5 bước viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh

Email là phương tiện trao đổi công việc phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, nhiều người chưa nắm được các bước cơ bản để viết một email tiếng Anh đầy đủ và lịch sự

Mặc dù email là dạng văn bản không chính thức, nó vẫn góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn và công ty mà bạn đại diện. 5 bước viết email được thầy giáo Wil với kinh nghiệm 10 năm giảng dạy chia sẻ trên English Live. 

1. Bắt đầu với lời chào

Luôn mở đầu thư bằng một lời chào, ví dụ "Dear Lillian". Nếu mối quan hệ giữa bạn với người nhận cần đến cách diễn đạt trang trọng, hãy sử dụng họ tên "Dear Mrs. Price". Nếu mối quan hệ thân mật hơn, bạn có thể nói đơn giản "Hi Kelly".

Nếu bạn không biết tên người nhận, hãy viết "To whom it may concern" hoặc "Dear Sir/Madam". 

2. Cảm ơn người nhận

Nếu đang trả lời thắc mắc của khách hàng, bạn nên bắt đầu bằng một dòng cảm ơn. Ví dụ, nếu có người nào đó gửi câu hỏi cho công ty của bạn, bạn có thể mở đầu email trả lời bằng câu "Thank you for contacting ABC Company".

Nếu ai đó trả lời email của bạn, hãy lịch sự nói "Thank you for your prompt reply" hoặc "Thanks for getting back to me". Cảm ơn người đọc sẽ khiến họ cảm thấy thoải mái hơn.
 

Email là hình thức liên lạc phổ biến của doanh nghiệp (Nguồn: Bostlnno)

3. Nêu mục đích

Nếu bạn là người bắt đầu cuộc hội thoại qua email, bắt đầu bằng lời cảm ơn sẽ không hợp lý. Thay vào đó, hãy nêu mục đích của bạn bằng cách diễn đạt "I am writing to enquire about..." hoặc "I am writing in reference to...".

Hãy bày tỏ mục đích càng sớm càng tốt, sau đó trình bày ý chính. Cần nhớ, ai cũng muốn đọc email thật nhanh, do vậy hãy ưu tiên dùng những câu ngắn, rõ ý trong .

4. Câu kết vấn đề

Trước khi kết thúc email, cảm ơn người nhận vì đã đọc là cách thể hiện lịch sự. Các mẫu câu thông dụng là "Thank you for your patience and cooperation" hoặc "Thank you for your consideration" và sau đó kèm thêm câu gợi mở “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” và “I look forward to hearing from you”.

5. Lời chào kết thúc

"Best regards", "Sincerely" và "Thank you" là những mẫu quen thuộc khi kết thúc email. Tránh dùng cụm từ "Best wishes" hoặc "Cheers" nếu mối quan hệ giữa bạn và người đọc không phải là bạn bè thân thiết.

Cuối cùng, trước khi nhấn nút gửi, đọc lại một lần nữa để rà soát lỗi ngữ pháp, chính tả, dấu chấm câu, giúp hình ảnh của bản thân hoặc công ty mà bạn đại diện không bị mất đi vẻ chuyên nghiệp. 

Trên đây là 5 bước để viết email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất, hãy lưu về và áp dụng chúng vào thực tế nhé. Chúc các bạn học tập và làm việc thành công.
 

Nguồn: VNExpress