Chương 2: Soạn thảo văn bản trên microsoft Winword

Khởi động Winword

Nháy chuột vào nút Start ⇒ chọn program ⇒ chọn Microsoft Word hoặc nháy chuột vào biểu tượng

Màn hình giao tiếp của Winword

Sau khi khởi động, màn hình chính của Winword xuất hiện như sau:

- Title bar ( Thanh tiêu đề): dòng chứa tên của tệp văn bản.

- Menu Bar ( Thực đơn hàng ngang): dòng chứa các lệnh của Winword, mỗi lệnh ứng với một thực đơn dọc ( Menu PopUp).

Thao tác để mở một thực đơn dọc:

- Chỉ con trỏ chuột vào tên thực đơn dọc trên Menu Bar rồi nhấn nút trái chuột.

- Hoặc gõ phím F10, rồi dùng phím mũi tên di chuyển vệt sáng đến thực đơn dọc cần mở và ấn nút trái chuột.

- Hoặc gõ Alt+ ký tự đại diện của tên thực đơn dọc ( ký tự có gạch dưới) trong các thực đơn dọc.

- Các lệnh được in màu rõ là có thể chọn và thực hiện được.

- Các lệnh có màu xám nhạt là lệnh tạm thời không thực hiện được.

- Các ký tự được gạch dưới thì có thể chọn lệnh tương ứng bằng cách nhấn ký tự đó (thay vì phải di vệt sáng đến lệnh và nhấn Enter).

- Các lệnh có ghi kèm tổ hợp phím thì có thể chọn nhanh bằng cách nhấn tổ hợp phím đó ( ví dụ: có thể lưu văn bản lên đĩa bằng cách nhấn Ctrl+S)

- Các lệnh có dấu 3 chấm (...) phía sau cho biết sẽ có một hộp thoại xuất hiện khi lệnh được chọn.

Tools BarTitle BarFormating BarFont Sizet Font StyleDrawingAlignNumberingScroll barRulerDrawing barStatus bar

- Tools Bar ( thanh công cụ): Chứa một số biểu tượng ( Icon) thể hiện một số lệnh thông dụng. Thay vì phải vào các hộp menu để chọn lệnh, chỉ cần nháy chuột lên biểu tượng của lệnh tượng ứng. Ví dụ: Muốn lưu văn bản lên đĩa thay vì vào menu File chọn Save, chỉ cần nháy chuột lên biểu tượng đĩa mềm.

Chú ý:

- Các Tool Bar có thể tắt hay mở bằng lệnh View/ToolBar

- Muốn biết ý nghĩa của một biểu tượng nào đó thì rà mũi tên chuột ( không nhấn nút chuột) lên biểu tượng đó và chờ vài giây.

- Formating Bar ( thanh định dạng): Chứa các hộp và biểu tượng dành cho việc định dạng văn bản như kiểu, loại font, cỡ font, căn lề ...

Ruler ( thước): Hiển thị thước theo chiều ngang, dọc văn bản. Ruler có thể tắt hay mở bằng View/Ruler.

- Text area ( vùng văn bản): đây là vùng lớn nhất dùng để nhập văn bản.

- Status Bar ( thanh trạng thái): hiển thị tình trạng của cửa sổ hiện tại như số thứ tự trang, thứ tự cửa sổ, tổng số trang, vị trí con trỏ ( dòng, cột), giờ, tình trạng của Capslock, Numlock,... thanh này nằm ở dòng cuối cùng màn hình.

- Shortcut Menu: Kích hoạt bằng cách nháy nút phải của chuột. Thao tác nhanh theo từng đối tượng ( tùy theo vị trí con trỏ chuột mà kích hoạt Shortcut Menu tương ứng).

- Scroll bar (các thanh cuộn ngang, dọc) hay thanh trạng thái, để hiển thị hoặc che dấu, hãy chọn Option từ lệnh đơn Tools và mở khối View ra trong hộp hội thoại Option để chọn tuỳ chọn tương ứng

Xử lý các cửa sổ

Word cho phép làm việc đồng thời với nhiều văn bản trên các cửa sổ khác nhau. Khi vừa khởi động, Word mở một cửa sổ với tên mặc nhiên là Documentl. Để mở một cửa sổ mới có thể vào Menu File chọn New hoặc Open

- Chọn New: Mở một văn bản mới ( hoặc gõ Ctrl+N hoặc chọn biểu tượng )

-Chọn Open: Mở văn bản đã có trên đĩa. ( Ctrl+O hoặc )

Tại một thời điểm chỉ có một cửa sổ được kích hoạt, muốn làm việc với một cửa sổ khác đã được mở: Gõ Alt+W, chọn số thứ tự tượng ứng với cửa sổ cần kích hoạt.

Để tiết kiệm bộ nhớ, nên đóng các cửa sổ không cần thiết, chỉ giữ lại các cửa sổ cần trao đổi dữ liệu với nhau. Muốn đóng một cửa sổ thì nó phải đang được kích hoạt, vào menu File, chọn Close (hoặc nháy đúp chuột vào hộp điều khiển trên thanh Menu Bar).

Chú ý: Khi thực đơn dọc File được kích hoạt, gần cuối hộp thực đơn dọc có danh sách 4 tài liệu được soạn mới nhất, chỉ cần Click tên tài liệu hoặc nhấn số thứ tự tương ứng để mở tài liệu đó. Có thể không hiện hoặc thay đổi số tài liệu được hiển thị bằng cách vào thực đơn dọc Tools, chọn Options, Click mục General và thay đổi phần Recently user List File.

Lưu trữ tài liệu

a. Để lưu trữ một tài liệu có thể chọn một trong các cách sau:

- Gõ Ctrl+S ( hoặc nháy chuột trên biểu tượng

- Vào Menu File, chọn Save.

Lần đầu lưu trữ tài liệu,hộp đối thoại Save as xuất hiện, yêu cầu người sử dụng nhập vào:

- Tên tệp

- Thư mục để chứa tệp lưu trữ

- Kiểu loại tệp: ( Click vào hộp Save File as Type), cho phép lựa chọn một trong các kiểu văn bản để dùng cho WordPerfect, MS-DOS Text, Window Write...

- Hộp Options cho phép định các cấu hình khi lưu trữ, Password cho tệp...

- Cuối cùng chọn OK để lưu

Kể từ đó, mỗi khi thực hiện thao tác lưu trữ tệp thì văn bản sẽ được lưu vào tên tệp đã đặt theo dạng của lần ghi đầu tiên.

b. Ghi vào đĩa với một tên