Lý luận về bộ máy quản lý và năng lực hoạt động của bộ máy quản lý

Khái niệm về bộ máy quản lý:

Bộ máy quản lý là một cơ quan chức năng trong một tổ chức nó bao gồm hệ thống các phòng ban chức năng có nhiệm vụ cơ bản giúp giám đốc quản lý, điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất

Tổ chức là sự liên kết những phần tử, những quá trình , những hoạt động trong hệ thống nhằn thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên các cơ sở các nguyên tắc và các quy tắc của quản trị quy định

Hệ thống là tập hợp các phần tử và những mối quan hệ giữa các phần tử nhằm tạo ra một đặc trưngđó là tính trồi của phần tử mà tính chất này không thể có đượ từ những phần tử đơn lẻ

Quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý đến hệ thống nhằm tổ chức và phối hợp hoạt động của họ nhằm đạt mục tiêu đề ra của tổ chức với hiệu quả cao nhấ

Điều hành là một trong các chức năng quản lý nhằm tác động lên hành vi của hệ thống hướng hệ thống vào thực hiện mục đích và mục tiêu quản lý theo đướng lối, chiến lược đã định. Điều hành là chức năng chủ yếu của hoạt động quản lý

Yêu cầu của bộ máy quản lý:

Mặc dù có rất nhiều hình thức tổ chức bộ máy quản lý để đáp ứng với từng điều kiện cụ thể của một tổ chức song nhìn chung để đảm bảo dược tính hiệu quả cao nhất thì bộ máy quản lý cần đáp ứng những yêu cầu sau đây:

Một là: Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ, toàn diện những chức năng quản lý nhằm thực hiện mục tiêu chung đã đề ra: hoàn thành toàn diện kế hoach với chi phí ít và hiệu quả kinh tế nhiều nhất

Hai là: Phải đảm bảo nghiêm túc và tuyệt đối chế độ một thủ trưởng chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong doanh nghiệp

Ba là: Phải tạo được điều kiện để phát huy tối đa tính tự chủ và sáng tạo của đội ngũ cán bộ công nhân viên thông qua việc giao quyền và phân quyền

Bốn là: Phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với đặc điểm kinh tế và kĩ thuật của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp có quy mô lớn, công tác của các phòng chức năng được chuyên môn hoá sâu hơn do đó cần thiết và có thiể tổ chức nhiều phòng chức năng hơn các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Những đặc điểm kinh tế kĩ thuật như loại hình sản xuất, tính chất sản phẩm, tính chất công nghệ, vị trí doanh nghiệp trong phân công lao động xã hội đều được xem là những căn cứ để xây dựng bộ máy quan lý của doanh nghiệp

Năm là: Bộ máy quản lý phải được tinh giảm một cách có hiệu quả; nghĩa là khi tinh giảm bộ vẫn đảm bảo được tính vững trắc trong việc liên kết các phần tử, sự hoạt động vững trắc của tổ chức... mà không ảnh hưởng xấu đến vai trò cũng như năng lực hoạt động của bộ máy

Vai trò và chức năng của bộ máy quản lý:

Vai trò:

Bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp nó quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp. Với một bộ máy quản lý gọn nhẹ, có trình độ có phương pháp quản lý phù hợp sẽ giúp cho doanh nghiệp có hướng đi đúng, có sự tổ chức kinh doanh hợp lý, cũng như có sự chỉ đạo , kiểm tra và điều chỉnh nhanh chóng và chính xác trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhờ đó mà doanh nghiệp phát huy được những điểm mạnh, khắc phục được những điểm yếu của mình thích ứng nhanh chóng với điều kiện kinh tế thị trường đầy biến động và ngày càng phát triển hơn.

Chức năng:

Bộ máy quản lý là cơ quan đầu não của một doanh nghiệp. Như vậy bộ máy quản lý phải thực hiện chức năng như một đầu tầu để kéo đẩy con tầu đi đúng hướng an toàn về bến. Nếu căn cứ vào chức năng vào nội dung quản lý thì bộ máy quản lý có5 chức năng chính:

Bộ máy quản lý của công ty có chức năng lập kế hoạch: Đây là chức năng đầu tiên nó đề ra phương hướng và mục tiêu hoạt động chung cho toàn doanh nghiệp. Kế hoạch có thể là kế hoạch dài hạn cũng có thể là kế hoạch ngắn hạn. Theo kế hoạch đó thì từng thành viên trong doanh nghiệp sẽ nhận thức được nhiệm vụ cụ thể của mình như thế nào. Họ sẽ biết mình cẩn phải làm gì để hoành thành nhiệm vụ mà công ty giao phó. Đây là khâu cực kì quan trọng trong hoạt động quản lý, nó quyết định đến sự thành bại của công ty và ảnh hưởng sâu sắc đến sự phát triển trong tương lai của công ty. Do vậy các cán bộ quản lý phải xây dựng được các kế hoạch sao cho không có sự mâu thuẫn với nhau cũng như phải có sự điều chỉnh các kế hoạch sao cho phù hợp với sự biến động của hệ thống môi trường

Chức năng tổ chức: Việc thiết lập một bộ máy quản lý quản lý của doanh nghiệp phụ thuộc vào yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp, mục tiêu đã đặt ra của doanh nghiệp, nguồn lực của doanh nghiệp, các yếu tố khách quan tác động đến tác động đến doanh nghiệp. Dựa trên cơ sở đó, doanh nghiệp sẽ xác lập một cơ cấu sản xuất phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao. Trong đó mỗi bộ phận, từng cá nhân đều có quyền hạn , trách nhiệm và nghĩa vụ nhất định, có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ để đạt được mục tiêu chung mà doanh nghiệp đề ra.

Chức năng điều hành: Mọi kế hoạch khi đã được lập ra và tổ chức xong thì phải điều hành công việc để hoàn thành kế hoạch đó. Để điều hành có hiệu quả thì cần phải có sự chỉ đạo thống nhất, chặt chẽ trong quản lý, có như vậy các bộ phận trong bộ máy quản lý, cũng như trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mới được tiến hành tốt nhiệm vụ của mình

Chức năng điều khiển điều chỉnh: Thực hiện chức năng này các nhà quản lý sẽ sữa chữa những sai lầm trong quá trình sản xuất kinh doanh, thay đổi công việc cho phù hợp, phát huy các điểm mạnh của doanh nghiệp

Các hình thức tổ chức bộ máy quản lý

Hiện tại có rất nhiều hình thức tổ chức bộ máy quản lý. Tuy nhiên tuỳ từng điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà chọn những mô hình sao cho hiệu quả nhất. Một số hình thức tổ chức bộ máy đó là:

-Kiểu cơ cấu tổ chức quản lý theo trực tuyến:

Nguyên tắc của kiểu tổ chức này là mọi công việc quyền hành đều được giao cho từng đơn vị và quan hệ quyền hành đều được phân định rõ ràng với một cấp trên trực tiếp

Mô hình quản lý trực tuyến

-Kiểu cơ cấu quản lý chức năng:

Mô hình này phù hợp với xí nghiệp nhỏ hoạc các đơn vị sự nghiệp. Nhưng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, quản lý phức tạp thì không nên áp dụng

Ưu điểm:

+ Hiệu quả tác nghiệp cao

+ Phát huy được những thế mạnh của chuyên môn hoá ngành nghề

+Đơn giản hoá việc đào tạo

+ Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên

+ Tạo điều kiện cho việc kiểm tra chặt chẽ của cấp cao hơn

Nhược điểm:

+ Thường dẫn đến các mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra chỉ tiêu chiến lược,

+ Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng

+ Chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hẹp ở các cán bộ quản lý

+ Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung

+Đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất.

Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng tương đối dễ hiểu và được hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ hoạt động trong một lĩnh vực đơn sản phẩm, đơn thị trường

-Kiểu quản lý trực tuyến chức năng:

Ưu điểm:

+ Phát huy được năng lực chuyên môn hoá của các bộ phận chức năng, đồng thời vẫn đảm bảo được quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến

+ Tạo được điều kiện cho các chuyên gia đóng góp vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp

+ Giải quyết cho các cấp quản lý điều hành khỏi công tác phân tích chi tiết từng khía cạnh.

+ Tạo điều kiện đào tạo cho chuyên gia

Nhược điểm:

+ Rễ gây hỗn độn như mô hình chức năng nếu như không có sự phân định rõ ràng về quyền hạn

+ Hạn chế năng lực sử dụng nghiệp vụ của các chuyên viên

+ Rễ tạo ra xu hướng tập trung hoá đối với các nhà quản trị cao cấp

+Có thể xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh đạo các tuyến với nhau, do không thống nhất quyền hạn và quan điểm

Khái niệm về năng lực hoạt động của bộ máy quản lý

Năng lực hoạt động của bộ máy quản lý là khả năng được thể hiện trong quá trình bộ máy quản lý thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình để đạt mục tiêu chung của tổ chức

Các nhân tố ảnh hưởng đến năng lực hoạt động của bộ máy quản lý

* Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức có ảnh hưởng rất lớn đến năng lực hoạt động của bộ máy quản lý của công ty. Nếu công ty có một cơ cấu tổ chức hợp lý, phù hợp với quy mô sản xuất của doanh nghiệp, phù hợp với môi trường, phù hợp với đối tượng kinh doanh...; Đặc biệt nếu có một kết cấu hợp lý, xây dựng được mối liên kết giữa các phần tử thì bộ máy quản lý sẽ phát huy được hiệu lực của nó. Nhưng nếu cơ cấu không hợp lý, bộ máy quản lý cồng kềnh thì nó không thể phát huy được tính sáng tạo của các cán bộ nhân viên và gây ra sự lãng phí tốn kém thậm chí dẫn đến sự sụp đổ của công ty

* Thể chế

Có nhiều quan niệm khác nhau về thể chế, như quan điểm của Thorstein Veblen đưa ra năm 1914; của Douglass C. North: ”Thể chế là những luật lệ được hình thành trong đời sống xã hội, hay đúng hơn, đó là những luật lệ do con người tạo ra để điều tiết và định hình các quan hệ của con người ”; ” thể chế bao gồm những ràng buộc phi chính thức (điều thừa nhận, cấm đoán theo phong tục, tập quán và truyền thống đạo lý) , những quy tắc( giới hạn) chính thức ( hiến pháp, luật, quyền sở hữu)”. Trong từ điển Tiếng Việt, do Hoàng Phê chủ biên (1992), thể chế là những ”quy định, luật lệ của một chế độ xã hội buộc mọi người phải tuân theo( nói một cách tổng quát )”. Tuy có nhiều quan niệm khác nhau, nhưng nói chung các quan niệm về thể chế đều bao hàm các vấn đề quan trọng nhất: Luật chơi( chính thức và phi chính thức); cơ chế thực hiện và các tổ chức ( gắn với hành vi của chúng), bao gồm các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội và các tổ chức giáo dục. Nếu có một thể chế thông thoáng, phù hợp thì đó sẽ là một điều kiện lý tưởng để một tổ chức phát huy sức mạnh của mình và do đó năng lực quản lý của bộ máy tổ chức sẽ được nâng lên. Nhưng nếu một thể chế bất hợp lý thì đó sẽ là một sự cản trở vô cùng lớn đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức.

* Cán bộ quản lý

Cán bộ quản lý có một vai trò cực kì quan trọng đối với năng lực hoạt động của bộ máy quản lý. Cán bộ quản lý ở đây được xác định là người có trách nhiệm tạo ra những điều kiện cần thiết giúp cho nhân viên xây dựng thực hiện và kiểm tra theo dõi các nhiệm vụ, các hoạt động. Như vậy, họ không chỉ chịu trách nhiệm với các hoạt động của đơn vị, với vấn đề tài chính mà còn có trách nhiệm với các thành viên của tổ chức. Họ phải có trách nhiệm tổ chức các hoạt động các nhiệm vụ của đơn vị mình, đồng bộ với các hoạt động khác của cả tổ chức; cùng đơn vị xây dựng tầm nhìn và mục đích đồng thời đảm bảo rằng các mục đích đó đã được theo đuổi; các hoạt động của đơn vị phải được thực hiện tốt, được phát triển và làm chúng thích ứng các điều kiện, hoàn cảnh nhu cầu, lĩnh vực mới của hoạt động; có trách nhiệm tạo ra những điều kiện cần thiết để cho nhân viên chủ động tham gia vào các hoạt động và cố gắng làm cho các hoạt động phát triển; luôn tăng cường và phát triển và làm thích nghi với các kỹ năng quản lý đáp ứng với tình hình mới.

Mỗi loại hình tổ chức đều có những đặc điểm khác nhau và nó đặt ra những đòi hỏi có những điểm khác nhau đối với cán bộ quản lý của tổ chức đó. Hoạt động trong một môi trường rộng và tương đối phức tạp nên vai trò của người quản lý ở đây cũng có những yêu cầu khác. Họ được xác định có những vai trò sau:

- Vai trò của người khai phá: Luôn quan tâm, xem xét nghiên cứu đối với các xu hướng và sự thay đổi của môi trường, có những kết luận cần thiết về đơn vị tổ chức về hoạt động của tổ chức mình trên cơ sở của sự thay đổi của môi trường này.

- Vai trò của người thông đạt thông tin, giao tiếp: Luôn đòi hỏi có sự hiểu biết về cả tình hình bên trong và bên ngoài, thực hiện và giữ các cuộc trao đổi là vấn đề quan trọng để theo đuổi mục tiêu định hướng chung

- Vai trò của người huấn luyện: Luôn tạo điều kiện, ủng hộ cho phép nhân viên đáp ứng được với yêu cầu của nhiệm vụ, tạo điều kiện cho nhân viên mở rộng hoạt động và nâng cao kĩ năng nghiệp vụ của họ

-Vai trò làm xúc tác cho sự thay đổi: Luôn khuyến khích với những ý tưởng mới, xây dựng đề xuất để làm cho thay đổi và thực hiện thay đổi

- Vai trò của người kiến tạo những cơ hội học tập: Luôn chú trọng vào việc thực hiện mục tiêu xây dựng một tổ chức học tập.

- Vai trò của người ra quyết định: Khi được phân quyền thì họ phải chịu trách nhiệm đối với các quyết định của họ cũng như những hậu quả của chúng.

Như vậy, cán bộ quản lý có một ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển của tổ chức, thực hiện kế hoạch phát triển nhân viên và họ là nhân tố quyết đến quá trình đạt được mục tiêu của tổ chức, đạt năng suất, hiệu quả của tổ chức. Do vậy, cán bộ quản lý có ý nghĩa quyết định đến năng lực hoạt động của bộ máy quản lý trong công ty

* Các chỉ tiêu đánh giá về năng lực hoạt động của bộ máy quản lý trong công ty

Quản lý là hoạt động mang tính chất toàn diện. Điều này thể hiện trong công ty bộ máy quản lý sẽ tham gia quản lý ở tất cả các lĩnh vực. Do vậy hiệu quả của hoạt động quản lý phải được đánh giá qua rất nhiều chỉ tiêu như:

- Kết quả về doanh thu:

Doanh thu là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bởi vì nó là nguồn gốc của lợi nhuận do đó công ty sẽ nổ lực để đạt được doanh thu cao nhất trong khả năng của mình. Khi doanh thu đạt chỉ tiêu thì công ty sẽ có lợi nhuận. Lợi nhuận sẽ được tích lũy để duy trì sự hoạt động của doanh nghiệp. Nếu doanh thu thấp thì có thể dẫn đến sự phá sản của công ty. Kết quả về doanh thu sẽ phản ánh một phần rất lớn đối với năng lực hoạt động của bộ máy trong công ty

- Công tác đánh giá rủi ro

Đối với hoạt động bảo hiểm nói chung và bảo hiểm nhân thọ nói riêng thì công tác đánh giá rủi ro cũng là một hoạt động mang ý nghĩa quan trọng. Nếu công tác này làm không tốt sẽ dễ gây nên tình trạng trục lợi bảo hiểm của người tham gia bảo hiểm nhằm mục tiêu kiếm lời. Và như vậy thì lợi ích của công ty sẽ bị thiệt hại. Nếu công ty quản lý tốt vấn đề này thì quền lợi của họ sẽ được đảm bảo

- Tình hình giải quyết quyền lợi trên địa bàn:

Đây là hoạt động nhằm đáp ứng quyền lợi của khách hàng trên địa bàn khi mà rủi ro xảy ra đúng như trong hợp đồng đã cam kết. Đồng thời trong công tác này công ty cũng sẽ thực hiện công tác giám định để tránh những trường hợp trục lợi bảo hiểm của khách hàng

- Công tác phát triển đại lý

Việc có đạt được doanh thu cao hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác phát triển đại lý. Công tác phát triển đại lý mà làm tốt thì doanh thu bảo hiểm sẽ tăng. Một công ty bảo hiểm chỉ thực sự mạnh khi có một mạng lưới đại lý rộng rãi có trình độ về chuyên môn nghiệp vụ tốt cộng với lòng hăng say, nhiệt tình trong công tác của đội ngũ nhân viên khai thác bảo hiểm

Ngoài các chỉ tiêu trên để đánh giá năng lực hoạt động của bộ máy quản lý người ta còn căn cứ vào các chỉ tiêu như: Công tác sản phẩm, công tác quản lý nguồn tài chính, tình hình quản lý nguồn nhân lực, công tác tin học...

- Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận chức năng trong công ty:

Đây là một chỉ tiêu rất quan trọng. Nó thể hiện; trong một công ty mỗi cán bộ quản lý cần phải làm những gì và giới hạn về quyền hành để thực hiện công việc đó là ở mức nào. Nếu nhiệm vụ quá cao và phức tạp mà quyền hành trong tay người cán bộ lại thấp thì chắc chắn công việc sẽ khó mà hoàn thành được. Do vậy cần phải có một quyền hạn hợp lý cho mỗi chức năng và nhiệm vụ cụ thể

- Năng lực của người cán bộ quản lý:

Có thể nói đây là một yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp và rất lớn đến năng lực hoạt động của bộ máy tổ chức. Năng lực ở đây bao gồm: Năng lực lãnh đạo, năng lực chuyên môn, năng lực giao tiếp, phẩm chất đạo đức- chính trị...Một bộ máy quản lý sẽ không bao giờ vận hành có hiệu quả nếu tồn tại một đội ngũ cán bộ kém năng lực