Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 4 hình thức sổ sách kế toán sau
- Hình thức nhật ký sổ cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái là: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Hình thức nhật ký sổ cái có ưu điểm là đơn giản, dễ ghi chép và không đòi hỏi trình độ chuyên môn cao nhưng chỉ thích hợp đối với các doanh nghiệp nhỏ, ít tài khoản kế toán.
- Hình thức chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Hình thức này có đặc điểm là tách rời việc ghi sổ theo thời gian và việc ghi sổ theo tài khoản trên hai loại sổ khác nhau. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
-Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
-Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
Các loại sổ sử dụng trong hành thức này bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều do chứng từ ghi sổ phải lập nhiều, số lượng công tác kế toán ghi chép nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ, nhất là trong điều kiện thủ công.
- Hình thức nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các nhật ký để ghi sổ cái theo trình tự nghiệp vụ phát sinh
Các loại sổ sử dụng: Sổ nhật ký chung, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hình thức này có thể vận dụng cho bất kỳ một loại hình doanh nghiệp nào. Ghi chép đơn giản, thuận tiện cho việc sử dụng máy tính. Nhưng việc kiểm tra đối chiếu phải dồn nén đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thể không được cung cấp kịp thời
- Hình thức nhật ký chứng từ
Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành ngay trên các sổ kế toán. Việc lập báo cáo được kịp thời.Tuy nhiên nó đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao, mặt khác mẫu số phức tạp không thuận tiện cho việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Hình thức này có các loại sổ:
-Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái, Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
-Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ để ghi vào các Nhật ký-Chứng từ, bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký-Chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký-Chứng từ vào sổ cái.
Đối với kế toán nghiệp vụ bán hàng gồm có các sổ tổng hợp và các sổ chi tiết sau:
+ Bảng kê số 8 “Bảng kê nhập xuất, tồn kho hàng hoá”
+ Bảng kê số 11 “Bảng kê thanh toán với người mua”
+ Bảng kê số 10 “Bảng kê hàng gửi đi bán”
+ Bảng kê số 5 “Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp”
+ Nhật ký chứng từ số 8
+ Sổ cái TK 511, 632, 641, 642, 911…
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số Nhật ký-Chứng từ, bảng kê có liên quan như: Nhật ký chứng từ số 1, 2 và số 10.
