Tập kích não

Có thể tiến hành bởi một hay nhiều người: Tuy nhiên, thường thì phương pháp này sẽ hiệu quả hơn cho nhóm làm việc bởi vì cở sở hoạt động của nó dựa trên việc tạo ra càng nhiều ý tưuởng liên quan từ nhiều góc nhìn và nhiều cấp độ càng tốt. Số lượng người tham gia nhiều sẽ giúp cho phương pháp tìm ra lời giải được nhanh hơn hay toàn diện hơn nhờ vào nhiều góc nhìn khác nhau bởi các trình độ, trình tự khác nhau của mỗi người.

Dụng cụ: Dể nhất là thể hiện bằng một bảng viết cho mọi thành viên đều đọc rõ tình trạng của hoạt động tập kích não. Nếu tiến hành cá nhân hay vài người thì có thể thay thế bằng giấy viết. Ngày nay, người ta có thể tiến hành bằng cách nối các máy tính cá nhân vào chung một mạng làm cùng tiến hành việc tập kích não. Bằng cách này những người ở xa nhau cùng có thể tham gia và việc tập kích còn được giúp đỡ bởi các phương tiện mạnh của tin học như là các kho dữ liệu, các từ điển trực tuyến, và các máy truy tìm dữ liệu.

Định nghĩa vấn đề: Vấn đề muốn giải quyết phải được xác định thật rõ ràng phải đưa ra được các chuẩn mực cần đạt được của một lời giải đáp. Trong bước này thì vấn đề sẽ được cô lập hóa với môi trường và các nhiễu loạn. Nói theo cách chuyên môn đây là bưóc đầu tiên xác định nội hàm của vấn đề và xác định các khả năng, các điều kiện cần hay đủ của một lời giải.

Tập trung vào vấn đề -- Đây là bước tập kích. Tránh các ý kiến hay các điều kiện bên ngoài có thể làm lạc hướng buổi làm việc. Trong giai đoạn này người ta thu thập tất cả các ý niệm, ý kiến và ngay cả các từ chuyên môn có liên quan trực tiếp đến vấn đề cần giải quyết (thường có thể viết lên giấy hoặc bảng tất cả). Những ý kiến này đều được xem là có vai trò ngang nhau không phân biệt chi tiết lớn nhỏ. Việc ghi chép ra bảng cũng không nhất thiết phải liệt kê hay sắp xếp theo trình tự nào hết.

Loại bỏ các chi tiết cảm tính không liên quan: Không được phép đưa bất kì một bình luận hay phê phán gì về các ý kiến hay ý niệm trong lúc thu thập. Những ý tưởng thoáng qua trong đầu nếu bị các thành kiến hay phê bình sẽ dễ bị gạt bỏ và như thế sẽ làm mất sự tổng quan của buổi tập kích não. Ngoài ra,

Thành viên tham gia không được dù chỉ là tỏ thái độ cử chỉ chán chường, lãng ý, hay khinh khỉnh đối với các ý kiến đóng góp.

Thành viên cung cấp ý kiến không nên dùng các câu có đại từ xưng hô (như là anh, các anh, bạn, các bạn, đồng chí, ...) thay vào đó là các câu chỉ có các động từ chỉ hành động hay thao tác.

Khuyến khích tinh thần tích cực: Mỗi thành viên cần thực sự cố gắng đóng góp và phát triển các ý kiến tùy theo trình độ, khía cạnh nhìn thấy riêng và không giới hạn cách nhìn của mỗi thành viên.

Góp gió thành bão: Các thành viên đưa ra càng nhiều ý càng tốt về mọi mặt của vấn đề kể cả những ý kiến không thực tiễn, ý kiến hoàn toàn lạ lẫm hay sáng tạo. Đôi khi chính những ý kiến lạ lẫm khôi hài lại nêu bật được các chi tiết mấu chốt của vấn đề hay các biện pháp đi vòng để vựot khó.

Tổng thời gian cho 1 buổi tập kích não sẽ tùy theo tầm cở và độ sâu của vấn đề, tùy trình độ và sự phân tán về chuyên môn, và tùy số lượng người tham gia thường kéo dài từ 30 phút đến vài tiếng. Số lượng người tham gia tối đa thường la 10-15.

Trong nhóm lựa ra 1 người trưởng nhóm (để điều khiển) và một người thư kí để ghi lại tất cả ý kiến (cả hai công việc có thể do cùng một người thực hiện nếu tiện).

Xác định vấn đề hay ý kiến sẽ được tập kích. Phải làm cho mọi thành viên hiểu thấu đáo về đề tài sẽ được tìm hiểu.

Thiết lập các "luật chơi" cho buổi tập kích não. Chúng nên bao gồm

Người trưởng nhóm có nhiệm vụ điều khiển buổi làm việc.

Không một thành viên nào có quyền đòi hỏi hay cản trở, đánh giá, phê bình hay thêm bớt vào ý kiến, từ vựng nêu ra, hay giải đáp của thành viên khác.

Cần xác định rằng không có câu trả lời nào là sai!

Tất cả câu trả lời, các ý, các cụm từ, ngoại trừ nó đã được lập lại đều sẽ được thu thập ghi lại (cách ghi có thể tóm gọn trong một chữ hay một câu cho mỗi ý riêng rẽ).

Vạch định thời gian cho buổi làm việc và ngưng khi hết giờ.

Bắt đầu tập kích não: Người lãnh đạo chỉ định hay lựa chọn thành viện chia sẻ ý kiến trả lời (hay những ý niệm rời rạc). Người thư kí phải viết xuống tất cả các câu trả lời, nếu có thể công khai hóa cho mọi người thấy (viết lên bảng chẳng hạn). Không cho phép bất kì một ý kiến đánh giá hay bình luận nào về bất kì câu trả lời nào cho đến khi chấm dứt buổi tập kích.

Sau khi kết thúc tập kích, hãy lượt lại tất cả và bắt đầu đánh giá các câu trả lời. Một số lưu ý về chất lượng câu trả lời bao gồm:

Tìm những câu ý trùng lặp hay tương tự để thu gọn lại.

Góp các câu trả lời có sư tương tự hay tương đồng về nguyên tắc hay nguyên lí.

Xóa bỏ những ý kiến hoàn toàn không thích hợp.

Sau khi đã cô lập được danh sách các ý kiến, hãy bàn cãi thêm về câu trả lời chung.

Lưu ý:

Đối với một đề tài lớn hay có vai trò thiết yếu: Thường người ta sẽ có vài buổi tập kích não. Trong đó, vấn đề sẽ được chia làm nhiều mối nhỏ hơn và mồi buổi tập kích não sẽ tập trung theo từng mối. Buổi đầu thường sẽ tập trung vào các đề tài tổng quát nhất và cách chia vấn dề thành nhiều mối. Buổi cuối có thể dành cho tổng kết và đưa ra cái nhìn và biện pháp thực tế cho việc giải quyết đề tài.

Trong các buổi làm việc tập trung cao dài hơn 1 giờ thường cần xen vào 5-15 phút giải lao cho mồi giờ nhằm mụch đích xã bớt sự căng thẳng và giúp thành viên có thể có thêm các ý tưởng thoáng mới thông qua giờ giải lao

Chữ tập kích não (brainstorming) được đề cập đầu tiên bởi Alex Osborn năm 1941. Ông đã mô tả tập kích não như là Một kĩ thuật hội ý bao gồm một nhóm người nhằm tìm ra lời giải cho vấn đề đặc trưng bằng cách góp nhặt tất cả ý kiến của nhóm người đó nảy sinh trong cùng một thời gian theo một nguyên tắc nhất định.

Ngày nay phương pháp này đã được xử dụng rất phổ biến trong các lớp học hay các hãng xưởng. Ngoài việc tiến hành kiểu thông thường, người ta còn tận dụng khả năng của máy tính và các phần mềm hổ trợ cho việc tập kích não được hữu hiệu hơn.

Các ý kiến sau khi phân loại và điều chỉnh lại cho thấy chức năng cần được thiết kế của một máy ATM

Vấn đề: "Thiết kế máy chuyển ngân của nhà băng" (ATM -Automated Teller Machine)

Thành viên mời tham dự buổi tập kích não có thể bao gồm: 1 người có gửi tiền nhà băng, 1 nhân viên làm việc chuyển ngân hàng ngày, 1 nhà thiết kế phần mềm, 1 người không có gửi tiền trong nhà băng.

Câu hỏi chính được cô lập lại thành: "Thao tác nào máy chuyển ngân có thể phục vụ được cho khách hàng?" (hay máy chuyển ngân đảm đương nhiệm vụ gì?)

Sau khi tập kích thì các ý kiến đã được thu thập về máy ATM đưọc đặt trong hình vẽ.

Khi có bảng các ý niệm thì nhóm làm việc sẽ phân loại theo góc nhìn của người dùng máy ATM. Như vậy một số ý kiến như là "khám máy từ xa", "nâng cấp cho máy từ xa", hay "bảo trì máy" chỉ dùng cho người kĩ sư bảo trì.

Đứng trên quan điểm các dịch vụ mà máy cung cấp thì có thể rút thành 3 nhóm dùng máy. (Các ý tưởng còn lại được gom gọn thành 3 nhóm này).

Như vậy dựa vào các thông tin thu nhập được người thiết kế có thể nắm được những tính năng chính của một ATM mà tiến hành (hình 2).

Hãy dùng phương pháp để thiết kế một máy bán vé tự động ở các trạm xe điện tương lai.

Chức năng máy ít nhất bao gồm các phương pháp bán vé từng chuyến, vé có thời hạn, vé có hiệu lực theo thời gian, ... vé bán qua nhiều hình thức chi trả, cũng như các khả năng thối tiền và trả trả khi người mua đổi ý ..