Chuẩn bị

là một trong những yếu tố để có được sự trình bày hiệu quả. Bạn không thể trình bày hiệu quả nếu không chuẩn bị trước.

Có một số điểm cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị và chúng ta sẽ xem xét từng điểm một. Các bước chuẩn bị:

• phân tích thông tin về người nghe
• kiểm tra mục tiêu trình bày
• xác định chủ đề chính
• thu thập thông tin
• gắn kết câu truyện
• chuẩn bị các lưu ý
• lập kế hoạch
• trình diễn

Nắm rõ thông tin về người nghe là một điểm không thể thiếu.

Những gì bạn cần làm để lấy thông tin về thính giả là thu thập và phân tích:

• công việc mà người nghe đang làm
• xác định mục đích của người nghe mình trình bày
• sở thích của người nghe
• người nghe đã biết gì về vấn đề mà mình sẽ trình bày

Bạn nên trình bày theo kết quả phân tích của bạn nếu không bạn sẽ gặp phải sự thiếu tập trung và ánh mắt thiếu nhiệt tình của người nghe.

Kiểm tra mục tiêu trình bày nhằm:

• thay đổi hành vi
• đạt được sự đồng tình, nhất trí
• thay đổi cảm xúc
• khích lệ, động viên

Cuộc trình bày nào cũng cần có mục tiêu rõ ràng. Trước khi bắt đầu thêu dệt chuỗi câu chuyện bạn phải thực sự hiểu rõ về mong đợi của người nghe.

Mục tiêu mô tả những nội dung nhằm thay đổi thái độ của người nghe. Hãy làm rõ mục tiêu và luôn giữ nó trong đầu khi bạn thực hiên việc trình bày.

Sau khi bạn đã nắm rõ về người nghe và mục tiêu trình bày, bạn cần quyết định những chủ đề chính của bài trình bày.

Những chủ đề mà bạn lựa chọn có tác động rất lớn đến sự hài lòng của người nghe ngay cả khi cùng chung một mục đích bạn cũng có thể tiếp cận theo nhiều cách.

Sau đó bạn cần kiểm tra xem mình có thể đạt được những mục tiêu đề ra thông qua các chủ đề chính này hay không. Những chủ đề chính của bài trình bày cần được thực quyết định dựa trên các mục tiêu đề ra.

Sau khi xác định chủ đề chính, bạn cần thu thập thông tin đúng. Bạn cần xem xét loại thông tin nào là cần thiết để giải thích những chủ đề chính đó và tốt nhất là bạn thu thập không chỉ những thông tin cần thiết mà cả những thông tin có liên quan.

Đây chính là sự chuẩn bị cho những câu hỏi từ phía người nghe. Ngay cả nếu bạn cho rằng mình đã biết những thông tin đặc thù rồi, bạn cũng cần kiểm tra lại một lần nữa.

Điều này giúp bạn tự tin.

Những thông tin thu thập được cần được sắp xếp thành 1 câu chuyện gồm các phần :

• dẫn nhập
• nội dung chính
• kết luận

mỗi phần đều có vai trò riêng của nó và bạn cần sắp xếp câu chuyện sao cho đạt được mục đích của mình theo hiệu quả của mỗi phần.

Một số người chuẩn bị một kịch bản đầy đủ trong phần ghi chú của mình rồi cố gắng nhớ tất cả các câu trong đó bởi vì lo sợ mất bình tĩnh khi trình bày. Nhưng giả sử lúc đang trình bày trước khán giả bạn đã quên mất tất cả các câu mà bạn đã nhớ, lúc đó điều gì sẽ xảy ra với bạn.

Để tránh những sai sót như vậy, bạn chỉ cần viết những điểm chính vào trong tờ ghi chú của mình mà thôi, không phải toàn bộ kịch bản. Nếu bài nói của bạn có một số từ viết tắt cho phần ví dụ và số liệu thì bạn cần ghi chú cho chắc chắn. Sau đó nếu như bạn quên thì có thể liếc nhìn vào tờ ghi chú trong quá trình trình bày.

Tờ ghi chú đó được gọi là "thẻ đầu mối"

Thời gian là món hàng quý giá nhất trong kinh doanh.

Người nghe dành thời gian quý báu của mình cho bài trình bày của bạn nên bạn đừng làm mất thời gian của họ. Vậy bạn cần lên kế hoạch để tiết kiệm thời gian.

Tỷ lệ thời gian chuẩn bị cho mỗi phần là:

• 10% cho phần dẫn nhập
• 85% cho phần nội dung
• 5% cho phần kết luận

Bây giờ bạn có thể đối diện với khán giả chưa?

Chưa đâu! Bạn còn một nhiệm vụ cuối cùng đó là trình bày thử. Bạn cần luyện cách trình bày như thật.

Nhờ trình bày thử mà bạn có thể xác định được mình sẽ nói những gì và nói như thế nào trong khi trình bày và cũng cần kiểm tra thời gian phân bố nữa. Cách tốt nhất là hãy xem như bạn đang trong tình huống thật.

Bạn có thể điều chỉnh được âm lượng vừa phải và cả yếu tố khác nữa có liên quan đến kỹ xảo trình bày sẽ được đề cập trong phần sau.

Tốt hơn hết bạn yêu cầu đồng nghiệp đánh giá. Nếu không có đánh giá thì bài nói của bạn không thể tối ưu được. Chỉ có việc nhắc lại phần trình bày mới có thể tạo cho bạn sự tự tin tuyệt đối và cũng tránh được sự mất bình tĩnh trên sân khấu.