Hệ hỗ trợ quyết định nhóm

-Các đặc điểm của cơng việc nhóm:

+ Một nhóm thực hiện một nhiệm vụ, thỉnh thoảng ra quyết định, thỉnh thoảng khơng ra quyết định.

+ Các thành viên trong nhóm có thể ở những nơi khác nhau.

+ Các thnh vin trong nhóm có thể làm việc ở những thời gian khác nhau.

+ Các thnh vin trong nhóm có thể làm việc cng nhau hoặc ở các tổ chức khác nhau.

+ Nhóm có thể vĩnh viễn hoặc tạm thời.

+ Nhóm có thể ở bất kỳ mức quản lý nào hoặc mức thời gian nào.

+ Có sự điều phối (quá trình và nhiệm vụ đạt được) hoặc mâu thuẩn trong nhóm.

+ Có sự đạt được hoặc/và mất mát năng suất trong tổ chức. + Nhiệm vụ phải hoàn thành rất nhanh.

+ Không thể hoặc quá đắt cho tất cả các thành viên trong nhóm cùng hợp ở một nơi.

+ Một số dữ liệu, thông tin, hoặc kiến thức cần thiết nằm ở nhiều nơi, một số khác ở ngoài tổ chức.

+ Chuyên môn của các thành viên không có trong nhóm là cần thiết. -Các hoạt động và các quá trình miêu tả các cuộc họp:

+ Cuộc họp là hoạt động chung liên quan bởi một nhóm người có địa vị bằng nhau hoặc gần bằng nhau.

+ Kết quả của cuộc họp phụ thuộc một phần vào kiến thức, ý kiến, các đánh giá của các thành viên.

+ Kết quả của cuộc họp cũng phụ thuộc vào sự kết hợp của nhóm và phụ thuộc vào quá trình ra quyết định được sử dụng bởi nhóm đó.

+ Giải quyết các ý kiến khác nhau bởi người có quyền hạn hoặc thương lượng hoặc phân xử.

- Giao tiếp là thành phần quan trọng cho hỗ trợ quyết định. Không có giao tiếp, thì không có cộng tác. Những người ra quyết định cá nhân phải giao tiếp với các đồng nghiệp, chuyên gia, cơ quan chính phủ, khách hàng, đối tác kinh doanh, … Họ cũng cần dữ liệu và thông tin (và kiến thức) từ nhiều nơi trên thế giới. Các nhóm ra quyết định phải giao tiếp, cộng tác, và thương lượng trong công việc. Hầu hết các tổ chức sẽ nhanh trở thành không có chức năng, nếu không có các hệ thống giao tiếp. Thương mại điện tử có thể hiệu quả chỉ qua các kỹ thuật giao tiếp hiện đại.

- Các kỹ thuật thông tin hiện đại cung cấp các phương tiện hỗ trợ giao tiếp rẻ, nhanh, có khả năng, có thể tin cậy. Nền tảng hỗ trợ giao tiếp là các hệ thống máy tính mạng.

+ Bắt đầu bằng điện báo, điện thoại, radio và ti vi.

+ Trong 100 năm, chúng ta phát triển máy fax, thư điện tử, chương trình chat, nhóm tin tức, hệ thống hội nghị truyền hình. Hầu hết các kỹ thuật này đều hoạt động trên internet.

+ Sự phát triển giao tiếp sau cùng là hệ thống họp điện tử, các dịch vụ và hệ thống hội nghị điện tử, thường sử dụng internet để kết nối các người ra quyết định.

- Các thuận lợi áp dụng các phương pháp giao tiếp cải tiến trong các tổ chức:

+ Cải tiến năng suất của nhân viên

+ Liên quan đến nhiều người ra quyết định chính

+ Không quan tâm nhiều đến đường biên giới địa lý

+ Tạo nền văn hóa hợp tác nhất quán

+ Cải tiến chất lượng cuộc sống của nhân viên

- Khung thời gian/nơi chốn:

+ Sự hiệu quả của kỹ thuật tính toán cộng tác phụ thuộc vào vị trí của các thành viên trong nhóm và phụ thuộc vào thời gian chia sẽ thông tin gởi và nhận.

+ Chia sự giao tiếp thành bốn ô, và tổ chức bốn ô dọc theo 2 chiều thời gian và nơi chốn.

• Thời gian: Khi gởi và nhận thông tin hầu như đồng thời, giao tiếp là đồng thời.

• Nơi chốn: Người gởi và người nhận có thể ở cùng phòng hoặc không

. + Bốn ô là:

• Cùng thời gian/cùng nơi chốn: Các thành viên gặp mặt nhau cùng một lúc, giống như phòng quyết định hoặc gặp mặt truyền thống.

• Cùng thời gian/khác nơi chốn: Các thành viên ở các nơi khác nhau, nhưng giao tiếp cùng nhau.

• Khác thời gian/cùng nơi chốn: Nhiều người làm việc theo ca. Ca này để lại thông tin cho ca khác.
• Khác thời gian/khác nơi chốn: Các thành viên ở các nơi khác nhau. Các thành viên này gởi và nhận thông tin ở những lần khác nhau.

Khung giao tiếp thời gian/nơi chốn và các kỹ thuật tính toán cộng tác

- Hầu hết các công việc nhóm xảy ra trong các cuộc họp.

- Mục tiêu của groupware là hỗ trợ công việc của các nhóm thông qua mỗi hoạt động công việc, bao gồm các cuộc họp.

- Mặc dù các cuộc họp không có hiệu quả, công việc nhóm cung cấp các phù hợp, và một số điều khác thường.

- Mục tiêu của GSS là tăng một số các lợi ích cộng tác và loại bỏ hoặc giảm bớt một số những mất mát. Các nhà nghiên cứu đã phát triển các phương pháp để cải tiến các quá trình của công việc nhóm, và một số phương pháp này được nhóm tự động. Hai phương pháp đại diện là kỹ thuật nhóm danh nghóa (nominal group technique, NGT) và phương pháp Delphi (Delphi method). Các phương pháp này đều là các tiếp cận bằng tay để hỗ trợ làm việc nhóm. -Các thành công giới hạn của các phương pháp như NGT và Delphi dẫn đến các nỗ lực sử dụng kỹ thuật thông tin để hỗ trợ các cuộc họp nhóm. Kỹ thuật chính gọi là hệ hỗ trợ nhóm (GSS, Group support system). Vào đầu những năm 1990, thay thế bằng hệ hỗ trợ quyết định nhóm (GDSS, Group decision support system), vì các nhà nghiên cứu nhận ra rằng các kỹ thuật tính toán cộng tác đang sử dụng nhiều hơn hỗ trợ ra quyết định.

- Hệ hỗ trợ nhóm là bất cứ sự kết hợp nào của phần cứng và phần mềm, nhằm cải tiến công việc nhóm. GSS là thuật ngữ chung gồm tất cả các dạng tính toán cộng tác. GSS cải tiến sau khi các nhà nghiên cứu kỹ thuật thông tin nhận ra rằng kỹ thuật được phát triển để hỗ trợ nhiều hoạt động thường xảy ra ở các cuộc họp gặp mặt nhau (phát sinh ý tưởng, xây dựng các đồng cảm, sắp hạng nạc danh, bầu cử, …).

- Mặc dù, GSS đầy đủ vẫn xem xét hệ thống thông tin được thiết kế cụ thể, từ giữa các năm 1990, nhiều khả năng đặc biệt của GSS được nhúng vào các công cụ sản xuất. Ví dụ: Microsoft NetMeeting Client là một phần của Windows. Hầu hết các GSS đều dễ dùng vì chúng có giao diện windows hoặc trình duyệt web. Hầu hết GSS đều khá phổ biến và cung cấp sự hỗ trợ cho các hoạt động giống như phát sinh ý tưởng, giải quyết đụng độ, bầu cử, …

- Hệ thống họp điện tử (EMS, electronic meeting system) là một dạng groupware, hỗ trợ các cuộc họp vào bất cứ lúc nào, ở bất cứ thời điểm nào. Các nhiệm vụ nhóm bao gồm giao tiếp, hoạch định, phát sinh ý tưởng, giải quyết vấn đề, thảo luận vấn đề, thương lượng, giải quyết đụng độ, phân tích và thiết kế hệ thống, các hoạt động nhóm cộng tác như chuẩn bị và chia sẽ tài liệu.

- GSS có thể xem xét trong các hoạt động nhóm phổ biến có ích từ việc hỗ trợ dựa trên máy tính:

+ Lấy thông tin: bao gồm việc truy xuất các giá trị dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu mhiện hành và lấy thông tin từ các thành viên nhóm khác.

+ Chia sẽ thông tin: là trình bày dữ liệu cho toàn bộ nhóm trên màn hình chung hoặc ở các trạm của các thành viên nhóm để xem.

+ Sử dụng thông tin: liên quan đến ứng dụng kỹ thuật phần mềm (như các gói mô hình hoặc các chương trình ứng dụng cụ thể), các thủ tục, và các kỹ thuật giải quyết vấn đề nhóm để đi đến một quyết định nhóm.

- Mục tiêu GSS là cung cấp hỗ trợ cho các thành viên trong cuộc họp để cải tiến sự phong phú và hiệu quả của các cuộc họp bằng cách tăng tốc độ quá trình ra quyết định (hiệu quả) hoặc bằng cách cải tiến chất lượng của các kết quả (hữu hiệu). GSS cố gắng tăng các điều đạt được của quá trình và nhiệm vụ, và giảm các điều không đạt được của quá trình và nhiệm vụ.

- Cải tiến hiệu suất bằng cách hỗ trợ các thành viên trong nhóm trao đổi các ý tưởng, ý kiến, và các sở thích. Các đặc điểm cụ thể như song song và nặc danh để tạo sự cải tiến. Tiết kiệm thời gian di chuyển, song song dẫn đến giảm các chi phí, nặc danh dẫn đến phát sinh nhiều ý tưởng hơn và sáng tạo nhiều ý tưởng hơn.

-Có 3 lựa chọn để triển khai kỹ thuật GSS:

+ Trong phòng quyết định với mục tiêu đặc biệt

+ Ở phương tiện có nhiều công dụng

+ Như là một groupware dựa trên web với các client chạy ở bất cứ nơi nào có các thành viên của nhóm.

- Cài đặt GSS ở các phòng quyết định có mục tiêu đặc biệt, đắt, theo khách hàng, các phòng quyết định với các mục tiêu đặc biệt (phòng họp điện tử) có các máy tính và một màn hình chung lớn ở trước phòng. Ý tưởng ban đầu chỉ là các nhà quản lý cấp cao và các nhà lãnh đạo sử dụng tiện lợi. Phần mềm trong phòng họp điện tử có mục đích đặc biệt thường chạy trên mạng cục bộ, và các phòng này trang bị khá đắt. Cấu trúc các phòng họp điện tử theo các hình dạng và kích thước khác nhau. Một thiết kế phổ biến là một phòng trang bị 12-30 máy tính cá nhân có nối mạng, thường hoãn lại thành màn hình nền (desktop) (để xem xét các thành viên tốt hơn). Một máy tính server nối với hệ thống máy chiếu có màn hình lớn và nối với mạng để trình bày công việc ở các trạm làm việc cá nhân và tích hợp thông tin từ các trạm làm việc. Các phòng break-out trang bị các máy tính nối với server gần kề với phòng quyết định có các nhóm tư vấn nhỏ. Và trình bày các thông tin xuất phát từ các nhóm tư vấn nhỏ này trên màn hình chung lớn.

- Các tổ chức vẫn sử dụng các phòng quyết định điện tử hỗ trợ các cuộc họp ở cùng thời gian/cùng nơi chốn.

- Một lựa chọn thứ hai để xây dựng phương tiện có nhiều công dụng, là phòng lab có mục tiêu chung với kích thước gấp đôi, không lớn nhưng có phòng GSS hữu ích.

- Đối với lựa chọn một và hai, phương tiện huấn luyện cần thiết để phối hợp các cuộc họp. Người đứng đầu nhóm làm việc với phương tiện để cấu trúc cuộc họp. Sự thành công của cuộc họp GSS phụ thuộc lớn vào chất lượng, các hoạt động và hỗ trợ người hỗ trợ (facilitator).

- Từ những năm 1990 trở lại đây, một tiếp cận phổ biến nhất là lựa chọn thứ ba: sử dụng groupware dựa trên web hoặc mạng cục bộ (LAN, local area network), cho phép các thành viên trong nhóm làm việc ở bất kỳ nơi nào và ở bất kỳ thời gian nào. Groupware này thường có hội nghị truyền hình. Tính sẵn sàng của groupware tương đối rẻ (vì mua hoặc thuê) kết hợp với sức mạnh và chi phí thấp của các máy PC làm cho loại hệ thống này có thể sống được. Cũng vậy, chi phí cao của việc xây dựng phương tiện và tìm kiếm người hỗ trợ có kinh nghiệm, và yêu cầu để có các thành viên kết nối từ các vị trí khác nhau ở bất kỳ thời gian nào, dẫn đến yêu cầu ít cho 2 tiếp cận đầu. Web cung cấp tính uyển chuyển trong việc điều hành các cuộc họp, web tạo các vấn đề hấp dẫn về việc người tham dự dễ dàng trong các cuộc họp như thế nào. Nói chung, đối với cuộc họp ở bất kỳ nơi nào/bất kỳ thời gian nào, gây ấn tượng mạnh đến mỗi giai đoạn của cuộc họp là thời gian hạn chót. Thiết lập các thời gian hạn chót cho phép đối với các vùng thời gian (time zones) khác nhau và vấn đề đi lại. Một vấn đề khác đối với các cuộc họp không gặp mặt nhau là các thành viên muốn xem họ đang làm việc với ai. Một số hệ thống vẫn còn truy xuất các hình ảnh, trong khi đó hội nghị truyền hình cải tiến một số khía cạnh cuộc họp bằng cách trình bày ngôn ngữ chính nào đó (body language).

- Các hệ thống nhóm là groupware dễ hiểu, hỗ trợ phân tán rộng của các quá trình nhóm. Tổng quan các công cụ và mối quan hệ của các công cụ với các hoạt động GSS chính được trình bày trong hình. Chương trình nghị sự là kênh điều khiển để định thời và điều hành các hoạt động hệ thống nhóm. Các công cụ trong các hệ thống nhóm chia thành các công cụ chuẩn và các công cụ cải tiến.

Cấu trúc của các hệ thống nhóm cho Windows

- Các hệ thống nhóm cho các công cụ chuẩn Windows hỗ trợ các quá trình nhóm gồm phát sinh ý tưởng, xây dựng danh sách, thu thập thông tin, bầu cử, tổ chức, tối ưu hóa, và xây dựng sự đồng cảm:

+ Phát kiến điện tử (Electronic Brainstorming): thu thập các ý tưởng và các lời bình luận theo cách thức không có cấu trúc. Các nhóm làm việc nhanh trong việc phát sinh dòng ý tưởng tự do. Các thành viên đóng góp đồng thời (song song) và nặc danh.

+ Công cụ phác thảo nhóm (Group Outliner): cho phép nhóm tạo và bình luận danh sách các chủ đề ở nhiều mức theo cấu trúc cây hoặc phác thảo. Ở mỗi mức phác thảo, các thành viên có thể kết nối thêm các lời bình luận. Do đó, tích hợp và cộng tác các lời bình luận lại.

+ Công cụ bình luận chủ đề (Topic Commenter): cho phép các thành viên bình luận danh sách các chủ đề. Sự phát sinh ý tưởng này có cấu trúc hơn so với việc phát kiến điện tử, nhưng có cấu trúc kém hơn công cụ phác thảo nhóm. + Công cụ phân loại (Categorizer): cho phép nhóm phát sinh danh sách các ý tưởng và hỗ trợ các lời bình luận. Tạo các phân loại cho các ý tưởng, và các thành viên có thể kéo các ý tưởng thành một loại theo yêu cầu. + Bầu cử (Vote): hỗ trợ phát triển sự đồng cảm thông qua việc đánh giá vấn đề theo nhóm. Các phương pháp bầu cử được cung cấp. Các kết quả được lập bảng điện tử và trình bày theo thống kê hoặc đồ họa.

- Các công cụ cải tiến các hệ thống nhóm gồm có các công cụ nhúng vào để phân tích, khảo sát và mô hình:

+ Phân tích phương án: cho phép nhóm đánh trọng số hoặc tỷ lệ danh sách các phương án so với danh sách các tiêu chuẩn, vì các quyết định cộng tác yêu cầu đánh giá nhiều quan điểm và ý tưởng. Nhóm có thể kiểm tra các giả sử theo kiểu what-if bằng cách điều chỉnh các trọng số cho các tiêu chuẩn.

+ Khảo sát: cho phép tạo, quản trị, và phân tích danh sách các câu hỏi trực tuyến.

+ Công cụ mô hình hoạt động: cung cấp hỗ trợ nhóm thân thiện người sử dụng cho mô hình thiết kế lại quá trình nghiệp vụ đồng thời.

- Chương trình nghị sự (kênh điều khiển) có người hỗ trợ. Thông qua chương trình nghị sự, người hỗ trợ hoạch định và điều hành cuộc họp, điều khiển và tiết kiệm các báo cáo và dữ liệu của cuộc họp.

- Các hệ thống nhóm gồm một số nguồn tài nguyên nhóm