Trình tự và phương pháp xây dựng kế hoạch tiêu thu sản phẩm của doanh nghiệp thương mại

Căn cứ lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm

Để lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm đúng đắn, khoa học và thực tế doanh nghiệp cần phải dựa vào những tiêu thức nhất định có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. Đó là việc xác định các căn cứ và dựa vào đó để lập kế hoạch phù hợp. Doanh nghiệp cần phải dựa vào các căn cứ sau:

• Nhu cầu thị trường về sản phẩm của doanh nghiệp đã xác định, bao gồm: sản phẩm, chất lượng, giá cả, thời gian đáp ứng kể cả ở thời điểm hiện tại và những dự báo về khả năng vận động của nó trong tương lai.
• Căn cứ vào phương án kinh doanh mà doanh nghiệp đã chọn, đặc biệt là những chương trình, nội dung thực hiện của các phương án kinh doanh đó.
• Căn cứ vào chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp với tư cách là quan điểm chỉ đạo nguyên tắc chi phối các hoạt động tiêu thụ sản phẩm.
• Căn cứ vào các đơn hàng, hợp đồng mua bán hàng hoá đã được kí kết với khách hàng. Đây là văn bản có tính pháp quy cần phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt để đảm bảo thực hiện mục tiêu nhiệm vụ và uy tín của doanh nghiệp với khách hàng và bạn hàng.
• Đối thủ cạnh tranh cũng là yếu tố quan trọng để xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thường xuyên so sánh, phân tích sản phẩm, giá cả, dịch vụ … với các đối thủ cạnh tranh để giành thế chủ động trong kinh doanh.
• Các căn cứ khác cùng được tính tới khi xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm là những chính sách điều tiết vĩ mô của nhà nước, những thay đổi của môi trường kinh doanh, môi trường văn hoá, xã hội, pháp luật …

Trình tự lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm

Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm là một loại kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh được dùng một là để thực hiện những mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp đề ra trong thời gian nhất định như năm, quý, tháng. Nó có ý nghĩa quan trọng trong tiến trình thực hiện các hoạt động tiêu thụ sản phẩm. Việc lập kế hoạch theo một trình tự nhất định, thông qua các giai đoạn khác nhau nhưng có mối quan hệ qua lại mật thiết với nhau. Điều này sẽ tạo ta một kế hoạch mang tính khoa học, tăng độ trung thực và chính xác, đem lại hiệu quả thực hiện cao.

Thông thường một kế hoạch tiêu thụ sản phẩm được thiết lập qua các bước sau:

Bước 1: Thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu

Trong giai đoạn này công việc phải làm là rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới toàn bộ quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Những thông tin cần thu thập và xử lý bao gồm các thông tin bên trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin bên ngoài thị trường.

Trong nội bộ doanh nghiệp các thông tin từ các bản báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo hoạt động tài chính của năm báo cáo, bản kê khai sản phẩm sản xuất kinh doanh. Qua đó xác định được năng lực, khả năng của doanh nghiệp hiện tại cũng như dự báo, phân tích năng lực tiềm tàng trong tương lai về tất cả các lĩnh vực như: nguồn nhân lực, các yếu tố vốn, tài chính, kĩ thuật và công nghệ sản xuất, các sản phẩm có thể khai thác …

Thu thập thông tin từ bên ngoài thị trường bao gồm các thông tin về nhu cầu của thị trường, khả năng tiêu thụ sản phẩm, các đối thủ cạnh tranh, khả năng diễn biến thay đổi, tâm lý, thị hiếu người tiêu dùng hay cả những vấn đề về môi trường kinh tê, chính trị, pháp luật, vận hoá xã hội có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một thông tin quan trọng nữa cần thu thập là môi trường kinh doanh và thị trường những nhà cung ứng đầu vào cho doanh nghiệp. Để có thể thu thập và xử lý những thông tin về thị trường sản phẩm thì doanh nghiệp cần phải giải đáp được những vấn đề sau:

Đâu là thị trường có triển vọng đối với sản phẩm của doanh nghiệp?

Khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp như thế nào?

Doanh nghiệp cần phải có những biện pháp nào để tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ?

Với những mức giá nào thì khả năng chấp nhận của thị trường là lớn nhất trong từng thời kỳ?

Yêu cầu của thị trường về mẫu mã, bao gói, phương thức thanh toán, dịch vụ?

Tổ chức mạng lưới tiêu thụ và phương thức phân phối sản phẩm?

Những thông tin trên có thể được thu thập và xử lý qua nhiều hướng khác nhau nhưng chủ yếu người ta dùng hai phương pháp đó là nghiên cứu tại bàn và nghiên cứu tại hiện trường. Phương pháp nghiên cứu tại bàn là cách nghiên cứu thu thập các thông tin qua các tư liệu như sách báo, tạp chí thương mại, bản tin kinh tế, thông tin thị trường, các tài liệu liên quan đến mặt hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh, sẽ kinh doanh cần nghiên cứu, khả năng cung ứng, khả năng nhập khẩu, giá cả thị trường và khả năng biến động. Còn phương pháp nghiên cứu tại hiện trường là phương pháp trực tiếp cử cán bộ đến tận nơi để nghiên cứu. Cán bộ nghiên cứu thông qua việc trực tiếp quan sát, thu thập các thông tin và số liệu ở đơn vị tiêu dùng lớn, ở khách hàng hoặc ở các đơn vị nguồn hàng bằng cách điều tra trọng điểm, điều tra chọn mẫu, điều tra điển hình, điều tra toàn bộ hay tham quan, phỏng vấn đối tượng, gửi phiếu điều tra …

Các thông tin thu thập được phải tạo điều kiện dễ dàng cho các nhà quản trị có thể đưa ra được những quyết định cơ bản. Một vấn đề nữa trong bước này là doanh nghiệp cần phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của năng xây dựng kế hoạch, từ đó sẽ có những đánh giá nhận xét, rút kinh nghiệm làm cơ sở cho xây dung kế hoạch năm tiếp theo.

Bước 2: Xác định mục tiêu và nội dung cơ bản của kế hoạch tiêu thụ sản phẩm:

Sau khi đã chuẩn bị các yếu tố được phân tích và xử lý ở bước một, doanh nghiệp cần phải xác định các mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn mà doanh nghiệp cần phải thực hiện. Các mục tiêu này trước hết phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp, phù hợp với khả năng thực tế của doanh nghiệp, phù hợp với các điều kiện khác về môi trường kinh doanh và quan trọng hơn nữa là phải phù hợp với chiến lược và triết lý kinh doanh của doanh nghiệp. Tuỳ theo tình hình thực tế, các mục tiêu có thể là:

Duy trì và mở rộng thị trường truyển thống, xâm nhập và phát triển các thị trường tiềm năng.

Nâng số hàng bán lên mức lợi nhuận cao hơn, tối đa hoá doanh số, tối ưu hoá lợi nhuận

Sử dụng một cách có hiệu quả vốn kinh doanh, nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường…

Đối với các doanh nghiệp thì các mục tiêu dài hạn chính là các kết quả mong muốn được đề ra cho một khoảng thời gian tương đối dài, thường có thời gian lớn hơn 1 năm, còn các mục tiêu ngắn hạn thường được thực hiện trong 1 năm do đó các mục tiêu ngắn hạn về kinh doanh nói chung và tiêu thụ sản phẩm nói riêng phải hết sức cụ thể và phải nêu ra được các kết quả tiêu đích một cách chi tiết. Cũng như các mục tiêu chiến lược, mục tiêu của kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cũng cần phải đáp ứng được 6 tiêu chí là tính cụ thể, tính linh hoạt, tính định lượng, tính khả thi, tính nhất quán và tính hợp lý.

Sau khi đã xác định được các mục tiêu, công ty bắt đầu đi vào lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cụ thể. Căn cứ vào những thông tin hữu ích thu thập được, cùng với những mục tiêu cụ thể đã đề ra, công ty cần phải phân tích và lực chọn phương án kế hoạch phù hợp từ mục tiêu đến nội dung và giải pháp. Khi tiến hành phần tích và lập kế hoạch, nhà quản trị cần phải trả lời các câu hỏi: kế hoạch đề ra có phù hợp với môi trường dự báo không? kế hoạch có thích hợp về nguồn vốn, cơ sở vật chất và nguồn nhân lực của công ty hay không? có huy động và sử dụng tối ưu mọi nguồn lực hay không? kế hoạch có hiện thực và hiệu quả không? còn có những kiến giải nào khác phương án đề ra hay không?

Bước 3: Tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá việc thực hiện kế hoạch tiêu thu sản phẩm:

Xây dựng được kế hoạch mới chỉ hoàn thành một phần công việc, đó mới chỉ là khả năng trên lý thuyết. Vấn đề của doanh nghiệp là phải biến khả năng đó thành hiện thực. Vì vậy, việc tổ chức thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm là một giai đoạn hết sức quan trọng và kéo dài suốt cả năm kế hoạch. Để biến khả năng thành hiện thực, ban lãnh đạo doanh nghiệp phải tiến hành triển khai thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Trước hết, lãnh đạo doanh nghiệp phải quán triệt, sâu sát tư tưởng và nội dung của kế hoạch đến các cán bộ chủ chốt và nhân viên thực hiện, phải phổ biến thành các nhiệm vụ đến các bộ phận thực hiện. Phải có kế hoạch chi tiết, cụ thể, rõ ràng về sự phân công và phối hợp giữa các bộ phận, thành viên trong việc triển khai thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, đồn thời quy định rõ thời gian hoàn thành các chỉ tiêu nhiệm vụ.

Bước cuối cùng của quá trình hoạch định và thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm là kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch. Doanh nghiệp phải đôn đốc, kiểm tra, giải quyết những mất cân đối, những khó khăn phát sinh khi thực hiện kế hoạch. Cần phải đề ra các thủ pháp và hình thức kiểm tra đối với bất kỳ yếu tố hoặc kết quả nào của kế hoạch. Một trọng những nội dung then chốt của công tác kiểm tra đánh giá kế hoạch là phải xác định rõ các nguyên nhân dẫn đến kết quả thực hiện bị sai lệch so với kế hoạch đề ra qua đó sơ kết tình hình thực hiện, kịp thời phổ biến kinh nghiệm và sửa chữa những khuyết nhược điểm. Kết quả kiểm tra có thể khẳng định tính đúng đắn của kế hoạch tiêu thụ sản phẩm mà doanh nghiệp sử dụng, kiểm định các mục tiêu và giảI pháp, các chỉ tiêu đề ra không có tính khả thi cần phải điều chỉnh kịp thời đồng thời bổ sung vào kế hoạch những khả năng mới có thể đưa vào kinh doanh.

• Phương pháp lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm:

Có nhiều phương pháp để xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cũng như các kế hoạch khác nói chung như phương pháp cân đối, phương pháp quan hệ động, phương pháp tỉ lệ cố định, phương pháp phân tích các nhân tố tác động, phương pháp kinh kế… Trong số những phương pháp trên thì phương pháp cân đối được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất.

Phương pháp cân đối được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu về các yếu tố kinh doanh để thực hiện các mục tiêu kinh doanh dự kiến.

Bước 2: Xác định khả năng đã có và chắc chắn có của doanh nghiệp về các yếu tố kinh doanh.

Bước 3: Cân đối giữa nhu cầu và khả năng về các yếu tố kinh doanh để xây dựng nên các chỉ tiêu và nội dung của bản kế hoạch.