Vật tư và kế hoạch vật tư trong doanh nghiệp

Vật tư:

Vai trò của Vật tư

Trong giai đoạn hiện nay, mỗi doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nhiều loại sản phẩm và hàng hoá khác nhau, và theo xu thế chung, những chủng loại hàng hoá của một doanh nghiệp ngày càng đa dạng và phong phú.

Để sản xuất ra các sản phẩm hóa đó, người ta phải sử dụng rất nhiều loại vật tư. Mỗi sản phẩm hàng hoá được cấu thành từ các loại vật tư theo một tỉ lệ nhất định. Cho dù là một vật tư nhỏ nhưng thiếu nó, sẽ làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất hoặc ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Thông thường, trong các doanh nghiệp, chi phí vật tư chiếm đến 50% chi phí sản phẩm. Đặc biệt đối với các sản phẩm thuộc khối ngành công nghiệp, chi phí vật tư chiếm từ 70 - 80% chi phí sản phẩm.

Quá trình sản xuất có thể được ví như một hộp đen có đầu vào và đầu ra. Trong đó, đầu vào bao gồm vốn, máy móc thiết bị, con người và vật tư.

Sơ đồ 1: Quy trình sản xuất của doanh nghiệp

(Nguồn: Giáo trình KHQL Tập II, trang 206)

Vật tư chính là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình sản xuất. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới sự tác động của lao động, vật tư bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Vật tư là yếu tố đầu tiên của quy trình sản xuất, nó tác động, ảnh hưởng và chi phối các hoạt động tiếp theo của quy trình sản xuất trong mỗi doanh nghiệp.

Quản lý vật tư trong doanh nghiệp

Công tác quản lý vật tư đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Do tính chất, đặc điểm và tầm quan trọng của vật tư trong doanh nghiệp, doanh nghiệp cần có những biện pháp quản lý vật tư thật hợp lý.

Công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp bao gồm các nội dung sau:

- Xây dựng định mức tiêu hao vật tư cho từng đơn vị sản phẩm.

- Lập kế hoạch vật tư: Bao gồm kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng...

- Bảo quản và dự trữ vật tư.

- Tổ chức cung ứng vật tư.

Việc quản lý vật tư trong doanh nghiệp là một công việc khó khăn phức tạp vì đối tượng quản lý tương đối nhiều. Khi quản lý vật tư, doanh nghiệp cần tuân thủ các yêu cầu sau:

- Trong khâu lập kế hoạch vật tư: Phải lập kế hoạch đủ số lượng, chất lượng quy cách, chủng loại cho từng loại vật tư và đảm bảo được kế hoạch phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Đối với kế hoạch vật tư theo quý, tháng thì phải đảm bảo đúng tiến độ thời gian đã đề ra.

- Trong khâu bảo quản vật tư: Phải xây dựng hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật để đảm bảo được chất lượng của vật tư. Bố trí các nhân viên thủ kho có trình độ chuyên môn, am hiểu về vật tư và doanh nghiệp... Cần bảo quản theo đúng quy định phù hợp với từng tính chất của mỗi loại vật tư để đảm bảo được đặc tính kĩ thuật, tránh hư hỏng, hao hụt...

- Trong khâu dự trữ vật tư: Doanh nghiệp cần xây dựng được định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại vật tư. Vật tư được dự trữ dao động trong khoảng mức dự trữ tối đa và tối thiểu là hợp lý. Tránh việc dự trữ quá ít, khi cần cho sản xuất thì doanh nghiệp lại không đủ để cung ứng. Đồng thời tránh việc dự trữ quá nhiều mà làm tăng chi phí cho doanh nghiệp.

- Trong khâu tổ chức cung ứng và sử dụng vật tư: Doanh nghiệp cung ứng cho các xưởng sản xuất một số lượng vừa đủ để khuyến khích việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý nhằm giảm mức tiêu hao vật tư.

Công việc quản lý vật tư bao gồm rất nhiều nội dung. Nhưng do hạn chế về thời gian và dữ liệu, trong bài viết này chỉ xin đề cập đến 1 khía cạnh của quản lý vật tư. Đó là công tác lập kế hoạch năm cho vật tư.

Kế hoạch vật tư của doanh nghiệp.

Kế hoạch vật tư là một bộ phận của kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp. Kế hoạch vật tư được các doanh nghiệp lập ra vào đầu năm nhằm xác định chính xác lượng vật tư cần mua sắm hay cần dự trữ trong năm cho doanh nghiệp.

Kế hoạch năm vật tư có một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Bất kì một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào cũng cần có vật tư. Mỗi doanh nghiệp có đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn loại vật tư khác nhau. Nếu thiếu chỉ một loại vật tư dù là nhỏ sẽ làm gián đoạn việc sản xuất, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp.

Rõ ràng, vật tư quyết định đến sự tồn tại và phát triển của sản xuất. Việc quản lý tốt vật tư trong doanh nghiệp, lập kế hoạch năm cho các loại vật tư thật chính xác là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp có thể đảm bảo chất lượng của sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Nhiệm vụ của Kế hoạch vật tư tuy vụn vặt, phức tạp nhưng rất quan trọng vì số lượng vật tư của các doanh nghiệp là rất lớn. Nhiệm vụ của kế hoạch vật tư là phải đảm bảo được đủ số lượng vật tư cho sản xuất, giảm thiểu tối đa tồn đọng vật tư nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất cho doanh nghiệp.

Vị trí của Kế hoạch vật tư trong hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp.

Xác định tổng nhu cầu vật tư

• Để xác định được tổng nhu cầu vật tư trong năm, trước hết doanh nghiệp phải xác định được định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm từ đó để làm căn cứ lập kế hoạch số lượng vật tư cần dùng, cần mua một cách hợp lý nhất.

- Định mức tiêu hao vật tư là lượng vật tư tiêu hao lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành 1 khối lượng công việc nhất định trong một điều kiện tổ chức và kĩ thuật đã được xác định

Trong doanh nghiệp, định mức tiêu hao vật tư giữ một vai trò quan trọng. Đối với với việc sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật tư là căn cứ để cấp phát vật tư cho từng đơn vị sản xuất, đảm bảo cho việc sản xuất được tiến hành cân đối, liên tục. Đối với công tác lập kế hoạch vật tư, định mức tiêu hao vật tư vừa là căn cứ để tính nhu cầu vật tư, vừa là căn cứ để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư, cân đối các bộ phận kế hoạch khác có liên quan...

Định mức tiêu hao vật tư có thể được tính theo nhiều cách khác nhau. Mỗi cách tính có ưu và nhược điểm riêng. Tuy từng doanh nghiệp và điều kiện sản xuất của doanh nghiệp mà có cách tính định mức tiêu hao phù hợp. Tuy nhiên, định mức tiêu hao vật tư phải đảm bảo được tính chính xác, khoa học và thực tiễn.

Có một số cách tính định mức tiêu hao vật tư như sau:

- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thống kê kinh nghiệm: là xác định định mức tiêu hao vật tư dựa vào số liệu thống kê về mức tiêu hao vật tư bình quân của kỳ trước, kết hợp với các điều kiện tổ chức sản xuất của kì kế hoạch và kinh nghiệm của cán bộ quản lý. Phương pháp này có ưu điểm là việc tính toán rất đơn giản, dễ vận dụng. Tuy nhiên định mức tiêu hao vật tư tính theo phương pháp này không được chính xác vì nó còn phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của người cán bộ.

- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thực nghiệm: Là phương pháp xây dựng định mức tiêu hao dựa vào kết quả của phòng thí nghiệm hay thử nghiệm trong điều kiện sản xuất để điều chỉnh cho sát với thực tế. Phương pháp này cho kết quả khá chính xác tuy nhiên việc tính định mức theo phương pháp này trong điều kiện thử nghiệm nên khó có thể giống với điều kiện sản xuất thực tế và chi phí rất tốn kém, mất nhiều thời gian...

- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp tính toán phân tích: Là phương pháp tính định mức tiêu hao vật tư dựa trên các công thức kỹ thuật và các tiêu chuẩn định mức do nhà nước ban hành hoặc các kết quả do nhà chế tạo thử nghiệm rồi kết hợp với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến định mức tiêu hao trong điều kiện thực tế để tiến hành điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện sản xuất. Phương pháp này rất chính xác vì vừa kết hợp được việc thử nghiệm với điều kiện sản xuất thực tế.

• Tổng nhu cầu vật tư là lượng vật tư dự kiến trong năm kế hoạch mà chưa tính đến lượng vật tư dự trữ hiện có hay lượng vật tư sẽ tiếp nhận được. Khi tính tổng nhu cầu vật tư, doanh nghiệp dựa vào kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, và định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm và tính theo công thức sau:

Vi=∑j=1nQjDij size 12{ { size 24{V} } rSub { size 8{i} } = Sum cSub { size 8{j=1} } cSup { size 8{n} } { { size 24{Q} } rSub { size 8{j} } } { size 24{D} } rSub { size 8{ ital "ij"} } } {}

Trong đó: V_i là tổng nhu cầu vật tư i

D_ij là định mức tiêu hao vật tư i cho một đơn vị sản phẩm j

Q_j là số lượng sản phẩm j theo kế hoạch sản xuất

n là số chủng loại sản phẩm có dùng vật tư i

Xác định nhu cầu dự trữ vật tư:

Trong khi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải tính được hợp lý số lượng vật tư cần dự trữ. Doanh nghiệp không thể sản xuất đến đâu, mua sắm vật tư đến đấy vì như vậy sẽ có những trở ngại xảy ra như không có đủ thời gian chuẩn bị vật tư cho sản xuất, không chủ động trong sản xuất vì phải chờ đợi vật tư, việc cung ứng vật tư cho sản xuất có thể xảy ra bất trắc khiến cho việc sản xuất bị đình trệ, điều này sẽ dẫn đến doanh nghiệp sẽ không thực hiện đúng hợp đồng giao hàng cho khách hàng, làm giảm uy tín của doanh nghiệp... Do vậy, để đảm bảo chắc chắn cho hoạt động sản xuất của năm sau, ngay từ khi lập kế hoạch cho vật tư của năm nay, doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ vật tư cuối năm để đảm bảo cho hoạt động sản xuất của đầu kì kế hoạch sau được tiến hành nhịp nhàng, không bị gián đoạn.

Khi lập kế hoạch dự trữ vật tư, doanh nghiệp phải đảm bảo đủ số lượng vật tư để sản xuất có thể tiến hành liên tục. Tuy nhiên, việc dự trữ nhiều sẽ làm ứ đọng vốn, làm tăng chi phí lưu kho, từ đó đẩy giá thành sản phẩm tăng lên. Do đó, doanh nghiệp phải có sự kết hợp hài hoà để việc dự trữ vật tư đủ cho sản xuất với chi phí thấp nhất có thể.

Nhu cầu vật tư cần mua sắm trong năm kế hoạch:

Nhu cầu vật tư cần mua sắm là lượng vật tư cần mua bổ xung trong năm kế hoạch. Nhu cầu vật tư cần mua sắm được tính theo công thức sau

Tồn đầu kì là số lượng vật tư đang có ở thời điểm bắt đầu của năm kế hoạch. Lượng tồn đầu kì của kì này chính là lượng tồn cuối kì của kì trước.