Trình tự thực hiện Đấu thầu xây lắp

Để tổ chức tốt một cuộc đấu thầu chủ đầu tư phải chuẩn bị các công việc cần thiết :

 Lập kế hoạch đấu thầu về phân chia gói thầu, phương thức thực hiện hợp đồng, kế hoạch về thời gian, kế hoạch đấu thầu phảI được người có thẩm quyền đầu tư phê duyệt.

 Chuẩn bị nhân sự: Gồm những người có thẩm quyền quyết định đầu tư của bên mời thầu (chủ đầu tư hoặc đại diện) và chỉ định tổ chuyên gia hoặc tư vấn giúp việc.

 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu: Bao gồm:

+ Thư mời thầu… hoặc thông báo mời thầu.

+ Mẫu đơn dự thầu.

+ Chỉ dẫn đối với nhà thầu.

+ Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kỹ thuật.

+ Tiến độ thi công.

+ Các điều kiện tài chính, thương mại, tỷ giá ngoại tệ, phương thức thanh toán.

+ Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng.

+ Mẫu bảo lãnh dự thầu.

+ Mẫu thoả thuận hợp đồng.

+ Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng .

Công việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu là khâu chuẩn bị hết sức quan trọng đối với bên mời thàu vì nó có vai trò quyết định đối với kết quả đấu thầu và chất lượng công trình sau này.

 Chuẩn bị các tiêu chuẩn đánh giá và thang điểm đánh giá :

Trong giai đoạn sơ tuyển, bên mời thầu đánh giá các nhà thầu về :

Năng lực kỹ thuật công nghệ.

Năng lực tài chính

Kinh nghiệm.

Các tiêu chuẩn thang điểm để đánh giá:

Tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng.

Tiêu chuẩn kinh nghiệm của nhà thầu.

Tiêu chuẩn tài chính và giá cả.

Tiêu chuẩn tiến độ thi công.

Hình thức sơ tuyển chỉ áp dụng cho những dự án lớn, yêu cầu kỹ thuật cao nhằm chọn ra những nhà thầu đáp ứng được các yêu cầu về kỹ thuật và kinh nghiệm để tiếp tục vào đấu thầu ở giai đoạn sau:

Lập hồ sơ sơ tuyển

Thông báo mời sơ tuyển

Nhận và quản lý hồ sơ dự thầu.

Đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển

Thông báo kết quả sơ tuyển.

Số các nhà thầu được chọn thường là nhỏ hơn 7 nhà thầu. Trường hợp chủ đầu tư nắm được các thông tin đáng tin cậy về các ứng thầu thì có thể bỏ qua giai đoạn này.

Bên mời thầu sử dụng hai hình thức là ra thông báo mời thầu hoặc gửi thư mời thầu cho các nhà thầu.

- Thông báo mời thầu: Hình thức này áp dụng trong trường hợp đấu thầu rộng rãI hoặc đối với các goí thầu sơ tuyển. Bên mời thầu phải tiến hành thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng tuỳ theo quy mô và tính chất của gói thầu theo quy định. Thông báo mời thầu gồm các nội dung:

+ Tên và địa chỉ bên mời thầu.

+ Mô tả tóm tắt dự án, địa chỉ và thời gian xây dựng.

+ Chỉ dẫn tìm hiểu hồ sơ mời thầu.

+ Thời hạn, địa chỉ nhận hồ sơ mời thầu.

- Gửi thư mời thầu: Hình thức này được áp dụng trong thể loại đấu thầu hạn chế. Bên mời thầu phải gửi thư mời thầu trực típ đến từng nhà thẩutong danh sách đã được duyệt, nội dung thư mời thầu tuỳ vào từng lĩnh vực cụ thể.

Sau khi đã hoàn tất hồ sơ dự thầu cho bên mời thầủ ở trong tình trạng niêm phong trước thời hạn quy định, bên mời thầu có trách nhiệm bảo quản các hồ sơ dự thầu theo hình thức bảo mật cho đến thời điểm mở thầu.

Hồ sơ dự thầu bao gồm các taì liệu cơ bản sau :

+ Đơn dự thầu

+ Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc chứng chỉ hành nghề.

+ Tài liệu giới thiệu năng lực nhà thầu.

+ Biện pháp thi công tổng thể và biện pháp thi công từng hạng mục công trình

+ Tổ chức thi công và tiến độ thực hiện hợp đồng

+ Bản dự toán giá dự thầu …

+ Bảo lãnh dự thầu

Những hồ sơ dự thầu của các nhà thầu đáp ứng đầy đủ các điều kiện của bên mời thầu sẽ được bên mơì thầu tiếp nhận và quản lý trong các điều kiện đảm bảo bí mật. Việc mở thầu sẽ được tiến hành công khai theo ngày ,giờ và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu. Đại diện của bên mời thầu và của các nhà thầu sẽ tham gia mở thầu và ký vào biên bản mở thầu.

Giai đoạn này được tiến hành thông qua 3 bước :

- Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu: Bên mời thầu xem xét tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu, nhằm loại bỏ các hồ sơ dự thầu không đáp ứng yêu cầu. Đối với gói thầu đã qua sơ tuyển thì xem xét tính hợp lệ về khả năng đáp ứng năng lực tổ chức và kỹ thuật, còn đối với gói thầu không tiến hành sơ tuyển thì tiến hành kiểm tra tư cách và năng lực nhà thầu

- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu :

 Kiểm tra giấy phép kinh doanh hoặc chứng chỉ hành nghề.

Kiểm tra tính pháp lý của chữ kỹ xác nhận hồ sơ dự thầu

- Xem xét sự đáp ứng cơ bản của hồ sơ dự thầu đối với hồ sơ mời thầu, kiểm tra năng lực về kỹ thuật và tài chính, kinh nghiệm của nhà thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu…

- Làm rõ hồ sơ dự thầu ( nếu cần) : Trong quá trình đánh giá sơ bộ bên mời thầu thấy có vấn đề gì cần làm rõ thì yêu cầu nhà thầu giải trình bằng văn bản (nhưng không được làm thay đổi hồ sơ dự thầu).

- Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu.

Bước 1: Đánh giá về mặt kỹ thuật để chọn danh sách ngắn.

Việc đánh giá tiến hành dựa trên cơ sở yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá được quy định trong hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá chi tiết được người có thẩm quyền phê duyệt trước thời đIểm mở thầu. Các nhà thầu đạt số đIểm từ 70% tổng số điểm về kỹ thuật trở lên sẽ được chọn và danh sách ngắn.

Bước 2 : Đánh giá về mặt taì chính, thương mại

Tiến hành đánh giá tài chính, thương mại các nhà thầu thuộc danh sách ngắn trên cùng một mặt bằng tiêu chuẩn đánh giá được phê duyệt.

Việc đánh giá về mặt tài chính, thương mại nhằm xác định giá đánh giá bao gồm các nội dung sau:

Sửa lỗi.

Hiệu chỉnh các sai lệch.

Chuyển đổi giá dự thầu sang một đồng tiền chung.

Đưa về mặt bằng so sánh.

Xác định giá đánh giá của các hồ sơ dự thầu.

- Đánh giá tổng hợp các tiêu chuẩn và xếp hạng nhà thầu

Dựa vào kết quả đánh giá chi tiết ở phần trên và căn cứ vào thang điểm đã được lập

( phải được người có thẩm quyền quyết định đầu tư phê duyệt hồ sơ dự thầu từ đó xếp hạng thứ tự nhà thầu để có căn cứ trình người có thẩm quyềt định bên mời thầu sẽ rút ra đánh giá tổng hợp và cho điểm các hồ đầu tư và phê duyệt nhà thầu trúng thầu ).

Qua đánh giá tổng hợp các tiêu chuẩn theo hệ thống thang đIểm thì các nhà thầu được xếp hạng theo một thứ tự từ cao đến thấp để làm căn cứ trình người có thẩm quyền quyết định đầu tư xem xét và phê duyệt kết quả đấu thầu.

Các tiêu chuẩn đánh giá :

- Tiêu chuẩn kỹ thuật chất lượng.

- Tiêu chuẩn về hồ sơ kinh nghiệm.

-Tiêu chuẩn đảm bảo tiến độ thi công.

-Tiêu chuẩn năng lực tài chính, giá cả

Trách nhiệm phê duyệt trong quá trình đầu tư được thực hiện theo nguyên tắc sau:

Người có thẩm quyền phê duyệt dự án có nhiệm vụ và chịu trách nhiệm phê duyệt kế hoạch đấu thầu của dự án và kết quả đấu thầu các gói thầu có giá trị lớn.

Phân cấp hoặc uỷ quyền cho cấp dưới phê duyệt kết quả Đấu thầu các gói thầu có giá trị nhỏ.

Cơ quan thẩm quyền và cá nhân tham gia thẩm địnhchịu trách nhiệm về các ý kiến thẩm định của mình.

- Nguyên tắc chung :

Bên mời thầu chỉ được phép công bố kết quả đấu thầu, tiến hàmh đàm phán ký kết hợp đồng sau khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu .

Trước khi tiến hành thông báo trúng thầu và ký kết hợp đồng chính thứcbên mời thầu cần cập nhật những thay đổi về năng lực nhà thầu cũng như những thay đổi khác liên quan đến nhà thầu, nếu phát hiện những thay đổi liên quan đến việc thực hiện hợp đồng( năng lực tài chính suy giảm, nguy cơ phá sản…) bên mời thầu phải kịp thời thông báo cho người có thẩm quyền quyết định đầu tư xem xét.Huỷ bỏ kết quả đấu thầu , tổ chức đấu thầu lại khi phát sinh các vấn đề :

+ Dự án đầu tư phải thay đổi mục tiêu khác với dự kiến ban đầu trong thư mời thầu.

+ Không có nhà thầu nào đáp ứng được yêu cầu

+ Có chứng cớ chứng minh sự tiêu cực trong quá trình đấu thầu

- Thông báo trúng thầu:

Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của cấp có thẩm quyền, bên mời thầu phải gửi thông báo trúng thầu bằng văn bản kèm theo dự thảo hợp đồng có lưu ý những đIều kiện cần thiết phải bổ sung (nếu có) để đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu. Đồng thời bên mời thầu phải gửi kèm lịch biểu nêu rõ thơì gian, địa điểm thương thảo ký kết hợp đồng và nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng.

-Thương thảo ký kết hợp đồng:

Khi nhận được thông báo trúng thầu, nhà thầu phải gửi cho bên mời thầu thư chấp nhận hoặc từ chối thương thảo trong phạm vi không quá 30 ngày kể từ ngày thông báo, nếu không nhận được thư chấp nhận hoặc từ chối của nhà thầu, bên mời thầu không hoàn trả bảo lãnh dự thầu và báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.

Sau khi đã thống nhất về thời gian, địa điểm, hai bên sẽ tiến hành thương thảo hoàn thiện hợp đồng và tiến tới ký kết hợp đồng chính thức.