Cách viết thư chuẩn tiếng Anh

Bài viết này sẽ chia sẻ tới các bạn cách viết thư bằng tiếng Anh đơn giản và chuẩn nhất mà bạn có thể áp dụng với bất cứ thể loại nào.

Trong đời sống giao tiếp của mọi người giữa xã hội hiện nay, thư là một phần phổ biến và quan trọng. Thư có nhiều dạng như thư thân mật, thư cá nhân, thư giao dịch, thư thương mại… nhưng chúng đều tuân theo một cấu trúc chung. Hôm nay, chúng ata sẽ cùng tìm hiểu cách viết một bức thư tiếng Anh hoàn chỉnh.  

1. Cấu trúc chung của bức thư bằng tiếng Anh

1.1. Heading

Heading hay còn gọi là tiêu đề. Phần này sẽ là tên của bức thư mà bạn muốn gửi.

1.2. Inside address

Địa chỉ bên trong (Thông thường chỉ dùng trong thư công việc mà không sử dụng trong thư thân mật.)

- Thông tin người viết: Địa chỉ, số điện thoại liên lạc, số fax hay địa chỉ hòm thư () nằm ở chính giữa hoặc bên phải bức thư, ở góc trên. Hãy tránh dùng tên riêng của bạn (trừ khi là thư cá nhân) vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty.

- Ngày tháng: Trong tiếng Anh bạn nên chú ý khi viết ngày tháng. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau (04/ 02/ 2000) còn người Mỹ lại viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2000). Để tránh hiểu nhầm bạn nên viết một cách lịch sự đầy đủ thứ ngày tháng năm như: 4 February 2000 hoặc February 2nd, 2000

- Tên và địa chỉ người nhận: Cách trình bày tên, chức danh, tên công ty, và địa chỉ giao dịch của đối tác (người nhận) giống như cách bạn trình bày tên công ty của bạn và các thông tin liên quan ở đầu thư. Chỉ có một điểm khác là những thông tin về người nhận không nằm ở bên phải hay chính giữa mà được đặt ở bên trái thư.

- Cách xưng hô đầu thư: Ví dụ: Dear Mr. Smith Dear Mrs. Smith Dear Miss Smith Dear Ms. Smith Dear Sir Dear Madam Dear Sirs Dear Gentlemen
 

Hãy mở đầu bức thư bằng từ "Dear" nhé! (Nguồn: donboscoviet) 

1.3. Body

Phần thân của bức thư được trình bày thành khối với những mạch lạc , rõ ràng trình bày thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc. Đầu dòng sẽ bắt đầu từ lề trái chứ không thụt vào một chút như trước đây.

1.4. Complimentary close

Phần cuối thư nếu giao dịch với những người bạn không quen, người Anh thường dùng những cụm như: Yours sincerely, Yours faithfully, Yours truly kèm thêm chữ ký và họ tên đầy đủ của người viết.

2. Một số lưu ý khi viết thư bằng tiếng Anh

- Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết I’am, I’ll, I don’t, I’ve seen.

- Không sử dụng từ thông tục, tiếng lóng, các từ thân mật ví dụ như: wanna, kid, dad, mate… trừ các bức thư đã quá thân mật.

- Hãy lễ độ (dù cho bạn có đang tức điên lên được) bằng cách dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu.

- Hãy viết một cách ngắn gọn nhưng đầy đủ ý. Câu văn cũng nên ngắn chứ không nên dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Khi viết thư bằng tiếng Anh, câu phải có đầy đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có.

- Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).

- Cuối thư ta viết Regards hay Best Regards, hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống. Từ Sincerely Yours thì dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”, còn Faithfully Yours thì dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.
 

Một ví dụ cho bạn dễ hình dung hơn (Nguồn: Resumonk)

Nguồn: English4u