Quy trình mượn trả sách thư viện lưu động Trung tâm Học liệu

– trường ĐHCT

I.  ĐẶT VẤN ĐỀ: Sách là tài sản quí giá nhất của Trung tâm Học liệu (TTHL), là kho tàng tri thức của nhân loại. Dịch vụ mượn trả sách tại quầy Lưu hành là dịch vụ rất cần thiết đối với bạn đọc. Ngoài việc quản lý tài liệu mượn trả hằng ngày, TTHL còn thực hiện dịch vụ thư viện lưu động, giúp độc giả mượn tài liệu tại các nhà học trong khuôn viên trường ĐHCT. Để thực hiện tốt dịch vụ này, TTHL cần có quy trình cụ thể và phương thức quản lý khoa học.

II.  THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA DỊCH VỤ THƯ VIỆN LƯU ĐỘNG:

1.   Thuận lợi:

• Được sự đồng ý của Ban Giám Hiệu trường Đại Học Cần Thơ, sự hợp tác của Trung tâm thông tin & Phát triển Việt Nam trực thuộc Ngân Hàng Thế Giới tại VN, sự đồng thuận của BGĐ-TTHL, sự nhiệt tình của cán bộ phụ trách Góc thông tin NHTG, tổ DVTT, và sự tham gia tích cực của một số cán bộ TTHL
• Đối tượng phục vụ của TVLĐ là cán bộ và sinh viên trường ĐHCT đã làm thẻ TTHL
• Tiết kiệm được thời gian và tận dụng giờ chuyển tiếp của các học phần
• Giới thiệu và hướng dẫn trực tiếp cho độc giả các nguồn học liệu ở dạng in ấn và điện tử
• Sách ở TTHL được phân loại, sắp xếp theo hệ thống phân loại DDC, mỗi quyển có 1 số ĐKCB, mã vạch, phần mềm quản lý thư viện tích hợp Ilib40 của Công ty CMC giúp cho việc tìm sách cũng như mượn trả tài liệu được thực hiện dễ dàng và có hiệu quả cao.  

2.   Khó khăn:

• Phạm vi triển khai chưa rộng: TTHL chưa triển khai được dịch vụ TVLĐ đến tất cả các nhà học của khu 2, chỉ mới triển khai ở nhà học C1 và C2
• Số lượng sách đưa ra phục vụ lưu động chưa nhiều, chỉ khoảng 250 quyển mỗi đợt.
• Số lượng mượn còn ít chưa như mong mỏi
• Phần mềm ilib40 của CMC vẫn còn một hạn chế: Cần thiết lập lại chính sách cho tài liệu tại mỗi điểm lưu thông

III.  QUY TRÌNH THỰC HIỆN MƯỢN, TRẢ SÁCH TVLĐ:

1.    Làm thủ tục mượn tài liệu tại Quầy Lưu hành TTHL:

• Làm đúng thao tác mượn trả sách tại Quầy lưu hành trên phần mềm do tổ CNTT hỗ trợ
• Thời gian: 7 giờ 30 đến 8 giờ
• Hiệu quả: Biết rõ số lượng sách thuộc TVLĐ khi mang ra ngoài TTHL, giúp thuận tiện cho việc QL sách bên ngoài TTHL thuộc TVLĐ.

2.    Làm thủ tục mượn sách cho bạn đọc đối với các trường hợp sau:

2.1 Độc giả có nhu cầu đặt sách mượn qua mạng

2.2 Ghi phiếu yêu cầu trực tiếp tại khu vực giới thiệu tài liệu

2.3 Liên hệ mượn qua điện thoại

• Cả ba trường hợp trên, cán bộ phụ trách việc mượn qua mạng, trực điện thoại tại TTHL ghi nhận và bàn giao cho tình nguyên viên. Tình nguyện viên sẽ tìm sách trên kệ sách, đem sách đến Quầy Lưu hành làm thủ tục mượn sau đó giao cho cán bộ văn thư
• Thời gian: Sáng từ 7 giờ 30 đến 10 giờ;    Chiều từ 13 giờ 30 đến 16 giờ
• Hiệu quả: Tạo ra một dịch vụ có chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu độc giả đối với những độc giả không có thời gian đến TTHL mượn trực tiếp tại Quầy Lưu hành, khuyến khích độc giả sử dụng nguồn học liệu của TTHL.

3.   Làm thủ tục kiểm tra tài liệu tại Quầy Lưu hành sau khi sách của TVLĐ đưa về TTHL:

• Sau khi sách của TVLĐ đưa về TTHL, cán bộ TTHL hay tình nguyện viên phải đến quầy làm thủ tục trả tài liệu cho cán bộ TTHL đảm nhận việc mượn trả sách tại Quầy Lưu hành.
• Thời gian: 16 giờ 30 đến 17 giờ
• Hiệu quả: Quản lý được lưu lượng sách mượn của độc giả và sách còn lại trong TVLĐ.

IV.   PHƯƠNG THỨC QUẢN LÝ:

 1.   Phương án 1 :

Tạo lập phần mềm quản lý riêng biệt cho việc mượn, trả sách thuộc TVLĐ bao gồm hai CSDL. Gọi là hai trong một, có nghĩa là hai CSDL nhưng hiển thị trong một Form mượn, trả.

1.1 CSDL của sách đọc tại chỗ (sách MON, sách có bi đỏ và các loại bi khác, sách thuộc GTT-NHTG…). CSDL này không cần kết nối với CSDL trong chương trình phần mềm ilib40.

1.2 CSDL thuộc sách mượn có ký hiệu số ĐKCB (MOL) mang về nhà ngay tầng 2 TTHL. CSDL này nối kết với CSDL trong kho mượn TTHL và mượn, trả bình thường như mượn, trả ngay TTHL. Phần mềm trên không chỉ quản lý mượn và trả sách mà cần phải có mục thống kê và báo cáo số lượng sách mượn ra TTHL và số lượng sách còn lại của TVLĐ khi quay về TTHL. Ngoài ra còn sử dụng được khi sách đang ở TVLĐ phục vụ bạn đọc bên ngoài TTHL.   

2.   Phương án 2:

Sử dụng ngay phần mềm ilib40 đã có sẵn trong cửa sổ Window, mục nghiệp vụ mượn trả sách : Thông tin BĐ – vào Form điểm lưu thông, trong Form này máy hiển thị có 3 loại kho:

2.1 kho Đọc tài liệu – Tài liệu dành riêng

2.2 kho Tài liệu nghe nhìn

2.3  kho TTHL- mượn tài liệu

Trong ba kho này sử dụng 2 kho là kho Đọc tài liệu – tài liệu dành riêng và kho TTHL- mượn tài liệu.

Chọn kho thứ nhất là kho Đọc tài liệu – tài liệu dành riêng. Sau đó tạo một kho cho TVLĐ đối với tài liệu dạng tham khảo tại chỗ (Sách có ký hiệu ĐKCB là MON, sách bi đỏ và các loại bi khác… sách thuộc GTT- NHTG…). Trong kho này sẽ giới hạn quản lý sách mang ra ngoài TTHL và sách còn lại ở TVLĐ khi mang về TTHL.

Trong kho thứ ba là kho TTHL- mượn tài liệu cho mượn sách và trả sách bình thường (sách có ký hiệu số ĐKCB là MOL) nhưng phải phân biệt được giữa sách độc giả trực tiếp đến TTHL mượn và sách độc giả mượn từ TVLĐ.

Phương án này tận dụng hết công suất nguồn tài nguyên sẵn có đó là phần mềm quản ý thư viện tích hợp Ilib40 của CMC, cần phải liên hệ với công ty CMC, tốn kinh phí và thời gian chờ đợi.

3.      Phương án 3:

Tự tạo một chương trình quản lý bằng excel và lập một sổ quản lý tất cả các quyển sách còn lại khi mang về TTHL thuộc TVLĐ.

Phương án này chỉ đề phòng khi sách còn lại ở TVLĐ mang về TTHL, nhưng phần mềm không thể liên kết mạng Internet và những lúc mất điện đột xuất, không để sách thất lạc.

Trong 3 phương án trên, phương án 1 là phương án khả thi nhất. Vì CSDL Ilib40 rất quan trọng không những tại TTHL mà còn quan trọng đối với toàn bộ hệ thống thư viện nhánh tại các khoa trong trường ĐHCT. Hơn nữa, kho đọc là kho không thể mượn về nhà, nhưng với phần mềm này, cán bộ TTHL, tình nguyện viên thuộc TVLĐ được mang sách đọc tại chỗ ra khỏi TTHL, độc giả có thể tham khảo tận nơi trong khu II trường ĐHCT giúp cho việc mượn trả sách TVLĐ đạt hiệu quả cao.

V.    KẾT LUẬN:

 Để việc mượn, trả tài liệu TVLĐ đạt được kết quả tốt, cần có sự cộng tác giữa các bộ phận có liên quan. Tổ CNTT cần sớm tạo ra một phần mềm để quản lý chặt chẽ các quy trình. Từ đó, TTHL sẽ có cơ sở để phát triển dịch vụ TVLĐ ngày một tốt hơn.

Nguyễn Minh Chiến        

Chuyên viên Phòng Dịch vụ Thông tin

TTHL- ĐHCT