Nội dung nghiệp vụ thanh toán liên kho bạc

Những qui định chung

Trong chế độ kế toán kho bạc nhà nước qui định tổng quát về nghiệp vụ Thanh toán liên kho bạc như sau:

- Thanh toán liên kho bạc là một nghiệp vụ kế toán, phản ánh việc thanh toán các khoản thu hộ, chi hộ giữa các kho bạc nhà nước trong nội bộ hệ thống kho bạc nhà nước

- Thanh toán liên kho bạc được chia thành 2 hệ thống: Thanh toán nội tỉnh và thanh toán ngoại tỉnh. Thanh toán liên kho bạc có thể được thực hiện bằng thư ( loại 3 ), truyền qua mạng vi tính máy đơn ( loại 7 ), hoặc thực hiện thanh toán trên mạng diện rộng ( loại 8 ).

- Phạm vi thanh toán:

+ TTLKB ngoại tỉnh áp dụng đối với thanh toán giữa các đơn vị KBNN khác địa bàn tỉnh.

+ TTLKB nội tỉnh áp dụng đối với các đơn vị KBNN trong cùng một đơn vị KBNN.

Các KBNN tham gia thanh toán được gọi là đơn vị LKB, được vụ Kế toán KBNN TW qui định số hiệu riêng.

- Đơn vị yêu cầu TTLKB được gọi là Kho bạc A (KB A), số tiền yêu cầu thanh toán được gọi là LKB đi. Đơn vị nhận yêu cầu thanh toán LKB gọi là Kho bạc B (KB B) và số tiền nhận thanh toán LKB gọi là LKB đến.

- Chứng từ sử dụng trong TTLKB gồm:

+ Giấy báo LKB ( áp dụng với đơn vị chưa thực hiện TTLKB qua mạng )

+ Bảng kê TTLKB ( áp dụng với đơn vị TTLKB qua mạng máy tính )

Giấy báo và bảng kê được lập trên cở sở các chứng từ gốc như: Séc, uỷ nhiệm chi, phiếu chuyển khoản ... xác định việc chuyển tiền từ đơn vị KBNN này sang KBNN khác.

- Trên các giấy báo, bảng kê LKB đều phải tính và ghi ký hiệu mật trước khi chuyển đi.

- Trên các giấy báo, bảng kê đều phải có dấu và chữ ký của người chịu trách nhiệm tại đơn vị A và đã được đăng ký trong hệ thống.

- Việc lập, kiểm soát và chuyển 1 giấy báo, bảng kê LKB phải do 3 người đựoc phân công thực hiện, với các chức danh được qui định.

- Đối tượng thanh toán LKB gồm có:

+ Các khoản chuyển tiền thanh toán thuộc nghiệp vụ KBNN.

+ Chuyển tiền cho các đơn vị, cá nhân mở tài khoản tại KBNN. Tuy nhiên trường hợp cả nơi nhận và nơi chuyển không mở tài khoản tại KBNN thì không được áp dụng TTLKB cho các khoản thanh toán.

- Thanh toán LKB thực hiện theo nguyên tắc: Kiểm soát tập trung, đối chiếu phân tán. Việc kiểm soát các doanh số LKB đi hoặc đến đảm bảo kịp thời, chính xác, an toàn tài sản.

- Các đơn vị KB.A và KB.B phải chấp hành chế độ báo cáo theo định kỳ hàng ngay, hàng tháng và quyết toán LKB hàng năm.

- Các nguyên tắc điều chỉnh sai lầm trong TTLKB cần:

+ Đảm bảo sự thống nhất giữa các KBNN và Trung tâm đối chiếu.

+ Trong mọi trường hợp, khi phát hiện sai làm phải lập thư, điện tra soát để xác minh và điều chỉnh kịp thời.

Qui trình nghiệp vụ thanh toán liên kho bạc

• Tại kho bạc nhà nước A ( KB.A )

- Lập chứng từ thanh toán LKB: Căn cứ vào chứng từ gốc của khách hàng mang tới, thanh toán viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành lập giấy báo hoặc bảng kê thanh toán LKB.

Các giấy báo, bảng kê thanh toán LKB phải có đầy đủ số hiệu KB.A và KB.B. Trường hợp có nhiều chứng từ thanh toán cùng cùng tính chất tới 1 KB.B thì có thể lập chung trên 1 giấy báo, bảng kê. Các số tiền chi tiết phải khớp đúng với số tiền tổng. Trường hợp lập sai phải lập biên bản huỷ bỏ. Các bộ giấy báo, bảng kê khi lập xong phải kẹp cùng chứng từ gốc chuyển Kế toán trưởng kiểm soát.

- Kiểm soát và tính KHM giấy báo, bảng kê TTLKB: Kế toán trưởng kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của bảng kê TTLKB đã được lập. Sau đó tiến hành tính và ghi ký hiệu mật theo chế độ qui định rồi trả giấy báo, bảng kê cho thanh toán viên chuyển tới KB.B.

- Lập sổ chi tiết LKB theo qui định.

- Hạch toán kế toán TTLKB vào các tài khoản tương ứng với LKB trong tỉnh hoặc ngoại tỉnh.

- Xử lý sai lầm ( Nếu có ). Các bảng kê, giấy báo phát hiện sai lầm khi chưa chuyển đi thì lập biên bản huỷ bảng kê. Nếu bảng kê đã chuyển đi thì hạch toán sai lầm theo chế độ qui định.

• Tại kho bạc nhà nước B ( KB.B )

- Nhận liên kho bạc đến: Sau khi nhận LKB đến, KB.B không lập thêm chứng từ ghi sổ về LKB và không được tự ý sửa chữa giấy báo. các bảng kê đến, KB.B phải thực hiện xử lý theo qui định, trường hợp để chậm trễ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm.

- Kiểm soát và kiểm tra ký hiệu mật : Các LKB đến đặc biệt là bằng thư phải được kiểm tra kỹ về các tiêu thức như: Mẫu giấy, mẫu giấu và chữ ký của người ký, tên, số hiệu kho bạc, số tiền tổng và chi tiết...

Kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền tiếp tục kiểm tra ký hiệu mật đã được tính trên LKB đến. Nếu hợp lệ, hợp pháp sẽ chuyển kế toán viên hạch toán ghi sổ.

Các LKB đến sau khi được hạch toán phải lưu riêng để chờ đối chiếu với KBNN cấp trên.

- Xử lý sai lầm ( Nếu có ) : Đối với những LKB đến còn sai lầm, KB.B phải tra soát tới KB.A kịp thời theo các mẫu tra soát tương ứng với từng loại LKB. Các trường hợp sai làm như sai tài khoản, số hiệu KBNN, chuyển tiền thừa, chuyển tiền thiếu được xử lý chi tiết theo hướng dẫn về xử lý sai lầm LKB tại KB.B.

• Đối chiếu thanh toán liên kho bạc

Đối chiếu thanh toán LKB là một khâu rất quan trong trong qui trình thanh toán, việc đối chiếu LKB tại KBNN được qui định như sau:

- Trung tâm đối chiếu:

+ Trong thanh toán LKB ngoại tỉnh: Trung tâm đối chiếu là KBNN Trung ương.

+ Trong thanh toán LKB nội tỉnh: Trung tâm đối chiếu là KBNN tỉnh.

- Nhiệm vụ:

+ Kiểm soát tập trung doanh số LKB đi, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của của số liệu LKB đi và các giấy báo LKB cũng như bảng kê TTLKB qua mạng Vi tính.

+ Kiểm soát và lập sổ đối chiếu cho KB.B theo đúng qui định về mẫu sổ, cách ghi chép...

+ Hướng dẫn và đôn đốc giải quyết những sai lầm trên các TTLKB thuộc phạm vi hệ thống thanh toán của Trung tâm.

+ Quản lý số liệu LKB đi, LKB đến đã đối chiếu với KBNN TW của từng đơn vị KBNN, đảm bảo số liệu chính xác trước khi quyết toán LKB.