Notes database

Tạo mới database từ các template có sẵn

Notes cung cấp sẵn một số Template có sẵn cho người sử dụng trong việc tạo ra các Notes Database phục vụ cho công việc của mình.

Để tạo mới một Database của Notes, ta thao tác như sau ở Menu: File -> Database -> New -> Chọn và nhập các thông số

Server: Chọn lưu cơ sở dữ liệu tạo mới ở trên máy trạm cục bộ (Local) hoặc trên Server.

Title: Tiêu đề của cơ sở dữ liệu mới được tạo.

File Name: Tên tệp database, đặt theo quy ước 8-3, tên tệp trên Notes luôn có phần mở rộng là File.NSF.

Danh sách các Template có sẵn: chọn một template có sẵn, (tệp Template trên Notes có phần mở rộng là File.NTF. Một số Template cơ bản như sau:

Discussion: Mẫu một ứng dụng thảo luận trên mạng.

Doc Library: Mẫu ứng dụng quản lý tài liệu.

Microsoft Office Library: Mẫu ứng dụng quản lý tài liệu Microsoft Office.

Personal Journal: Mẫu ứng dụng nhật ký cá nhân.

Giả sử ở đây ta chọn mục Discussion-Notes & Web(6)

Sau khi có đầy đủ thông số, bấm nút OK để tạo cơ sở dữ liệu.

Giao diện điển hình của một Database.

Màn hình giao diện

Màn hình giao diện sử dụng của của một Database luôn được chia thành các vùng rõ rệt:

Góc phải trên là định dạng và tiêu đề của cơ sở dữ liệu đang mở.

Bên trái: Các liên kết để nhấn chuột vào đó thì thay đổi các chế độ hiển thị nội dung cơ sở dữ liệu của phân hệ phần mềm.

Bên trên: Thanh tác vụ (các nút thao tác), bao gồm các chức năng cơ bản nhất để thao tác với cơ sở dữ liệu.

Phía phải: Vùng rộng nhất để hiển thị danh sách các tài liệu trong cơ sở dữ liệu hoặc nội dung chi tiết của một tài liệu.

Tuỳ từng ứng dụng cụ thể mà có các nút chức năng khác nhau, tuy nhiên cách thức thao tác về cơ bản là hoàn toàn tương tự như nhau:

Các chức năng cơ bản nhất là:

• Đóng cơ sở dữ liệu.
• Tạo một tài liệu mới.
• Xóa tài liệu đã có.
• Sửa tài liệu đã có.
• Tìm kiếm tại liệu.
• In ấn tài liệu.

Các chú ý

Trước khi thao tác con trỏ phải đang chọn một tài liệu nào đó.

Một số Database có số nút chức năng trên thanh công cụ nhiều quá, do vậy một số bị che khuất về bên tay phải, ta bấm vào các nút mũi tên hai chiều ở ực phải của thanh công cụ để có thể chuyển đến các nút đó.

Một số màn hình hiện các cột danh sách cũng bị che khuất, ta dùng thanh cuộn hoặc các phím mũi tên để cuộn màn hình hiển thị ( ->, <-)

Tạo mới một Document trên Notes

Từ giao diện chính của màn hình, sử dụng chức năng trên thanh tác vụ.

Sau đó nhập các thông tin về tài liệu này, thường có các thông tin cơ bản như sau:

Màn hình nhập liệu của Notes Document

Subject: Tên tài liệu.

Category: Loại tài liệu tài liệu.

Content: Nội dung của tài liệu.

Sau khi nhập xong các thông tin về tài liệu, sử dụng các chức năng đóng và lưu lại tài liệu:

Lưu và đóng tài liệu lại.

Huỷ bỏ công việc đang làm.

Mở xem một tài liệu

Từ màn hình hiện danh sách các tài liệu, kích chuột vào tài liệu mà bạn muốn xem.

Khi đó nội dung chi tiết của tài liệu được hiển thị

Sau khi đọc tài liệu có thẻ kích vào biểu tượng để đóng tài liệu lại

Sửa một tài liệu

Mở tài liệu ra.

Kích chuột vào nút khi màn hình trở về chế độ soạn thảo tài liệu

Sau khi thực hiện sửa đổi xong -> kích chuột vào nút để ghi lại những thông tin vừa thay đổi

Thay đổi cách hiển thị của Database

Trong một số Database, các tài liệu được nhóm gọn thành các nhóm khác nhau để dễ dàng quản trị và sử dụng, hãy kích chuột vào các chỉ mục tài liệu ở màn hình hiển thị để xem danh sách các tài liệu thuộc nhóm

Chọn nhiều tài liệu

Khi con trỏ của ứng dụng đặt ở tài liệu nào thì tài liệu đó sẽ được chọn.

Để chọn nhiều tài liệu một lúc, bạn nhấn chuột vào lề trái đầu các hồ sơ, khi tài liệu đã được chọn sẽ hiển thị dấu hiệu được chọn hình chữ V ở đầu các hồ sơ.

Xoá tài liệu từ Database

Chọn các tài liệu muốn xoá.

Nhấn nút Delete trên bàn phím

Sau ấn phím Delete trên bàn phím thì tài liệu vẫn chưa bị xóa hẳn, mà sẽ thực sự bị xóa khi đóng cơ sở dữ liệu hoặc ấn phím F9 -> hộp hội thoại xác nhận có chắc chắn xóa tài liệu đó không?

Kích Yes để hoàn tất quá trình xóa.

Tìm kiếm tài liệu trong Database

Sử dụng nút tìm kiếm trên thanh công cụ phía trên bên phải màn hình.

Khi đó thanh tìm kiếm sẽ hiện ra, gõ cụm từ cần tìm vào ô tìm kiếm

(có thể sử dụng các toán tử AND hoặc OR để có kết quả tìm được linh hoạt hơn.)

Sau đó nhấn phím Search để có kết quả tìm kiếm.

Kết quả sẽ chỉ hiển thị các tài liệu chứa cụm từ vừa tìm kiếm

Tìm từ trong tài liệu

Để thực hiện tìm kiếm trong nội dung tài liệu và trả về vị trí chứa cụm từ tìm kiếm cũng tương tự như các thao tác tìm trong Window,và thực hiện tìm một số bước sau

Mở tài liệu ra.

Sử dụng chức năng tìm từ trong tài liệu ở Menu Edit -> Find Next.

Gõ từ cần tìm vào ô Find

Kích nút Find Next khi đó con trở sẽ trở về vị trí tìm được cụm từ đó trong tài liệu.

In ấn tài liệu

Đặt con trỏ tại tài liệu muốn in.

Sử dụng chức năng in từ Menu File -> Print.

Sau đó thiết lập các chế độ in giống như các ứng dụng trên Windows.

Thiết lập máy in.

Các thao tác in ấn tương tự trong Winword và các phần mềm khác