Mô hình tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ và tổ chức ma trận

Để thực hiện những hoạt động cơ bản của tổ chức như Marketing, R&D, tài chính, sản xuất cần có các dịch vụ “hậu cần” như thông tin, pháp luật, quan hệ giao dịch, hỗ trợ sản xuất,… Những dịch vụ ấy có thể được thực hiện một cách phi tập trung tại các bộ phận chính, nhưng cũng có thể được tập hợp lại trong một bộ phận chuyên môn hoá nhằm mục đích tận dụng lợi thế quy mô hay nâng cao khả năng kiểm soát.

Sơ đồ 7: Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ

Ưu điểm:

• Tiết kiêm được chi phí do lợi thế của các hoạt động được chuyên môn hoá.
• Sử dụng được các chuyên gia giỏi với tư cách những tham mưu.

Nhược điểm:

• Có nguy cơ gây tốn kém nhiều nhiều hơn cho các bộ phận được phục vụ, tạo nên “tính phi hiệu quả của hiệu quả”.
• Có vấn đề trong việc đạt được dịch vụ đáp ứng nhu cầu của các bộ phận được phục vụ.

Những nhược điểm trên có thể được khắc phục nếu những người ở bộ phận dịch vụ hiểu được rằng nhiệm vụ của họ là hỗ trợ các bộ phận khác thực hiện mục tiêu chung của tổ chức chứ không phải chỉ là tiết kiệm chi phí khi thực hiện các dịch vụ. Có một cách để đảm bảo rằng mọi người sẽ tỏ ra biết điều hơn khi đòi hỏi sự phục vụ của các bộ phận dịch vụ là yêu cầu người được phục vụ phải nộp phí tổn. Cần bố trí các bộ phận dịch vụ gần các đối tượng được phục vụ, và không bao giờ nên coi nhẹ khả năng sử dụng các dịch vụ từ bên ngoài.

Các cấu trúc đa dạng vừa trình bày là nhằm để phối hợp sự tập trung vào thị trường và chức năng lựa chọn việc tổ chức. Cơ cấu ma trận là một cơ cấu mà cả hai loại tập trung trên đều được coi trọng trong cơ cấu tổ chức. Cơ cấu ma trận thường được sử dụng trong các dự án phát triển ngành xây dựng, máy bay hoặc phần mền máy tính… Khi một tổ chức phải thích ứng với hơn một dự án phức tạp, cần có cả dự án phối hợp phát triển và hoạt động chuyên môn đa dạng. Bởi vì cần tới các nhà chuyên môn khác nhau qua vòng đời sản phẩm, chúng ta cần một cơ cấu thúc đẩy cả sự phát triển hiệu quả một dự án khi cần và cả sự đáp ứng các nguồn lực mà có thể dễ dàng chuyển sang cho nhau trong dự án. Cơ cấu ma trận xác định cơ cấu quản lý dự án, trách nhiệm cho dự án, cơ cấu chức năng, trách nhiệm cho lĩnh vực hoạt động.

Mô hình ma trận là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức khác nhau. Ví dụ mô hình tổ chức theo chức năng kết hợp với mô hình tổ chức theo sản phẩm,… ở đây, các cán bộ quản lý theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau. Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho

cùng một cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách.

Sơ đồ 8: Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo ma trận

Ưu điểm:

• Kết hợp sức mạnh của cả cơ cấu chức năng và cơ cấu theo sản phẩm/khách hàng/thị trường.
• Giúp cung cấp sự pha trộn, nhấn mạnh cả về kỹ thuật và thị trường trong các tổ chức hoạt động trong môi trường phức tạp.
• Tạo ra một chuỗi các nhà quản trị có thể thích ứng với cả nhân sự, kỹ thuật và marketing.

Nhược điểm:

• Rất đắt, rất tốn kém vì nó phụ thuộc vào các nhà quản trị để phối hợp các cố gắng trong hãng, số lượng các nhà quản trị phần lớn là tăng hai lần.
• Sự thống nhất mệnh lệnh không còn nữa (các cá nhân có hơn một người điều hành).
• Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể trùng lặp nhau tạo ra các xung đột và khoảng cách trong nỗ lực giữa các đơn vị, và sự không nhất quán.
• Khó giải thích cho nhân viên.