Kế toán chi tiết hàng hoá

Phương pháp thẻ song song:

Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng hoá nhập- xuất- tồn về mặt số lượng. Hàng ngay, căn cứ vào chứng từ nhập- xuất kho thủ kho ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho có liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho của từng loại hàng hoá trên thẻ kho.

Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn từng loại hàng hoá cả về mặt số lượng lẫn giá trị. Định kỳ 3 đến 5 ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất hàng hoá do thủ kho gửi lên, nhân viên kế toán tiến hành kiểm tra và ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. Hàng tháng, căn cứ vào sổ chi tiết hàng hoá, kế toán vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hoá. Số tồn trên sổ chi tiết phải khớp với số tồn trên thẻ kho.

• Ưu điểm:

• Đơn giản, dễ hiểu, dễ làm và dễ đối chiếu
• Cung cấp thông tin thường xuyên, kịp thời cho nhà quản lý cả về hiện vật lẫn giá trị.
• Vận dụng vào máy vi tính việc hạch toán chi tiết hàng hoá.

• Nhược điểm:

• Ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, không thích hợp với doanh nghiệp sử dụng nhiều loại hàng hoá.
• Nếu sử dụng quá nhiều hàng hoá không ghi chép bằng tay mà phải sử dụng bằng máy.

Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Ở kho: thủ kho vẫn mở Thẻ kho để theo dõi số lượng hàng hoá nhập, xuất giống như ở phương pháp thẻ song song.

Ở phòng kế toán: căn cứ vào chứng từ nhập, xuất hàng hoá kế toán ghi vào Bảng kê nhập, Bảng kê xuất sau đó tập hợp số liệu trên các bảng này kế toán ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lượng trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và thủ kho lấy số tiền của từng loại hàng hoá đối chiếu với kế toán tổng hợp.

• Ưu điểm:

• Tránh được việc ghi trùng lắp giữa kho và phòng kế toán
• Cung cấp được thông tin cả về hiện vật và giá trị cho người quản lý

• Nhược điểm: Công việc kế toán thường dồn vào cuối tháng nên việc lên báo cáo kế toán chậm.

Phương pháp sổ số dư:

Phương pháp này áp dụng cho doanh nghiệp dùng tỷ giá hạch toán để hạch toán giá trị hàng hoá nhập, xuất, tồn.

Ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng hoá nhập, xuất, tồn về số lượng. Cuối tháng, căn cứ vào số lượng hàng hoá tồn ghi trên thẻ kho thủ kho tiến hành vào sổ số dư. Sổ số dư do phòng kế toán lập và cuối tháng gửi cho thủ kho để ghi sổ.

Định kỳ, thủ kho phân loại chứng từ nhập, xuất hàng hoá để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất.

Ở phòng kế toán: Nhân viên kế toán có trách nhiệm theo định kỳ từ 3 đến 5 ngày xuống kho để kiểm tra, hướng dẫn thủ kho ghi chép và xem xét việc phân loại chứng từ. Kế toán thu nhận phiếu giao nhận chứng từ và các chứng từ nhập, xuất kho có liên quan. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kế toán phải đối chiếu vào các chứng từ có liên quan sau đó căn cứ vào giá hạch toán mà công ty đang sử dụng để ghi số tiền vào phiếu giao nhận chứng từ. Từ phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn hàng hoá. Bảng này được mở riêng cho từng kho mỗi danh điểm hàng hoá được ghi trên một dòng riêng. Cuối thàng, kế toán phải tổng hợp số tiền nhập, xuất trong tháng và tính ra số dư cuối tháng cho từng loại hàng hoá trên bảng luỹ kế. Số dư trên bảng luỹ kế sẽ được đối chiếu với sổ số dư của thẻ kho.

• Ưu điểm:

• Tránh được việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán
• Cung cấp thông tin thường xuyến giá trị hàng hoá nhập, xuất, tồn

• Nhược điểm: Nếu có nhầm lẫn, sai sót khó phát hiện ra. Công tác này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyển môn cao.