Sử dụng Website VOER với vai trò của Tác giả, Giảng viên

Đăng ký một tài khoản trên hệ thống

Để có thể có quyền thêm mới, cập nhật, chia sẻ, tái sử dụng nội dung thông tin trên hệ thống, người dùng cần đăng ký một tài khoản qua các bước đơn giản sau:

Bước 1: Từ khu vực số 7 trên trang chủ, nhấn chuột vào liên kết Tạo tài khoản (Hình minh họa)

Bước 2: Cung cấp thông tin cá nhân theo yêu cầu:

Màn hình sau đây hiện ra yêu cầu người dùng nhập các thông tin cá nhân. Các mục có dấu vuông đỏ (FirstName, LastName, Email) là bắt buộc phải nhập. Hệ thống sẽ yêu cầu nhập cho đến khi các mục này được điền đầy đủ.

Sau khi nhấn nút Request account, màn hình thông báo với nội dung như sau hiện ra

Bước 3: Mở hộp thư điện tử mà bạn đã đăng ký với hệ thống và thực hiện kích hoạt tài khoản theo hướng dẫn

Người dùng sẽ nhận được một email từ hệ thống và một số chỉ dẫn để có thể khởi tạo tài khoản và thiết lập mật khẩu đăng nhập tương ứng. Việc mở hộp thư, kiểm tra thư và thực hiện theo chỉ dẫn cần thực hiện trong vòng 24 tiếng kể từ lúc đăng ký.

Hình trên là nội dung email gửi tới hộp thư người dùng. Sau mở thư và nhấn chuột vào liên kết như yêu cầu, màn hình sau đây cho phép người dùng lựa chọn mật khẩu.

Bước 4: Lựa chọn mật khẩu cho tên đăng nhập

Người dùng nhập 2 lần mật khẩu này vào 2 ô password và chắc chắn rằng chúng giống hệt nhau, sau đó nhấn nút set my password

Cuối cùng, màn hình thông báo sau cho biết người dùng đã trở thành thành viên của hệ thống, với tên đăng nhập và mật khẩu đã được thiết lập.

Như vậy, các thao tác đăng ký thành viên của hệ thống đã được hoàn tất. Từ lúc này, người dùng có thể đăng nhập hệ thống bằng tài khoản của mình để bắt đầu công việc đóng góp tri thức cho cộng đồng.

Đăng nhập và làm quen với Khu vực cá nhân

Từ khu vực số 7 trên trang chủ, nhập Tên đăng nhập và Mật khẩu như hình minh họa rồi nhấn nút Đăng nhập.

Màn hình sau khi đăng nhập như sau:

• Khu vực 1: Phân chia vùng làm việc trên VOER của người dùng theo loại (modules, Tài liệu, tuyển tập) và theo vị trí (cá nhân và nhóm).
• Khu vực 2: Chứa các lối tắt để tạo module, giáo trình và chỉnh sửa các nội dung đã được công bố từ trước.
• Khu vực 3: Truy cập tới Lens cá nhân của người dùng.
• Khu vực 4: Chứa các liên kết đến VOER của tôi, chỉnh sửa hồ sơ cá nhân, và mục ưa thích.
• Khu vực 5: Chứa các liên kết cung cấp cho người dùng những hướng dẫn cần thiết trong trường hợp người dùng gặp khó khăn khi sử dụng VOER.

Các bước giúp Tác giả tạo mới Module từ tệp MS Word sẵn có

Bước 1: Chọn chức năng tạo mới Module

Nhấn chuột vào liên kết Tạo một module mới trong khu vực 2

hoặc nhấn chuột vào liên kết Modules trong khu vực 1 để xem danh sách module của người dùng sau đó nhấn chuột vào Tạo một module mới như trong hình

Bước 2: Đọc và đồng ý với giấy phép sử dụng Creative Common (Giấy phép sáng tạo dùng chung) phiên bản Attribution (đồng ý chia sẻ, cho phép sửa đổi nhưng yêu cầu giữ nguyên tên tác giả)

Bước 3: Điền các thông tin cần thiết cho Module. Có 2 phần bắt buộc phải nhập là Module name (Tên Module) và Language (Ngôn ngữ). Hai phần còn lại là Keywords (từ khóa) và Abstract (Tóm tắt) không bắt buộc. Tuy nhiên, Tác giả Module nên cung cấp đầy đủ các thông tin này và lưu ý, các từ khóa mỗi từ nằm trên một hàng (Như hình minh họa)

Chú ý: Các thông tin như Tiêu đề Module, từ khóa, tóm tắt…được nhập trong phần này có thể được chỉnh sửa sau này nếu cần (chỉnh sửa thông tin MetaData)

Sau khi nhấn nút next, màn hình nhập nội dung Module sẽ hiện ra như hình dưới. Người dùng có thể chọn một trong hai cách sau để nhập mới nội dung Module:

Cách 1: Tải lên hệ thống (Upload) các Module sẵn có đang được lưu trữ dưới định dạng tệp MS Word.

Cách 2: Nhấn chuột vào vị trí số 2 để có thể trực tiếp soạn thảo nội dung Module.

Lưu ý: Hiện chức năng soạn thảo nội dung Module, do phải đảm bảo tương thích với CNXML nên môi trường soạn thảo chưa được trực quan như trên môi trường Rich-Text-Editor (giống giao diện của MS Word). Điều này có thể gây khó khăn cho những người dùng đã quen với cách soạn thảo văn bản truyền thống trên MS Word. Chính vì lý do này, chúng tôi đề nghị các Tác giả tập trung sử dụng tính năng Import From Word (Cách 1) để có thể có nội dung Module với định dạng chuẩn và theo đúng ý mình. Chính vì lý do này, chúng ta tiếp tục chuyển sang bước kế tiếp:

Bước 4: Chọn chức năng Import Microsoft Word

Ở màn hình làm việc trên, người dùng nhấn chuột vào nút Import (vị trí 1), màn hình sau đây hiện ra:

Bước 5: Nhấn nút Browse, sau đó chọn tệp MSWord chứa nội dung Module cần đưa lên hệ thống, sau đó nhấn nút Open và nhấn tiếp nút Import (hình vẽ)

Màn hình sau đây hiện ra cho người dùng thấy kết quả của việc Import (nhập) nội dung Module từ tệp MS Word trong máy tính lên hệ thống.

Màn hình trên đây đồng thời là nơi người dùng có thể trực tiếp chỉnh sửa nội dung (nếu cần). Tuy nhiên, trước khi chỉnh sửa hoặc xuất bản nội dung này, người dùng nên nhấn Preview (xem lại) để xem nội dung này với định dạng đầy đủ.

Lưu ý: Người dùng có thể thực hiện việc import nhiều lần để có được kết quả như ý.

Bước 6: Nhấn Preview, hệ thống hỏi người dùng muốn xem ở chế độ nào?

Online Preview (Xem trên nền Web) và PrintPreview (Xem trên nền tệp PDF)

Nếu nhấn vào Online Preview, kết quả sẽ như sau:

Và nếu nhấn vào Print Preview, kết quả sẽ như sau (trên máy phải có phần mềm đọc được định dạng file PDF, ví dụ Acrobat reader)

Sau khi đã Xem lại (Preview) nội dung (hình minh họa chức năng Preview):

Nếu cần chỉnh sửa, người dùng có thể nhấn chuột vào siêu liên kết edit để chỉnh sửa.

Bước 7:Xuất bản Module

Nếu đã hài lòng với định dạng mà hệ thống thể hiện, người dùng có thể nhấn chuột vào siêu liên kết Publish để xuất bản

Màn hình trên yêu cầu người dùng kiểm tra lần cuối các thông tin vê Metadata (tóm tắt, từ khóa…)…, sau đó nhập một số thông tin về phiên bản của tài liệu (dễ quản lý sau này, khi tài liệu có nhiều phiên bản khác nhau), và nhấn publish.

Bước 8: Tái khẳng định việc xuất bản Module

Màn hình sau sẽ yêu cầu người dùng một lần nữa xác nhận việc xuất bản tài liệu.

Sau khi Pubish (xuất bản), tài liệu của Tác giả sẽ hiển thị ra bên ngoài và mọi người đều có quyền đọc (Ở bước này, giống như việc xuất bản sách in, sau khi publish, mọi người chỉ có khả năng đọc mà thôi). Để tài liệu này thực sự có khả năng sửa đổi và chia sẻ, Tác giả cần nhấn nút checkout (nút này có tác dụng cho phép hiệu đính tài liệu này)

Bước 10 – Bước cuối: Nhấn nút checkout (Cho phép hiệu đính)

Sau khi nhấn checkout, màn hình sau đây hiện ra. Tác giả có thể tiếp tục sửa đổi nội dung (nếu cần) hoặc quay trở về khu vực làm việc (WorkSpace) để em danh sách các module, tài liệu như hình minh họa. Để thuận tiện, tác giả hiệu đính trên tệp MsWord rồi thực hiện việc import tệp MsWord vào VOER như đã giới thiệu ở trên.

Như vậy, chúng ta vừa tìm hiểu xong các bước nhanh chóng nhất để người dùng có thể xuất bản và chia sẻ Module kiến thức của mình.

Các bước giúp Tác giả tái sử dụng nội dung Module sẵn có

Quay trở về với người dùng có tài khoản ncuong. Sau khi đăng nhập bằng account ncuong, ta đi tới Khu vực cá nhân của người dùng này. Mục tiêu lần này của ta là tái sử dụng nội dung Module sẵn có trên hệ thống nhờ chức năng Tìm để chỉnh sửa nội dung đã được công bố như sau:

Màn hình tìm kiếm nội dung hiện ra, ta lần lượt thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Gõ từ khóa cần tìm (Ví dụ: sử dụng VOER)

Bước 2: Nhấn search để bắt đầu tìm kiếm

Bước 3: Nhấn vào một/nhiều ô tích chọn trước tiêu đề Module cần tái sử dụng

Bước 4: Chọn nơi lưu trữ những Module này (thường là Personal workspace) và nhấn Add

Người dùng có thể lặp lại 4 bước trên nhiều lần để tìm ra những Module có nội dung phù hợp và sau đó đưa những Module này về khu vực làm việc của mình.

Sau khi nhấn add, màn hình sau hiện ra:

Như vậy, Module vừa chọn đã nằm trong khu vực làm việc của ncuong.

Bước 5: Chọn Module cần tái sử dụng

Để có thể tái sử dụng nội dung Module nào, ta nhấn chuột vào tiêu đề Module đó, màn hình soạn thảo nội dung Module sẽ hiện ra.

Màn hình dưới đây hiển thị nội dung của Module Sử dụng VOER với vai trò của Bạn đọc/Người tra cứu.

Bước 6: Tiến hành thêm mới/chỉnh sửa nội dung Module đã chọn

Để soạn thảo đoạn văn bản nào, người dùng nhấn chuột vào đoạn văn bản đó. Màn hình soạn thảo sẽ hiện ra. Sau khi sửa đổi nội dung, nhấn Save để ghi lại.

Lặp lại các bước sửa đổi trên cho các đoạn văn bản khác (nếu cần)

Bước 7: Nhấn Publish và lựa chọn một trong 2 việc trên màn hình dưới đây:

• 1. Suggest your edits: Gửi gợi ý sửa đổi nội dung tới tác giả gốc hoặc Người duy trì nội dung.
• 2. Create a new Module: Tạo mới một phiên bản mới dựa trên Module đã có. (Việc này có thể hiểu như sau: Người dùng phuongdv, sau khi mang nội dung Module của người dùng minhdn xong thì không thể publish theo kiểu ghi đè lên Module cũ được mà cần phải tạo ra một phiên bản mới, độc lập với phiên bản cũ (giống như Save as…))

Nếu nhấn chọn chức năng ở vị trí số 1, màn hình sau hiện ra, ta mô tả những ý kiến sửa đổi của mình rồi nhấn Send edits

Nếu nhấn chọn chức năng ở vị trí số 2, màn hình sau hiện ra, xác nhận 1 lần nữa việc người dùng sẽ tạo một phiên bản mới của Module và đồng ý với giấy phép chia sẻ Sáng tạo dùng chung (Creative Common Atribution License)

Bước 8: Đồng ý với điều khoản của giấy phép và nhấn Yes, create copy

Bước 9. Nhấn publish để xuất bản phiên bản Module mới này

Bước 10: Điền các thông tin mô tả sự thay đổi và nhấn publish

Bước 11: Màn hình sau hiện ra, thông báo rằng hiện tại Module chưa được Publish do chưa có sự phản hồi đồng ý từ tác giả gốc.

Như vậy, trong lúc này, phía tác giả gốc của Module (tài khoản cuongnguyen), cần đăng nhập vào khu vực làm việc của mình

Sau khi đăng nhập, tác giả gốc của Module sẽ nhìn thấy dòng 1 role request. Đây chính là thông báo về việc có một yêu cầu tới tác giả gốc về việc có một tác giả khác tái sử dụng nội dung Module và hỏi ý kiến về việc đứng tên đồng tác giả trong Module mới này.

Nhấn chuột vào liên kết 1 Role Request, màn hình sau hiện ra

Nhấn chọn vào ô trước tiêu đề Module, sau đó nhấn accept (nếu thực sự đồng ý đứng tên đồng tác giả Module). Sau khi nhấn chuột, màn hình sau đây hiện ra, thông báo rằng đã chấp nhận yêu cầu và hiện không còn yêu cầu nào chờ nữa.

Quay trở lại với màn hình làm việc của ncuong, bây giờ thì tác giả ncuong đã có thể publish nội dung Module này.

Màn hình dưới đây cho thấy, tác giả Module gồm 2 người và hệ thống cũng chỉ rõ rằng nội dung Module mới này dựa trên nội dung Module nào, của tác giả gì.