Quản lý vật tư và hiệu quả của quản lý vật tư trong nền kinh tế thị trường

Khái niệm – phân loại vật tư

Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động được dùng để sản xuất : nguyên liệu, vật liệu… thiết bị, máy móc, bán thành phẩm. Có thể một sản phẩm của Doanh nghiệp này lại là loại nguyên liệu của Doanh nghiệp khác. Vì mỗi vật có những thuộc tính khác nhau và chính như thực hiệnế nó sẵn sàng có thể dùng cho nhiều việc, cho nên cùng một sản phẩm có thể dùng làm sản phẩm tiêu dùng hay dùng làm vật tư kỹ thuật. Bởi vậy, trong mọi trường hợp cần phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sản phẩm để xem xét nó là vật tư kỹ thuật hay là sản phẩm tiêu dùng đích thực.4

Tổ chức bộ máy quản trị vật tư ở Doanh nghiệp :

Sự cần thiết phải tổ chức bộ máy quản trị vật tư ở doanh nghiệp :

Tổ chức bộ máy quản trị vật tư ở doanh nghiệp được hình thành một cách khách quan dựa trên chức năng quản trị của tổ chức về vật tư. nó quyết định một phần hiệu quả của công tác quản trị .

Nếu như bộ máy quản trị vật tư được hình thành một cách hợp lý sẽ có tác dụng to lớn đến hiệu quả công tác quản trị vật tư ở doanh nghiệp.Vì vậy, cần thiết phải nghiên cứu, tổ chức bộ máy quản trị vật tư:Đáp ứng được yêu cầu hoạt động của Doanh nghiệp

Xác định được hiẹu quả hoạt động của tổ chức là một việc làm cần thiết, thường xuyên của quá trình tổ chức bộ máy. Vì qua việc nghiên cứu này ta có thực hiện để đánh gía được tính hiệu quả và hợp lý của bộ máy qua từng thời kỳ. Từ đó có những kiến nghị kiện toàn bộ máy tổ chức.

Ngoài ra phải không ngừng tinh giản bộ máy quản lý , nâng cao sức mạnh của tổ chức, nghiên cứu ,xây dựng những mô hình tiên tiến về tổ chức bộ máy quản trị ở Doanh nghiệp .

Các hình thức tổ chức

Tổ chức bộ máy quản trị vật tư theo nguyên tắc chức năng:

Theo nguyên tắc này thì chức năng nhiệm vụ chủ yếu của phòng vật tư được chuyên môn hoá cho từng bộ phận, cho từng phòng ban theo sơ đồ sau:

Sơ đồ nguyên tắc tổ chức phòng vật tư theo nguyên tắc chức năng

+Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận này như sau:

-Tổ kế hoạch thống kê: làm nhiệm vụ xác định nhu cầu và nguồn vật tư cho Doanh nghiệp .

Lên phương án mua sắm vật tư

Lập đơn hàng vật tư kỹ thuật

Lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức

-Tổ kế hoạch chuyên theo dõi kiểm tra và sử dụng vật tư thiết bị.

Thống kê tình hình xuất – nhập cung ứng vật tư

Lập kế hoạch vật tư mới.

-Bộ phận nghiên cứu thị trường

Nghiệp vụ chủ yếu; nghiên cứu thị trường các yếu tố sản xuất để có thể trả lời được những câu hỏi: Giá cả, chất lượng, số lượng, nguồn cung ứng

-Bộ phận tiếp liệu: làm nghiệp vụ mua sắm vật tư, áp tải vật tư hàng hoá, theo dõi giao nhận vật tư đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, chính xác theo đúng hợp đồng mua hàng.

Đội vận chuyển: Đối với các công ty lớn chuyên chở, có đội xe riêng của công ty. Tuỳ theo quy mô, yêu cầu mà cần đến những số lượng và đội xe khác nhau. Công tác này, nó góp phần chủ động trong việc vận chuyển vật tư trang thiết bị , thuận tiện linh hoạt mọi lúc, mọi nơi

Tổ chức bộ máy quản trị vật tư theo nguyên tắc mặt hàng

Theo nguyên tắc này, tổ chức bộ máy quản trị vật tư được thành lập theo nhiều bộ phận. Mỗi bộ phận phụ trách một nhóm mặt hàng vật tư chủ yếu của Doanh nghiệp.

Theo hình thức này có thể tổ chức bộ máy như sau:

Mô hình tổ chức theo nguyên tắc mặt hàng thường được áp dụng đối các doanh nghiệp co quy mô sản xuất kinh doanh lớn. Một bộ phận quản trị kinh doanh không thể quán xuyến dược tât cả những mặt hàng cho nên tổ chức theo nguyên tắc phân quyền chịu trách nhiệm riêng dối với từng mặt hàng.

Đặc điểm mô hình tổ chức này; có thêm một cấp trung gian phụ trách một nhóm các mặt hàng vật tư. Tuỳ theo chủng loại vật tư ở doanh nghiệp, người ta có thể chia theo các nhóm khác nhau dựa trên một vài tiêu thức quản lý nào đó.

Từng ban trong bộ may quản trị vật tư đều được cấu thành bởi ba bộ phận nhỏ hơn: Kế hoạch, tiếp liệu và các kho theo nguyên tắc thống nhất từng mặt hàng

Khái niệm.

Nhu cầu là một khái niệm cơ bản và tiềm ẩn trong marketing, nhu cầu nói chung được hiểu là cảm giác thiếu hụt một cái gì đó mà con người cảm nhận được. Nhu cầu nói chung rất đạng và phức tạp từ nhu cầu ăn, ở, mặc, đến nhu cầu tri thức, văn hoá, giải trí… nó thuộc trong các cấp bậc nhu cầu từ thấp đến cao của con người

Nhưng nếu xét về lĩnh vực vật tư sản xuất kinh doanh thì nhu cầu được cụ thể hơn. Nó là một phạm trù kinh tế quan trọng, phản ánh mối liên hẹ phụ thuộc của các đơn vị sản xuất kinh doanh về các điều kiện tái sản xuất xã hội. Nhu cầu mang tính chát khách quan cũng giống như những điều kiện và tính quy luật của tái sản xuất xã hội. Tính khách quan của nhu cầu thể hiện ở chỗ: lượng nhu cầu hoàn toà không phụ thuộc vào việc xác định hoặc không xác định giá trị của nó.

Nhu cầu vật tư là những nhu cầu cần thiết về nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị maý móc để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh nhất định mà doanh nghiệp khả năng thanh toán.

Trong điều kiện sản xuất hàng hoá, nhu cầu vật tư luôn luôn biểu hiện dưới dạng cầu. Cầu là một phạm trù kinh tế phức tạp có mối liên hệ trực tiếp tới các quy luật và các phạm trù của sản xuất và lưu thông hàng hoá và là một yếu tố của thị trường vật tư . Cũng như cầu và nhu cầu nói chung, cầu và nhu cầu vật tư có đôi chỗ khác nhau cần phân biệt:

Trước hết nếu như nhu cầu vật tư liên hệ trực tiếp được đến sản xuất thì cầu vật tư lại liên hệ đến sản xuất thông qua nhu cầu vật tư, qua khả năng thanh toán, qua giá cả, cung hàng hoá và khả năng tín dụng .

Thứ hai, cầu vật tư được xác định bởi nhu cầu vật tư có khả năng thanh toán cho nên nhu cầu vật tư rộng lớn hơn cầu vật tư, không có nhu cầu vật tư thì không có cầu vật tư, và cầu vật tư không phải là toàn bộ nhu cầu.

Những đặc trưng cơ bản của nhu cầu vật tư

Cũng như quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất, nhu cầu vật tư kỹ thuật mang tính khách quan phản ánh yêu cầu của sản xuất về một loại vật tư nào đó. Vì vậy, nhu cầu vật tư có những đặc trưng sau đây:

-Nhu cầu vật tư liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp

-Nhu cầu vật tư được hình thành trong quá trình sản xuất vật chất hoặc nhu cầu kinh doanh .

-Nhu cầu vật tư mang tính xã hội bởi vì nguyên vật liệu của Doanh nghiệp này lại là kết quả sản xuất của doanh nghiệp khác, chỉ khi nó được tiêu dùng cuối cùng

.Tính thay thế lẫn nhau của nhu cầu vật tư

.Tính bổ xung cho nhau của nhu cầu vật tư

.Tính khách quan của nhu cầu vật tư - là sự cần thiết tất yếu cho nhu cầu sản xuất. Muốn sản xuất phải có vật tư, đó là nhu cầu cụ thể được vật hoá bằng sức lao động của con người

.Tính đa dạng nhiều vẻ của vật tư: khi nhu cầu sản xuất hàng hoá ngày càng phát triển thì chủng loại vật tư hàng hoá cũng ngày càng đa dạng

Kết cấu nhu cầu và các phương pháp xác định nhu cầu

Đối với các doanh nghiệp, nhu cầu vật tư được biểu hiện toàn bộ trong kỳ kế hoạch, theo từng tháng, quý, kể cả dự trữ. Kết cấu nhu cầu vật tư được thể hiện bằng mối quan hệ giữa mỗiloại nhu cầu đối với toàn bộ loại nhu cầu vật tư ở doanh nghiệp. Nhu cầu vật tư ở doanh nghiệp được phản ánh ở sơ đồ sau :

Sơ đồ kết cấu nhu cầu vật tư doanh nghiệp :

Các nhân tố ảnh hưởng đến nhu cầu vật tư kỹ thuật ở Doanh nghiệp

Nhu cầu vật tư nhu cầu được hình thành dưới tác động của nhiều nhân tố khác nhau. Những nhân tố này có thể phân theo các nhóm sau :

Một là tiến bộ về khoa học kỹ thuật trong sản xuất. Nhân tố tổng hợp này phản ánh tiến bộ về khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất và vật tư như chế tạo những máy móc thiết bị có tính kỹ thuật cao, sử dụng những vật liệu mới và sử dụng có hiệu quả nguồn vật tư .

Hai là quy mô sản xuất ở các ngành, các Doanh nghiệp. Nhân tố này ảnh hưởng trực tiếp tới khối lượng vật tư tiêu dùng và do đó ảnh hưởng tới khối lượng nhu cầu vật tư. Quy mô sản xuất càng lớn thì khối lượng tiêu dùng vật tư ngày càng nhiều và do đó nhu cầu vật tư ngày càng tăng. Theo đà phát triển kinh tế, quy mô sản xuất ngày càng gia tăng và đIều đó đòi hỏi nhu cầu vật tư ngày càng lớn trong nền kinh tế .

Ba là cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất. Cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất thay đổi theo nhu cầu thị trường và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt thay đỏi theo trình độ sử dụng vật tư tiêu dùng và cảI tiến chất lượng sản phẩm từ vật tư tiêu dùng. ĐIều này ảnh hưởng tới cơ cấu của vật tư tiêu dùng và do đó tác động tới cơ cấu của nhu cầu vật tư .

Bốn là quy mô thị trường vật tư. Quy mô thị trường biểu hiện số lượng Doanh nghiệp tiêu dùng vật tư và quy cach chủng loạI vật tư mà các doanh nghiệp có nhu cầu tiêu dùng trên thị trường : quy mô của thị trường càng lớn thì nhu cầu vật tư càng nhiều.

Năm là nguồn cung vật tư- hàng hoá trên thị trường : cung vật tư thể hịên khả năng vật tư có trên thị trường và khả năng đáp ứng nhu cầu vật tư của các đơn vị tiêu dùng . Cung vật tư có tác động đến cầu vật tư thông qua giá cảvà do đó đến toàn bộ nhu cầu .

Ngoài những nhân tố trên đây còn có nhiều các nhân tố khác ảnh hưởng đến nhu cầu vật tư như :

Các nhân tố xã hội phản ánh mục tiêu cảI thiện điều kiện lao động trong các ngành sản xuất, ảnh hưởng của những nhân tố này được xác định bằng những chỉ tiêu như trình độ cơ giới hoá, tự động hoá sản xuất và cảI thiện điều kiện lao động.

Khả năng thanh toán của các doanh nghiệp tiêu dùng vật tư

Giá cả vật tư hàng hoá và chi phí sản xuất kinh doanh .

Nghiên cứu sự tác động của các nhân tố đến nhu cầu vật tư được thực hiện theo từng nhóm và cho từng loại vật tư, cũng như cho từng loại nhu cầu có tính đến các giai đoạn khác nhau của công tác kế hoạch hoá. Qúa trình này có ý nghĩa quan trọng cho công tác lập kế hoạch dự báo nhu cầu thị trường .

Trình tự kế hoạch hậu cần vật tư

Trong nền kinh tế thị trường, nội dung chủ yéu của công tác hạu cần vật tư kỹ thuật bao gồm từ khâu nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu vật tư của doanh nghiệ, xác định nguồn vật tư, lập kế hoạch mua sắm vật tư, dư trữ bảo quản và cấp phát vật tư, đến việc quản lý sử dụng và quyết toán vật tư .

Nội dung của công tác hậu cần vật tư kỹ thuật có thể biểu diễn qua sơ đồ sau :

Trình tự công tác hậu cần vật tư kỹ thuật doanh nghiệp

Trong đó kế hoạch mua sắm vật tư là khâu then chốt nhất và bao gồm các bước như sau :

Nghiên cứu nội dung và trình tự kế hoạch mua sắm vật tư

+ Nội dung

Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống các bảng biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và một hệ thống các biéu cân đối vật tư. Nhiệm vụ chủ yếu của nó là đảm bảo vật tư một cách tốt nhất và ổn định nhất cho sản xuất kinh doanh. Muốn vậy công tác vật tư phải xác định cho được lượng vật tư cần thiết phải có là bao nhiêu? và ở đâu? khi naò, đầy đủ về chất lượng, số lượng và thời gian .

Bên cạnh việc xác định lượng vật tư cần mua kế hoạch mua sắm vật tư còn phải xác định rõ những nguồn vật tư để thoả mãn những nhu cầu đó. Bởi vậy, kế hoạch mua sắm vật tư thường phản ánh hai nội dung cơ bản sau:

Một là: Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch như nhu cầu vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, hay cho hợp đồng A hay khách hàng B và còn là dự trữ là bao nhiêu.

Hai là: Phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn các nhu cầu nói trwn bao gồm:nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên nội bộ doanh nghiệp hay nguồn mua bổ xung bên ngoài…

+ Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư như sau:

Trước hết lập kế hoạch mua sắm vật tư là công việcphải làm để có được kế hoạch. Đối với các doanh nghiệp, việc lạp kế hoạch mua sắm vật tư chủ yếu do phòng kinh doanh lập, nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận trong bộ máy điều hành Doanh nghiệp

-Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của kế hoạch vật tư. ở giai đoạn này, cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực hiẹn các công việc sau: nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trường các yếu tố sản xuất; chuẩn bị cho tài liệu về phương án sản xuất – kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các phân xưởng, tổ đội sản xuất ở doanh nghiệp .

-Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp. Đối với các Doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua sắm vật tư chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng để xác định lượng nhu cầu vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, với cơ chế tự trang trải, và có lợi nhuận để tồn tại và phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa rất to lớn.

-Giai đoạn xác định số lượng vật tư nhu cầuự trữ đầu kỳ và cuối kỳ của Doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp hiện nay, việc xác định này thường nhu cầu dựa vào định mức từ trước hay ước tính lượng vật tư nhập xuất trong kỳ

-Giai đoạn kết thúc cả việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định số lượng vật tư hàng hoá càn phải mua về doanh nghiệp: Nhu cầu này của Doanh nghiệp thường được xác định thông qua các chỉ tiêu cân đối lượng vật tư trong kỳ kế hoạch: Nghĩa là:

Trong đó :

Là nhu cầu về loai vật tư i dùng cho công việc j

Là tổng nguồn về loại vật tư i cung ứng bằng nguồn j

Trong cơ chế thị trường, theo yêu cầu của quy luật cạnh tranh , đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức quan tâm đến việc mua sắm và sử dụng vật tư kỹ thuật. Nhu cầu mua sắm phải được tính toán khoa học, cân nhắc tới mọi tiềm năng của doanh nghiệp. Trong điều kiện đó, mục tiêu của việc lên kế hoạch là lám sao với số lượng vật tư cần thiết tối thiểu mua về Doanh nghiệp mà ổn định đươc nhu cầu sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp .

Cấp phát vật tư

Vấn đề hạch toán nội bộ chuyển giao quyền sử dụng vật tư không mang tính nội bộ. Cấp phát vật tư cho các phân xưởng là công việc rất quan trọng của phòng quản trị vật tư ở doanh nghiệp. Nó giúp cho việc sử dụng vật tư có hiệu quả thể hiẹn ở một só ý nghĩa sau:

Công tác hậu cần vật tư vai trò chức năng đảm bảo vật tư, không tính đến các yếu tố thương mại, kinh tế mà hiệu quả của của nó còn gắn với hiệu quả sản xuất kinh doanh

+Nhiệm vụ của cấp phát vật tư

Đảm bảo cấp phát đồng bộ đúng về mặt hàng, số lượng, quy cách phẩm chất. Đây là nhiệm vụ quan trọng bậc nhất trong công tác quản trị vật tư

Để thực hiện đươc nhiệm vụ này, bộ phận quản trị vật tư phải tiến hành tạo nguồn, bố trí cấp phát trên cơ sở yêu cầu của các phân xưởng.

Chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào sản xuất đảm bảo giao vật tư dưới dạng thuận lợi nhất ccho sản xuất

Giải phóng cho các đơn vị tới mức tối đa các công việc liên quan đến hậu cần vật tư. Mục tiêu giảm chi phí cho công việc chuẩn bị, thực hiẹn chuyên môn hoá cho công việc chuẩn bị.

Kiểm tra việc giao vật tư và tình hình sử dụng vật tư ở các đơn vị, qua đó rút ra kinh nghiệp quản lý cấp phát tốt hơn .

-Để thực hiện việc cấp phát vật tư được tốt, phòng vật tư phải làm các công việc sau:

.Lập hạn mức cấp phát vật tư trong nội bộ doanh nghiệp theo tháng, quý. Dựa trên cơ sở khối lượng công việc phải hoàn thành và định mức sử dụng vật tư. Người ta xác định lượng vật tư cần thiết tối thiểu được cung cấp trong kỳ kế hoạch

.Lập chứng từ cấp phát vật tư là chứng từ liên quan đến việc xuất kho (phiếu lĩnh vật tư, lệnh xuất kho ... )

.Công việc quan trọng là: chuẩn bị vật tư để cấp phát, đúng đầy đủ về chủng loại chất lượng, số lượng...

.Tổ chức giao vật tư cho các đơn vị tiêu dùng trong nọi bọ doanh nghiệp

.Kiểm tra, giám sát việc thự chiện và sử dụng vật tư .

Xác định mức, hạn mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật:

Để quản lý hoạt động mua sắm cáp phát và sử dụng vật tư, người ta thường sửdụng công cụ quan trọng đó là mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật cho sản xuất

Định mức:

Là những giải pháp về kinh tế kỹ thuật của nhà quản trị nhằm tính toán xác định mọt mức tiêu dùng hợp lý trong diều kiẹn lao động bình thường , năng xuất lao động bình thường.

Như vậy, nói đến công tác định mức là những hoạt động của các nhà quản trị dựa trên cơ sở khoa học, những thí nghiệm,

những giải pháp tối ưu vè sản xuất... Nhằm xác định một lượng vật tư tối ưu cho sản xuất.

-Biện pháp xác đinh mức tiêu dùng vật tư:

-Có thể dùng định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật trước: Nó nhanh gọn dễ dàng ít tốn kém nhưng không phản ánh mức tiên tiến và có thể gây lãng phí vật tư

-Biện pháp phân tích nghĩa là dựa trên cơ sở hao phi thực tế (phần nào hợp lý, phần nào không hợp lý) để đưa ra các định mưc mới. Nó mang tính thực tế: nghiên cứu tính tối ưu hoá khi tiêu dùng vật tư để tiết kiệm vật tư

-Phương pháp so sánh: Cho phép ta sử dụng những mức tương tự ở các doanh nghiệp khác áp dụng làm mức tiêu dùng vật tư ở doanh nghiệp.

Tóm lại ta có thể xác định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật qua sơ đồ sau:

Cơ cấu xác định mức có thể biểu diễn qua sơ đồ sau:

Tổ chức theo dõi tình hình sử dụng vật tư và lập kế hoạch cung ứng vật tư :