Tổ chức công tác dự thầu trong các doanh nghiệp xây dựng

Những điều kiện với bên mời thầu

+ Có đủ văn bản đầu tư hoặc giấy phép đầu tư của người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền.

+ Có kế hoạch đấu thầu đã được người có thẩm quyền phê duyệt.

+ Có hồ sơ mời thầu đã được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền.

+ Có khả năng đảm bảo đủ vốn để thanh toán theo hợp đồng.

+ Bảo đảm được mặt bằng, giấy phép sử dụng đất và giấy phép xây dựng. Nghĩa là có đủ điều kiện pháp lí để tiến hành công tác xây dựng.

Trong trường hợp đấu thầu tuyển chọn tư vấn thực hiện công việc chuẩn bị dự án hoặc đấu thầu lựa chọn đối tác để thực hiện dư án, điều kiện tổ chức đấu thầu là có văn bản chấp thuận của người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền và hồ sơ mời thầu được duyệt.

Những điều kiện đối với các nhà thầu

+Có giấy đăng kí kinh doanh. Đối với đấu thầu mua sắm thiết bị phức tạp được qui định trong hồ sơ mời thầu, ngoài giấy đăng kí kinh doanh, phải có giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất.

+Có đủ năng lực về kĩ thuật và tài chính đáp ứng yêu cầu của gói thầu.

+Chỉ được tham gia một đơn dự thầu trong một gói thầu, dù là đơn phương hay liên doanh dự thầu. Trường hợp Tổng công ty đứng tên dự thầu thì các đơn vị trực thuộc không được phép tham dự với tư cách là nhà thầu độc lập trong cùng một gói thầu.

* Bên mời thầu không được tham gia với tư cách là nhà thầu đối với các gói thầu do mình tổ chức

Mời các nhà thầu dự sơ tuyển.

Thông qua các kênh thông tin khác nhau, chủ đầu tư thông báo mời dư tuyển các nhà thầu. Thông báo này bao gồm các nội dung cơ bản sau:

- Chủ đầu tư của công trình .

- Giới thiệu khái quát về dự án.

- Ngày phát tài liệu đấu thầu và nộp đơn dự thầu.

- Chỉ dẫn tự kê khai năng lực dự sơ tuyển.

- Ngày và địa điểm nộp bản khai nói trên .

Phát và nộp các tài liệu dự sơ tuyển

Sau khi thông báo mời dự sơ tuyển, chủ đầu tư - bên mời thầu sẽ phát hành, chủ đầu tư dự sơ tuyển đến các nhà thầu hưởng ứng dự sơ tuyển. Chỉ dẫn này sẽ bao gồm các nội dung sau đây:

- Cơ cấu sản xuất và cơ cấu quản lí của Công ty

- Kinh nghiệm đã có về thi công các loại công trình mà chủ đầu tư quan tâm.

- Năng lực về quản lí, lao động, cơ sở vật chất kĩ thuật.

- Tình hình tài chính của Công ty.

Các nhà thầu quan tâm đến công trình chủ động đến cơ quan chủ đầu tư nhận hồ sơ sơ tuyển và kê khai một cách chính xác những nội dung theo yêu cầu.

Phân tích các hồ sơ, lựa chọn và thông báo danh sách các ứng thầu

Sau khi thu nhận hồ sơ sơ tuyển của các nhà thầu, chuyên viên của chủ đầu tư nghiên cứu và chọn .Sau đó chủ đầu tư thông báo cho tất cả các nhà thầu danh sách các ứng thầu đã được lựa chon.

Giai đoạn nhận đơn thầu

Giai đoạn mở thầu và đánh giá thầu

Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu

Đây được coi là bước đầu tiên của quy trình dự thầu trong các doanh nghiệp xây dựng bởi lẽ nó chính là bước để người bán (các doanh nghiệp xây dựng) tiếp cận được với người mua (chủ đầu tư) và từ đó mới dẫn đến quan hệ giao dịch mua bán thông qua phương thức đấu thầu. Các nhà đầu tư (các đơn vị xây lắp) có thể tìm kiếm thông tin về công trình cần thầu thông qua kênh thông tin chủ yếu sau:

- Thông báo mời thầu của bên mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng: Đối với các công trình được tổ chức đấu thầu theo hình thức đấu thầu rộng rãi hoặc có sơ tuyển thì bên mời thầu sẽ tiến hành thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng, nội dung thông báo mời thầu gồm: Tên và địa chỉ bên mời thầu; Mô tả tóm tắt dự án, địa chỉ và thời gian xây dựng; Chỉ dẫn tìm hiểu hồ sơ mời thầu; Thời hạn ,địa chỉ hồ sơ mời thầu.

- Thư mời thầu do bên mời thầu gửi đến: Do mối quan hệ từ trước giữa bên mời thầu với nhà thầu hoặc nhờ vào uy tín, vị trí của nhà thầu trên thị trường ,các nhà thầu có thể được bên mời thầu trực tiếp mời dự thầu thông qua thư mời thầu trong trường hợp công trình được tổ chức đấu thầu theo hình thức đấu thầu hạn chế.

- Thông qua giới thiệu của các bên trung gian: Vì một lý do nào đó đạc biệt là do thị trường chưa hoàn chỉnh, các nhà thầu có thể không biết được về công trình cần đấu thầu một cách trực tiếp, họ cũng có thể có thông tin về công trình cần đấu thầu thông qua giới thiệu của một nhà môi giới. Thông thường các nhà thầu sẽ phải trả một chi phí hoa hồng nhất định cho nhà môi giới. Nhà môi giới có thể là cá nhân hoặc tổ chức thậm chí là cán bộ công nhân của nhà thầu. Đây là cách thức tìm kiếm thông tin khá phổ biến cuả các nhà thầu ở Việt Nam hiện nay .

Điều cần chú ý ở bước này là dù cho nhà thầu tìm kiếm thông tin theo hình thức nao thì cũng phải nắm bắt được những thông tin cần thiết ban đầu về công trình cần đấu thầu, lấy đó làm cơ sở phân tích để đưa ra được những quyết định có hoặc không dự thầu. Việc làm nay sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được việc phải bỏ ra những chi phí tiếp theo mà không đem lại cơ hội tranh thầu thực tế .

Tham gia sơ tuyển (nếu có).

Nếu công trình cần đấu thầu được bên mời thầu tổ chức có tiến hành sơ tuyển thì các nhà thầu sẽ phải nộp cho bên mời thầu một bộ tài liệu sơ tuyển. Thông thường, các nhà thầu sẽ phải trình bày trong tài liệu sơ tuyển những nội dung chính sau đây :

- Cơ cấu tổ chức sản xuất của nhà thầu .

- Kinh nghiệm trong các loại hình công tác .

- Nguồn nhân lực, trình độ quản lý ,kỹ thuật ,quy mô doanh nghiệp.

- Tình trạng tài chính những năm gần đây.

Mục tiêu của bước này là vượt qua giai đoạn thi tuyển. Tuy vậy, một số vấn đề khác ở giai đoạn này mà nhà thầu cần chú ý đó là nắm bắt được các đối thủ cùng vượt qua vòng sơ tuyển và tiến hành tìm kiếm thông tin về họ làm căn cứ để đưa ra được chiến lược tranh thầu thích hợp trong bước tiếp theo.

Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu

Trong bước này, trước hết, nhà thầu sẽ nhận được một bộ hồ sơ mời thầu do bên mời thầu cung cấp gồm các nội dung sau:

-Thư mời thầu

-Chỉ dẫn đối cới nhà thầu

-Hồ sơ thiết kế kĩ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kĩ thuật .

-Tiến độ thi công

-Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng

-Bảo lãnh dự thầu

-Mẫu thảo thuận hợp đồng và bảo lãnh thực hiện hợp đồng

Công việc đầu tiên của nhà thầu là tiến hành nghiên cứu kĩ hồ sơ mời thầu. Đây là công việc rất quan trọng vì nó là xuất phát điểm để nhà thầu lập hồ sơ thầu và xác định xem khả năng của mình có thể đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu hay không. Đối với những vấn đề chưa rõ trong hồ sơ mời thầu nhà thầu có thể tìm được lời giải thông qua hội nghị tiền thầu do bên mời thầu tổ chức hoặc trao đổi công khai bằng văn bản với bên mời thầu .Một điều đáng quan tâm trong việc thực hiện những công việc tiếp theo là nhà thầu lên thực hiện đúng theo những điều đã chỉ ra trong phần chỉ dẫn đối với nhà thầu của hồ sơ mời thầu .

Tiếp theo, nhà thầu có thể xin phép chủ đầu tư cho đi thăm công trường để khảo sát nếu thấy cần thiết. Chi phí cho việc đi thực tế này do nhà thầu chịu. Nhà thầu nên cử những cán bộ có trình độ và kinh nghiệm về mặt kĩ thuật cũng như kinh tế đi khảo sát hiện trường. Điều này sẽ giúp cho nhà thầu nắm được thực địa làm cơ sở xây dựng giải pháp kĩ thuật thi công hợp lí cũng như nắm được tình hình thị trường nơi đặt công trình, đặc biệt là thị trường các yếu tố đầu vào cần cung cấp cho thi công công trình để có cơ sở thực tế cho việc lập giá dự thầu .mà thực chất là chiến lược nhận thầu .

Sau khi nắm chắc nhiều thông tin về các phương diện, nhà thầu mới tiến hành công việc quan trọng nhất của quá trình dự thầu và quyết địng khả năng thắng thầu đó là lập hồ sơ dự thầu. Khi tiến hành công việc này, nhà thầu có thể sử dụng tư vấn, đặc biệt là tư vấn liên quan đến việc lập biện pháp thi côngvà các giải pháp kĩ thuật. Nội dung cả hồ sơ dự thầu thường bao gồm :

- Đơn dự thầu

-Bản sao giấy đăng kí kinh doanh hoặc chứng chỉ nghề nghiệp.

-Tài liệu giới thiệu năng lực nhà thầu.

-Biện pháp thi công tổng thể và biện pháp thi công chi tiết các hạng mục công trình.

-Tổ chức thi công và tiến độ thực hiện hợp đồng.

-Bản dự toán giá dự thầu.

-Bảo lãnh dự thầu.

Trong bước công việc này thì những công việc quan trọng và đòi hỏi nhiều công sức đó là: lập biện pháp thi công, tổ chức thi công và bản dự toán giá dư thầu. Các nhà thầu cần chú ý rằng giá dự thầu chỉ được đưa ra trên cơ sơ đã có biện pháp thi công và tổ chức thi công hợp lí vì giá dự thầu phản ánh chính sách nhận thầu của nhà thầu, phản ánh biện pháp thi công và tổ chức thi công. Đây là chỉ tiêu tổng hợp nhất giá dự thầu cũng cần được tính toán cẩn thận để đáp ứng các yêu cầu kĩ thuật chứ không chỉ đáp ứng về khối lượng và thời gian đồng thời phải đảm bảo tính khả thi của phương án đấu thầu cũng như phải nằm trong chiến lược cạnh tranh.

Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu

Việc nộp hồ sơ dự thầu sẽ diễn ra theo đúng thời gian và địa điểm đã quy định trong hồ sơ mời thầu. Nhà thầu sẽ phải nộp bộ hồ sơ dự thầu cho bên mời thầu trong tình trạng niêm phong .Thông thường, bên mời thầu sẽ yêu cầu nhà thầu nộp một bộ hồ sơ dự thầu gốc và một số nhất định các bộ sao được bỏ chung vào một gói bọc .

Cùng với việc nộp hồ sơ dự thầu ,nhà thầu cũng sẽ phải nộp cho bên mời thầu một số tiền bảo lãnh dự thầu bằng từ 1% đến 3%tổng giá trị ước tính giá bỏ thầu hoặc một mức giá nhất định .Tiền bảo lãnh dự thầu sẽ được trả lại cho những nhà thầu không đạt kết quả sau khi công bố trúng thầu không quá 30 ngày kể từ ngày công bố. Nhà thầu không được nhận lại tiền bảo lãnh dự thầu trong các trường hợp :

-Trúng thầu nhưng từ trối thực hiện hợp đồng.

-Rút đơn thầu sau thời gian nộp thầu.

-Do vi phạm nghiêm trọng các quy định trong quy chế đấu thầu.

Đến thời gian quy định (có thể trùng với thời gian nộp hồ sơ dự thầu), nhà thầu được tham gia vào cuộc mở thầu do bên mời thầu tổ chức tại địa điểm mà bên mời thầu đã quy định trong hồ sơ dự thầu.Trong cuộc họp mở thầu, bên mời thầu thương công khai hai chỉ tiêu là giá bỏ thầu và thời gian thi công của từng nhà thầu. Đây là những thông tin mà nhà nhà thầu cần lưu giữ để làm căn cứ rút kinh nghiệm và đánh giá đối thủ cạnh tranh cho những lần dự thầu tiếp theo.

Ký kết hợp đồng thi công (nếu trúng thầu ).

Nếu nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu, nhà thầu trúng thầu phải gửi cho bên mời thầu thông báo chấp nhận đàm phán hợp đồng trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo trúng thầu. Sau đó, theo lịch đã thống nhất, hai bên tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng. Nhà thầu trúng thầu cũng phải nộp cho bên mời thầu một khoản bảo lãnh hợp đồng bằng từ 10% đến 15%tổng giá trị hợp đồng và được nhận lại bảo lãnh dự thầu .Bảo lãnh thực hiện hợp đồng có hiệu lực đến khi thời gian bảo lãnh của hợp đồng hết hạn . Việc tiến hành đàm phán, ký kết họp đồng bao thầu công trình phải theo đúng luật để hợp đồng phù hợp với luật pháp quy định và kế hoạch của nhà nước, phù hợp với nguyên tắc bình đẳng hai bên cùng có lợi, có thưởng phạt .