[Tips] Làm thế nào để kiểm tra lỗi chính tả trong Word nhanh nhất ?

Như các bạn đã biết thì khi thực hiện soạn thảo văn bản trên Word, hoặc là nhập dữ liệu trên Excel thì rất khó tránh khỏi sai sót. Nhất là đối với những văn bản dài, chúng ta khó mà có thể tránh được tình trạng bị nhập sai lỗi chính tả.

Nhưng có dài đến mấy thì sau khi soạn thảo xong hoặc làm việc xong thì chúng ta vẫn phải soát lại lỗi chính tả, đây là một điều bắt buộc nhất là đối với những văn bản quan trọng. Việc để sai lỗi chính tả trên văn bản sẽ làm cho văn bản đó thiếu chuyên nghiệp đi rất nhiều, chính vì thế để chắc chắn trước khi in ấn hoặc làm công việc tiếp theo bạn cần phải rà soát lại văn bạn từ đầu.

Mình biết việc này sẽ làm mất khá nhiều thời gian của bạn, và Microsoft cũng vậy, họ cũng nhìn thấy được điều này và cũng đã tích hợp tính năng Grammar – soát lỗi chính tả khi soạn thảo văn bản để tiết kiệm thời gian cho bạn. Nhưng tính năng đó chỉ là việc tốt đối với ngôn ngữ Tiếng Anh mà thôi, còn ngôn ngữ Tiếng Việt của chúng ta thì thực sự không được chính xác lắm . Chính vì thế, trong bài viết này mình sẽ chia sẽ với các bạn cách sử dụng phần mềm VCatSpell để soát lỗi chính tả trong các tài liệu Word, Excel một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất.

Đọc thêm:

• Cài đặt ngôn ngữ Tiếng Việt cho bộ Office (Word / Excel / PowerPoint..)
• Thiết lập tự động lưu lại văn bản trong Word 2003/07/10/13
• Cách đánh số trang trong Word 2003/ 2007/ 2010/ 2013 chi tiết

Hướng dẫn kiểm tra lỗi chính tả trong Word với VCatSpell

1/ Download và cài đặt phần mềm VcatSpell

+ Bước 1 Các bạn Download phần mềm VcatSpell tại đây hoặc tại đây.

+ Bước 2: Click đúp chuột vào VCatSpellSetup.exe để  bắt đầu cài đặt => sau đó bạn cứ nhấn Next => Next là xong thôi.

+ Bước 3: Sau khi cài đặt xong phần mềm sẽ tự động khởi chạy lần đầu. Bạn có thể xem qua rồi nhấn Thoát để tắt phần mềm đi.

2/ Làm thế nào để kiểm tra lỗi chính tả với phần mềm VCatSpell ?

+ Bước 1: Bạn mở file Word, Excel… cần soát lỗi chính tả ra trước.

+ Bước 2: Chạy phần mềm VcatSpell => sau đó nhấn vào nút Kiểm tra như hình bên dưới để xem những chỗ nào đang bị lỗi chính tả.

+ Bước 3: Xem kết quả.

Đây là hình ảnh sau khi kiểm tra trên file Word, những điểm đánh dấu màu vàng là những phần đang bị nghi là bị sai lỗi chính tả.

Riêng với ngôn ngữ nước ngoài (ví dụ tiếng anh, pháp…) và các dấu chấm 3 chấm, các chữ viết tắt phần mềm vẫn báo lỗi và bôi vàng nhé các bạn. Vì phần mềm này chỉ các tác dụng kiểm tra lỗi đối với ngôn ngữ Tiếng Việt mà thôi. Chính vì thế, các bạn hãy lựa chọn phần chữ tiếng Việt và sửa lại cho đúng chính tả như hình dưới.

+ Bước 4: Sau khi soát lỗi chính tả và chỉnh sửa lỗi xong bạn lựa chọn Xoá đánh dấu và lưu File. Hoặc trường hợp đặc biệt văn bản của bạn có nhiều ký tự lạ bạn không mong muốn bạn có thể chọn Xoá ký tự lạ để tiếp tục công việc của mình.

3/ Một vài tính năng khác có trong phần mềm VcatSpell

Ngoài tính năng chính là kiểm tra lỗi chính tả đối với ngôn ngữ Tiếng Việt trên Word, Excel… ra thì phần mềm này còn cung cấp thêm 1 vài tính năng khác nữa đó là:

+ Tốc ký

Tính năng này hỗ trợ bạn đánh máy một cách nhanh hơn, và chính xác hơn. Mình lấy ví dụ rất đơn giản như thế này, ví dụ trong một văn bản bạn cần nhập rất nhiều từ Việt Nam, nhưng thay vì bạn đánh cả cụm từ ” Việt Nam ” ra thì bạn chỉ cần nhập vn là nó sẽ tự động ra chữ Việt Nam.

Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian vào những cụm từ phổ biến trên văn bản. Để sử dụng tính năng này thì bạn có thể nhấn vào tab Tốc Ký như hình bên dưới để thiết lập.

Note: Để thêm các cụm từ viết tắt thì bạn nhấn vào nút Thêm và thêm cụm từ mà bạn muốn nhé.

Để tử dụng bạn làm như sau: Ví dụ là chữ Thiên Chúa nhé, bạn chỉ cần nhập tc => sau đó nhấn phím F3 trên bàn phím là xong, một số bàn phím sẽ là Fn + F3

Tips: Thực ra, Microsoft đã hỗ trợ tính năng này rồi, ngay cả khi bạn không sử dụng phần mềm này thì bạn vẫn có thể thiết lập được một cách dễ dàng. Chi tiết như sau:

Viết cụm từ đầy đủ vào, ví dụ là Việt Nam chẳng hạn => sau đó nhấn tổ hợp phím Alt + F3 => xuất hiên 1 cửa sổ có tên là Create New Building Block => bạn nhập ký tự viết tắt vào ô Name => nhấn OK là xong.

Từ giờ muốn nhập cụm từ Việt Nam, bạn chỉ cần gõ vn => nhấn F3 (hoặc Fn + F3) là được