Hệ quản trị kiến thức

- Quản lý kiến thức là quá trình giúp cho các tổ chức nhận dạng, chọn lựa, tổ chức, phổ biến, truyền các thông tin quan trọng và chuyên môn, là một phần của bộ nhớ tổ chức, và thường ở trong tổ chức theo cách không có cấu trúc. Quản lý kiến thức giúp giải quyết vấn đề, học tự động, hoạch định có chiến lược, và ra quyết định hiệu quả và hữu hiệu.

- Quản lý kiến thức yêu cầu có một sự chuyển đổi lớn trong nền văn hóa tổ chức nhằm tạo yêu cầu chia sẽ (cho và nhận), phát triển các phương pháp đảm bảo cơ sở tri thức hiện tại được lưu giữ thích hợp, ràng buộc tất cả các mức của xí nghiệp để xí nghiệp thành công.

- Kiến thức

+ Phân biệt giữa dữ liệu, thông tin và kiến thức trong ngữ cảnh hệ thống thông tin:

Dữ liệu là một tập hợp các sự kiện, độ đo, và thống kê.

Thông tin là dữ liệu đã được xử lý, và có tổ chức theo thời gian (các suy luận trong khung thời gian có thể ứng dụng được) và chính xác (có tham khảo dữ liệu ban đầu).

Kiến thức là thông tin theo ngữ cảnh, thích hợp và có thể hành động được. Nghĩa là, kiến thức có các thành phần phản ánh và có kinh nghiệm, khác với thông tin theo ngữ cảnh.

+ Trong khi xem dữ liệu, thông tin, kiến thức là các đánh giá của một tổ chức,thì kiến thức có ý nghĩa cao hơn dữ liệu và thông tin. Kiến thức truyền đạt ý nghĩa, do đó nó có xu hướng có giá trị hơn nhiều, nhưng cũng sớm chết.

+ So sánh giữa thông tin và kiến thức

- Các loại kiến thức và các thành phần kiến thức

+ Holsapple và Whinston (1996) định nghĩa 6 loại kiến thức:

Kiến thức miêu tả (Descriptive knowledge) là thông tin về quá khứ, hiện tại, tương lai, hoặc các trạng thái giả thuyết thích hợp liên quan đến việc biết cái gì.

Kiến thức thủ tục (Procedural knowledge) quan tâm đến việc biết như thế nào và đặc tả từng bước các thủ tục để cho các nhiệm vụ hoàn thành như thế nào.

Kiến thức lý do (Reasoning knowledge) quan tâm đến việc biết tại sao, đánh giá các kết luận đúng đối với một tập hợp các tình huống.

Kiến thức trình bày (Presentation knowledge) làm cho giao tiếp dễ dàng, liên quan đến phương pháp phân phối kiến thức.

Kiến thức ngôn ngữ (Linguistic knowledge) diễn dịch giao tiếp một khi nó được nhận.

Kiến thức dễ tiêu hóa (Assimilative knowledge) giúp duy trì cơ sở kiến thức bằng cách cải tiến kiến thức hiện tại.

Để hiểu như thế nào để hoạt động trên kiến thức, cần phân biệt các loại kiến thức. Ba loại kiến thức đầu là các kiến thức cơ bản, mà tổ chức có được trong thời gian thực hiện các quá trình kinh doanh. Ba loại kiến thức sau cung cấp sự giao tiếp, hiểu biết, và học kiến thức để sử dụng nó. Có nhiều phương pháp và phương tiện khác nhau để lưu trữ mỗi loại kiến thức, cũng như sử dụng nó.

+ Davenport và Prusak (1998) định nghĩa kiến thức như là một sự hỗn hợp của kinh nghiệm, các giá trị, thông tin ngữ cảnh, và tầm nhìn chuyên gia, mà nó cung cấp công việc chính để đánh giá và xác nhập thông tin và các kinh nghiệm mới.

+ Clarke (1998) định nghĩa kiến thức như là sự hiểu biết một cái gì làm việc như thế nào và tại sao.

+ Davenport et al. (1998) định nghĩa kiến thức như là thông tin kết hợp với kinh nghiệm, ngữ cảnh, diễn dịch và phản ánh.

+ Clarke (1998) phân kiến thức thành 3 loại:

Kiến thức tiến bộ (advantaged knowledge) là kiến thức cung cấp sự thuận lợi trong cạnh tranh.

Kiến thức cơ bản (base knowledge) là kiến thức được tích hợp vào tổ chức, cung cấp các thuận lợi ngắn hạn (ví dụ, các thực tế tốt nhất).

Kiến thức vặt (trivial knowledge) là kiến thức không có ảnh hưởng lớn đến tổ chức.

+ Ulrich (1998) coi kiến thức như là vốn thông minh. Vốn thông minh là năng lực cá nhân và ràng buộc cá nhân đóng góp cho các mục tiêu của tổ chức (vốn thông minh = năng lực x ràng buộc).

+ Alavi và Leidner (1999) tin rằng kiến thức là niềm tin cá nhân tăng khả năng của cá nhân tham gia hành động. Các tác giả sử dụng ý tưởng của Churchman “Kiến thức ở trong người sử dụng và không ở trong tập hợp các thông tin”.

+ Gray (1999): Hành động tham khảo đến các kỹ năng vật lý và năng lực, nhận thức hoặc hoạt động thông minh hoặc cả hai. Kiến thức là thông tin trong hành động.

+ Davenport và Prusak (1998): Kiến thức được suy dẫn từ thông tin, còn thông tin được suy dẫn từ dữ liệu. Theo các tác giả, chuyển thông tin thành kiến thức thông qua quá trình so sánh, kết nối (hiểu các quan hệ), đàm thoại (không bao gồm những gì mà người khác suy nghĩ cùng thông tin), và các kết quả (thông tin ảnh hưởng đến các quyết định như thế nào). Kiến thức phát triển theo thời gian cùng với kinh nghiệm, làm các kết nối giữa các biến cố và các tình huống mới trong ngữ cảnh. Kiến thức có thể được đặc tính bởi:

Tính trung thực nền tảng: Tính trung thực đạt được từ kinh nghiệm, không có lý thuyết, đây là các công việc gì trong thực tế.

Tính phức tạp: Các tình huống phức tạp chỉ ra các tiếp cận phức tạp để giải quyết các tình huống đó. Thỉnh thoảng, thiếu kiến thức làm cho vấn đề trở nên phức tạp.

Đánh giá: Đặt kiến thức vào ngữ cảnh có thể hành động. Kiến thức có liên quan và không bao giờ áp dụng lâu hơn cho một tình huống đã làm ban đầu.

Kinh nghiệm (luật ngón tay cái) và trực giác: Các hướng dẫn hành động, các cách làm tắt, các đơn giản hóa để giải quyết vấn đề.

Các giá trị và niềm tin: Những người khác nhau có các khung giải quyết vấn đề khác nhau.

- Kiến thức ngầm và kiến thức rõ ràng

+ Polanyi (1958) đầu tiên khái niệm hóa và phân biệt giữa kiến thức rõ ràng và kiến thức ngầm của tổ chức. Kiến thức ngầm(tacit knowledge) thường trong miền học theo kinh nghiệm, nhận thức, và chủ quan. Kiến thức rõ ràng (explicit knowledge) liên quan nhiều đến kiến thức kỹ thuật, lý do, và khách quan (dữ liệu, chính sách, thủ tục, phần mềm, tài liệu, …) và có tính cá nhân, khó chuẩn hóa (Nonaka và Takeuchi, 1995).

Kiến thức rõ ràng là các chính sách, hướng dẫn thủ tục, bài báo trắng (white papers), báo cáo, thiết kế, sản phẩm, chiến lược, mục tiêu, nhiệm vụ, và năng lực cốt lõi của xí nghiệp và cơ sở hạ tầng kỹ thuật thông tin - Có thể mã hóa (lập tài liệu) kiến thức theo cách phân bố đến các người khác mà không yêu cầu tương tác giữa các cá nhân hoặc chuyển đổi thành quá trình hoặc chiến lược.

Kiến thức ngầm là kho tích lũy các kinh nghiệm, ánh xạ tinh thần, tầm nhìn, tính nhạy bén, biết như thế nào, các bí mật trong kinh doanh, tập hợp các kỹ năng, sự hiểu biết, và học hỏi mà tổ chức có, cũng như văn hóa tổ chức trong tổ chức gồm các kinh nghiệm trong quá khứ và hiện tại của con người, các quá trình và các giá trị.

+ Các tổ chức chỉ mới bắt đầu nhận dạng, phát triển, và triển khai các kỹ thuật và các phương pháp luận cụ thể để chuyển kiến thức ngầm thành kiến thức rõ ràng. Có thể mã hóa kiến thức: nắm bắt, lưu trữ, quản lý, dễ tiêu hóa, truyền, sử dụng, và được hành động bởi con người.

- Học

+ Lane và Lubatkin (1998) nhận dạng 3 phương pháp học kiến thức mới bên ngoài:

Học thụ động: xảy ra khi xí nghiệp yêu cầu kiến thức kỹ thuật từ nhiều nguồn như huấn luyện, các cuộc hội thảo và các tạp chí.

Học chủ động: xảy ra khi xí nghiệp cải tiến các khả năng thông qua đánh giá và phân tích đối thủ cạnh tranh.

Học tương tác: yêu cầu tương tác gặp mặt nhau để phổ biến kiến thức ngầm. Các kho kiến thức có thể giải quyết các thiếu sót thông qua bản chất cộng tác.

+ Hackbarth và Grover (1999): Trong lịch sử, các tổ chức nào không thích hợp với các điều kiện kinh doanh thay đổi, thì các tổ chức đó sẽ thất bại. Vì thế, cách mạng bộ nhớ có tổ chức là quan trọng đối với công ty để thiết lập, phát triển, nuôi dưỡng tổ chức học, và để sống còn.

- Tổ chức học

+ DiBella (1995): Tổ chức học tham khảo đến khả năng học từ kinh nghiệm quá khứ của một tổ chức.

+ Garvin (1993): Trước khi công ty cải tiến, công ty phải học bằng cách xử lý 3 vấn đề quan trọng: (1) ý nghĩa (xác định tầm nhìn một tổ chức học cái gì), (2) quản lý (xác định xí nghiệp làm việc như thế nào), (3) độ đo (đánh giá tỷ lệ và mức độ học hỏi). Tác giả định nghĩa tổ chức học theo 5 hoạt động chính:

Giải quyết vấn đề có hệ thống

Kinh nghiệm sáng tạo

Học từ kinh nghiệm trong quá khứ

Học từ các thực tế tốt nhất của các kinh nghiệm

Truyền đạt kiến thức nhanh và hiệu quả trong tổ chức

- Bộ nhớ có tổ chức

+ Tổ chức học hàm ý có một bộ nhớ có tổ chức và các phương tiện để lưu trữ, trình bày và chia sẽ kiến thức.

+ Hackbarth và Grover (1999) chia bộ nhớ có tổ chức thành 6 loại giếng (Vì các giếng là các nguồn nước được bổ sung theo cách rất tự nhiên và các cá nhân có thể uống từ các giếng này):

Các giếng cá nhân: Các giếng này chứa thông tin mỗi cá nhân theo dạng có ý nghĩa, bao gồm các báo cáo và các tập tin của mỗi cá nhân. Giếng thông tin: Giếng này chứa các hệ thống thông tin chuẩn, chứa dữ liệu, thông tin. Ví dụ, hệ thống thông tin quản lý MIS.

Giếng văn hóa: Schein (1997, 1999) miêu tả giếng này là các niềm tin; thông tin này có thể lan rộng trong tổ chức theo dạng rõ ràng hoặc ngầm.

Giếng chuyển dạng: Giếng này chứa các quá trình kinh doanh thường xảy ra.

Giếng cấu trúc: Giếng này chứa thông tin về cấu trúc tổ chức, kể cả dạng chuẩn và dạng không chuẩn.

Giếng sinh thái học: Giếng này là cấu trúc vật lý của tổ chức.

+ Trí thông minh của con người xuất phát từ các giếng này và có thêm giá trị bằng cách tạo kiến thức mới. Hệ thống quản lý kiến thức có thể nắm bắt kiến thức mới và chuyển kiến thức thành một dạng cải tiến hơn bằng cách bỏ kiến thức đó trở lại một giếng thích hợp.

- Học có tổ chức

+ Học có tổ chức là phát triển các tầm nhìn và kiến thức mới, có tiềm ẩn ảnh hưởng đến hành vi. Học có tổ chức xảy ra khi các thành viên của tổ chức chia sẽ các kết hợp, các hệ thống nhận thức, và bộ nhớ (Croasdell et al., 1997). Thiết lập bộ nhớ kết hợp là điều quan trọng để thành công (Brooking, 1999; Hardbarth và Grover, 1999). Kỹ thuật thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc học có tổ chức, và quản lý phải tập trung vào lĩnh vực này để nuôi dưỡng kỹ thuật thông tin (Andreu và Ciborra, 1996). + Nevis et al. (1995) miêu tả quá trình học có tổ chức theo 3 bước: (1) thu nhận kiến thức, (2) chia sẽ kiến thức, (3) tận dụng kiến thức. Và 7 hướng học, hướng là cách thức xí nghiệp học. Mỗi hướng yêu cầu các kỹ thuật và các phương pháp khác nhau, nhằm cải tiến việc học hỏi, do đó, tổ chức có thể cải tiến việc học có tổ chức bằng cách tập trung vào lĩnh vực đó. Sau đây là các hướng:

Nguồn kiến thức: Nguồn kiến thức có thể bên trong hoặc bên ngoài.

Tập trung sản phẩm-quá trình: Chrysler tập trung vào quá trình, đặc biệt là các lĩnh vực chức năng, và chuyển sang một quá trình tập trung đến dạng tiếp cận nền tảng.

Chế độ tài liệu: Quan tâm như thế nào để lưu trữ và duy trì kiến thức trên giấy, các hệ chuyên gia, các cơ sở dữ liệu, … theo dạng chuẩn hoặc không chuẩn.

Chế độ phổ biến: Việc học có thể cải tiến từ quan điểm nguồn gốc hoặc từ chỉ thị phía trên. Có thể có cấu trúc hoặc không có cấu trúc. Tập trung học: Tập trung học chính quy vào những gì đang làm hiện tại hoặc như thế nào để làm, do đó tạo ra các phương pháp hoặc các nguyên tắc chung.

Tập trung chuỗi giá trị: Quan tâm đến các năng lực chính cụ thể và học các đầu tư mà xí nghiệp có.

Tập trung phát triển kỹ năng: Các tổ chức có thể tập trung vào các cá nhân hoặc các nhóm.

+ Các nhân tố thuận tiện cho việc học có tổ chức là sự khẩn thiết xem qua, khoảng cách hiệu suất, quan tâm đến độ đo, tập hợp trí nhớ có kinh nghiệm, không khí mở, giáo dục liên tục, sự đa dạng về hoạt động, nhiều người ủng hộ, người đứng đầu có liên quan, quan điểm các hệ thống. Cải tiến việc học hỏi bằng cách tập trung vào các nhân tố thuận tiện để cải tiến môi trường và bằng cách nhận dạng và nuôi dưỡng các hướng học phù hợp với văn hóa tổ chức. Bộ nhớ và học có tổ chức phụ thuộc ít vào kỹ thuật, nhưng lại phụ thuộc nhiều vào các vấn đề có liên quan đến con người.

- Văn hóa tổ chức

+ Khả năng một tổ chức học, phát triển bộ nhớ, và chia sẽ kiến thức đều phụ thuộc vào văn hóa của tổ chức. Văn hóa là một mẫu các giả sử cơ bản dùng chung (Schein, 1997, 1999). Theo thời gian, các tổ chức học làm gì và không làm gì. Khi các bài học trở nên tự nhiên, thì chúng trở thành một phần của văn hóa tổ chức. Các nhân viên mới học văn hóa từ các người cố vấn kèm với việc hiểu biết như thế nào (know-how).

+ Khó đo được ảnh hưởng của nền văn hóa kết hợp đến tổ chức. Tuy nhiên, nền văn hóa mạnh sẽ tạo các kết quả: lợi nhuận ròng, hoàn vốn đầu tư, giá cổ phần tăng hàng năm (Hibbard, 1998).

+ Chìa khóa thành công là tạo cho xí nghiệp một nền văn hóa thay đổi liên tục mà không ảnh hưởng đến các nhân viên, nhưng khuyến khích nhân viên vì họ tin rằng sự thay đổi này có thể cải thiện chất lượng cuộc sống. Nói chung, thành công quản lý kiến thức phụ thuộc vào các vấn đề văn hóa như các hoạt động quản lý, không phụ thuộc vào kỹ thuật.

- Quản lý kiến thức

+ Quản lý kiến thức qua thông tin, cộng tác, và các kỹ thuật, là sự chuẩn hóaviệc học hỏi và bộ nhớ có tổ chức thành tài nguyên sẵn sàng, thường thông qua kho kiến thức. Quản lý kiến thức là quản lý kiến thức kết hợp và tài sản trí tuệ, có thể cải tiến các đặc tính hiệu suất tổ chức và thêm giá trị cho xí nghiệp để xí nghiệp hành động thông minh hơn. Quản lý kiến thức có thể làm cho giao tiếp kiến thức từ người này sang người khác để người khác có thể sử dụng kiến thức đó. 10 miền kiến thức tạo đòn bẩy trong tổ chức thông qua các bước khởi đầu kiến thức là:

Chia sẽ kiến thức và các thực tế tốt nhất

Làm cho thấm dần trách nhiệm chia sẽ kiến thức

Nắm bắt và sử dụng lại các thực tế tốt nhất

Nhúng kiến thức vào sản phẩm, dịch vụ, và quá trình

Tạo kiến thức như là một sản phẩm

Suy dẫn thế hệ kiến thức để đổi mới

Ánh xạ các mạng chuyên gia

Xây dựng và khai phá cơ sở kiến thức khách hàng

Hiểu và đo giá trị kiến thức

Tạo đòn bẩy các tài sản trí tuệ

+ Không có một định nghĩa có thể chấp nhận cho kiến thức, vì bản chất kiến thức là rộng. Quản lý kiến thức là một tập hợp các quá trình truyền đạt vốn trí tuệ ở dạng kiến thức ngầm ở cá nhân, nhóm cục bộ trong tổ chức, và các văn phòng chi nhánh phân bố thành giá trị các quá trình dẫn đến đổi mới, tạo kiến thức, và bổ sung năng lực cạnh tranh cho tổ chức. Quản lý kiến thức có thể xem như nghệ thuật chuyển thông tin và tài sản trí tuệ thành giá trị lâu dài cho khách hàng và con người.

+ Quản lý kiến thức là quá trình suy luận, chuyển dạng, lan truyền kiến thức trong xí nghiệp để chia sẽ và sử dụng lại kiến thức. Quản lý kiến thức giúp các tổ chức tìm kiếm, chọn lựa, tổ chức, phổ biến và truyền đạt thông tin quan trọng và điều cần thiết thông minh cho các hoạt động như giải quyết vấn đề, học động, hoạch định chiến lược, và ra quyết định (Gupta et al., 1999, 2000). Quản lý kiến thức chuyển dữ liệu hoặc/và thông tin thành kiến thức có thể hành động theo một dạng được sử dụng hiệu quả và hữu hiệu trong xí nghiệp (Angus et al., 1998; Davis, 1998; Davenport et al., 1998; Leary, 1998; Skyrme, 1999).

+ Quản lý kiến thức là một tập hợp các quá trình chuyển các tài sản trí óc của xí nghiệp thành giá trị các quá trình như sự đổi mới và kiến thức hữu ích; hay quản lý kiến thức là làm cho kiến thức dùng chung trở nên hữu ích.

- Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của việc quản lý kiến thức

+ Davis (1998): Quản lý kiến thức liên quan đến ràng buộc chiến lược để cải tiến hiệu quả của tổ chức, và cải tiến cơ hội. Mục tiêu không phải điều khiển chi phí. Mục tiêu quản lý kiến thức như là một quá trình cải tiến khả năng của tổ chức nhằm thực thi các quá trình chính hiệu quả hơn. + Davenport et al. (1998) miêu tả 4 mục tiêu lớn của các hệ thống quản lý kiến thức trong thực tế:

Tạo kho kiến thức

Cải tiến truy xuất kiến thức

Cải tiến môi trường kiến thức (nhiều xí nghiệp xem là mục tiêu chính)

Quản lý kiến thức như một tài sản

+ Chìa khóa để quản lý kiến thức là nắm bắt các tài sản trí tuệ cho lợi ích hữu hình của tổ chức. Các nhu cầu quản lý kiến thức là để:

Chuyển dạng kiến thức để thêm giá trị vào các quá trình và các hoạt động kinh doanh

Tạo đòn bẩy kiến thức có chiến lược kinh doanh nhằm tăng sự phát triển và đổi mới

Sử dụng kiến thức nhằm cung cấp thuận lợi cạnh tranh trong kinh doanh

+ Các quá trình của hệ thống quản lý kiến thức để quản lý: Việc tạo ra kiến thức thông qua học hỏi

Nắm bắt và kiến thức

Chia sẽ kiến thức và giao tiếp thông qua cộng tác

Truy xuất kiến thức

Sử dụng và sử dụng lại kiến thức

Lưu trữ kiến thức

- Các điều cơ bản về ý niệm của việc quản lý kiến thức

+ Quản lý kiến thức bắt nguồn từ các khái niệm học có tổ chức và bộ nhớ có tổ chức. Khi các thành viên của tổ chức cộng tác và giao tiếp ý tưởng, dạy, và học, kiến thức được chuyển dạng và truyền đạt từ cá nhân này sang cá nhân khác. Người quản lý nhận ra rằng khi học có tổ chức xảy ra, và khi các người quản lý hỗ trợ việc học, học có tổ chức ảnh hưởng tích cực đến tuyến dưới. Hiện đại hóa các khái niệm học bằng kỹ thuật. Các câu chuyện thành công thực sự của việc quản lý kiến thức chứng minh rằng: cùng với việc hỗ trợ nền văn hóa tổ chức, sử dụng kỹ thuật nhằm cải tiến việc học có tổ chức và quản lý kiến thức (O’Dell at al., 1998).

- Kho kiến thức

+ Kho kiến thức là tập hợp các kiến thức bên trong và bên ngoài. Kho kiến thức không chuẩn tìm kiếm để nắm bắt các kiến thức ngầm ở trong tâm trí của các chuyên gia trong tổ chức, nhưng kiến thức đó không ở dạng có cấu trúc. Kiến thức rõ ràng thường được nắm bắt ở một dạng nào đó dựa vào định nghĩa; nhưng thỉnh thoảng kiến thức rõ ràng cũng phải được lọc lại, tổ chức và lưu trữ vào kho kiến thức trung tâm, để làm cho kiến thức hiệu quả và hữu hiệu.

+ Mục tiêu của kho kiến thức là nắm bắt thông tin. Cấu trúc của kho kiến thức

phụ thuộc nhiều vào loại kiến thức được lưu trữ. Kho kiến thức có thể sắp xếp từ dạng danh sách các câu hỏi và giải pháp, cho đến danh sách các cá nhân có thông tin liên lạc và chuyên môn, cho đến các thực tế tốt nhất ở dạng chi tiết cho một tổ chức lớn.

+ Tiếp cận Chevron nhận ra 4 mức thực tế tốt nhất:

Ý tưởng tốt tuy chưa được chứng minh, nhưng ý tưởng đó tạo cảm giác trực quan

Thực tế tốt, kỹ thuật hiện thực, phương pháp luận, thủ tục hoặc quá trình cải tiến các kết quả kinh doanh

Thực tế tốt nhất cục bộ, tiếp cận tốt nhất cho tất cả hoặc một phần lớn tổ chức dựa vào việc phân tích dữ liệu cứng

Thực tế công nghệ tốt nhất, tương tự mục 3 nhưng sử dụng dữ liệu cứng từ công nghệ

+ Davenport et al. (1998) miêu tả 3 loại kho cơ bản trong thực tế:

Kiến thức bên ngoài, như trí tuệ cạnh tranh, thường cần các giải thích vàdiễn dịch.

Kiến thức có cấu trúc bên trong, như các báo cáo nghiên cứu, các trình bày, và các tài liệu tiếp thị. Kiến thức này hầu như là kiến thức rõ ràng và một ít kiến thức ngầm.

Kiến thức không chuẩn bên trong, như các cơ sở dữ liệu thảo luận, trợ giúp các kho kiến thức và các cơ sở dữ liệu thông tin dùng chung. Kiến thức này là kiến thức ngầm trong tâm trí con người và có thể trao đổi qua các kỹ thuật cộng tác, các cuộc họp gặp mặt nhau, hoặc các hệ thống quản lý kiến thức chuẩn.

- Các hoạt động quản lý kiến thức

+ Quản lý kiến thức gồm 4 chức năng cơ bản:

Bên ngoài hóa là nắm bắt kiến thức ở kho bên ngoài và tổ chức kiến thức theo công việc chính nào đó nhằm nổ lực khám phá kiến thức tương tự. Các kỹ thuật hỗ trợ bên ngoài hóa là: các hệ thống xử lý ảnh, các cơ sở dữ liệu, các kỹ thuật dòng làm việc, các hệ thống quản lý tài liệu sử dụng kỹ thuật phân nhóm, …

Bên trong hóa là quá trình nhận dạng kiến thức rõ ràng, thích hợp với các nhu cầu của người sử dụng cụ thể. Quá trình này liên quan đến việc ánh xạ một vấn đề cụ thể, tình huống, hoặc điểm sở thích so với điểm chính của kiến thức đã được nắm bắt thông qua bên ngoài hóa. Trung gian tương tự như quá trình môi giới để cho phù hợp người tìm kiến thức với nguồn kiến thức tốt nhất (thường ngầm) bằng cách dò theo kinh nghiệm và sở thích của cá nhân và nhóm cá nhân. Một số kỹ thuật làm cho quá trình này dễ dàng là groupware, intranet, dòng làm việc, và các hệ thống quản lý tài liệu.

Nhận thức áp dụng kiến thức được trao đổi bằng 3 quá trình trước. Đây là thành phần quản lý kiến thức hầu như khó tự động nhất, vì nó nằm trong nhận thức của con người để nhận ra kiến thức được sử dụng ở đâu và được sử dụng như thế nào. Một vài kỹ thuật có thể hỗ trợ nhận thức. + Hệ thống quản lý kiến thức trong tổ chức bao gồm các đặc điểm:

Tạo nền văn hóa kiến thức

Nắm bắt kiến thức

Phát sinh kiến thức

Giải thích (và số hóa) kiến thức

Chia sẽ và sử dụng lại kiến thức

Tái sinh kiến thức

+ Quá trình quản lý kiến thức phải có một phương pháp luận để xác định kiến thức giải nghĩa có ở dạng miễn phí không (hay dùng chung cho mọi người, độc lập cá nhân hay nhóm đóng góp kiến thức đó, …).

+ Truy xuất kiến thức phụ thuộc vào các nhân tố sau:

Mức độ hiếm có xác định sự thích hợp của kiến thức đối với người nhận

Mức độ phức tạp xác định quá trình truyền đạt kiến thức cho người nhận

Mức độ nỗ lực được chi bởi người chủ yêu cầu kiến thức nơi đầu tiên xác định sự sẵn sàng chia sẽ kiến thức với người nhận.

- Mô hình theo chu kỳ của việc quản lý kiến thức

+ Hệ thống quản lý kiến thức gồm 6 bước:

Tạo kiến thức: Tạo kiến thức khi con người xác định các cách mới để làm điều gì đó hoặc phát triển hiểu biết như thế nào (know-how). Thỉnh thoảng đưa vào kiến thức bên ngoài.

Nắm bắt kiến thức: Phải nhận dạng giá trị của kiến thức mới và trình bày theo cách thức hợp lý.

Tinh chế kiến thức: Phải đặt kiến thức mới trong ngữ cảnh để có thể hành động. Phải nắm bắt tầm nhìn của con người (chất lượng ngầm) kèm với các sự kiện rõ ràng.

Lưu trữ kiến thức: Phải lưu trữ kiến thức hữu ích ở dạng hợp lý trong kho kiến thức, để người khác trong tổ chức có thể sử dụng kiến thức. Quản lý kiến thức: Giống như thư viện, hiện tại phải giữ kiến thức. Phải xem xét kiến thức để kiểm tra kiến thức thích hợp và chính xác.Phổ biến kiến thức: Kiến thức phải sẵn sàng ở dạng hữu ích cho bất cứ người nào trong tổ chức khi cần ở bất cứ nơi nào và bất cứ lúc nào.Lý do của chu kỳ là kiến thức được tinh chế theo thời gian, và động. Hệ thống quản lý kiến thức tốt không bao giờ hoàn thành, vì theo thời gian, môi trường thay đổi và kiến thức phải được cập nhật để phản ánh với các thay đổi.

+ Khi phổ biến kiến thức, các cá nhân phát triển, tạo, nhận dạng kiến thức mới hoặc cập nhật kiến thức cũ và đưa trở lại hệ thống.

+ Vì kiến thức là tài nguyên không bị tiêu thụ khi sử dụng, nên kiến thức được sử dụng mãi mãi khi cần thiết. Kiến thức không bao giờ suy yếu, mặc dù kiến thức có thể già cõi. Kiến thức phải được cập nhật. Do đó, kho kiến thức phát triển theo thời gian.

- Những bước đầu quản lý kiến thức

+ Các tổ chức nhận ra giá trị đầy đủ của các tài sản kiến thức chỉ khi tài sản này được truyền đạt hiệu quả giữa các cá nhân. Các tổ chức sử dụng 4 quá trình phổ biến để chuyển đổi kiến thức:

Xã hội hóa: chia sẽ kinh nghiệm thông qua quan sát, bắt chước, và thực tế; thường xảy ra ở nơi làm việc, hội thảo, học nghề, và hội nghị. Nắm bắt: chuyển kiến thức ngầm (ví dụ, người ta học cái gì ở nơi làm việc) thành dạng rõ ràng (ví dụ, các báo cáo).

Phổ biến: sao chép và phân bố kiến thức rõ ràng.

Quốc tế hóa: các kiến thức có kinh nghiệm thông qua một nguồn rõ ràng ví dụ, một người có thể kết hợp kinh nghiệm đọc báo cáo ở nơi làm việc với các kinh nghiệm trước.

+ Kiến trúc quản lý kiến thức (KMA, knowledge management architecture) của Nonaka và Takeuchi (1995): mô hình 3 xoắn óc 3 bước có đặc điểm ánh xạ học nhận dạng các câu hỏi được trả lời và các quyết định được ra, ánh xạ thông tin đặc tả loại thông tin mà người sử dụng cần, và ánh xạ kiến thức giải thích người sử dụng làm gì với các thông tin cụ thể. Ánh xạ kiến thức trình bày sự chuyển đổi thông tin sang tầm nhìn hoặc kiến thức. + Một khi phát triển 3 ánh xạ, thực hiện đánh giá điểm cân bằng để đánh giá loại công cụ IT nào hiệu quả tạo lực đòn bẩy cho các kho thông tin, và tạo ra ánh xạ kỹ thuật thông tin. Monsanto tập trung vào khả năng tạo cảm giác cho con người (sense-making).

- Tại sao các xí nghiệp chấp nhận việc quản lý kiến thức? 5 lý do

+ Ra quyết định tốt hơn

+ Giảm các chi phí

+ Thời gian đáp ứng các vấn đề chính nhanh hơn

+ Cải tiến hiệu suất

+ Chia sẽ các thực tế tốt hơn

- Hầu hết các xí nghiệp phát triển hệ thống quản lý kiến thức đều tạo nhân viên quản lý kiến thức, hay còn gọi là nhân viên văn phòng có kiến thức chính (CKO, chief knowledge officer) ở cấp trên.

- Mục tiêu của vai trò CKO là làm tối đa tài sản kiến thức của xí nghiệp, thiết kếvà hiện thực các chiến lược quản lý kiến thức, trao đổi hiệu quả các tài sản kiếnthức bên trong và bên ngoài, cải tiến công dụng của hệ thống.

- CKO chịu trách nhiệm

+ Định nghĩa lĩnh vực kiến thức trong xí nghiệp sẽ là điểm tập trung, dựa vào nhiệm vụ và các mục tiêu của xí nghiệp.

+ Chuẩn hóa từ vựng mức xí nghiệp, và điều khiển thư mục kiến thức.

+ Tạo cơ sở hạ tầng và môi trường văn hóa nhằm chia sẽ kiến thức.

+ Đề án quản lý toàn bộ kiến thức khi chưa phát triển; và quản lý hệ thống và kiến thức khi triển khai.

- Trách nhiệm quan trọng nhất của CKO là xây dựng nền văn hóa kiến thức, tạo cơ sở hạ tầng quản lý kiến thức, và làm cho các chi phí kinh tế.

- Để CKO thành công, các cá tính của CKO yêu cầu cao:

+ Kinh nghiệm rộng về khía cạnh quản lý kiến thức, như tạo, phổ biến, hoặc ứng dụng.

+ Quen với các kỹ thuật và các công ty có kiến thức, như thư viện và groupware.

+ Có khả năng làm gương bằng cách trình bày sự thành công và khả năng kiến thức ở mức cao.

- Hình thành chiến lược kiến thức theo các bước:

+ Phát triển các tình huống phức tạp cho môi trường cạnh tranh hiện tại và tương lai.

+ Miêu tả các công ty thành công lý tưởng tương ứng với các tình huống tương lai. Điểm quan trọng của bước này là đánh giá các điều thuận lợi và kiến thức cơ bản để các tổ chức thành công.

+ Nhận dạng các cá nhân trong xí nghiệp có kiến thức yêu cầu hoặc có khả năng yêu cầu kiến thức. Bước này quan trọng, vì nó giúp nhận dạng các nguồn kiến thức bên ngoài nhằm xác định và hiểu thị trường, nhà cung cấp, khách hàng hiện tại và tương lai. Nguồn vốn trí tuệ không nằm trong tổ chức mà nó ở phân cấp bất cứ nơi nào.

+ Mô hình các nổ lực về một công ty lý tưởng ở mức ý niệm. Chiến lược cho công ty lý tưởng như hoạch định yêu cầu và duy trì kiến thức cần thiết. -Phân tích các tài sản kiến thức theo quan hệ nhằm hỗ trợ chiến lược kinh doanh bằng cách thực hiện phân tích SWOT: điểm mạnh (strengths), điểm yếu (weaknesses), cơ hội (opporunities), và đe dọa (threats).

- Hiện thực phương pháp luận quản lý kiến thức theo 7 bước:

+ Nhận dạng vấn đề

+ Chuẩn bị để thay đổi + Tạo nhóm

+ Anh xạ kiến thức

+ Tạo cơ chế phản hồi

+ Định nghĩa các khối đang xây dựng

+ Tích hợp các hệ thống thông tin hiện tại

- 10 chiến lược hiện thực quản lý kiến thức thành công:

+ Thiết lập phương pháp luận quản lý kiến thức

+ Xác định rõ người chỉ đường (nhân viên văn phòng có kiến thức chính)

+ Trao quyền cho các nhân viên có kiến thức

+ Quản lý kiến thức khách hàng trung tâm

+ Quản lý các năng lực chính

+ Nuôi dưỡng sự cộng tác và đổi mới

+ Học từ các thực tế tốt nhất + Mở rộng nguồn kiến thức

+ Kết nối qua lại giữa các cộng đồng trí tuệ (các cộng đồng thực tế)

+ Báo cáo giá trị độ đo các tài sản kiến thức

- Hệ thống quản lý kiến thức đảm bảo dòng kiến thức từ người biết kiến thức sang người cần biết kiến thức trong tổ chức, mà kiến thức luôn luôn cải tiến và phát triển trong suốt quá trình. Bước kế tiếp trong việc thiết lập hệ thống hiệu quả và dễ hiểu là quyết định phương pháp, công cụ và kỹ thuật nào nên được sử dụng để hiện thực chiến lược quản lý kiến thức.

- Quản lý kiến thức có nhiều luật và rút ra từ khoa học, giao tiếp qua lại giữa các cá nhân, học có tổ chức, khoa học nhận thức, động cơ, huấn luyện, đưa ra công chúng và phân tích quá trình kinh doanh.

- Các mục tiêu hệ thống hỗ trợ:

+ Quản lý kiến thức như thu thập, tổ chức, tinh chế và phân phối kiến thức. + Tổ chức kiến thức như tìm kiếm, lọc, phân loại, liên kết, … -Các tổ chức xây các hệ thống quản lý kiến thức bằng cách sử dụng các công cụ, kỹ thuật và các hệ thống hỗ trợ phân bố kiến thức và trợ giúp quá trình ra quyết định. Các bước đầu quản lý kiến thức chuẩn liên quan đến việc tạo các cơ sở kiến thức, quản lý quá trình hoạt động, các trung tâm kiến thức, các kỹ thuật cộng tác, và các trang web kiến thức.

- Nhiều kỹ thuật khác nhau có thể thiết lập hệ thống quản lý kiến thức như internet, intranet, kho dữ liệu các công cụ hỗ trợ quyết định, và groupware.

- Danh sách các thành phần chính của cơ sở hạ tầng quản lý kiến thức theo thờigian:

+ Các mạng giao tiếp như internet, intranet, và extranet

+ Các công cụ cộng tác như Lotus Notes, GroupSystems, …

+ Hội nghị truyền hình

+ Thư đa phương tiện

+ Các hệ thống quản lý tài liệu điện tử

+ Các công cụ trí tuệ nhân tạo + Các công cụ lấy thông tin + Các ứng dụng trợ giúp

+ Các công cụ kho dữ liệu và khai phá dữ liệu

+ Tạo thông điệp mức xí nghiệp

+ Các công cụ quản lý nội dung web (các bộ duyệt và công cụ tìm kiếm)

+ Các kỹ thuật kéo và đẩy

+ Công cụ dựa trên lấy các trường hợp

+ Các cơ sở dữ liệu hướng đối tượng

+ Các công cụ quản lý quá trình

+ Các nền tảng tính toán hoạt động bên trong mở

+ Nội dung bên trong và bên ngoài

+ Các tác nhân thông minh + Các tài liệu khả chuyển

- Các tổ chức phải đối mặt với vấn đề: như thế nào để kết hợp các kỹ thuật này để quản lý kiến thức hiệu quả, và điều này phụ thuộc vào loại kiến thức mà tổ chức muốn truy xuất và chia sẽ.

- Các công cụ cần để nắm bắt kiến thức:

+ Kiến trúc thông tin gồm các ngôn ngữ mới, các loại và các ẩn dụ để nhận dạng và lập tài khoản cho các kỹ năng và các năng lực.

+ Kiến trúc kỹ thuật có tính xã hội hơn như internet.

+ Kiến trúc ứng dụng hướng giải quyết vấn đề và trình bày hơn là xuất và các giao dịch.

- Chi phí phát triển hệ thống quản lý kiến thức rất khác nhau và phụ thuộc vào kích thước của tổ chức, mức cơ sở hạ tầng hiện tại, tầm vực của bước khởi đầu quản lý kiến thức.

- Các nhân tố thành công

+ Các tổ chức có thể đạt được một số lợi ích từ việc hiện thực chiến lược quản lý kiến thức:

Giảm mất vốn trí tuệ do người ta bỏ công ty đi.

Giảm chi phí bằng cách giảm và hoàn thành kinh tế bằng cách lấy thông tin từ các người cung cấp bên ngoài.

Giảm dư thừa các hoạt động dựa trên kiến thức

Tăng năng suất bằng cách làm cho kiến thức sẵn sàng nhanh và dễ dàng

Tăng sự thỏa mãn nhân viên bằng cách cho quyền lực và kiến thức cá nhân lớn hơn

+ Các nhân tố sự thành công của việc quản lý kiến thức là các liên kết với hiệu suất kinh tế hoặc giá trị công nghệ; cơ sở hạ tầng kỹ thuật và tổ chức; cấu trúc kiến thức linh động và chuẩn; nền văn hóa thân thiện kiến thức; ngôn ngữ và mục đích rõ ràng; thay đổi các thực tế thúc đẩy; nhiều kênh truyền kiến thức, và hỗ trợ quản lý cấp cao.

+ Học và chia sẽ kiến thức hiệu quả yêu cầu thay đổi văn hóa trong tổ chức, các thực tế quản lý mới, ràng buộc quản lý cấp cao, và hỗ trợ kỹ thuật. Tất cả các nhân tố này cần vượt qua các rào cản để hiện thực.

- Đo sự thành công

+ Có 3 lý do tại sao các người quản lý muốn đo các tài sản vô hình, các tài sản kiến thức và các ảnh hưởng của chúng:

Cung cấp điều cơ bản để đánh giá công ty. Đánh giá quan trọng trong tài sản thương mại, hoặc giá công ty trong thị trường và tìm kiếm hoàn vốn thích hợp cho các cổ đông.

Kích thích quản lý tập trung vào cái gì quan trọng. Bằng cách phát triển các độ đo hiệu suất thích hợp và làm cho người quản lý chịu trách nhiệm, các điều đúng cần chú ý và hành động. Đây là vai trò các tiếp cận như điểm cân bằng.

Điều chỉnh đầu tư các hoạt động quản lý kiến thức. Trong nhiều công ty, các đề xuất quản lý kiến thức thỏa mãn các độ đo nhằm thuyết phục quản lý cấp trên giá trị của việc quản lý kiến thức.

+ Không có phương tiện đo sự thành công nỗ lực quản lý kiến thức. Các độ đo: các bằng sáng chế, các điểm kinh doanh, các bản quyền, các điều bí mật thương mại, các dịch vụ và các sản phẩm mới, các quá trình kinh doanh cải tiến, các quyết định chiến lược thông minh, thỏa mãn khách hàng, tuyến tài chánh dưới (giá cổ phiếu, cổ tức (lợi tức cổ phần), giá trị hiện tại ròng), sự hiệu lực của các quá trình kinh doanh, khả năng chịu đựng sự đổi mới, thay đổi, và cải tiến thông qua việc học có tổ chức, và hạn định các nhân tố thành công quan trọng.

+ Nhân tố chính cho sự phát triển và thành công lâu dài của KMS là sự phát triển các độ đo có ý nghĩa để đo giá trị, chất lượng, số lượng kiến thức. Các bước đầu quản lý kiến thức nên liên kết trực tiếp các khía cạnh quan trọng và rõ ràng hiệu suất tổ chức (ví dụ, thỏa mãn khách hàng, các đổi mới dịch vụ hoặc sản phẩm, thời gian tiếp thị, tiết kiệm chi phí, định vị cạnh tranh, và chia sẽ thị trường). Các tổ chức cần tìm các điểm tạo đòn bẩy như nơi nào kiến thức cải tiến có thể thêm giá trị và sau đó phát triển KMS để phân phối kiến thức tiên quyết.

+ Sự thành công phụ thuộc vào luận lý chiến lược rõ ràng để chia sẽ kiến thức, chọn lựa cơ sở hạ tầng thích hợp (kỹ thuật hoặc không kỹ thuật). + Tiếp cận hiện thực xác định các rào cản thông thường: các động cơ chia sẽ kiến thức, các tài nguyên nắm bắt và tổng hợp học có tổ chức, và khả năng định hướng mạng kiến thức để tìm ra dữ liệu và người đúng.

+ Nhiều công ty tham gia hoặc tiếp cận dựa trên tài sản đối với việc quản lý kiến thức hoặc tiếp cận liên kết kiến thức với các ứng dụng và lợi ích kinh doanh. Bắt đầu bằng cách nhận dạng các tài sản trí tuệ và sau đó tập trungchú ý đến quản lý để tăng giá trị. Thứ hai, sử dụng các thay đổi về điểm cân bằng, ở nơi các độ đo tài chính được cân bằng so với khách hàng, quá trình, các độ đo đổi mới. Các phương pháp phát triển tốt được sử dụng là tiếp cận điểm cân bằng, công cụ định hướng Skandia, giá trị kinh tế thêm vào của Stern Stewart, và phương pháp luận đánh giá bên trong của M’Pherson.

- Các nguyên nhân thất bại

+ Không phát triển định nghĩa kiến thức đang làm việc. Nhiều người quản lý dường như miễn cưỡng phân biệt giữa dữ liệu, thông tin và kiến thức. + Nhấn mạnh quá mức khối kiến thức hơn dòng kiến thức. Tiếp cận này thất bại để nhận dạng mức độ quan trọng cần thiết để truyền kiến thức trong tổ chức.

+ Xem xét kiến thức hiện tại chiếm ưu thế ở ngoài các cá nhân.

+ Thất bại nhận ra mức độ quan trọng của việc quản lý kiến thức nhằm tạo ngữ cảnh dùng chung. Phát triển ngữ cảnh dùng chung có nghĩa là tạo môi trường dùng chung động, làm cho kiến thức thay đổi theo thời gian. + Thất bại quản lý kiến thức ngầm.

+ Thất bại gỡ rối kiến thức từ các công dụng của kiến thức.

+ Lý do và suy nghĩ

+ Tập trung vào hiện tại và quá khứ thay cho tương lai.

+Thất bại nhận ra mức độ quan trọng của thí nghiệm. + Thay thế liên lạc kỹ thuật cho giao diện người sử dụng.

+ Nhấn mạnh quá mức việc cố gắng đo kiến thức trực tiếp thay vì cố gắng đo các kết quả.

Quản lý kiến thức và trí tuệ nhân tạo -Quan hệ với trí tuệ nhân tạo

+ Quản lý kiến thức có quan hệ tự nhiên với phần mềm và các phương pháp trí tuệ nhân tạo (AI, artificial intelligence). Lĩnh vực AI có liên quan đến xây dựng kiến thức, chuyển kiến thức từ ngầm sang rõ ràng, nhận dạng kiến thức, hiểu và phổ biến, … Nhiều công ty cố gắng sắp xếp lại các kỹ thuật này và các sản phẩm tư vấn về quản lý kiến thức. Mặc dù, quản lý kiến thức không là dạng AI, nhưng các hệ thống phần mềm có các phương pháp AI nhúng vào trong phần mềm.

- Các phương pháp AI trong các hệ thống quản lý kiến thức

+ Trợ giúp và cải tiến kiến thức tìm kiếm (ví dụ, các tác nhân thông minh trong các công cụ tìm kiếm web)

+ Giúp thiết lập các profile để xác định loại kiến thức nào để quét qua cho cá nhân và các nhóm

+ Giúp xác định mức độ quan trọng tương đối của kiến thức, cả khi kiến thức được đóng góp và truy xuất từ kho kiến thức

+ Quét qua thư điện tử, các tài liệu và các cơ sở dữ liệu để thực hiện khám phá kiến thức nhằm xác định các mối quan hệ có ý nghĩa hoặc nhằm làm sạch kiến thức

+ Quét qua thư điện tử, các tài liệu và các cơ sở dữ liệu để thực hiện khám phá kiến thức nhằm suy luận các luật cho các hệ chuyên gia + Nhận dạng các mẫu trong dữ liệu (thường các mạng neural) + Dự đoán các kết quả tương lai sử dụng kiến thức hiện tại + Cung cấp lời khuyên trực tiếp từ kiến thức

+ Cung cấp ngôn ngữ tự nhiên hoặc giao diện người sử dụng điều khiển lệnh và giọng nói cho hệ quản lý kiến thức

- Các sản phẩm

+ Các sản phẩm quản lý kiến thức có các phương pháp AI nhúng vào:

KnowledgeBridge (Molloy Group) là gói phần mềm trợ giúp sử dụng luận lý mờ để nhận dạng các giải pháp truy vấn dựa trên các vấn đề tương tự.

Raven (Lotus Development Corporation) tự động tạo tiểu sử thông minh và phân loại nội dung.

KnowledgeMail (Tacit) quét các thư điện tử và thiết lập các tập tin tiểu sử người sử dụng chung và riêng dựa trên các giao tiếp của người sử dụng.

+ Các hệ thống trợ giúp tự động là các sản phẩm thương mại nhúng các hệ chuyên gia và các công cụ AI ngữ nghĩa và cú pháp, nhằm xác định ngữ nghĩa của câu hỏi tự nhiên và cố gắng đi đến kết luận về tình huống chuẩn đoán. Một số hệ thống nhúng các cơ chế nắm bắt kiến thức về lỗi hệ thống gây ra để hệ thống có thể cập nhật các cơ sở kiến thức.

- Khai phá dữ liệu, kho dữ liệu, khám phá tri thức trong các tài liệu và các cơ sở dữ liệu

+ Kho dữ liệu thỉnh thoảng được sử dụng như kho kiến thức, phụ thuộc vào ứng dụng.

+ Khai phá dữ liệu thường ở dạng văn bản (các tài liệu điện tử), kho dữ liệu và thư điện tử có thể nhận dạng các mối quan hệ giữa các sự kiện, nhận dạng các mẫu trong dữ liệu, và quy nạp các luật. Các hoạt động này mạnh trong việc nhận dạng kiến thức trong dữ liệu hoặc các tài liệu. Trong việc tìm kiếm kiến thức, khai phá dữ liệu trở thành phương pháp luận KDD. Sử dụng KDD để nhận dạng ý nghĩa của dữ liệu hoặc văn bản.

- Các hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDM, electronic document management) tập trung tài liệu ở dạng điện tử khi tập trung làm việc cộng tác. Các hệ thống EDM cho phép người sử dụng truy xuất các tài liệu cần thiết, thường qua bộ duyệt web trên mạng intranet kết hợp. Các hệ thống EDM cho phép các tổ chức quản lý tài liệu và dòng công việc hoạt động tốt hơn. Các hệ thống cũng cho phép cộng tác trong việc tạo và xem xét lại tài liệu.

- Nhiều hệ thống quản lý kiến thức sử dụng hệ thống EDM như là kho kiến thức và truy xuất kho kiến thức. Khác nhau giữa KMS và EDM là hệ thống quản lý kiến thức lưu kiến thức. Kiến thức có thể lưu trong các tài liệu.

-Chu trình sống của tài liệu là động (tạo thông qua phân bố và cập nhật), cải tiến hiệu suất (truy xuất nhanh và không có tìm kiếm nhiều tài liệu hoặc lo lắng phiên bản nào đang được sử dụng), và có độ bảo mật tốt hơn (có thể điều khiển truy xuất).

- Các hệ thống như DocuShare (Xerox Corporation) và Lotus Notes (Lotus Development Corporation) cho phép cộng tác trên cùng một tài liệu. Các hệ thống EDM khác là EDMS (Documentum Inc.), Enterprise Work Management (Eastman Software Inc.), FYI (Identitech), The Discovery Suite (FileNet Corporation), LiveLink (Open Text Corporation), PageKeeper Pro (Cacre Corporation), Pagis Pro (ScanSoft Inc.).

- Các hướng nghiên cứu trong vấn đề quản lý kiến thức (một số vấn đề liên quan đến những câu hỏi mở):

+ Xác định cách tốt nhất để tiếp cận và quản lý nền văn hóa tổ chức cần thiết cho vấn đề quản lý kiến thức hiệu quả, thúc đẩy người ta chia sẽ kiến thức và truy xuất kiến thức thông qua hệ thống.

+ Xác định các độ đo tốt để đánh giá mức độ hiệu quả của vấn đề quản lý kiến thức.

+ Xác định mức cân bằng đúng giữa các quá trình con người và kỹ thuật.

+ Xác định cách tốt nhất để thực hiện kiểm tra kiến thức.

+ Xác định cách thức người ta tạo, giao tiếp và sử dụng kiến thức

+ Phát triển các cách hiệu quả để nắm bắt các kiến thức ngầm

+ Xác định các cách tốt nhất để lọc kiến thức

+ Xác định mức độ quan trọng của kiến thức

+ Xác định các cách tốt nhất để nhận dạng kiến thức hiệu quả trong thông tin

+ Xác định cách thức để lưu trữ thành phần có thể hành động ngầm mới cùng với thông tin được suy dẫn

+ Xác định cách tốt nhất để trình bày kiến thức và làm cho kiến thức phù hợp với ứng dụng.

+ Xác định phân loại tốt hơn cho tổ chức và các phương pháp quản lý kiến thức.

+ Xác định tiêu điểm đúng để tạo kiến thức - cá nhân, nhóm (các cộng đồng thực tế) hoặc toàn bộ tổ chức.

+ Xác định tiêu điểm thích hợp cho các cộng đồng thực tế.

+ Xác định cách tốt nhất để hệ thống quản lý kiến thức giao tiếp kiến thức cả khi tạo và khi truy xuất.

+ Làm cho phần mềm thích hợp với các ứng dụng quản lý kiến thức

+ Lấy mức độ tài nguyên thích hợp để phát triển hệ thống quản lý kiến thức dễ hiểu.

+ Phát triển các gói phần mềm KMS tích hợp và nhiều hơn.

+ Xác định các phương pháp AI tốt hơn và nhiều hơn cho vấn đề quản lý kiến thức.

+ Xác định cách thức sử dụng quản lý kiến thức để cải tiến việc học.

- Đối với vấn đề quản lý kiến thức, định nghĩa rõ ràng, các khái niệm rõ ràng, phương pháp luận rõ ràng, các thử thách rõ ràng và có thể vượt qua, các lợi ích rõ ràng và có thể lớn hơn, các công cụ, kỹ thuật. Các vấn đề chính là nền văn hóa tổ chức, trách nhiệm đỡ đầu của người lãnh đạo, và độ đo thành công. - Các tổ chức không chỉ cần nhanh nhẹn mà còn thông minh. “Thông minh xem kiến thức và hành động như một” (Bhagavad Gita). Các tổ chức thông minh nhận ra kiến thức là tài sản, phát triển theo thời gian, và khi khai thác hiệu quả, kiến thức có khả năng tạo năng lực và đổi mới liên tục.