Xây dựng một bài trình diễn

Các chế độ hiển thị bài trình diễn

Ý nghĩa của các chế độ hiển thị bài trình diễn

Chế độ hiển thị Normal

Chế độ hiển thị này cho phép soạn thảo bài trình diễn đồng thời có thể thêm các ghi chú của người trình bày cho trang trình diễn vào phần ghi chú (Notes) ở phía dưới.

Màn hình hiển thị chế độ Normal

Chế độ Outline View

Ở chế độ này, vùng soạn thảo bài trình diễn được thu nhỏ lại đồng thời cho phép hiển thị tổng thể các trang trình diễn được mở rộng, chúng ta có thể thấy tất cả các đề mục chính trong mỗi trang trình diễn từ trong vùng này.

Màn hình hiển thị ở chế độ Outline

Chế độ Slide View

Màn hình hiển thị ở chế độ Slide View

Chế độ Slide View là chế độ soạn thảo slide. Ở chế độ hiển thị này, vùng ghi chú (Notes) không được hiển thị, vùng hiển thị tổng thể các trang trình diễn được thu nhỏ lại.

Chế độ Slide Sorter View

Trong chế độ hiển thị này tất cả các trang trong bài trình diễn sẽ được hiển thị lên màn hình ở chế độ thu nhỏ. Chúng ta có thể sử dụng các kỹ thuật kéo thả các trang trình diễn để di chuyển chúng.

Màn hình hiển thị ở chế độ Slide Sorter View

Chế độ Slide Show View

Chế độ Slide Show View là chế độ trình chiếu bài trình diễn. Tại chế độ này, chúng ta có thể dùng các nút điều khiển là nút mũi tên lên, xuống, Enter, Pg Up, Pg Down... để di chuyển đến các trang trình diễn.

Màn hình hiển thị ở chế độ Slide Show View

Các trang trình diễn (Slides)

Thay đổi màu nền của một trang, toàn bộ các trang trình diễn

Thay đổi màu nền của một trang hoặc toàn bộ các trang trình diễn

Thông thường các trang trong bài trình diễn thường có chung một định dạng về màu nền, vị trí các khối văn bản... Các định dạng này được quy định trong các mẫu có sẵn hoặc trong slide chủ - Slide Master (được giới thiệu trong phần sau). Tuy nhiên, trong một số trường chúng ta cần thay đổi lại màu nền của một số trang trình diễn trong bài, khi đó, cần thực hiện các bước sau:

1. Kích chuột vào trang trình diễn muốn thay đổi màu nền.
2. Kích chuột vào menu Format, chọn Background. Khi đó hộp thoại Background sẽ hiển thị (hình 2.2.3).

Hộp thoại Background

3) Lựa chọn màu bằng cách kích chuột vào mũi tên trỏ xuống trong hộp thoại Background. Ngoài một số màu thường dùng hiện lên tại các ô màu, chúng ta có thể lựa chọn các màu khác trong bảng màu bằng cách chọn More Colors... Khi đó hộp thoại chọn màu sẽ được mở ra như hình 2.2.4 sau đây.

Hộp thoại Colors – thẻ Standard

Hộp thoại Colors – thẻ Custom

Áp dụng một mẫu có sẵn cho bài trình diễn

PowerPoint có một số mẫu được thiết kế sẵn, chúng ta có thể sử dụng các mẫu này để áp dụng cho bài trình diễn.

1. Mở bài trình diễn muốn thay đổi định dạng.
2. Kích chuột vào menu Format, chọn Apply Design Template. Khi đó hộp thoại Apply Design Template được mở ra (hình 2.3.1)

Hộp thoại Apply Design Template

Chú ý: Ngay khi tạo mới một bài trình diễn, chúng ta cũng có thể áp dụng mẫu thiết kế có sẵn cho bài trình diễn mới này bằng cách: Kích chuột vào thẻ Design Templates từ hộp thoại New Presentation, sau đó lựa chọn mẫu có sẵn cho bài trình diễn từ danh sách và kích nút OK đế áp dụng mẫu vừa chọn.

Ngoài các mẫu thiết kế trong thẻ Design Templates chúng ta cũng có thể áp dụng các mẫu khác bằng cách chọn thẻ Presentations trong hộp thoại New Presentation, sau đó lựa chọn mẫu từ danh sách.

Chuyển đổi giữa các mẫu thiết kế có sẵn

Một bài trình diễn sau khi đã áp dụng mẫu thiết kế, chúng ta hoàn toàn có thể thay đổi lại bằng một mẫu thiết kế khác. Để thay đổi cần thực hiện tương tự như việc áp dụng một mẫu cho bài trình diễn, nghĩa là cũng thực hiện 3 bước như đã nêu trên.

Chèn, co dãn, di chuyển, xóa hình ảnh, đối tượng vẽ và đối tượng đồ hoạ trong Slide Master

Việc chèn hình ảnh, đối tượng vẽ ...vào Slide Master sẽ được tự động áp dụng cho tất cả các trang trong bài trình diễn.

Chèn một hình ảnh từ Clip Art

1. Mở bài trình diễn và hiển thị ở chế độ Slide Master (thực hiện 2 bước đã giới thiệu ở trên).
2. Kích chuột vào menu Insert, chọn Picture sau đó chọn chọn Clip Art từ menu con hoặc có thể kích nút Insert Clip Art trên thanh công cụ Drawing.
3. Kích chuột vào danh mục ảnh muốn chèn trong cửa sổ Insert ClipArt (hình 2.4.3), khi đó danh sách các ảnh có trong danh mục này sẽ được mở ra.

Chọn ảnh để bổ sung vào Slide Master

Chèn hình ảnh từ tệp tin

1. Mở bài trình diễn và hiển thị ở chế độ Slide Master.
2. Kích chuột vào menu Insert, chọn mục Picture sau đó chọn From File... từ menu con.
3. Trong hộp thoại Insert Picture, di chuyển đến thư mục chứa tệp tin hình ảnh và kích chuột vào tên tệp tin hình ảnh để lựa chọn, sau đó kích chuột vào nút Insert để chèn hình ảnh từ tệp tin này.

Chèn một đối tượng vẽ

1. Mở bài trình diễn và hiển thị ở chế độ Slide Master.
2. Lựa chọn kiểu hình vẽ bằng cách kích chuột vào biểu tượng của hình trên thanh công cụ Drawing, chẳng hạn biểu tượng hình chữ nhật Rectangle
3. Kích chuột và kéo rê trên Slide Master để vẽ hình. Khi đó hình mong muốn sẽ được xuất hiện trên Slide Master.

Co dãn, di chuyển đối tượng đồ họa (ảnh từ Clip Art, ảnh từ một tệp tin, đối tượng vẽ)

Sau khi đã chèn các đối tượng đồ họa (gồm ảnh từ Clip Art, ảnh từ một tệp tin, đối tượng vẽ) vào Slide Master, chúng ta hoàn toàn có thể co dãn và di chuyển chúng. Các bước thực hiện như sau:

1. Kích chuột vào đối tượng cần co dãn hay di chuyển (để chọn đối tượng).
2. Để co dãn đối tượng, cần đưa trỏ chuột vào phía đường biên của đối tượng đang chọn, khi trỏ chuột chuyển thành hình mũi tên hai chiều thì kích chuột vào kéo rê cho đến khi kích thước của đối tượng được như mong muốn thì nhả chuột.
3. Để di chuyển đối tượng đến một vị trí mới trong cùng một trang trình diễn, cần kích chuột vào đối tượng, khi đó trỏ chuột chuyển thành hình , kéo rê chuột đến vị trí mong muốn và nhả chuột.

Xóa các đối tượng đồ họa (ảnh từ Clip Art, ảnh từ một tệp tin, đối tượng vẽ)

1. Mở bài trình diễn và hiển thị ở chế độ Slide Master.
2. Kích chuột vào đối tượng đồ họa muốn xóa sau đó nhấn phím Delete trên bàn phím. Khi đó đối tượng vừa chọn sẽ được xóa khỏi Slide Master.

Chèn văn bản vào phần chân trang của một số trang hoặc toàn bộ các trang trong bài trình diễn

1. Mở bài trình diễn muốn bổ sung văn bản vào phần Footer.
2. Kích chuột vào menu View, chọn mục Header and Footer... Khi đó một hộp thoại sẽ mở ra.

Hộp thoại Header and Footer

1. Trong thẻ Slide có các tùy chọn:

• Date and time: đánh dấu vào lựa chọn này nếu muốn hiển thị ngày tạo bài trình diễn trong hộp văn bản ngày tháng (phía chân trang trình diễn). Có 2 lựa chọn chọn:

• Đánh dấu vào lựa chọn Update automatically nếu muốn ngày hiện thời của hệ thống được tự động cập nhật vào hộp văn bản ngày tháng. Kích chuột vào mũi tên trỏ xuống ngay bên dưới để chọn kiểu hiển thị ngày tháng.
• Đánh dấu vào lựa chọn Fixed nếu muốn ngày hiển thị trong hộp văn bản ngày tháng là một ngày cố định nào đó. Khi đó, hộp văn bản dưới đó được làm sáng lên cho phép nhập vào một ngày tháng mong muốn.

• Slide Number: đánh dấu vào lựa chọn này nếu muốn hiển thị số thứ tự các trang trong bài trình diễn (đánh số trang trình diễn)
• Footer : đánh dấu vào lựa chọn này nếu muốn hiển thị nội dung trong phần chân trang (footer). Khi đó, cần nhập nội dung muốn hiển thị trong phần chân trang vào ô văn bản ngay bên dưới.
• Don’t show on title slide: Đánh dấu vào lựa chọn này nếu không muốn hiển thị phần chân trang trên trang tiêu đề (title slide) của bài trình diễn.
• Kích nút Apply to all nếu muốn áp dụng các tùy chọn vừa thiết đặt cho toàn bộ các trang trong bài trình diễn.

Chú ý: Nếu thực hiện thao tác chèn văn bản vào phần chân trang ở chế độ Normal (không ở chế độ Slide Master), sẽ thấy nút Apply được làm sáng lên. Khi đó, nếu kích nút Apply, các tùy chọn cho phần chân trang vừa thiết đặt chỉ áp dụng cho trang trình diễn hiện tại. Nếu kích nút Aplly to all các tuỳ chọn vừa thiết đặt sẽ áp dụng cho tất cả các trang trong bài trình diễn.