Tổ chức thực hiện kế hoạch xuất khẩu

Tạo nguồn hàng xuất khẩu

Nguồn hàng là toàn bộ hàng hoá và dịch vụ của một công ty hoặc một địa phương hoặc toàn bộ đất nước có khả năng xuất khẩu được.

Tạo nguồn hàng xuất khẩu là toàn bộ những hoạt động từ đầu tư sản xuất kinh doanh đến các nghiệp vụ nghiên cứu thị trường, ký kết hợp đồng vận chuyển, bảo quản, sơ chế, phân loại nhằm tạo ra hàng hoá có đầy đủ tiêu chuẩn cần thiết cho xuất khẩu.

Để tạo nguồn hàng cho xuất khẩu các doanh nghiệp có thể đẩu tư trực tiếp hoặc gián tiếp sản xuất, có thể thu gom hoặc có thể ký hợp đồng thu mua với các chân hàng, các đơn vị sản xuất hoặc ký hợp đồng thu mua kết hợp với hướng dẫn kỹ thuật.

Công tác thu mua tạo nguồn hàng cho xuất khẩu là một hệ thống các công việc, các nghiệp vụ , bao gồm:

a, Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu

Nghiên cứu nguồn hàng là nghiên cứu khả năng cung cấp hàng xuất khẩu trên thị trường như thế nào? Khả năng cung cấp hàng được xác định bởi nguồn hàng thực tế và nguồn hàng tiềm năng. Nguồn hàng thực tế là nguồn hàng đã có và đang sẵn sàng đưa vào lưu thông. Với nguồn này chỉ cần thu mua, phân loại, đóng gói... là có thể xuất khẩu được. Còn đối với nguồn hàng tiềm năng là nguồn hàng chưa xuất hiện, nó có thể có hoặc không có trên thị trường. Đối với các nguồn này đòi hỏi các doanh nghiệp ngoại thương phải có đầu tư, có đơn đặt hàng, có hợp đồng kinh tế... thì người cung cấp mới tiến hành sản xuất. Trong công tác xuất khẩu thì nguồn hàng này rất quan trọng bởi hàng hóa xuất khẩu đòi hỏi phải có mẫu mã riêng, tiêu chuẩn chất lượng cao, số lượng được định trước...

Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu là nhằm xác định chủng loại mặt hàng, kích cỡ, mẫu mã, công dụng, chất lượng, giá cả, thời vụ (nếu là mặt hàng nông, lâm, thuỷ sản), những tính năng đặc điểm riêng có của từng mặt hàng, sự phù hợp và khả năng đáp ứng những yêu cầu của thị trường nước ngoài về chỉ tiêu kỹ thuật.

Mặt khác, nghiên cứu nguồn hàng phải xác định được giá cả trong nước của hàng hóa so với giá cả quốc tế để có thể tính được lợi nhuận thu được từ hoạt động xuất khẩu.

Cuối cùng, việc nghiên cứu nguồn hàng phải nắm được chính sách quản lý của nhà nước về mặt hàng đó. Mặt hàng đó có được phép xuất khẩu hoặc có thuộc hạn ngạch xuất khẩu không? Trong thực tế, chính sách quản lý của nhà nước đối với từng mặt hàng cụ thể luôn có những thay đổi, do vậy nghiên cứu để dự báo những thay đổi này cũng có ý nghĩa rất quan trọng đối với các doanh nghiệp ngoại thương.

b, Tổ chức hệ thống thu mua hàng cho xuất khẩu

Hệ thống thu mua bao gồm mạng lưới các đại lý, hệ thống kho hàng ở các địa phương, các khu vực có mặt hàng thu mua. Chi phí này khá lớn, do vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải có sự lựa chọn, cân nhắc trước khi chọn đại lý và xây dựng kho, nhất là những kho đòi hỏi phải trang bị nhiều phương tiện bảo quản đắt tiền.

Hệ thống thu mua cần phải gắn với điều kiện giao thông của các địa phương. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa thu mua và vận chuyển là cơ sở để đảm bảo tiến độ thu mua và chất lượng của hàng hoá. Tuỳ theo đặc điểm của hàng hoá mà có phương án vận chuyển hợp lý.

c, Kí kết hợp đồng trong thu mua tạo nguồn xuất khẩu.

Phần lớn khối lượng hàng hóa được mua bán giữa các doanh nghiệp ngoại thương với các nhà sản xuất hoặc với các chân hàng đều thông qua hợp đồng thu mua, đổi hàng, gia công... Dựa trên những thoả thuận và tự nguyện các bên ký kết hợp đồng là cơ sở vững chắc đảm bảo các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp diễn ra bình thường.

d, Xúc tiến khai thác nguồn hàng

Sau khi ký kết hợp đồng với các chân hàng và các đơn vị sản xuất, doanh nghiệp ngoại thương phải lập kế hoạch thu mua, tiến hành sắp xếp các phần việc phải làm và chỉ đạo các bộ phận thực hiện kế hoạch. Cụ thể là:

• Đưa hệ thống các kênh thu mua đã được thiết lập đi vào hoạt động. Có thể tổ chức bộ máy chỉ đạo thu mua theo từng mặt hàng hoặc từng nhóm hàng

• Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục giấy tờ, chứng từ, hóa đơn, bộ phận giám định chất lượng hàng hóa và các thủ tục khác để giao nhận hàng theo hợp đồng đã ký.
• Tổ chức hệ thống kho tàng tại các điểm nút các kênh, đảm bảo đủ khả năng tiếp nhận và giải tỏa nhanh “dòng hàng vào ra”.
• Tổ chức vận chuyển hàng theo các địa điểm đã quy định, làm các thủ tục cần thiết để thuê phương tiện vận chuyển thích hợp, thuê xếp dỡ sao cho cước phí phù hợp với từng nhóm hàng. Tuỳ theo mặt hàng có thể tổ chức bao gói hoặc dự trữ hợp lý trong quá trình vận chuyển có thể xuất ngay.
• Đưa các cơ sở sản xuất, gia công chế biến vào hoạt động theo phương án kinh doanh đã định. Tiến hành làm việc cụ thể với các đại lý, trung gian hoặc các đơn vị khác có liên quan từng mặt hàng, nhóm hàng thu mua để hạn chế những vướng mắc phát sinh.
• Chuẩn bị đầy đủ tiền để thanh toán kịp thời cho các nhà sản xuất, các chân hàng, các đại lý, các trung gian...

e, Tiếp nhận bảo quản và xuất kho giao hàng xuất khẩu

Phần lớn hàng hóa trước khi xuất khẩu đều phải trải qua một hoặc một số kho để bảo quản, phân loại, đóng gói, hoặc nhờ làm thủ tục xuất khẩu. Nhà xuất khẩu cần chuẩn bị tốt các kho để tiếp nhận hàng xuất khẩu.

Bảo quản hàng hóa trong kho là một trong những nhiệm vụ quan trọng của chủ kho hàng. Chủ kho hàng phải có trách nhiệm không để cho hàng hóa bị hư hỏng, đổ vỡ, mất mát... trừ khi hàng hóa bị hư hỏng, đổ vỡ, mất mát... là do hành động bất khả kháng gây ra.

Cuối cùng là công việc xuất kho hàng xuất khẩu. Công việc này đòi hỏi phải đúng với quy cách thủ tục quy định và phải có đầy đủ các giấy tờ hoá đơn hợp nệ.

Đàm phán kí kết hợp đồng xuất khẩu.

Đàm phán là việc bàn bạc trao đổi với nhau các điều kiện mua bán giữa các doanh nghiệp xuất nhập khẩu để đi đến thống nhất ký kết hợp đồng.

Có nhiều hình thức đàm phán khác nhau:

• Đàm phán qua thư tín: Đây là hình thức chủ yếu để giao dịch kinh doanh giữa các nhà xuất nhập khẩu. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường là qua thư từ, ngay cả khi hai bên có điều kiện gặp gỡ trực tiếp thì duy trì mối quan hệ qua thư tín thương mại là vẫn cần thiết. So với gặp gỡ trực tiếp thì giao dịch qua thư tín tiết kiệm được rất nhiều chi phí, trong cùng một lúc có thể giao dịch với nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau. Mặt khác, giao dịch qua thư tín thì sẽ có điều kiện để cân nhắc suy nghĩ, tranh thủ ý kiến của nhiều người và có thể khéo léo dấu được ý định của mình. Tuy nhiên, giao dịch bằng thư tín thường mất rất nhiều thời gian và do đó có thể bỏ lỡ mất thời cơ mua bán. Người ta có thể sử dụng điện tín để khắc phục nhược điểm này.
• Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: Gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi mọi điều kiện buôn bán, là một hình thức đặc biệt quan trọng. Hình thức này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín đã kéo dài lâu mà không có kết quả. Đàm phán bằng gặp gỡ trực tiếp tuy hiệu quả hơn hình thức thư tín, điện tín, song đây cũng là hình thức đàm phán khó khăn nhất, đòi hỏi người tiến hành đàm phán phải giỏi nghiệp vụ, tự tin, phản ứng nhạy bén đủ tỉnh táo và bình tĩnh dò xét ý kiến đối phương.

Như vậy, trong mỗi cách đàm phán giao dịch đều có những điểm thuận lợi và bất lợi khác nhau. Điều đó yêu cầu người tham gia đàm phán phải nắm được đặc điểm của mỗi loại từ đó phát huy lợi thế và khôn khéo tránh được bất lợi.

Việc giao dịch đàm phán có kết quả sẽ dẫn tới việc kí kết hợp đồng xuất khẩu. Một hợp đồng cần phải đầy đủ các điều khoản để tránh sự tranh chấp của hai bên, thông thường bao gồm:

* Số hợp đồng

* Ngày, tháng, năm kí kết hợp đồng

* Tên, địa chỉ của các bên kí kết

* Các điều khoản của hợp đồng, trong đó có các điều khoản chủ yếu là:

+ Điều 1: Tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, bao bì, kí mã hiệu

+ Điều 2: Giá cả (đơn giá, tổng trị giá)

+ Điều 3: Thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng

+ Điều 4: Giám định hàng hóa

+ Điều 5: Điều kiện xếp hàng, thưởng phạt

+ Điều 6: Những chứng từ cần thiết cho lô hàng

+ Điều 7: Thanh toán

+ Điều 8: Trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng

+ Điều 9: Thủ tục giải quyết các tranh chấp hợp đồng

+Điều 10: Hiệu lực của hợp đồng

Tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu.

Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương đã được kí kết, đơn vị xuất khẩu với tư cách là một bên kí kết phải thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc rất phức tạp. Nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia, quốc tế và những tập quán thương mại quốc tế, đồng thời bảo đảm được quyền lợi của quốc gia và bảo đảm uy tín kinh doanh của đơn vị. Về mặt kinh doanh trong quá trình thực hiện các khâu công việc để thực hiện hợp đồng đơn vị xuất khẩu phải cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch.

Để thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đơn vị kinh doanh phải tiến hành các công việc sau:

• Xin giấy phép xuất khẩu.
• Kiểm tra L/C .
• Chuẩn bị hàng hóa.
• Thuê tàu hoặc uỷ thác thuê tàu
• Kiểm nghiệm hàng hóa
• Làm thủ tục hải quan
• Giao hàng lên tàu
• Làm thủ tục thanh toán
• Giải quyết khiếu nại (nếu có)