Hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử của Ngân Hàng Công Thương Việt Nam

Thanh toán liên hàng thủ công:

Trong thời kỳ bao cấp, hoạt động thanh toán giữa các NH khác địa bàn bằng thủ công với một phương thức truyền thống duy nhất là thanh toán liên hàng bằng thư, bằng điện qua đường bưu điện. Thời gian cho một món thanh toán thông thường phải từ 3-5 ngày và thậm chí là hàng tuần cho những món đi tỉnh xa.

Do việc thanh toán chậm, lượng vốn nằm trong thanh toán chiếm khá lớn không đáp ứng công việc kinh doanh của khách hàng nên đã tạo ra tâm lý không muốn thanh toán không dùng tiền mặt qua NH mà chỉ muốn dùng phương tiện trực tiếp bằng tiền mặt. Vì vậy đã gây ra áp lực rất lớn về tiền mặt, tạo sự khan hiếm giả tạo, đã xuất hiện tỷ lệ % giữa thanh toán bằng chuyển khoản và tiền mặt. Đây cũng là một trong những nguyên nhân góp phần làm tăng tốc độ lạm phát vào những năm 1988, 1989 có thời kỳ lên đến 3 con số. NHNN đã phải dùng “liệu pháp sốc” tăng lãi suất lên rất cao, có thời kỳ lên đến 12%/ tháng.

Thanh toán liên hàng qua mạng:

Từ năm 1989, hệ thống NH đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào các hoạt động nghiệp vụ, đi đầu là hệ thống NHNN, đặc biệt từ năm 1993 đã ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực thanh toán. Thời kỳ này, các NH đã từng bước thích nghi với cơ chế mới, chủ động trong việc đầu tư cơ sở vật chất cho hoạt động thanh toán của mình để phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn, chuyển từ hình thức thanh toán liên hàng bằng thư qua bưu điện sang thanh toán liên hàng qua mạng vi tính, chuyển việc giấy báo liên hàng bằng tay theo mẫu in sẵn của NHTW sang lập trên máy vi tính, việc đối chiếu cũng được thực hiện qua mạng vi tính. áp dụng hình thức này tốc độ thanh toán tăng rõ rệt, thời gian của một món thanh toán chỉ còn từ một đến hai ngày, giảm được lượng vốn nằm trong thanh toán, được khách hàng đánh giá cao, từng bước xoá bỏ khoảng cách của các DN và xã hội đối với NH.

Thanh toán chuyển tiền điện tử:

Khái niệm: Thanh toán chuyển tiền điện tử là toàn bộ quá trình xử lý một khoản chuyển tiền qua mạng máy vi tính kể từ khi nhận được một lệnh chuyển tiền của người phát lệnh đến khi hoàn tất việc thanh toán cho người thụ hưởng (đối với chuyển tiền Có) hoặc thu nợ từ người nhận lệnh (đối với chuyển tiền Nợ).

Đặc điểm:

-Quy trình thanh toán điện tử thay thế quy trình thanh toán liên hàng qua máy vi tính hiện hành là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong hệ thống NHCT Việt Nam.

-Thanh toán chuyển tiền điện tử được thực hiện trong môi trường pháp lý và chuẩn hoá cao.

-Các công đoạn trong thanh toán chuyển tiền điện tử chủ yếu được tự động hoá. Quá trình thanh toán chuyển tiền, tra soát, trả lời tra soát, chấp nhận, trả lời chấp nhận được chương trình xử lý tự động nên đảm bảo độ chính xác cao độ.

-Phần tính ký hiệu mật được cài đặt một chương trình riêng đòi hỏi tính bảo mật hết sức nghiêm ngặt. Hơn nữa, hai lần mã khoá bảo mật của hai bộ phận chức năng kế toán và tin học giúp cho quá trình thanh toán chuyển tiền điện tử đạt độ an toàn tài sản rất cao.

Một số quy định chung:

-Phạm vi chuyển tiền điện tử gồm các chuyển tiền có và chuyển tiền nợ bằng VNĐ hoặc bằng ngoại tệ giữa các NH cùng hệ thống. Các hoạt động thanh toán bù trừ tự động, thanh toán với các TCTD khác, ATM, POS, SWIFT không thuộc phạm vi quy chế này (chỉ tạo các giao diện cần thiết từ TTTT ra các hệ thống khác).

-Đối tượng áp dụng đối với tất cả các CNNH cùng hệ thống có đủ điều kiện kỹ thuật, nắm vững quy trình nghiệp vụ chuyển tiền điện tử, được Tổng Giám đốc NHCT VN cho phép tham gia bằng văn bản.

-Mọi khách hàng giao dịch với NHCT VN đều được tham gia hệ thống thanh toán điện tử theo quy chế thanh toán qua NH ban hành theo quyết định số 22/QĐ-NH₁ của Thống đốc NHNN và các văn bản hướng dẫn của Tổng Giám đốc NHCT VN.

-Các nghiệp vụ phát sinh trong thanh toán điện tử được hoàn tất trong một ngày làm việc. Trường hợp khách hàng yêu cầu chi nhánh NHCT phục vụ chuyển nhanh và hoàn tất trong thời gian 1-3 h, khách hàng không phải chịu thêm phí.

-Mọi khoản thanh toán điện tử gắn liền với nghiệp vụ thanh toán và quản lý vốn của của NHCT Việt Nam đối với từng chi nhánh.

-Trung tâm thanh toán chịu trách nhiệm tổ chức quy trình nghiệp vụ thanh toán, thực hiện việc nhận, hạch toán và chuyển thông tin từ NH khởi tạo đến NH nhận, đảm bảo theo dõi chặt chẽ, hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ thanh toán và hạn mức vốn, đồng thời, theo dõi tính lãi điều hoà vốn cho các chi nhánh tỉnh, thành phố ngày 20 hàng tháng.

-Trung tâm thanh toán căn cứ vào quy trình nghiệp vụ trong quy chế này thiết kế và xây dựng chương trình ứng dụng, tổ chức hệ thống đảm bảo kỹ thuật đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ và thực hiện thống nhất trong toàn hệ thống đảm bảo nhanh chóng, chính xác, an toàn.

-Các Trưởng phòng kế toán chi nhánh NHCT chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc kiểm soát tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ thanh toán, về các quyết định chuyển tiền đi đến cũng như hạch toán vào các tài khoản thích hợp.

-Trung tâm điện toán NHCT Việt Nam chịu trách nhiệm về việc đảm bảo kỹ thuật của các thông tin trên đường truyền từ trung tâm thanh toán đến các chi nhánh NHCT.

-Căn cứ các chức năng nhiệm vụ được giao, các cá nhân tham gia quy trình thanh toán chấp hành nghiêm túc các quy định và thực hiện tốt nhiệm vụ sẽ được khen thưởng; cá nhân nào vi phạm chế độ, tuỳ theo mức độ hậu quả sẽ phải bồi thường vật chất hoặc kỷ luật hành chính thích đáng.

*Quy trình nghiệp vụ tại NH phát lệnh (NHPL).

Ngân hàng khởi tạo nhận chứng từ từ khách hàng, kiểm tra, kiểm soát rồi tiến hành chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử và chuyển cho kiểm soát viên đặt ký hiệu mật trước khi chuyển đi thanh toán. Sau khi tính KHM, bút toán hạch toán được tự động gửi về TTTT/ Chi nhánh để đối chiếu.

*Tại Ngân hàng nhận lệnh đến:

Bộ phận thanh toán điện tử phải bố trí cán bộ chuyên trách trực đảm bảo tính liên tục khi nhận chuyển tiền Đến, thông báo kịp thời cho KSV để kiểm tra hoặc giải mã ký hiệu mật (KHM) đồng thời, hạch toán vào TK Người nhận lệnh (nếu đủ điều kiện thanh toán) hoặc TK chờ thanh toán (nếu không đủ điều kiện thanh toán) để xử lý theo quy trình xử lý sai sót. Lệnh thanh toán được tự động hạch toán và được tự động gửi về TTTT/ Chi nhánh để đối chiếu.

Sau khi nhận được kết quả khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồi Lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 02 liên, 01 liên dùng báo Nợ hoặc báo Có khách hàng, 01 liên lưu nhật ký chứng từ. Các Lệnh thanh toán in ra phải đầy đủ chữ ký theo quy định.

*Tại Trung tâm thanh toán.

TTTT mở TK Điều chuyển vốn (ĐCV) trong kế hoạch cho từng CN để hạch toán và đối chiếu. TK của CN NHCT nào sẽ mang số hiệu NH của CN NHCT đó. Đối với CN trực thuộc (CN cấp 1), TTTT mở một số các TK ĐCV khác để phản ánh và quản lý các loại vốn giữa TW với CN. Đối với CN phụ thuộc (CN cấp 2) chỉ được mở duy nhất TK ĐCV trong kế hoạch.

Khi nhận chuyển tiền từ CN, tại TTTT, chương trình tự động kiểm tra, đối chiếu và phân loại các chuyển tiền theo tính chất nghiệp vụ thanh toán Nợ-thanh toán Có, phạm vi thanh toán trong hệ thống-ngoài hệ thống để hạch toán.

Các chuyển tiền trong hệ thống sau khi kiểm tra, đối chiếu với NHPL được hạch toán tự động chuyển đi NHNL và chuyển sang vùng chờ đối chiếu với NHNL. Các chuyển tiền ngoài hệ thống được chuyển sang vùng riêng để giải mã, phục hồi chứng từ đưa đi thanh toán bù trừ hoặc chuyển mạng thị trường song biên với các tổ chức tín dụng khác.

Trường hợp nhận được Lệnh thanh toán của NHPL sau giờ khoá sổ của TTTT, các Lệnh thanh toán này sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp của hệ thống.

Sau giờ khoá sổ của TTTT, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu được chuyển sang vùng riêng để tiếp tục theo dõi, đối chiếu vào ngày làm việc kế tiếp. TTTT in các báo cáo đối chiếu, báo cáo chứng từ tồn đọng để kiểm tra, theo dõi xử lý và lưu trữ.

Hạch toán:

-Đối với lệnh thanh toán Có:

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL.

Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHNL.

-Đối với lệnh thanh toán Nợ: hạch toán ngược lại.

Cuối ngày, Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đi, đến trong ngày để kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trước khi khoá sổ cuối ngày. Các báo cáo này thực hiện lưu trữ cùng các chuyển tiền đi, đến trong ngày.