Lý luận chung về công tác đánh giá thực hiện công việc
Người lao động: Bao gồm tất cả những người làm việc với các chủ sử dụng lao động nhằm mục đích lấy tiền và thuộc quyền điều khiển của người chủ trong thời gian làm việc. Ths. Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, Giáo trình Quản ...
Người lao động: Bao gồm tất cả những người làm việc với các chủ sử dụng lao động nhằm mục đích lấy tiền và thuộc quyền điều khiển của người chủ trong thời gian làm việc.
Công việc: Là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi cùng một người lao động hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động.
Đánh giá: Là quá trình so sánh, đối chiếu thực tế với những tiêu chuẩn đã định sẵn để rút ra mức độ phù hợp của các bộ phận, các mối liên kết bên trong sự vật với những chuẩn mực, quy định của nó.
Đánh giá thực hiện công việc: Là sự đánh giá có hệ thống và chính thức về tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động.
Cần phải phân biệt rõ khái niệm trên với khái niệm đánh giá công việc. Đối tượng của Đánh giá công việc là một công việc cụ thể nào đó, còn đối tượng của ĐGTHCV là con người trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ của họ.
ĐGTHCV cũng không phải là sự đánh giá toàn bộ các phẩm chất cá nhân của một người, mà chỉ xem xét người đó ở các khía cạnh liên quan đến công việc. ĐGTHCV là một hoạt động nhân sự đóng vai trò quan trọng trong các cơ quan, tổ chức.
Mục đích
Cải thiện hiệu quả công tác và thông tin phản hồi:
Đây là mục tiêu tổng quát của hệ thống ĐGTHCV, với mục đích nâng cao và cải thiện hiệu quả công tác của nhân viên cũng như nâng cao kết quả hoạt động của toàn cơ quan xí nghiệp.
Lập các kế hoạch về nhân lực trong công ty:
Thông qua việc ĐGTHCV, bộ phận nhân sự thu thập được các dữ kiện giúp đánh giá khả năng thăng tiến nghề nghiệp cũng như tiềm năng của nhân viên, đặc biệt là các cấp quản trị. Qua đó, công ty có thể xây dựng các kế hoạch thay thế nhân sự trong hàng ngũ lãnh đạo.
Phát triển tài nguyên nhân sự:
Công tác ĐGTHCV sẽ cung cấp thông tin về những điểm mạnh, điểm yếu, thành tích xuất sắc cũng như các mặt còn chưa được của từng cán bộ nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao. Nhờ đó bộ phận lãnh đạo có thể dễ dàng nhận ra những kỹ năng còn thiếu sót của người nhân viên và bố trí đào tạo để tối thiểu hoá các khuyết điểm và phát huy điểm mạnh của họ.
Thiết lập các chế độ lương bổng đãi ngộ:
Thường thường, các kết quả thu được của quá trình ĐGTHCV là những dữ liệu quan trọng nhất giúp xây dựng các kế hoạch lương, thưởng trong mọi cơ quan tổ chức. Vì vậy, để khuyến khích nhân viên nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ của mình, công tác ĐGTHCV cần phải ngày một hoàn thiện, nâng cao tính minh bạch, công bằng trong quá trình đánh giá.
Thông tin thu thập được trong quá trình đánh giá cũng thường xuyên được các cấp lãnh đạo sử dụng để đưa ra các quyết định thuộc quan hệ nhân sự nội bộ như thăng chức, giáng chức, thuyên chuyển hay tạm cho nghỉ việc…
Một số công ty vẫn sử dụng các kết quả đánh giá thực hiện công việc của một nhân viên trong quá khứ làm cơ sở để đánh giá tiềm năng hoạt động trong tương lai của họ. Tuy nhiên nhiều kết quả thu được trên thực tế đã chứng minh không có nhiều mối liên hệ giữa hai yếu tố này trong cùng một người lao động. Ví dụ một chuyên viên lập trình xuất sắc nhất trong công ty có khả năng làm giảm sút kết quả hoạt động chung của tập thể khi anh ta ở vào vị trí trưởng bộ phận lập trình nếu thiếu những kỹ năng khác như kỹ năng lãnh đạo, phân công và bố trí công việc…
Để giảm thiểu những sai lầm trong công tác đánh giá tiềm năng phát triển của nhân viên, một số công ty đã lập ra hẳn một “ trung tâm đánh giá “độc lập với bộ phận làm nhiệm vụ ĐGTHCV.
Làm căn cứ cho các hoạt động nhân sự khác trong cơ quan, tổ chức:
Sau quá trình ĐGTHCV, bộ phận quản lý nguồn nhân lực của cơ quan, tổ chức sẽ thu được những dữ liệu về quá trình hoạt động của mỗi nhân viên, những thành tích và những mặt còn hạn chế của họ. Đó chính là những căn cứ để đưa ra những quyết định đãi ngộ, thăng chức hay giáng chức, cũng như bố trí, sắp xếp những vị trí làm việc trong cơ quan, tổ chức.
Khuyến khích, tạo động lực cho người lao động:
Nếu một cơ quan, doanh nghiệp không thực hiện quá trình ĐGTHCV, người lao động có thể sẽ được hưởng các đãi ngộ ngang bằng nhau hoặc chỉ căn cứ theo thâm niên, chức vụ bất kể kết quả thực hiên công việc của họ như thế nào. Như vậy sẽ tạo ra tâm lý ỷ lại, không nỗ lực phấn đấu trong công việc. Chỉ khi nào các thành tích mà họ đã đạt được trong quá trình làm việc được cấp trên ghi nhận và có chế độ thưởng, đãi ngộ hợp lý thì người lao động mới có động lực cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Để đưa ra những đãi ngộ đúng người, đúng việc, đòi hỏi ban lãnh đạo phải dựa vào kết quả ĐGTHCV.
- Tăng cường mối hệ những giữa người lao động và người quản lý cấp trên: quan
Trong chương trình ĐGTHCV, người được giao nhiệm vụ đánh giá lao động thường là những cấp trên trực tiếp. Việc thục hiện đánh giá sẽ giúp những người này hiểu rõ hơn về nhân viên của mình. Người nhân viên cũng sẽ có cơ hội để tiếp xúc với lãnh đạo thông qua quá trình phản hồi kết quả đánh giá.
- Đánh giá sự hiệu quả của hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức:
So sánh các kết quả ĐGTHCV ghi nhận được sau các chu kỳ đánh giá của một cơ quan tổ chức, ta sẽ rút ra được hiệu quả của các quyết định nhân sự trong cơ quan, tổ chức đó. Nếu lãnh đạo công ty có những quyết sách phù hợp, thì ở chu kỳ đánh giá sau phải thu được những kết quả đánh giá khả quan hơn do nhân viên nỗ lực hơn trong công việc cũng như họ được sắp xếp, bố trí vào vị trí phù hợp hơn với năng lực của mình.
Các yếu tố cơ bản của một hệ thống đánh giá thực hiện công việc
Các tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu( tiêu chí) phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng để hoàn thành các nhiệm vụ của một công việc.
Để có thể xác định được các tiêu chuẩn phù hợp, các công ty, doanh nghiệp cần phải thực hiện và thực hiện tốt công tác phân tích công việc. Nội dung của các Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện được lấy làm cơ sở để thiết kế nội dung của Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Các cách để xây dựng nên các tiêu chuẩn:
- Cách thức chỉ đạo tập trung:
Người lãnh đạo tự mình đưa ra những tiêu chuẩn thực hiện công việc cho các nhân viên dưới quyền và yêu cầu họ thực hiện.
- Cách thức tập trung dân chủ:
Người lãnh đạo tổ chức để các nhân viên cũng được tham gia vào quá trình thiết kế các tiêu chuẩn thực hiện công việc của chính họ. Quá trình bàn bạc, thảo luận diễn ra theo ba bước sau:
Bước 1: Người lãnh đạo thu hút, khuyến khích và hướng dẫn cách thức tiến hành xây dựng các tiêu chuẩn cho nhân viên của mình.
Bước 2: Các nhân viên suy nghĩ và tự viết ra một bản thảo về những tiêu chuẩn thực hiện công việc của mình rồi nộp lên cấp trên.
Bước 3: Lãnh đạo thu thập bản thảo của các nhân viên, lấy ý kiến của bộ phận tham mưu, sau đó cùng bàn bạc với từng nhân viên để đưa ra quyết định cuối cùng về tiêu chuẩn thực hiện công việc của họ.
“Đo lường sự thực hiện công việc là việc đưa ra các đánh giá có tính quản lý về mức độ “ tốt” hay “kém” việc thực hiện công việc của người lao động ”
Đây là bước quan trọng quyết định sự thành công của công tác ĐGTHCV của cơ quan, doanh nghiệp trong việc khuyến khích nâng cao hiệu quả và hoàn thiện các kỹ năng làm việc của các nhân viên. Quá trình thu thập thông tin phản hồi thường được diễn ra vào cuối mỗi chu kỳ đánh giá, qua đó người quản lý trực tiếp thông báo kết quả đánh giá đến từng nhân viên và ghi nhận các ý kiến phản hồi của họ về các tiêu chuẩn, cách thức thực hiện đánh giá, tính công bằng trong đánh giá…Việc người lãnh đạo cung cấp cho nhân viên các thông tin về tiềm năng nghề nghiệp trong tương lai, những biện pháp hoàn thiện kỹ năng của người lao động và lắng nghe ý kiến của họ sẽ giúp nâng cao mối liên hệ giữa lanhz đạo – nhân viên trong công ty và giúp từng bước hoàn thiện quy trình, nâng cao hiệu quả của công tác đánh giá thực hiện công việc.
Mối quan hệ giữa các yếu tố trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc
Thực tế thực hiện công việcĐánh giá thực hiện công việcThông tin phản hồiĐo lường sự thực hiện công việcQuyết định nhân sựHồ sơ nhân sựTiêu chuẩn thực hiện công việc
(Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực, Nxb Lao Động – Xã hội, 2006, trang 144)
Sau khi các tiêu chuẩn thực hiện công việc được thiết kế xong, những người có trách nhiệm sẽ tiến hành đo lường sự thực hiện công việc của mỗi người lao động . Các kết quả đo lường sau khi hoàn tất một mặt được phản hồi lại đến các đối tượng đánh giá mặt khác được lưu vào hồ sơ nhân sự giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định nhân sự phù hợp nhằm cải thiện thực tế thực hiện công việc của nhân viên.
Hiện nay, có nhiều phương pháp khác nhau đang được sử dụng vào việc đánh giá thành quả công tác của người lao động, mỗi phương pháp có những ưu, nhuợc điểm khác nhau và đòi hỏi những kỹ năng riêng của người đánh giá.
Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ:
Trong phương pháp này, tình hình thực hiện công việc của nhân viên được mô tả trên một bản tường thuật, được viết theo những chủ đề khác nhau như: tình hình thực hiện công việc, khả năng thăng tiến, nhu cầu đào tạo,…Phương pháp này phụ thuộc nhiều vào ý kiến chủ quan của người đánh giá và thường chỉ được sử dụng kết hợp với một phương pháp mang tính định lượng khác.
Người lãnh đạo bộ phận cùng với từng nhân viên xây dựng các mục tiêu thực hiện công việc cho thời kỳ tương lai và các mục tiêu này sẽ được dùng làm cơ sở để đánh giá sự thực hiện công việc của họ vào cuối thời kỳ đó. Phương pháp này có điểm khác biệt là nhấn mạnh vào các kết quả cần đạt được chứ không phải vào hành vi thực hiện công việc của nhân viên, do đó nó phát huy tác dụng trong việc nâng cao sự chịu trách nhiệm cá nhân đối với công việc.
Các bước tổ chức thực hiện một chương trình đánh giá thực hiện công việc:
Khác với các hoạt động nhân sự khác, quá trình ĐGTHCV bao gồm nhiều bước mà bước nào cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Chỉ cần một khâu trong cả quá trình được thực hiện thiếu trách nhiệm hoặc phạm phải sai lầm cũng tác động làm giảm tính công bằng, chính xác của kết quả đánh giá, qua đó tác động đến tính đúng đắn của các quyết định nhân sự khác trong toàn cơ quan, doanh nghiệp.
Lựa chọn và xây dựng phương pháp đánh giá thực hiện công việc:
Trong những phương pháp đã nêu ở trên, bộ phận nhân sự tiến hành nghiên cứu xem phương pháp nào phù hợp với những đối tượng lao động nào trong công ty của mình. Sau đó họ tham mưu lên ban lãnh đạo lựa chọn ra hệ thống các phương pháp khả thi nhất và tiến hành xây dựng tiêu chí cũng như cách thức đo lường áp dụng cho từng đối tượng lao động trong tổ chức.
Xác định chu kỳ đánh giá:
Tùy theo mục đích và thực tế của hoạt động ĐGTHCV trong công ty mà chu kỳ đánh giá được áp dụng có thể là 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng hay 1 năm. Đôi khi chu kỳ đánh giá còn phụ thuộc vào các đợt hoàn thành công việc của từng đối tượng lao động.
- Cấp trên trực tiếp: Trong hầu hết các trường hợp, cấp trên trực tiếp sẽ tham gia hoàn toàn hoặc một phần vào việc đánh giá sự thực hiện công việc của nhân viên dưới quyền mình. Bởi lẽ, họ chính là người nắm rõ nhất các thành quả và thái độ của nhân viên trong quá trình lao động.
- Cấp dưới: Có ít công ty sử dụng phương pháp lấy ý kiến cấp dưới để đánh giá hiệu quả quản lý của cấp lãnh đạo. Tuy nhiên thực tế đã chứng minh rằng lãnh đạo nào có điều kiện thăm dò và nắm được ý kiến nhận xét của nhân viên có thể sẽ đạt được hiệu quả cao hơn trong công tác quản lý.
- Đồng nghiệp: Đồng nghiệp là những người cùng một môi trường lao động và có thể có những yếu tố công việc mang tính tương đồng. Trên cơ sở hiểu biết lẫn nhau họ có thể là người đánh giá sự hoàn thành công việc của những người khác. Tuy nhiên kết quả đánh giá đôi khi thiếu tính khách quan vì sự cạnh tranh trong công việc.
- Đánh giá nhóm: Việc đánh giá mỗi cá nhân được căn cứ trên ý kiến của một nhóm người, có thể bao gồm cấp trên, cấp dưới hoặc đồng nghiệp. Việc lựa chọn nhiều người đánh giá cùng một lúc sẽ mất nhiều thời gian hơn nhưng lại giúp giảm bớt tính chủ quan của kết quả đánh giá.
- Tự đánh giá: Hiện nay nhiều công ty đã thiết kế để người lao động tự đánh giá kết quả hoàn thành công việc của mình, bên cạnh kết quả đánh giá của những người khác. Đây là biện pháp tốt để thu hút sự quan tâm và sự chịu trách nhiệm của họ đối với công tác đánh giá.
Phỏng vấn đánh giá:
Người được giao nhiệm vụ đánh giá tiếp xúc với các đối tượng đánh giá để thu thập thêm các thông tin về sự hoàn thành công việc và thống nhất các ý kiến đánh giá. Có nhiều cách thức khác nhau để tiến hành một cuộc phỏng vấn đánh giá như phỏng vấn nói vf nghe, phỏng vấn giả quyết vấn đề, phỏng vấn nghe – nói và thuyết phục,…
Tính phù hợp:
Các tiêu thức dung để ĐGTHCV cần được xây dựng sao cho phù hợp với các mục tiêu của tổ chức. Bên cạnh đó, phải có sự liên hệ mật thiết giữa các yếu tố chủ yếu của công việc (được xác định thông qua phân tích công việc) và các chỉ tiêu đánh giá (được thiết kế trong phiếu đánh giá).
Tính nhạy cảm:
Một hệ thống nào có thể dùng để đánh giá cũng cần phải có những công cụ đo lường giúp phân biệt người hoàn thành tốt và chưa tốt nhiệm vụ được giao.
Tính tin cậy:
Thể hiện qua sự nhất quán của đánh giá: các kết quả đánh giá độc lập của những người khác nhau về một người lao động duy nhât phải thống nhất với nhau về cơ bản.
Tính được chấp nhận:
Các hệ thống ĐGTHCV trong một công ty, doanh nghiệp cần được người lao động trong công ty hay doanh nghiệp đó chấp nhận và ủng hộ.
Tính thực tiễn:
Ngoài tính chuyên nghiệp, các phương tiện đánh giá cũng cần được thể hiện một cách đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người đánh giá và đối tượng được đánh giá.
Những yếu tố ảnh hưởng đến việc đánh giá thực hiện công việc trong một cơ quan, xí nghiệp:
Trình độ chuyên môn của cán bộ phòng nhân sự:
Đây là nhân tố có ảnh hưởng quyết định bởi phòng nhân sự là nơi tham mưu cho ban lãnh đạo lập ra các tiêu chuẩn đánh giá, xây dựng quy trình đánh giá và áp dụng các kết quả ĐGTHCV vào các quyết định nhân sự trong cơ quan, tổ chức. Bất cứ một sai sót nào trong hoạt động của bộ phận này cũng có thể dẫn đến sai sót trong quá trình đánh giá, ảnh hưởng đến tính công bằng trong đánh giá.
Trình độ của người đánh giá:
Người đánh giá càng có kinh nghiệm và trình độ trong công tác đánh giá thì càng giảm bớt khả năng mắc phải các lỗi đánh giá, vì thế kết quả đánh giá cũng trở nên chuẩn xác hơn.
Nhận thức và thái độ của cán bộ quản lý và nhân viên đối với công tác đánh giá :
Ta có thể dễ dàng nhận thấy tại cơ quan, doanh nghiệp nào mà vấn đề ĐGTHCV được coi trọng, thu hút được sự quan tâm chú ý của cán bộ lãnh đạo và nhân viên thì các kết quả đánh giá thường rõ ràng, chi tiết, mang tính phân loại cao, do đó cũng dễ dàng phát huy tác dụng trong các hoạt động nhân sự khác.
Việc ứng dụng các kết quả đánh giá vào các quyết định nhân sự của công ty:
Quá trình ĐGTHCV chỉ thực sự có ý nghĩa khi những kết quả thu được được phản ánh vào các chế độ lương, thưởng, đãi ngộ mà công ty dành cho người lao động, và làm nền tảng cho chiến lược tuyển dụng, đào tạo và phát triển,…tại công ty đó. Nếu việc sử dụng các kết quả đánh giá không được coi trọng thì quá trình ĐGTHCV trong công ty đó sẽ chỉ diễn ra một cách hình thức và chiếu lệ.
Ảnh hưởng của việc đánh giá lao đông đến hoạt động sản xuất kinh doanh của cơ quan, xí nghiệp:
Tác động đến thái độ làm việc của người lao động:
Nếu kết quả ĐGTHCV trong công ty đảm bảo tính công bằng, mức tưởng thưởng phù hợp và đủ tính khuyến khích, chắc chắn sẽ tạo ra những tác động tốt đến tâm lý làm việc của người lao động. Bên cạnh đó nếu người lao động ít cảm thấy hài long với kết quả đánh giá, thái độ làm việc của họ không được cải thiện, thậm chí tồi hơn. Nếu có nhiều người như vậy trong một tổ chức, sẽ gây ra một hiệu ứng làm ảnh hưởng đến bầu không khí hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tác động dến hiệu quả sản xuất kinh doanh, năng xuất lao động:
Nếu người lao động có phản ứng tốt với kết quả đánh giá, thái độ lao động sẽ được cải thiện làm cho năng xuất lao động tăng lên. Đối với những lao động gián tiếp và cán bộ quản lý, sự nhiệt tình hơn trong công việc cũng là một nhân tố thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh của tổ chức.
Tác động đến việc giảm bớt các sai sót trong công việc, giảm tỷ lệ sản phẩm chưa đạt chất lượng:
Việc những thành quả lao động được ghi nhận và tưởng thưởng xứng đáng sẽ tạo ra động lực để người lao động phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong giai đoạn tiếp theo. Với đối tượng là công nhân trực tiếp sản xuất ra sản phẩm, số lượng sản phẩm hỏng và chưa đạt tiêu chuẩn về chất lượng rất có thể sẽ giảm đi.
Tác động đến tính đúng đắn của các quyết định nhân sự trong giai đoạn tiếp theo của tổ chức:
Những thông tin thu được từ hoạt động ĐGTHCV chính là sự ghi nhận thành tích của mỗi cá nhân đóng góp vào quá trình phát triển chung của tổ chức. Chính vì thế chúng là những cơ sở để ban lãnh đạo đưa ra những thay đổi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của từng người và thúc đẩy kết quả hoạt động của toàn bộ tổ chức.
