Các yếu tố tác động đến hoạt động lập kế hoạch

Vì việc lập kế hoạch là do các nhà lập kế hoạch hoạch định nên quan ngoài những yếu tố tác động khách quan thì các kế hoạch vẫn sẽ bị chi phối bởi quan điểm chủ quan của những nhà làm công tác kế hoạch.

Cấp quản lý

Giữa cấp quản lý trong một doanh nghiệp và các loại kế hoạch được lập ra có mối quan hệ với nhau.Cấp quản lý mà càng cao thì việc lập kế hoạch càng mang tính chiến lược.Các nhà quản lý cấp trung và cấp thấp thường lập các kế hoạch tác nghiệp .

Mỗi chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp đều trải qua bốn giai đoạn là hình thành, tăng trưởng , chín muồi , và suy thoái.Với mỗi giai đoạn thì việc lập kế hoạch là không giống nhau.Qua các giai đoạn khác nhau thì độ dài và tính cụ thể của các kế hoạch là khác nhau .

-Trong giai đoạn hình thành (hay giai đoạn bắt đầu đi lên của chu kỳ kinh doanh) các nhà quản lý thường phải dựa vào kế hoạch định hướng . Thời kỳ này các kế hoạch rất cần tới sự mềm dẻo và linh hoạt vì mục tiêu có tính chất thăm dò , nguồn lực chưa được xác định rõ , và thị trường chưa có gì chắc chắn .Kế hoạch định hướng trong giai đoạn này giúp cho những nhà quản lý nhanh chóng có những thay đổi khi cần thiết.

-Trong giai đoạn tăng trưởng , kế hoạch ngắn hạn được sử dụng nhiều và thiên về cụ thể vì các mục tiêu được xác định rõ hơn , các nguồn lực đang được đưa vào và thị trường cho đầu ra đang tiến triển .

-Ở giai đoạn chín muồi , doanh nghiệp nên có các kế hoạch dài hạn và cụ thể vì ở giai đoạn này tính ổn định và tính dự đoán được của doanh nghiệp là lớn nhất .

-Trong giai đoạn suy thoái , kế hoạch lại chuyển từ kế hoạch dài hạn sang kế hoạch ngắn hạn , từ kế hoạch cụ thể sang kế hoạch định hướng . Cũng giống như giai đoạn đầu , giai đoạn suy thoái cần tới sự mềm dẻo, linh hoạt vì các mục tiêu phải được xem xét và đánh giá lại , nguồn lực cũng được phân phối lại cùng với những điều chỉnh khác.

Lập kế hoạch là quá trình chuẩn bị để đối phó với sự thay đổi và tình huống không chắc chắn của môi trường kinh doanh mà chủ yếu là các nhân tố trong môi trường nền kinh tế và môi trường ngành.Môi trường càng bất ổn định bao nhiêu thì kế hoạch càng mang tính định hướng và ngắn hạn bấy nhiêu.Những doanh nghiệp hoạt động trong môi trường tương đối ổn định thường có những kế hoạch dài hạn , tổng hợp và phức tạp , còn những doanh nghiệp hoạt động trong môi trường hay có sự thay đổi lại có những kế hoạch hướng ngoại và ngắn hạn.Các nhà lập kế hoạch cần phải tính toán , phán đoán được sự tác động của môi trường kinh doanh , sự không chắc chắn của môi trường kinh doanh được thể hiện dưới ba hình thức sau:

-Tình trạng không chắc chắn: xảy ra khi toàn bộ hay một phần của môi trường kinh doanh được coi là không thể tiên đoán được.

-Hậu quả không chắc chắn: là trường hợp mặc dù đã cố gắng nhưng nhà quản lý không thể tiên đoán được những hậu quả do sự thay đổi của môi trường tác động đến các doanh nghiệp , do vậy mà dẫn đến sự không chắc chắn.

-Sự phản ứng không chắc chắn : là tình trạng không thể tiên đoán được những hệ quả của một quyết định cụ thể , sự phản ứng của doanh nghiệp đối với những biến động của môi trường kinh doanh .

Vì vậy công việc của các nhà lập kế hoạch là phải đánh giá tính chất và mức độ không chắc chắn của môi trường kinh doanh để xác định giải pháp phản ứng của doanh nghiệp và triển khai các kế hoạch thích hợp. Với những lĩnh vực có mức độ không chắc chắn thấp thì việc xây dựng kế hoạch là ít phức tạp , nhưng những lĩnh vực có mức độ không chắc chắn cao thì đòi hỏi kế hoạch phải được xác định rất linh hoạt.

Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối cùng của các cá nhân , tổ chức hay doanh nghiệp .Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất cả các quyết định quản lý và hình thành nên những tiêu chuẩn đo lường cho việc thực hiện trong thực tế . Mục tiêu là nền tảng của việc lập kế hoạch.

Do vậy các nhà lập kế hoạch cần phải dựa vào hệ thống mục tiêu của tổ chức , doanh nghiệp mình để có các kế hoạch dài hay ngắn cho phù hợp nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra .

Khi lập kế hoạch các nhà lập kế hoạch phải dựa vào nguồn lực hiện có của doanh nghiệp mình.Thực tiễn cho thấy sự khan hiếm của các nguồn lực là bài toán làm đau đầu các nhà quản lý khi lập kế hoạch.Chính điều này nhiều khi còn làm giảm mức tối ưu của các phương án được lựa chọn.Nguồn lưc của doanh nghiệp bao gồm :Nguồn nhân lực , nguồn lực về tài chính , cơ sở vật chất kỹ thuật , máy móc thiết bị , khoa học công nghệ…

Trước hết là nguồn nhân lực , đây được coi là một trong những thế mạnh của nước ta , nhưng thực tế ở các doanh nghiệp còn rất nan giải.Lực lượng lao động mặc dù thừa về số lượng nhưng lại yếu về chất lượng .Số lượng lao động có trình độ quản lý , tay nghề cao còn thiếu nhiều , lực lượng lao động trẻ ít kinh nghiệm vẫn cần phải đào tạo nhiều .

Tiếp đến phải kể đến là sự hạn hẹp về tài chính . Nguồn lực tài chính yếu sẽ cản trở sự triển khai các kế hoạch và nó cũng giới hạn việc lựa chọn những phương án tối ưu.

Cơ sở vật chất kỹ thuật , máy móc thiết bị của doanh nghiệp cũng là nguồn lực hạn chế .Thực tế hiện nay ở các doanh nghiệp nước ta hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật còn yếu , thiếu và lạc hậu, trình độ khoa học công nghệ còn thấp .Điều này đã cản trở việc xây dựng và lựa chọn những kế hoạch sản xuất tối ưu.

Nhà kinh tế học người Anh Roney cho rằng :”Một công ty hoạt động trong nền kinh tế thị trường muốn chiến thắng trong cạnh tranh thì trước hết phải nắm được thông tin , tiếp đó phải xây dựng cho mình các chiến lược và kế hoạch đầy tham vọng” .

Trong quá trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh thông tin sẽ giúp bộ phận lãnh đạo của doanh nghiệp có được các quyết định đúng đắn kịp thời .

Trong nền kinh tế thị trường thì thông tin là quan trọng nhất , thông tin là cơ sở của công tác lập kế hoạch.Khi lập kế hoạch nhà quản lý cần dựa vào thông tin về các nguồn nhân lực , tài lực , vật lực và mối quan hệ tối ưu giữa chúng , làm cho chúng thích nghi với sự biến động của môi trường , giảm thiểu tính mù quáng của hoạt động kinh tế, đảm bảo tạo ra khối lượng sản phẩm lớn nhất bằng chi phí nhỏ nhất .Đồng thời trong quá trình thực hiện kế hoạch thì chúng ta cũng cần phải dựa vào các thông tin phản hồi để có những điều chỉnh phù hợp.

Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao. Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện như ý muốn .Các nhà quản lý cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm và kiểm tra cho phép chủ động phát hiện , sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của tổ chức được tiến hành theo đúng kế hoạch đã đề ra.

Năng lực của các chuyên gia lập kế hoạch có ảnh hưởng lớn đến công tác xây dựng kế hoạch , các nhà lập kế hoạch phải có kiến thức và trình độ tổng hợp để lập kế hoạch .

Đây là nhân tố có ảnh hưởng sâu sắc đến công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một cơ chế quản lý phù hợp sẽ có tác dụng thúc đẩy hoạt động kế hoạch sản xuất phát triển , ngược lại nó sẽ kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp .Thực tế trong những năm chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế của Nhà nước ta đã cho thấy , càng đi sâu vào cơ chế thị trường thì càng phát sinh thêm nhiều vấn đề mới cần tiếp tục nghiên cứu giải quyết để hoàn thiện cơ chế quản lý và kế hoạch hoá của Nhà nước. Nhà nước cần phải tiếp tục giải quyết các tồn đọng , vướng mắc trong nhiều năm chuyển đổi để thực sự tạo quyền tự chủ cho doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo được yêu cầu quản lý tập trung thống nhất của Nhà nước.