Bảng

Tạo bảng bằng Design View

Chọn Design View trong cửa sổ New Table, kết quả nhận được cửa sổ thiết kế bảng như sau:

Cửa sổ Table được chia làm 2 phần:

• Phần trên gồm 3 cột: Field Name, Data Type và Description, dùng để khai báo các trường của bảng, mỗi trường khai báo trên 1 dòng.
• Phần dưới dùng để qui định các thuộc tính cho các trường.

1. Gõ tên trường ở ô trong cột Fieldname

   Tên trường (Field Name): Là một dãy không quá 64 ký tự, bao gồm chữ cái, chữ số, khoảng trống.

2. Chọn kiểu trường trong cột Data Type

   Access gồm các kiểu sau:

   Tên trường	Mô tả	Độ lớn
   Text	Ký tự	dài tối đa 255 Byte
   Memo	Ký tự	dài tối đa 64000 Byte
   Numberthực	Số nguyên,	dài : 1 , 2, 4 hoặc 8 Byte
   Date/time	Ngày tháng/giờ	dài 8 Byte
   Currency	Tiền tệ	dài 8 Byte
   AutoNumber	Số	dài 8 Byte
   Yes/No	Boolean	1 Bit
   OLE OObject	Đối tượng	1 Giga Byte
   Hyperlink	Ký tự hoặc kết hơp ký tự và số
   Lookup Wizard	Cho phép chọn giá trị từ bảng khác

3. Mô tả (Discreption)

   Để giải thích cho rõ hơn một trường nào đó Văn bản mô tả sẽ được hiển thị khi nhập số liệu cho các trường. Phần này có thể có hoặc không.

4. Xác định các thuộc tính của trường trong bảng Properties

   (các thuộc tính này sẽ được nêu chi tiết hơn trong phần sau, tại đây ta có thể dùng các giá trị thuộc tính mặc định).

Tạo bảng bằng Datasheet View :

1. Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab, chọn New
2. Chọn Datasheet View từ hộp thoại New Table, OK
3. Đặt tên trường : Kích đúp chuột vào tên trường → Nhập tên trường mới → Enter
4. Nhập các bản ghi dữ liệu
5. Ghi bảng : Mở Menu File, chọn Save, đặt tên, chọn OK

Tạo bảng bằng Table Wizard

1. Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab, chọn New
2. Chọn Table Wizard từ hộp thoại New Table, OK
3. Chọn các trường cần thiết , Kích nút next

Đổi tên trường :chọn Rename Field, gõ tên trường mới,OK

1. chọn Next, đặt tên bảng → Finish
2. Nhập dữ liệu vào bảng

Tạo bảng bằng Import Table

1. Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab, chọn New
2. Chọn Import Table từ hộp thoại New Table, OK
3. Chọn thư mục, kiểu file và tên file cần lấy
4. Chọn Import

Tạo bảng bằng Link Table

1. Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab, chọn New
2. Chọn Link Table từ hộp thoại New Table, OK
3. Chọn thư mục, kiểu file và tên file cần lấy
4. Chọn Link

Công dụng:

• Điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu.
• Nhập liệu theo mẫu.
• Kiểm tra dữ liệu, ngăn cản nhập sai.
• Tăng tốc độ tìm kiếm.

Cách đặt giá trị cho các thuộc tính.

Trong cửa sổ thiết kế bảng, mỗi khi chọn một trường ở nửa trên thì nửa dưới thể hiện các thuộc tính của trường vừa chọn. Mỗi thuộc tính nằm trên mộl dòng.

Lúc đầu mỗi thuộc tính hoặc chưa dùng (bỏ trống) hoặc có giá trị mặc định, ví dụ giá trị mặc định của thuộc tính FieldSize của trường kiểu Text là 50, của trường kiểu Number là Double.

Giá trị của thuộc tính có thể gõ trực tiếp từ bàn phím (như thuộc tính FieldSize của trường Text) hoặc có thể chọn từ một danh sách của Combo Box (như thuộc tính FieldSize của trường Number).

Tổng quan về các thuộc tính của trường

Chi tiết về các thuộc tính của trường

Định nghĩa

Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định duy nhất một bản ghi.

Lợi ích

Access tự động tạo chỉ mục (Index) trên khoá nhằm tăng tốc độ truy vấn và các thao tác khác.

Khi xem mẫu tin (dạng bảng hay mẫu biểu), các mẫu tin sẽ được trình bầy theo thứ tự khoá chính.

Khi nhập số liệu, Access kiểm tra sự trùng nhau trên khoá chính.

Access dùng khoá chính để tạo sự liên kết giữa các bảng.

Xử lý khoá chính

• Đặt khoá chính

Chọn các trường làm khoá chính.

Chọn Edit, Primary key hoặc nhắp biểu tượng khoá trên thanh công cụ → Các trường được chọn làm khoá sẽ có hình chìa khoá ở đầu.

• Đặt lại khoá chính - Chọn lại các trường làm khoá, rồi cũng thực hiện như trên.
• Xoá khoá chính: Khoá chính là không bắt buộc. Khi đã thiết lập khoá chính, mà ta lại muốn xoá đi thì cách làm như sau: Chọn View →Indexes. Kết quả nhận được cửa sổ Indexes trong đó chứa các trường của khoá chính như sau:

Chọn các trường (của khoá chính, mỗi trường trên một dòng) cần xoá rồi bấm phím Delete.

Thay đổi cấu trúc bảng

Trong cửa sổ Tables chọn bảng cần thay đổi cấu trúc, rồi bấm nút Design. Kết quả nhận được cửa sổ thiết kế của bảng được chọn. Trong cửa sổ thiết kế ta có thể xem và thay đổi cấu trúc bảng như đã khi sử dụng cách tạo bảng bằng Design. Cuối cùng ghi lại các thay đổi.

Nhập dữ liệu vào bảng

Để nhập dữ liệu vào bảng đã tồn tại, ta làm như sau:

Từ cửa sổ Database chọn mục Table đề mở cửa sổ Tables.

Trong cửa sổ Tables chọn bảng cần nhập dữ liệu, rồi bấm nút Open.

Kết quả nhận được cửa sổ nhập liệu chứa các bản ghi đã nhập.

Ta có thể xem, sửa và bổ sung các bản ghi mới trong cửa sổ nhập liệu.

Chuyến đổi giữa hai chế độ nhập dữ liệu và thiết kế bảng

Khi đang ở cửa sổ thiết kế, ta có thể chuyển sang cửa sổ nhập liệu và ngược lại, bằng cách dùng menu View. Chọn menu View sẽ nhận được các chức năng sau: Datasheet View – Hiện cửa sổ nhập dữ liệu, Design View – Hiện cửa sổ thiết kế

Cách tạo quan hệ

1. Trong cửa sổ Database, từ menu Tools chọn Relationships để mở cửa sổ Add Table:

   Tác dụng của 3 nút bên trên cửa sổ:

   - Nút Tables để hiện các bảng.

   - Nút Queries để hiện các truy vấn.

   - Nút Both để hiện các bảng và các truy vấn.

   Chọn các bảng và truy vấn để đưa vào quan hệ. Sử dụng các phím Ctrl hoặc Shift để chọn nhiều bảng hoặc truy vấn, sau đó bấm nút Add. Sau khi chọn xong, bấm nút Close để đóng cửa sổ Show Table.

2. Chọn một trường từ bảng chính (Primary table) và kéo sang trường tương ứng của bảng quan hệ, rồi bấm chuột tại Create để tạo quan hệ. Khi đó sẽ có đường thẳng nối giữa hai trường biểu diễn quan hệ vừa tạo, lúc này kiểu quan hệ mặc định theo trường chúng ta chọn để tạo quan hệ. Trong trường hợp muốn định nghĩa (hoặc thay đổi kiểu quan hệ) ta bấm nút Join Type để hiện các kiểu quan hệ:

   - Chọn kiểu quan hệ 1 để tạo mối quan hệ 1-1 (Chú ý: quan hệ này chỉ tạo được khi hai trường đều là khóa chính) → bấm OK rồi bấm nút

   - Chọn kiểu quan hệ 2 để tạo quan hệ 1-n từ bảng chính sang bảng quan hệ.

   - Chọn kiểu quan hệ 3 để tạo quan hệ 1-n từ bảng quan hệ sang bảng chính

Giả sử CSDL NHAN SU gồm 3 bảng: [DANH SACH NHAN VIEN], [TEN TINH] và [NGOAI NGU] có cấu trúc như sau:

Ta tạo các quan hệ sau:

Quan hệ một – một giữa bảng [DANH SACH NHAN VIEN] và bảng [TEN TINH] theo cặp trường quan hệ [Ma tinh] – [Ma tinh] với ý nghĩa: một mã tỉnh chỉ tương ứng với một tên tỉnh.

Quan hệ một – nhiều giữa bảng [DANH SACH NHAN VIEN] và bảng [NGOAI NGU] theo cặp trường quan hệ [Ma NV] – [Ma NV] với ý nghĩa: một nhân viên có thể biết nhiều ngoại ngữ.

Cách tạo các quan hệ:

Trong cửa sổ Show Table, chọn 3 bảng trên rồi nhấn Add

Nhấn nút Close để đóng cửa sổ Show Table, kết quả nhận được 3 bảng vừa chọn trong cửa sổ Relationships như sau:

Nhấn chuột tại trường [Ma tinh] của bảng [DANH SACH NHAN VIEN], kéo sang trường [Ma tinh] của bảng [TEN TINH], nhả chuột rồi nhấn nút Join Type để chọn kiểu quan hệ:

Chọn kiểu quan hệ 1, nhấn OK để tạo quan hệ

Tương tự, nhấn chuột tại trường [Ma NV] của bảng [DANH SACH NHAN VIEN], kéo sang trường [Ma NV] của bảng [NGOAI NGU], nhả chuột rồi nhấn nút Join Type để chọn kiểu quan hệ:

Chọn kiểu quan hệ 2, nhấn OK để tạo quan hệ.

Kết quả có các đường quan hệ giữa các bảng như sau:

Chỉnh sửa quan hệ

Có thể kéo bảng tới các vị trí khác để nhận được các đường quan hệ dễ xem và đẹp hơn.

Để xoá một quan hệ vừa lập, ta kích chuột tại đường quan hệ (sẽ thấy đường đậm hơn), rồi bấm phím Delete.

Tính toàn vẹn tham chiếu

Sau khi tạo mối quan hệ xong chúng ta cần phải tạo tính toàn vẹn tham chiếu cho các quan hệ. Với tính chất này các quan hệ sẽ đảm bảo khi có sự thay đổi về mặt dữ liệu trên các bản ghi của bảng chính (bảng bên 1 trong quan hệ) thì các bản ghi liên quan bên bảng quan hệ cũng thay đổi theo, ngoài ra nó đảm bảo mỗi bản ghi thêm mới trong bảng quan hệ thì phải có bản ghi tương ứng (về mặt khoá) trên bảng chính.

Để tạo toàn vẹn tham chiếu ta chọn mục:

• Enforce Referential Integnty: Đảm bào việc nhập đúng (chỉ nhập được các bản ghi trên bảng quan hệ khi giá trị trường dùng làm khoá liên kết đã có trên bảng chính)

Khi đã đánh dấu Enforce Referencial Integnty thì có thể sử dụng thêm các tuỳ chọn sau:

+ Cascade Update Related fields : Khi sửa giá trị trường khoá trong bảng chính, giá trị tương ứng của các bản ghi trong trường quan hệ sẽ bị sửa theo

+ Cascade Delete Related fields : Khi xoá một bản ghi trong bảng chính, các bản ghi tương ứng trong bảng quan hệ sẽ bị xoá.

Khi thiết lập quan hệ giữa bảng [DANH SACH NHAN VIEN] và bảng [NGOAI NGU], nếu chọn các nút Enforce Referential Integnty, Cascade Update Related fields, và Cascade Delete Related fields sẽ nhận được cửa sổ sau:

Ý nghĩa: Khi xoá, sửa các bản ghi trong bảng chính, Access sẽ điều chỉnh bảng quan hệ để tính vẹn toàn tham chiếu được thoả mãn, cụ thể:

- Cascade Update: Khi sửa giá trị trường khoá trong bảng chính, giá trị tương ứng của các bản ghi trong trường quan hệ sẽ bị sửa theo. Ví dụ, khi thay đổi mã nhân viên trong bảng [DANH SACH NHAN SU] thì mã nhân viên tương ứng trong bảng [NGOAI NGU] cũng bị sửa theo.

- Cascade Delete: Khi xoá một bản ghi trong bảng chính, các bản ghi tương ứng trong trường quan hệ sẽ bị xoá theo. Ví dụ, khi xoá một bản ghi trong bảng [DANH SACH NHAN SU] thì các bản ghi tương ứng trong bảng [NGOAI NGU] cũng bị xoá theo.

Xem và điều chỉnh các quan hệ đã có trong CSDL

Các thuộc tính của bảng

Đặt thuộc tính

Mở bảng trong chế độ Design View.

Từ menu View chọn Table Properties để hiện các dòng thuộc tính của bảng.

Đưa điều kiện sau vào dòng thuộc tính Validation Rule:

Ví dụ: Validation Rule: [NG_VL] > [NG_SINH] and [TUOI] <= 60 (phóng to thu nhỏ bằng Shift F12)

Với điều kiện trên, khi nhập dữ liệu Access sẽ kiểm tra các lỗi: ngày sinh sau ngày vào làm việc và tuổi không quá 60.

Chọn Save từ menu File để ghi các thay đổi.