Chương 3: Trình bày trang và màn hình

Thiết lập cỡ giấy và hướng in: chọn Page size

- Nháy chuột vào mũi tên xuống ở mục Page size để chọn cỡ giấy. Có thể lựa một trong các cỡ được định nghĩa sẵn. Muốn tạo trang in có kích thước tuỳ ý thì thay đổi các con số quy định chiều rộng (Width) và chiều cao ( Height). Khi đó cỡ giấy được gọi là Custome size (cỡ của người dùng tự định nghĩa)

- Chọn nút tác dụng cho mục Portrait ( hướng in dọc) hoặc Landscape ( hướng in ngang)

- Trong mục Apply To ( áp dụng cho) chọn một trong 3 khả năng:

. This Section - để áp dụng cho vùng hiện tại.

. This point Forward - áp dụng cho vùng từ vị trí hiện tại trở về sau

. Whole Document - áp dụng cho toàn bộ tài liệu.

- Chọn OK để xác nhận các thông số mới thiết lập. Có thể chọn Default để lưu các thông số vào tệp khuôn mẫu sử dụng cho nhiều tài liệu về sau.

Đặt lề, chọn Page Margins.

- Thay đổi khoảng cách từ mép giấy đến phần văn bản, gồm các phần Trên ( Top), Dưới (Bottom), Trái ( Left), Phải ( Right). Sau khi thay đổi một trong các thông số quy định lề, phần Preview sẽ cho thấy hình dạng tương đối của văn bản so với kích thước giấy.

- Để in tài liệu theo mặt đối xứng của giấy, chọn tác dụng cho mục Mirror Margins (làm mép lề đối xứng). Khi đó, các mục Left, Right sẽ được đổi thành Inside ( chỉ mép lề trong), Outside ( chỉ mép lề ngoài) và chúng sẽ thay đổi tuỳ theo các trang chẵn, lẻ của tài liệu.

- Con số trong hộp Gutter để chỉ khoảng cách chừa lề cho việc đóng tập tài liệu.

- Mục Apply To và các bước tiếp theo thao tác tương tự như phần Page size.

* Cách đặt lề bằng thước đo.

Phương pháp này thường kết hợp giữa các thao tác xử lý chuột và cây thước ngang trên màn hình ( việc sử dụng phím mất nhiều thời gian và phức tạp hơn). Việc đặt lề ảnh hưởng đến toàn bộ đoạn văn bản hiện tại. Trên thước sẽ có các mẫu hình tam giác quy định vị trí lề hiện tại. Muốn thay đổi chỉ cần rê chuột lên các mẫu tương ứng, di chuyển đến vị trí mới rồi thả chuột. Phía trái thước gồm 3 phần: hai mẫu hình tam giác phía trên và một mẫu hình vuông bên dưới.

- Mẫu tam giác trên: đặt lề trái cho dòng đầu tiên trong đoạn

- Mẫu tam giác dưới: đặt lề trái cho các dòng còn lại

- Mẫu hình vuông: đặt lề trái cho cả đoạn

Để thay đổi lề trái cho toàn bộ văn bản, di con trỏ chuột đến phần tiếp giáp giũa hai mẫu tam giác cho đến khi xuất hiện mũi tên hai chiều Rồi rê chuột để thay đổi. Mỗi khi rê chuột, sự thay đổi sẽ hiện ra ngay trên màn hình.

Chọn vị trí đánh số trang

- Đầu trang - Top of Page ( Header) hoặc cuối trang - Bottom of Page ( Footer)

- Bên trái, phải, giữa hoặc bên trong/ ngoài mép giấy đối với trường hợp in theo hai mặt đối xứng của trang giấy.

Có/ không hiển thị số trang ở trang đầu tiên của tài liệu( Show Number on first Page)

Nháy chuột nút Format để thiết lập các thông số:

- Bắt đầu đánh từ số mấy ( Start At) hoặc tiếp theo số trang của phần trước ( continue from previous section)

- Kiểu cách số ( Number Format)

chọn OK để xác nhậm các thiết lập hoặc Cancel để bỏ qua.

Các kiểu xem trong tài liệu

Có thể sử dụng bốn chế độ khác nhau để xem tại liệu trên cửa sổ màn hình. Từ thực đơn dọc View chọn một trong bốn kiểu sau:

- Normal (chế độ bình thường): đây là chế độ mặc nhiên của Word, phần lớn các kiểu định dạng đặc biệt đều nhìn thấy được trên màn hình. Riêng một số trường hợp được đơn giản hoá để tăng tốc độ truy xuất ( ví dụ: trong chế độ này sẽ không thấy được các tiêu đề và số trang, không thực hiện được các thao tác vẽ đồ hoạ...)

Trong chế độ này, các trang ngăn cách nhau bởi đường chấm chấm nằm ngang.

- Outline ( chế độ tổng quan): thường dùng để xem các mục tiêu đề lớn của tài liệu, giấu đi các chi tiết nhỏ hoặc chuyển chúng đến một vị trí mới.

- Page Layout ( chế độ trình bày ngang): tài liệu sẽ được hiện lên giống như lúc được in ra. Các tiêu đề đầu và cuối trang, số trang đều được thể hiện. Muốn sử dụng các thao tác vẽ đồ hoạ phải chuyển qua chế độ này.

- Master Document ( chế độ tổng quan tài liệu): tương tự như chế độ Outline nhưng ở mức cao hơn. ở chế độ này có thể thao tác thêm cả phần tài liệu con, kết hợp nhiều tệp vào một tài liệu lớn...

Xem toàn màn hình

Có thể cho vùng làm việc của người sử dụng nhiều hơn bằng cách bỏ hết các thanh Menu, thanh công cụ,...Để thực hiện việc này, chọn View- Full Screen. Trở lại màn hình cũ bằng cách gõ Esc hay nháy chuột vào hộp Full Screen.

Phóng to thu nhỏ màn hình

- Nháy chuột vào biểu tượng Zoom Control hoặc vào thực đơn dọc View, chọn Zoom.

- Chọn một trong các con số quy định % văn bản được hiển thị hoặc tăng giảm con số tuỳ ý trong hộp Percent.

Hiển thị tài liệu trước khi in

Để xem tổng quát toàn bộ tài liệu trước khi in, có thể thực hiện bằng hai cách:

- Nháy chuột vào biểu tượng Pint Preview trên thanh công cụ.

- Vào menu File, chọn Print Preview.

Word sẽ thực hiện tách trang, đánh số trang... rồi hiển thị toàn bộ văn bản lên màn hình với vị trí và tỉ lệ của tài liệu so với trang giấy.

Trên thanh công cụ của Print Preview, có thể thực hiện xem một trang hiện tại hoặc nhiều trang. Đồng thời cũng có thể sửa chữa bằng cách:

- Định vị trí con trỏ văn bản tại nơi cần sửa.

- Nếu con trỏ chuột có hình dạng kính lúp ( phóng to/ thu nhỏ) thì nháy chuột vào biểu tượng Magnifier trên thanh công cụ để trở về chế độ bình thường.

- Thực hiện các thao tác sửa đổi như trong chế độ thường.

Nháy chuột vào biểu tượng Close để thoát khỏi chế độ Print Preview.

Bật tắt việc hiển thị thước, các thanh công cụ:

- Thước: vào thực đơn dọc View, chọn Ruler.

- Các thanh công cụ: vào thực đơn dọc View, chọn Toolbars. Hộp lựa chọn hiện ra cho phép đặt/ bỏ dấu X vào ô tương ứng của thanh công cụ.