Thiết kế cấu trúc tổ chức và hệ thống kiểm soát

Trong chương này thảo luận về các vấn đề thiết kế cơ cấu để đáp ứng nhu cầu của chiến lược công ty. Các công ty có thể áp dụng nhiều cơ cấu để đáp ứng với các thay đổi về qui mô và chiến lược của nó theo thời gian. Cơ cấu mà một công ty lựa chọn là cơ cấu lô gic của việc nhóm gộp các hoạt động ( đó là cơ cấu phân công theo chiều ngang) đáp ứng tốt nhất nhu cầu của đơn vị kinh doanh hay các đơn vị kinh doanh trong công ty. Công ty phải làm phù hợp giữa sự phân công theo chiều ngang và phân công theo chiều dọc. Có nghĩa là nó phải chọn một cơ cấu, sau đó chọn các cấp trong hệ thống trực tuyến và mức độ tập trung hay phi tập trung hoá. Nó là sự kết hợp cả hai loại phân công tạo ra những sắp đặt về mặt tổ chức nội bộ.

Tuy nhiên một khi công ty chia nó ra thành các bộ phận, thì nó phải kết hợp lại. Công ty phải chọn mức độ kết hợp phù hợp với mức độ phân công của nó nếu nó muốn kết hợp một cách thành côngcác hoạt động tạo giá trị của mình. Do sự phân công và kết hợp rất tốn kém nên mục tiêu của công ty là phải tiết kiệm chi phí quản lý bằng việc áp dụng cơ cấu đơn giản nhất mà vẫn đạt mục tiêu chiến lược của Mình. Chúng ta nhấn mạnh vào các điểm chính sau: Việc thực thi thành công một chiến lược phụ thuộc vào việc lựa chọn đúng đắn cơ cấu tổ chức và hệ thống kiểm soát phù hợp với chiến lược của công ty. Công cụ cơ bản của việc thực thi chiến lược là thiết kế tổ chức. Một thiết kế tổ chức tốt làm tăng lợi nhuận theo hai cách. Thứ nhất, nó tiết kiệm chi phí quản lý và hạ thấp chi phí cho các hoạt động tạo giá trị. Thứ hai, nó nâng cao khả năng của các chức năng tạo giá trị ở công ty, để đạt được hiệu quả,sự cải tiến, chất lượng và đáp ứng khách hàng vượt trội từ đó giành

Lợi thế cạnh tranh. Có hai loại phân công: (1)phân công theo chiều dọc nghĩa là cách thức mà công ty lựa chọn để phân bổ quyền ra quyết định và (2) phân công theo chiều ngang chỉ cách thức công ty nhóm gộp các hoạt động của tổ chức vào các chức năng, bộ phận và phòng ban. Lựa chọn cơ bản của phân công chiều dọc là một cơ cấu cao hay thấp. Có cấu trực tuyến cao có một số bất lợi như các vấn đề về truyền thông, chuyển dịch thông tin, động viên và chi phí. Tuy nhiên, phi tập trung hoá hay bãi bỏ các qui định về quyền hành có thể phần nào giả quyết các vấn đề này. Khi một công ty tăng trưởng và đa dạng hoá, nó sử dụng một cơ cấu nhiều bộ phận. Mặc dù, cơ cấu nhiều bộ phận này có chi phí quản lý cao hơn cơ cấu chức năng, nó khắc phục được các vấn đề về kiểm soát liên quan đến cơ cấu chức năng và cho công ty khả năng điều khiển các hoạt động tạo giá trị một cách hiệu quả.

Các loại chuyên môn hoá khác của cơ cấu bao gồm cơ cấu ma trận, nhóm sản phẩm, theo địa lý.

Mỗi loại có công dụng cụ thể và được lựa chọn tuỳ theo yêu cầu chiến lược của công ty.

Công ty càng phức tạp và mức độ phân công càng cao càng yêu cầu mức độ kết hợp cần thiết để quản lý cơ cấu của nó.

Các cơ chế kết hợp sẵn có cho công ty xếp từ tiếp xúc trực tiếp đến cơ cấu ma trận. Cơ chế kết hợp càng phức tạp càng cần chi phí để sử dụng nó. Công ty nên cẩn thận làm phù hợp các cơ chế này với các yêu cầu chiến lược.

Việc lựa chọn một hệ thống kiểm soát phù hợp với chiến lược và cơ cấu của công ty tạo ra một số thách thức đối với các nhà quản trị. Các nhà quản trị phải chọn các hình thức kiểm soát cung cấp khuôn khổ cho việc theo dõi, đo lường và đánh giá chính xác rằng công ty có đạt được mục tiêu của tổ chức hay mục tiêu chiến lược của nó hay không. Các hệ thống kiểm kết quả và tài chính phải được hỗ trợ bởi các hệ thống kiểm soát hành vi và văn hoá tổ chức để bảo đảm rằng công ty đang đạt được các mục tiêu của nó một cách hiệu quả nhất. Nói chung các hệ thống kiểm soát này hỗ trợ lẫn nhau, và cần phải cẩn thận để bảo đảm rằng nó không gây ra những hậu quả không lường trước, như sự cạnh tranh giữa các bộ phận, các chức năng và các các nhân. Nhiều nhà quản trị cấp cao chỉ ra những khó khăn trong việc thay đổi văn hoá tổ chức khi họ nói đến việc thiết kế lại tổ chức của họ để có thể theo đuổi các mục tiêu chiến lược mới. Những khó khăn này phát sinh bới văn hoá là một sản phẩm tương tác thích hợp giữa nhiều yếu tố, như quản trị cấp cao, cơ cấu tổ chức, và hệ thống khuyến khích, tưởng thưởng. Chương này giải quyết các vấn đề cơ bản sau:

− Cấu trúc tổ chức sẽ không vận hành hữu hiệu trừ khi hệ thống kiểm soát và khuyến khích được đặt ra thích hợp và động viên hành vi của nhân viên.

− Kiểm soát chiến lược là quá trình thiết đặt các mục tiêu, theo dõi đánh giá và thưởng cho việc thực hiện của tổ chức. Cách tiếp cận cho điểm đã chỉ ra rằng các nhà quản trị nên thiếtlập một hệ thống kiểm soát chiến lược có thể đo lường tất cả các khía cạnh quan trọng của việc thực hiện trong tổ chức.

− Kiểm soát tiến hành ở tất cả các cấp của tổ chức: công ty, các bộ phận, các chức năng và cá nhân.

− Hệ thống kiểm soát hữu hiệu phải mềm dẻo, chính xác và có thể cung cấp các thông tin phản hồi nhanh chóng cho các nhà hoạch định chiến lược.

− Có nhiều loại chuẩn mực thực hiện khi áp dụng chiến lược công ty. Các loại thước đo mà các nhà quản trị lựa chọn sẽ tác động đến cách thức vận hành của công ty.

− Hệ thống kiểm soát phân loại từ các hệ thống đo lường trực tiếp kết quả đến đo lường hành vi hay hoạt động.

− Có hai loại kiểm soát tài chính chủ yếu là giá thị trường của cổ phiếu và thu nhập trên vốn đầu tư.

− Kiểm soát kết quả thiết lập mục tiêu cho các bộ phận chức năng và các các nhân. Nó chỉ được áp dụng khi các kết quả có thể được đo lường khách quan và nó thường liên kết tới một hoạt động quản trị bằng hệ thống các mục tiêu.

− Kiểm soát hành vi thực hiện thông qua các ngân sách, qui tắc và các thủ tục.

− Văn hoá tổ chức là tập hợp các chuẩn mực và các giá trị chi phối cách thức con người hành động và ứng xử trong tổ chức.

− Văn hoá tổ chức là sản phẩm của các giá trị từ nhóm nhà quản trị cấp cao hay người sáng lập, là sản phẩm của cách thức các nhà quản trị sử dụng để thiết kế cấu trúc tổ chức, và là sản phẩm của các hệ thống tưởng thưởng mà các nhà quản trị sử dụng để định hướng và động viên hành vi của các nhân viên.

− Hệ thống thưởng là dạng thức cuối cùng của kiểm soát. Các công ty thiết lập hệ thống thưởng để cung cấp cho các nhân viên sự khuyến khích làm cho cơ cấu của nó hoạt động hiệu quả và gắn lợi ích của họ với mục tiêu và mục đích của tổ chức.

− Các tổ chức sử dụng tất cả các dạng thức của kiểm soát một cách đồng thời. Các nhà quản trị phải chọn và kết hợp một cách hợp lý các yếu tố kiểm soát, chiến lược và cơ cấu tổ chức.

1. Vai trò của cấu trúc tổ chức
   1. Các khối của cơ cấu tổ chức
   2. Sự phân công, kết hợp và chi phí quản lý
2. Phân công theo chiều dọc
3. Phân công theo chiều ngang
   1. Cơ cấu đơn giản
   2. Cơ cấu chức năng
   3. Cơ cấu nhiều bộ phận
   4. Cơ cấu ma trận
   5. Cơ cấu nhóm sản phẩm
   6. Cơ cấu theo địa lý
4. Kết hợp và cơ cấu kết hợp
5. Kiểm soát chiến lược là gì
6. Các hệ thống kiểm soát chiến lược
   1. Các bước kiểm soát chiến lược
   2. Các cấp của kiểm soát chiến lược
   3. Các loại kiểm soát
7. Văn hóa tổ chức
   1. Văn hoá tổ chức là gì
   2. Văn hoá và lãnh đạo chiến lược
   3. Các văn hoá có khả năng thích ứng và trì trệ
   4. Tập hợp nhóm quản trị cấp cao
   5. Các đặc trưng của nền văn hoá công ty mạnh và thích ứng
8. Các hệ thống thù lao khen thưởng chiến lược
   1. Các hệ thống tưởng thưởng cá nhân
   2. Các hệ thống tưởng thưởng tổ chức hay nhóm

Tham khảo chi tiết ở đây.