Cơ sở lý luận về công tác phân tích công việc trong doanh nghiệp

Công việc.

“Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi cùng một người lao động hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động.”^"1"

Phân tích công việc.

“Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc”^"2".

Thu thập các thông tin về công việc

Bản mô tả công việc

"Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể."^"3"

Một bản mô tả công việc thường bao gồm các phần sau:

Phần xác định công việc: bao gồm các thông tin chủ yếu sau:

- Tên công việc hoặc chức danh công việc

- Phòng, ban hoặc bộ phận làm việc

- Mã số công việc

- Ngạch lương

- Nơi thực hiện công việc

- Người lãnh đạo trực tiếp

- Số người dưới quyền

Phần tóm tắt công việc: là phần tóm tắt về công việc, mô tả những tính chất, chức năng hoặc những hoạt động cơ bản trong công việc giúp phân biệt công việc này với công việc khác. Sau đó liệt kê chi tiết về các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và các quan hệ của người thực hiện công việc.

Phần điều kiện làm việc: trong phần này chỉ rõ các điều kiện về môi trường vật chất như: máy móc thiết bị, phương tiện hỗ trợ, thời gian làm việc, an toàn và vệ sinh lao động, các rủi ro trong công việc, …

Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện

“Là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác.”^"4"

Bản yêu cầu đối với người thực hiện nên chú ý yêu cầu ở mức trung bình, không nên đặt mức quá cao cho người thực hiện, đặc biệt là các yêu cầu về đào tạo.

"3" : Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ nh©n lùc, tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n, trang 51

"4" : Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ nh©n lùc, tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n, trang 52

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc.

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc được xây dựng theo các bước:

- Xác định những nhiệm vụ quan trọng có thể đo lường được của vị trí công việc.

- Xác định các tiêu chuẩn kết quả công việc là mức độ thực hiện công việc mà một cá nhân có khả năng và được đào tạo đầy đủ có thể đạt được khi thực hiện vị trí công việc đó.

Phân tích công việc trên cơ sở của việc đánh giá thực hiện các chức năng.

Phương pháp này dựa trên ba yếu tố chủ yếu là: dữ liệu, con người và vật dụng. Mỗi loại yếu tố dữ liệu, mỗi nhân viên phải được thực hiện các chức năng sau:

. Những chức năng cơ bản của quá trình thực hiện công việc của một nhân viên

Phương pháp bảng câu hỏi phân tích chức vụ.

Phương pháp này nhằm mục đích thu thập các thông tin định lượng, đánh giá mức độ của các trách nhiệm, nhiệm vụ của các công việc khác nhau. Người phân tích công việc phải xác định mỗi vấn đề có vai trò gì đối với công việc và nếu có thì ở phạm vi, mức độ áp dụng thế nào theo cách phân loại. Tất cả công việc đều được đánh giá điểm trên cơ sở xác định xem công việc được đánh giá như thế nào theo 5 nhóm: Ra quyết định, giao dịch và trách nhiệm xã hội; thực hiện các công việc mang tính chất ngành nghề đòi hỏi kỹ năng cao; Công việc đòi hỏi sự cố gắng về thể lực; Công việc đòi hỏi phải điều khiển máy móc thiết bị; Xử lý thông tin. Sử dụng kết quả bảng đánh giá câu hỏi phân tích chức vụ, để so sánh công việc này với công việc khác và làm cơ sở trả lương cho nhân viên.

Phương pháp phân tích công việc theo chức vụ kỹ thuật.

Áp dụng để phân tích các công việc do công nhân thực hiện nhằm xác định cấp bậc hay mực độ phức tạp của công việc. Bao gồm các bước:

b1. Xác định những chức năng chủ yếu trong thực hiện công việc thông thường có thể phân loại được.

b2. Tính điểm các chức năng: So sánh các chức năng trên cơ sở các yêu cầu, đặc điểm khi thực hiện công việc, từ việc xác định quan hệ tỷ lệ giữa các chức năng. Chức năng thực hiện công việc được đánh giá là quan trọng nhất, chiếm tỷ trọng cao nhất so với tất cả các chức năng khác trong thực hiện công việc. Mỗi chức năng lại được chia thành bốn mức độ phức tạp, ứng với mức độ phức tạp đó người ta cho điểm tối thiểu đến tối đa.

b3. Xác định số điểm của mỗi công việc: Số điểm của mối công việc được tính bằng số điểm cho tất cả các chức năng của công việc.

b4. Chuyển từ điểm sang bậc: Căn cứ vào tổng số điểm của mối công việc để chuyển từ điểm sang bậc. Mỗi công việc có mức độ phức tạp và tầm quan trọng khác nhau sẽ được xếp vào một cấp bậc kỹ thuật nhất định, công việc càng phức tạp, tinh thần trách nhiệm càng cao thì cấp bậc kỹ thuật cũng càng cao.

- Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật do nhà nước thống nhất và quản lý trong phạm vi toàn quốc. Các doanh nghiệp không có quyền ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật.

- Số lượng cấp bậc của các công việc trong cùng một nghề bao giờ cũng tương ứng với số bậc lương của công nhân nghề đó.

- Khoảng cách về điểm giữa các bậc của công việc trong cùng một nghề được xác định tương ứng với hệ số lương của công nhân nghề đó.

Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp, đồng thời nó còn xác định rõ định biên lao động trong từng bộ phận. Trong khi đó phân tích công việc lại dựa vào chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phậnvà định biên lao động trong các bộ phận đã được xác định từ trước để xây dựng và mô tả nhiệm vụ chức năng của từng công việc trong các bộ phận. Vậy nên nếu một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ cung cấp một nền tảng vững chắc cho việc Phân tích công việc.

Quan điểm của người lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp.

Quan điểm của người lãnh đạo doanh nghiệp có ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý nói chung và công tác quản trị nhân lực nói riêng trong doanh nghiệp. Là một trong những hoạt động của quản trị nhân lực nên phân tích công việc không tránh khỏi sự ảnh hưởng của quan điểm của người lãnh đạo trong doanh nghiệp. Theo đó, tuỳ theo quan điểm cũng như nhận thức của người lãnh đạo mà hoạt động phân tích công việc sẽ được chú trọng hay không.

Người quản lý trực tiếp và người lao động trong doanh nghiệp.

Người quản lý trực tiếp có nhiệm vụ phối hợp với người phân tích công việc tạo điều kiện và cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về công việc trong bộ phận mình quản lý và tham gia viết các văn bản cho công việc. Họ là người trực tiếp giúp đỡ cho người quản lý nhân sự trong việc lập kế hoạch, xây dựng, tổ chức thực hiện và theo dõi kiểm tra quá trình phân tích công việc. Họ cũng chính là những người áp dụng các kết quả của phân tích công việc vào trong công việc quản lý.

Người lao động là người trực tiếp tham gia sản xuất. Những thông tin này chủ yếu được thu thập thông qua người lao động làm các công việc đó. Vì vậy, chỉ khi nào người lao động trong doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động phân tích công việc thì họ mới cung cấp cho ta những thông tin chính xác và đầy đủ về công việc.

Khả năng trình độ của cán bộ phân tích công việc.

Người lao động đã cung cấp cho chúng ta thong tin đầy đủ và chính xác về công việc, nhưng nếu không xử lý được hoặc xử lý không tốt thì kết quả cũng sẽ không tốt. Do đó để thu thập và xử lý được các thông tin, cần phải có những người có đầy đủ những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết về phân tích công việc để có thể đưa ra được những kết quả cuối cùng của phân tích công việc có thể làm cơ sở cho các hoạt động khác của quản trị nhân sự.

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực.

“Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng các kế hoạch lao động để đáp ứng được các nhu cầu đó”.^5”

"5" : Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ nh©n lùc, tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n, trang 65

Và nhu cầu nhân lực đó được dự đoán thông qua kết quả của phân tích công việc. Dựa vào những công việc được phân tích, doanh nghiệp có thể dự đoán một cách khoa học về số lượng, chất lượng nguồn nhân lực cần thiết, và kết hợp với mục tiêu và chiến lược phát triển của doanh nghiệp mà đưa ra kế hoạch nhân lực cho Doanh nghiệp.

Tuyển mộ, tuyển chọn.

“Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lự lượng lao động bên trong tổ chức.”^6”

Thông qua yêu cầu đối với người thực hiện công việc như về trình độ, khả năng, kinh nghiêm mà Doanh nghiệp sẽ đưa ra các thông tin tuyển mộ phù hợp nhằm tuyển mộ được đúng đối tượng để tiết kiệm thời gian.

“Tuyển chọn là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm ra được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được từ quá trình tuyển mộ.”^7”

Cơ sở của tuyển chọn là các yêu cầu của công việc đã được đưa ra trong bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc. Căn cứ vào đó mà doanh nghiệp sẽ xác định các điều kiện cơ bản mà người dự tuyển cần có để làm được công việc cần tuyển, từ đó xác định các tiêu chuẩn để đánh giá và tìm ra người phù hợp với công việc cần tuyển lao động của doanh nghiệp.

Bố trí nhân lực.

Bố trí nhân lực là tổng hợp các hoạt động bao gồm định hướng, bố trí lại và cho người lao động thôi việc. (theo giáo trình quản trị nhân lực, ĐH KTQD, trang 123).Thông qua kết quả của phân tích công việc, người quản lý có thể hiểu được những yêu cầu về năng lực, trình độ, chuyên môn của người lao động, qua đó doanh nghiệp sắp xếp người lao động vào những vị trí công việc phù hợp, giúp họ có thể phát huy tối đa năng lực mình.

"6" : Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ nh©n lùc, tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n, trang 95

"7" : Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ nh©n lùc, tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n, trang 108

Đánh giá thực hiện công việc.

“Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động.”^8”

Để có thể đánh giá thực hiện công việc của người lao động một cách chính xác cần phải có một hệ thống đánh giá thực hiện công việc đầy đủ và công bằng với những tiêu chuẩn khách quan để so sánh với thực tế thực hiện công việc của người lao động. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ cung cấp cho người quản lý các tiêu chuẩn khách quan để đánh giá sự thực hiện công việc của người lao động một cách công bằng và chính xác.

Thù lao lao động.

“Thù lao lao động là tất cả các khoản mà người lao động nhận được thông qua mối quan hệ thuê mướn giữa họ với tổ chức.”^9”

Bản mô tả công việc sẽ cho người quản lý thấy được mức độ phức tạp của công việc và tầm quan trọng của mỗi công việc trong doanh nghiệp. Đó sẽ là cơ sở để xác định mức lương cho từng công việc.

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ cho người quản lý thấy được mức độ hoàn thành công việc của từng người, từ đó xác định tiền thưởng hay tăng lương cho người lao động.

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

“Đào tạo và phát triển là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức”^10”

Kết quả của phân tích công việc sẽ cung cấp các thông tin liên quan đến nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn thực hiện công việc và các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện công việc. Đó là các thông tin mà quá trình đào tạo cần có.

¶n trÞ nh©n lùc, tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n, trang 161

Quan hệ lao động, vệ sinh và an toàn lao động.

Kết quả của phân tích công việc sẽ cung cấp những thông tin về nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng của người lao động và được sử dụng làm căn cứ xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của người lao động khi có tranh chấp, khiếu nại và kỷ luật lao động. Điều này sẽ giúp giải quyết tốt quan hệ lao động bởi đó là những quan hệ liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của các bên tham gia vào quá trình lao động

Phân tích công việc sẽ cho ta các thông tin về điều kiện môi trường làm việc, giúp ta biết những chỗ nào là nguy hiểm và có biện pháp đề phòng, loại trừ hoặc giảm bớt những nguy cơ tai nạn và bệnh nghề nghiệp có thể xảy ra cho người thực hiện công việc. Không những thế nó còn cung cấp các thong tin để có thể thực hiện công tác quản lý vệ sinh và an toàn lao động một cách khoa học và hiệu quả.