Chương 9. Tự động hoá Word bằng cách sử dụng Macro

Ta có thể tự động hoá một số tác vụ đơn giản hay phức tạp trong Microsoft Word bằng cách tạo các Macro. Một Macro bao gồm một loạt các tác vụ của Word và cho phép chúng ta thi hành các tác vụ đó bằng cách chỉ phát một lệnh. Bằng cách ghi lại Macro, ta có thể tiết kiệm được nhiều thời gian và làm cho Word dễ dùng hơn. Khi tạo Macro, điều đó có nghĩa là bạn đã tạo cho Word một chức năng mới.

Khi ghi Macro, bạn sẽ lưu lại nhiều lệnh Word. Sau này bạn có thể thực hiện lại tất cả các lệnh đó bằng cách thi hành Macro

Để ghi macro, ta làm như sau:

1. Chọn Tools => Macro => Record New Macro hay nháy đúp lên từ REC trên thanh trạng thái của Word

Word sẽ mở hộp thoại Record Macro:

1. Thực hiện một hay nhiều bước tuỳ chọn sau:
   1. Đặt tên cho macro trong mục Macro Name. Nên sử dụng tên macro dễ hiểu và ngắn gọn
   2. Ghi chú cho macro trong mục Description. Bạn ghi thêm các thông tin chi tiết hơn cho phần ghi chú đó
   3. Để gắn macro cho nút nhấn trên thanh công cụ hoặc lệnh đơn, ta chọn Toolbar. Để gắn macro cho phím tắt, chọn nút Keyboard. Nừu không làm như vậy, bạn thi hành macro bằng cách sử dụng hộp thoại Macros
   4. Theo ngầm định, macro mới sẽ được lưu trong khuôn mẫu Normal. Nừu không, bạn cõ thể chọn tên khuôn mẫu trong danh sách Store Macro để macro chỉ hoạt động trong loại tài liệu đó.
2. Nhắp lên nút OK để bắt đầu ghi lại macro. Khi Marco đang ghi, Word sẽ hiển thị biểu tượng máy cát xét bên cạnh con trỏ chuột và hiển thị thanh công cụ Stop Recording
3. Thực hiện tất cả các tác vụ bạn muốn lưu trong Marco. Cú ý, macro không ghi lại những sự kiện chuột. Nếu muốn tạm dừng ghi các tác vụ chọn nút Pause Recording
4. Nhấn nút Stop recording để kết thúc việc ghi các lệnh.

- Thay đổi ghi chú, xoá macro hay thay đổi nội dung macro:

1. Chọn Tools => Macro hay nhấn tổ hợp ALT + F8

2. Chọn macro từ danh sách Macro Name

3. Thực hiện các điều chỉnh tương ứng với các nút lệnh

- Nếu đã gắn macro cho thanh công cụ hay nút nhấn Toolbars thì thi hành maro bằng cách nháy đúp lên nút nhấn, chọn lệnh hoặc nhấn tổ hợp phím đã đặt

- Nếu không ta thực hiện bằng cách:

1. Chọn Tools => Macro

2. Trong danh sách Macro In, chọn All Active Templates And Documents hay tên khuôn mẫu chứa Marco

3. Chọn macro từ danh sách Macro Name.

4. Chọn nút Run

 Thận trọng khi sử dụng các macro nguồn gốc không rõ ràng, chúng có thể gây ra những hậu quả khôn lường, vì đó có thể là macro Virut. May thay, Word cũng có khả năng nhận biêt được các macro virut.