Phân tách công việc

Công việc: một số công tác cụ thể phải hoàn thành nếu tổ chức muốn đạt mục tiêu

: là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức

• Nhân viên thực hiện những công tác gì? Khi nào hoàn tất?
• Công việc thực hiện ở đâu? Làm công việc đó như thế nào?
• Tại sao phải thực hiện công việc đó? Cần tiêu chuẩn nào đề thực hiện

Mô tả và ghi lại cụ thể mục tiêu công việc, các nhiệm vụ và hoạt động của nó, các điều kiện hoàn thành công việc, các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết để hoàn thành công việc. Nó giúp nhà quản trị nhìn thấy bao quát về công việc. Thu thập để tách từ trong thực tế từ lần đầu tiên, có thêm công việc mới hay thay đổi do hậu quả

Lợi điểm của phân tách công việc

• Bảo đảm thành công trong việc sắp xếp, thuyên chuyển, thăng thưởng
• Loại bỏ bất bình đẳng về mức lương thông qua nhiệm vụ và công việc
• Tạo kích thích lao động qua việc sấp xếp các mức thăng thưởng
• Tiết kiệm thời gian, sức lực qua việc tiêu chuẩn hoá công việc từ đó giúp nhà quản trị có cơ sở làm kế hoạch và phân chi thời biểu công tác
• Giảm bớt số người cần thay thế do thiếu hiểu biết về công việc trình độ
• Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn

Tiến trình phân tách công việc

Nghiên cứu kỹ sơ đồ của tổ chức, nói chuyện với các cá nhân quen thuộc với công việc đó, giới thiệu và giải thích lý do, tạo mối tin tưởng không làm trì trệ công việc

Là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc. Được mô tả liệt kê chính xác, xúc tích những điều mà công nhân viên phải thực hiện. Làm cái gì, làm thế nào, và các điều kiệm mà các nhiệm vụ đó được thực thi

• Các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành
• Tỷ lệ thời gian cho mỗi nhiệm vụ
• Các tiêu chuẩn hoàn thành công việc
• Điều kiện, nơi làm việc, rủi ro có thể sảy ra
• Số người làm với từng công việc, mối quan hệ tường trình, báo cáo
• Máy móc và thiết bị thực hiện công việc

Tên công ty: …………………………………………………………………

Chức vụ………………………………………………………………………

Phòng/ bộ phận:……………………………………………………………..

Nơi làm việc………………………………………………………………….

Báo cáo cho…………………………………………………………………..

Mục đích công việc…………………………………………………………..

Phạm vi công việc……………………………………………………………

Nhiệm vụ và tráchnhiệm…………………………………………………….

Tiêu chuẩn……………………………………………………………………

Mức phấn đấu………………………………………………………………..

Là bảng trình bày các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiếu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc nhất định nào đó. Trình độ học vấn, kinh nghiệm, nhân cách và khả năng thể lực.

Dữ kiện tổng quát: Ở bộ phận nào, tên công việc, các tuyến quyền hạn, trách nhiệm

Bản chất công việc: hành chính, cơ khí, hay giao tiếp. Ngoài trời, cực, bẩn? Mối tương quan với các công việc khác để biết bản chất quan trọng không?

Trả lương: phương pháp nào? Bao nhiêu? Phụ thưởng, chia lời, phủ cấp, phụ trợ

Điều khoản huấn luyện: ở đâu, bao nhiêu lâu, cách thực hiện huấn luyện

Cơ hội thăng thưởng: lý do, tuyến, thời hạn thăng thưởng

Các tiêu chuẩn của nhân viên: dựa vào từng loại công việc: trình độ học vấn, chuyên môn, kỹ năng kinh nghiệm, giới tính, đặc tính cá nhân, khung tuổi, trí thông

minh, nhanh, sức mạnh, chính xác, trung thực, phán đoán, khả năng lãnh đạo tỉ mĩ , thận trọng, trách nhiệm, rủi ro (cho điểm và đưa vào ma trận)

Sau khi phân tích xong:

• Kiểm tra lại các kết luận của mình cho cấp trên, đánh giá tính chính xác hữu dụng. Phân tích công việc chí phí không cao, khả năng công tác cao

Thảo ra bản mô tả tiêu chuẩn công việc, đánh giá công việc để tính lương.