Lập ngân sách và dự toán chi phí

Chương này đề cập đến một căn cứ để có được nguồn lực cần thiết để bắt đầu dự án, đó là ngân sách dự án. Các phương pháp lập ngân sách khác nhau được mô tả và đi kèm với một số vấn đề liên quan đến ước lượng chi phí đặc biệt là hiệu ứng đường cong kinh nghiệm. Cuối cùng là phần giới thiệu một công cụ để cải thiện kỹ năng ước lượng chi phí.

Những nội dung đã được đề cập trong chương này là:

- Mục tiêu của ngân sách là để truyền thông chính sách tổ chức liên quan đến mục tiêu và những ưu tiên của tổ chức.

- Những phương pháp lập ngân sách thông thường là: từ trên xuống, từ dưới lên, lập ngân sách theo thời kỳ và phương pháp tổng hợpp

- Ngân sách cũng là công cụ để nhận diện nhu cầu nguồn lực: khi nào, ai sẽ cung cấp, và khả năng nó có thể được đáp ứng bởi ngân sách.

- Nếu những dự án bao gồm những nhiệm vụ lặp lại sử dụng nhiều lao động, cần cân nhắc hiện tượng đường cong kinh nghiệm khi ước lượng chi phí. Đường cong kinh nghiệm là cơ sở để theo dõi lượng thời gian cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm sẽ giảm theo một tỷ lệ nào đó khi sản lượng tăng gấp đôi.

- Một phương pháp để xác định có hay không một xu hướng ước lượng chi phí được mô tả. Phương pháp có thể sử dụng để cải thiện quá trình ước lượng hoặc dự báo.

Lập ngân sách tức là hoạch định các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án. Các tổ chức luôn phải đối mặt với vấn đề khan hiếm nguồn lực do đó các nhà quan trị cũng phải đương đầu với các giới hạn về ngân sách. Tầm quan trọng của một hoạt động nhiều hay ít thể hiện ở mức nguồn lực được cam kết cho hoạt động đó. Nếu ngân sách ở mức quá cao sẽ gây ra sự lãng phí và tạo điều kiện cho quản lý lỏng lẻo, nhưng nếu quá thấp sẽ dẫn đến hạn chế thành quả và ảnh hưởng đến cam kết.

Ngân sách còn là một công cụ để kiểm soát, là tiêu chuẩn nhằm so sánh và đo lường sự chênh lệch giữa việc sử dụng các nguồn lực thực tế và kế hoạch. Các nhà quản trị có thể sử dụng độ lệch chuẩn (hoặc phương sai) của một yếu tố nhằm dự báo các sai lệch của yếu tố này so với ngân sách và đồng thời có sự điều chỉnh kịp thời.

Tiến trình lập ngân sách phải gắn sử dụng nguồn lực với các mục tiêu của tổ chức, nếu không tiến trình lập kế hoạch / kiểm soát sẽ trở nên vô ích. Mặt khác, dữ liệu phải được thu thập và báo cáo đúng thời hạn thì ngân sách mới có tác dụng trong việc xác định và báo cáo các vấn đề hiện tại hoặc dự đoán các vấn đề sắp xảy ra.

Chúng ta sẽ xem xét một số phương pháp lập ngân sách được sử dụng trong các tổ chức.

Chúng ta cũng sẽ đề cập đến vấn đề ước lượng chi phí, đặc biệt chú ý đến các chi tiết và các rủi ro. Chúng ta nghiên cứu một số yêu cầu đặc biệt liên quan với việc lập ngân sách cho các dự án. Trong toàn bộ chương, chúng ta chú ý đến việc xử lý rủi ro lập ngân sách, mặc dầu các phương pháp xử lý rủi ro sẽ được bàn chi tiết trong chương 8. Cuối cùng, chúng tôi trình bày một phương pháp cải thiện các kỹ năng Dg ngân sách, và dự đoán.

1. Các mức độ chính xác cửa dự toán
2. Các kỹ thuật dự toán
   1. Khác biệt giữa lập dự toán cho hoạt động thường xuyên và dự án
   2. Các lưu ý khi lập dự toán cho dự án
   3. Các kỹ thuật lập dự toán
3. Một số lưu ý khi lập dự toán
4. Các nguyên nhân dẫn đến sai lệch so với dự toán
   1. Hiện tượng đường cong kinh nghiệm
   2. Mục tiêu không khả thi
   3. Không dự tính được thay đổi giá của đầu vào
   4. Nguyên nhân khác
   5. Một công cụ để nâng cao khả năng lập dự toán

Tham khảo chi tiết ở đây.