Công tác kiểm tra của nhà quản trị

Khái niệm

Kiểm tra là tiến trình đảm bảo hành vi và thành tích tuân theo các tiêu chuẩn của tổ chức bao gồm quy tắc, thủ tục và mục tiêu, đảm bảo cho mọi hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện theo đúng kế hoạch. Đó là tiến trình giám sát việc thực hiện và thu thập những thông tin phản hồi để kịp thời sửa chữa, điều chỉnh đảm bảo kế hoạch được hoàn thành như dự định.

Đó là những tỉ lệ, tiêu chuẩn, những con số thống kê mà nhà quản trị đưa ra để đo lường và điều chỉnh những kết quả hoạt động của cấp dưới nhằm hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Bằng cách đó nhà quản trị đảm bảo rằng những gì cấp dưới đã làm là đúng hoặc chưa đúng với kế hoạch đã đề ra.

Mục đích

• Làm sáng tỏ và chính xác hơn các mục tiêu kế hoạch.
• Xác định và dự đoán những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp như: thị trường, sản phẩm, tài nguyên,…
• Phát hiện kịp thời những vấn đề sai và những đơn vị chịu trách nhiệm để sửa sai.
• Làm đơn giản hoá các vấn đề uỷ quyền chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm.
• Phát thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì không cần thiết.
• Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục, điều chỉnh kịp thời các hoạt động nhằm cải tiến sự hoàn tất công tác tiết kiệm thì giờ công sức của mọi người để gia tăng năng suất và lợi nhuận cao.

Tác dụng

• Giảm bớt gánh nặng của cấp chỉ huy nhờ có sự theo dõi thường xuyên công việc.
• Để biết được những công việc mà nhân viên đã làm, chưa làm hoặc làm chưa đạt. Từ đó nhà quản trị có hướng điều chỉnh.

Nội dung kiểm tra

Nhiệm vụ chung của kiểm tra trong doanh nghiệp là thông qua kiểm tra phải phát hiện ra những sai lệch của thực tế so với mục tiêu, từ đó đề ra các biện pháp thích hợp và kịp thời để cải tiến, hoàn thiện quá trình xây dựng kế hoạch cũng như tổ chức thực hiện kế hoạch. Về mặt cụ thể, công tác kiểm tra phải đạt được những mục đích cơ bản sau:

• Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
• Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu.
• Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng
• Xác định và dự đoán những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết trong các vấn đề như: Thị trường, sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, cơ sở vật chất...
• Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm để sửa sai.
• Làm đơn giản hoá các vấn đề uỷ quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm
• Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì ít quan trọng hay không cần thiết.

• Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách lien tục để cải tiến sự hoàn tất công tác tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người để gia tăng năng suất và lại lợi nhuân cao.
• Các điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm thường xảy ra thiếu sót, hạn chế và khi xảy ra thì thường có ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động của doanh nghiệp

Để thấy rõ điều này, chúng ta có thể tham khảo một số điểm kiểm tra thiết yếu trong những lĩnh vực quan trọng của doanh nghiệp như sau:

Trên thực tế, việc xác định được những điểm thiết yếu trong kiểm tra không phải khi nào cũng dễ dàng và thuận lợi. Để tìm được những nội dung kiểm tra hữu hiệu, chúng ta cần phải trả lời được những câu hỏi cơ bản như sau:

• Những điểm nào phản ảnh rõ nhất mục tiêu của tổ chức?
• Những điểm nào phản ảnh rõ nhất tình trạng không đạt được mục tiêu?
• Những điểm nào đo lường tốt nhất sự sai lệch?
• Những điểm nào xác định rõ nhất trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận có liên quan
• Những điểm nào thực hiện một cách thuận tiện nhất và ít tốn kém nhất

Các nguyên tắc kiểm tra

• Bộ máy kiểm tra cần phải được thiết kế phù hợp với kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, các chức vụ, cấp bậc của đối tượng kiểm tra, các kỹ thuật và hệ thống kiểm tra phải phản ánh được các kế hoạch mà chúng được thiết kế ra để theo dõi.
• Công tác kiểm tra cần phải được thiết kế theo cấp bậc và cá tính của nhà quản trị.
• Việc kiểm tra cần phải vạch rõ những chỗ khác biệt tại các điểm thiết yếu tức là nhà quản trị phải quan tâm đặc biệt đến các yếu tố có ý nghĩa quan trọng nhất đối với hoạt động của doanh nghiệp.
• Việc kiểm tra cần phải khách quan tránh những định kiến đánh giá sai lầm kết quả thực hiện của cấp dưới và điều đó sẽ dẫn đến hậu quả phản tác dụng của nó.
• Kiểm tra cần phải linh hoạt.
• Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức.
• Kiểm tra cần phải tiết kiệm.
• Phải dẫn đến tác động điều chỉnh.

Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra

Trong quá trình xây dựng các hệ thống kiểm tra và tiến hành công tác kiểm tra cần tuân theo các yêu cầu sau đây:

• Kiểm tra phải có trọng điểm

Khi đã xác định rõ mục đích kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm tra ở đâu để tập trung sự chú ý vào các khu vực và các điểm kiểm tra đó. Thông thường đó là các khu vực hoạt động thiết yếu hay xảy ra sai sót, tập trung nhiều nguồn lực. Trên thực tế các nhà quản lý phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra. Nếu không xác định được chính xác khu vực trọng điểm, như kiểm tra trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí tiền bạc, nguyên vật liệu và việc kiểm tra sẽ kém hiệu quả.

• Kiểm tra tại nơi xảy ra hoạt động và có kế hoạch rõ ràng

Yêu cầu này đòi hỏi việc kiểm tra không chỉ dựa vào các số liệu và báo cáo thống kê mà phải được tiến hành ngay tại nơi diễn ra các hoạt động và phải được thực hiện theo một kế hoạch cụ thể, rõ ràng.

• Kiểm tra cần chú trọng tới số lượng nhỏ các nguyên nhân

Yêu cầu này nêu rõ: Trong một cơ hội ngẫu nhiên nhất định, một số lượng nhỏ các nguyên nhân cũng có thể gây ra đa số các kết quả. Đây là một yêu cầu rất quan trọng tạo cơ sở khoa học cho các nhà quản trị khi họ cố gắng xác định các khu vực hoạt động thiết yếu, các điểm kiểm tra thiết yếu. Yêu cầu này cũng đòi hỏi trong quá trình kiểm tra phải xem xét kỹ càng mọi nguyên nhân gây nên những sai lệch của hoạt động so với kế hoạch để có thể đề ra các biện pháp điều chỉnh có hiệu quả

• Bản thân người thực hiện hoạt động phải tự kiểm tra

Yêu cầu này đòi hỏi mỗi người, mỗi bộ phận phải tự kiểm tra mình là tốt nhất. Khả năng tự kiểm tra để tự hoàn thiện thể hiện trình độ phát triển cao của một hệ thống.

• Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường là dựa vào kế hoạch. Do vậy, nó phải được thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức. Mặt khác, kiểm tra còn cần được thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

• Kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị

Kiểm tra nhằm giúp nhà quản lý nắm được những gì đang xảy ra, cho nên những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được nhà quản lý thông hiểu. Những thông tin hay cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhà quản lý không hiểu được, thì họ sẽ không thể sử dụng, và do đó sự kiểm tra sẽ không còn tác dụng.

• Kiểm tra phải công khai, khách quan, chính xác

Quá trình quản trị dĩ nhiên là bao gồm nhiều yếu tố chủ quan của nhà quản trị, nhưng việc xem xét các bộ phận cấp dưới có làm tốt công việc hay không, không thể là sự phán đoán chủ quan. Nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho chúng ta có được những nhận xét và đánh giá đúng mức về đối tượng được kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ bị sai lệch và sẽ làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn

• Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hoá của tổ chức

Để việc kiểm tra có hiệu quả cao cần xây dựng một quy trình và các nguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hoá của doanh nghiệp. Nếu nhà quản trị trong tổ chức có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân vien làm việc tự giác, luôn sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm thì việc kiểm tra hoạt động của cấp dưới và nhân viên không nên thực hiện quá thường xuyên. Ngược lại, nếu nhân viên cấp dưới quen làm việc với các nhà quản trị có phong cách độc đoán, thường xuyên chỉ đạo chặt chẽ, chi tiết và nhân viên có tính ỷ lại, không có khả năng linh hoạt thì không thể áp dụng cách kiểm tra, trong đó nhấn mạnh đến sự tự giác hay tự điều chỉnh của mỗi người.

• Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm

Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm tra được coi là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng và thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ nhất. Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tương xứng với chi phí cho nó. Mặc dù yêu cầu này là đơn giản nhưng khó trong thực hành. Thông thường các nhà quản trị phải bỏ ra nhiều chi phí tốn kém cho công tác kiểm tra nhưng kết quả thu được do kiểm tra lại không tương xứng.

• Kiểm tra phải đưa đến hành động

Dựa vào kết quả kiểm tra nhà quản lý phải hành động. Có thể đó là sắp xếp lại tổ chức, điều chỉnh lại kế hoạch, cắt giảm chi tiêu, đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo.

Nếu nhận ra sai lệch so với kế hoạch đặt ra mà không điều chỉnh, thì việc kiểm tra mất tác dụng, ý nghĩa.

• Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt đa dạng

Muốn cho việc kiểm tra đem lại hiệu quả thiết thực thì cần tiến hành đồng bộ ở nhiều khâu, kết hợp nhiều phương pháp với nhau. Các phương pháp kiểm tra, hình thức kiểm tra cũng phải được áp dụng linh hoạt, uyển chuyển, phù hợp với từng đối tượng, quy mô, mục đích của kiểm tra.

Thiết lập các tiêu chuẩn

Kiểm tra là so sánh kết quả thực tế và tiêu chuẩn đã được xác định. Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện và thông qua nó nhà quản trị có thể thu được những dấu hiệu cần thiết để theo dõi tiến trình công việc.

Thiết lập hệ thống tiêu chuẩn cho kiểm tra là việc không đơn giản chút nào vì còn phải cân nhắc rất nhiều vấn đề. Tuy nhiên, hệ thống kiểm tra trở nên hữu hiệu hơn nếu nó được kết nối với mục tiêu mong muốn, hệ thống kiểm tra phải khách quan, đầy đủ, đúng lúc và được chấp nhận. Cụ thể:

• Kết nối với mục tiêu mong muốn: Tức là mục tiêu chiến lược của tổ chức.
• Khách quan: Chính là sự công bằng và không bị tác động bởi nhân viên do những yếu tố các nhân.
• Đầy đủ: Bao gồm tất cả các hành vi và mục tiêu ước muốn của tổ chức.
• Đúng lúc: Kiểm tra cung cấp thông tin khi cần thiết nhất.
• Chấp nhận được: Hệ thống kiểm tra phải được công nhận là cần thiết và thích hợp.

Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả có thể được đặt ra dưới các dạng khác nhau:

• Bằng đơn vị số lượng vật chất: giờ công, ngày công, số lượng sản phẩm, phế phẩm
• Đơn vị tiền tệ như chi phí, doanh thu, lợi nhuận
• Định tính: nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, sự vui lòng của khách hàng, cải tiến uy tín của doanh nghiệp…

Đo lường thành quả hoàn thành thực tế và so sánh với tiêu chuẩn đã đề ra

Có thể và nên hình dung ra thành quả trước khi nó được thực hiện để so chiếu với tiêu chuẩn và từ đó có biện pháp sửa chữa kịp thời.

Việc đo lường chỉ dễ dàng nếu các tiêu chuẩn được xác định đúng đắn và thành quả của các nhân viên được xác định chính xác.

Việc đo lường thành quả sẽ khó khăn đối với một số công việc. Ví dụ như đánh giá chất lượng phục vụ của phòng hành chính của phòng hành chính của doanh nghiệp, đánh giá uy tín của sản phẩm. Trong trường hợp này đòi hỏi nhà quản trị phải sử dụng hàng loạt các tiêu chuẩn gián tiếp như sự nhiệt tình và lòng trung thành của cấp dưới, sự khâm phục của các bạn đồng nghiệp, thái độ của báo chí, dư luận công chúng…

Tiến hành sửa chữa sai lầm kịp thời nếu kết quả thực tế thấp hơn tiêu chuẩn

• Có thể sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên,…
• Phân công lại các bộ phận do sai lầm trong công tác tổ chức hoặc phát sinh trong quá trình thực hiện.
• Tuyển dụng thêm, đào tạo nâng cao năng lực cho nhân viên hoặc sa thải..
• Giải thích đầy đủ và rõ ràng hơn các công việc cho cấp dưới.

Tiến trình này có thể được diễn tả trong sơ đồ sau:

Tiến trình kiểm tra mang tính chất dự phòng

Một hệ thống kiểm tra tốt và hữu hiệu đối với nhà quản trị phải bao gồm việc kiểm tra mang tính chất dự phòng, tức là một sự kiểm tra nhằm tiên liệu trước việc sai sót sẽ xảy ra trừ khi phải có biện pháp để diều chỉnh ngay trong hiện tại.

Lí do của sự nhấn mạnh đến việc kiểm tra mang tính dự phòng là do tiến trình lâu dài của hoạt động kiểm tra cho dù mọi bước trong tiến trình đó đều được thực hiện một cách nhanh chóng.

Tiến trình kiểm tra mang tính dự phòng có thể được diễn tả trong sơ đồ sau:

Tiến trình kiểm tra dự phòng

Ngân sách

Ngân sách là tiến trình phân loại các khoản chi đề nghị và kết nối chúng với mục tiêu. Ngân sách thường biểu diễn chi phí bằng tiền của các công việc hoặc nguồn lực khác nhau.

Những loại ngân sách thường gặp nhất trong kinh doanh:

• Ngân sách bán hàng: là sự dự báo về doanh thu kì vọng, thường được phát biểu theo kì vọng sản phẩm trên cơ sở hàng tháng và sau đó điều chỉnh theo hàng năm. Loại ngân sách này là một biện pháp kiểm soát vì nó là một tiêu chuẩn cho sự đánh giá những hoạt động buôn bán và tiếp thị.
• Ngân sách nguyên vật liệu: lượng nguyên vật liệu kỳ vọng mua, thường được công bố theo từng loại cụ thể, có thể khác biệt giữa các tháng vì ảnh hưởng của tính thời vụ và mức tồn kho.
• Ngân sách lao động: Thường được biểu diễn bởi số lượng nhân viên và giá trị bằng tiền của mỗi công việc.
• Ngân sách vốn: là các khoản đầu tư cho tài sản hữu hình như nhà cửa, thiết bị…thường thời gian yêu cầu hơn một năm.
• Ngân sách nghiên cứu và phát triển: các khoản chi cho phát triển hoặc cải tiến sản phẩm, nguyên vật liệu và tiến trình.
• Ngân sách tiền mặt: Dự trù số lượng tiền mặt mà tổ chức phải có trong tay dùng để chi tiêu, thường được xây dựng cho ít nhất một năm và cho mỗi tháng của năm.

Phân tích tài chính

Đánh giá tình trạng tài chính của một doanh nghiệp cho hai hay nhiều giai đoạn được gọi là phân tích tài chính.

Một số kĩ thuật được sử dụng:

• Phân tích tỷ lệ: liên quan đến việc chọn lựa hai số liệu quan trọng, biểu diễn mối quan hệ giữa chúng như là một phân số và so sánh giá trị này cho hai giai đoạn khác nhau hoặc với cùng tỷ lệ với tổ chức tương tự. Có rất nhiều tỷ lệ để so sánh, những tỷ lệ được sử dụng nhiều nhất để so sánh là tính sinh lợi, khả năng thanh toán nhanh, các hoạt động và đòn bẩy.
• Bảng cân đối (quyết toán): Cho biết tình trạng tài chính của một tổ chức trong một thời điểm nào đó. Nó là phương tiện giúp cho nhà quản lí kiểm soát khả năng tài chính của đơn vị mình nhằm đáp ứng những nghĩa vụ bình thường.
• Bảng kết toán thu nhập: Bảng này phân tích hoạt động tài chính của tổ chức trong một thời kì, ba tháng, sáu tháng hay một năm. Bảng này kiểm soát lợi nhuận của tổ chức, ta có thể dùng nó để so sánh số liệu của hai thời kì.
• Tỉ số bình thường (hiện có): là tỉ số giữa tài sản với những món nợ. Tỉ số bình thường 1:1. Tỉ số 2:1 chứng tỏ công ty đang mạnh về tài chính, dưới 1:1 nghĩa là tổ chức có khó khăn trong thanh toán những món nợ ngắn hạn.

Phân tích trường hợp hoà vốn

Đó là trường hợp không có lời hay lỗ. Đây là một công thức đơn giản, nhưng có giá trị cho người quản lí, nó chỉ ra sự tương quan giữa thu nhập, chi phí và lợi nhuận. điểm hòa vốn là điểm mà tại đó doanh thu từ việc bán sản phẩm với một giá nào đó đủ để bù đắp các khoản chi phí của doanh nghiệp. Nếu sản lượng nằm dưới mức đó thì sẽ bị lỗ, nếu vượt lên trên mức đó thì doanh nghiệp bắt đầu có lãi.

Muốn tính ra điểm hoà vốn phải biết giá đơn vị sản phẩm đem bán, chi phí biến đổi của mỗi đơn vị và tổng chi phí bất biến.

Công thức tính :

Kế toán nguồn nhân lực

Nhân lực là nguồn lực quan trọng của tổ chức. Việc kế toán nguồn nhân lực được coi là những khoản tiền đầu tư chứ không phải chi phí. Đó là việc kiểm soát nội bộ, đòi hỏi nhà quản trị phải chú ý tới việc nhân viên là nguồn tài nguyên giá trị nếu không kiểm soát cẩn thận thì có thể làm suy giảm.

Lợi ích chính trong việc kế toán nhân lực là làm cho nhà quản trị ý thức được rằng có được và giữ được những nhân viên là một lợi ích dài hạn cho tổ chức.

Kiểm toán

Kiểm toán là sự kiểm định chính thức những tài khoản, hồ sơ, hoạt động hay thực hiện của một đơn vị chủ yếu là để kiểm tra những cơ chế kiểm soát của một tổ chức.

Có hai loại kiểm toán:

• Kiểm toán từ bên ngoài do một bộ phận kế toán độc lập ngoài tổ chức thực hiện. Lối kiểm toán này là để bảo vệ những cổ đông. Đối với quản lí thì nó chỉ có một tác dụng gián tiếp là làm cho những nhân viên kế toán của công tác phải nghiêm túc trong công việc kế toán của mình.
• Kiểm toán từ bên trong thực hiện bởi những nhân viên kế toán của tổ chức.

Xác định quá trình sản xuất

Quá trình chuyển các yếu tố đầu vào thành các lượng đầu ra mong muốn gọi là quá trình sản xuất (cho ví dụ).

Quá trình sản xuất đơn giản nhất của một tổ chức đều có hệ thống hoạt động tạo ra giá trị từ việc chuyển đầu vào thành đầu ra.

Hệ thống đầu vào – con người, vốn, thiết bị, nguyên vật liệu…và chuyển chúng thành hàng hoá hay dịch vụ mong muốn (hình 7-1).

Kiểm tra bảo trì trong sản xuất

Để giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ một cách có hiệu quả và có năng suất đòi hỏi phải có hệ thống hoạt động sử dụng trang thiết bị cao và tổng thời gian chết thấp nhất. Điều này gợi cho nhà quản lí chú ý đến việc kiểm soát bảo trì sản xuất. Tuy nhiên, tầm quan trọng của việc kiểm tra bảo trì sản xuất lại phụ thuộc vào quy trình công nghệ được sử dụng.

Có ba cách tiếp cận về kiểm tra duy trì sản xuất:

• Bảo trì phòng ngừa sản xuất được tiến hành trước khi xảy ra hư hỏng.
• Bảo trì sửa chữa sản xuất là đại tu toàn bộ, thay thế hoặc sửa chữa trang thiết bị khi bị hư hỏng.
• Bảo trì có trang bị nhằm đại tu hoặc sửa chữa khi kiểm tra máy móc và đánh giá tình trạng thiết bị.

Kiểm tra chất lượng sản phẩm

Khi nói kiểm tra chất lượng là nói đến theo dõi chất lượng, trọng lượng, bền chắc, tính nhất quán, màu sắc, khẩu vị, độ tin cậy, sự hoàn thiện…nhằm bảo đảm chúng sẽ đáp ứng đúng tiêu chuẩn đã định trước.

Kiểm tra chất lượng là đòi hỏi đầu ra của tổ chức phải đáp ứng tiêu chuẩn chấp nhận được.

Có hai phương thức thống kê kiểm tra chất lượng:

• Lấy mẫu nghiệm thu: là sự đánh giá về vật tư mua sắm hay chế biến hoặc sản phẩm đang có. Ta lấy ra một mẫu, sau đó việc chấp nhận hay từ chối cả lô hàng dựa trên cơ sở tính toán rủi ro sai sót của mẫu.
• Kiểm soát quá trình: là lấy mẫu hàng ra trong quá trình chế biến xem quá trình có chịu dưới sự kiểm soát.

Đánh giá thực hiện

Mỗi công việc của nhân viên đều có những tiêu chuẩn định sẵn để vạch rõ những gì họ phải làm. Những tiêu chuẩn này phải rõ ràng và khách quan, phải cụ thể và có thể đo lường được.

Có thể dùng những tiêu chuẩn tuyệt đối, theo đó nhân viên được đánh giá theo một tiêu chuẩn cố định chứ không phải so sánh người này với người khác.

Phương pháp thứ hai là dùng những tiêu chuẩn tương đối, tức là so sánh người này với người khác. Phương pháp này tránh được thiên kiến thổi phồng tất cả nhân viên trong đơn vị của mình. Nhưng không có sự cách biệt đáng kể giữa họ.

Phương pháp đánh giá thứ ba là quản lí bằng mục tiêu của họ và đánh giá họ qua trao đổi. Những cuộc trao đổi sẽ làm việc tích cực hơn khi họ cảm thấy sự đánh giá là công bằng, quản lí thành thật, và có không khí xây dựng.

Những hình thức kiểm tra quản lí trực tiếp

Nếu nhân viên thực hiện có kết quả, họ phải được thưởng để củng cố và duy trì hành vi. Ngược lại, nếu việc thực hiện của một nhân viên không có kết quả thì người quản lí xem xét nguyên nhân. Nếu do yếu kém thì nhà quản trị phải tổ chức lớp huấn luyện cho nhân viên này. Nếu do động cơ thì bắt buộc nhà quản trị phải thi hành kỉ luật. Tiến trình kỉ luật gồm các bước sau:

• Cảnh cáo miệng là hình thức nhẹ nhất áp dụng cho những lỗi như đi trễ nhiều lần.
• Cảnh cáo viết: Đây là bước chính thức đầu tiên, bước này chỉ khác bước trước ở chỗ nó kết thúc bằng một văn bản viết sẽ được xếp vào hồ sơ cá nhân đương sự.
• Ngưng việc: Bước này chỉ áp dụng khi hai bước đầu không có kết quả hay vi phạm nặng hơn hai mức của hai bước trên.
• Sa thải: bước này chỉ áp dụng cho những vi phạm quá nặng. Quyết định sa thải phải được xem xét rất kĩ, nhất là đối với những người làm việc lâu năm trong doanh nghiệp hay đã quá 50 tuổi không dễ dàng tìm việc mới. Hơn nữa còn có trường hợp họ kiện lại tổ chức vì có nhiều trường hợp họ không thể bị sa thải.

Những hình thức thay thế cho kiểm tra trực tiếp