Đọc báo: Những cách ứng xử khi sử dụng điện thoại

Clarity

• One of the most vital aspects of good phone etiquette is speaking clearly.
• After all, since the person can’t see youmoving your mouth through the phone, they have to rely entirely on the sound of your voice.
• Body language is out the door, so it is upto you to talk in a slow, deliberate andprecise manner.
• Identification
• Whether you are picking up the phone ordialing the call yourself, it is alwaysimportant to make sure that you properlyidentify yourself.
• Do not keep the person on the other endof the line guessing your identity.

Volume

• Always avoid speaking loudly when on the phone.
• Maintain your normal tone and volume when speaking.
• This is helpful both for the person on theother end of the line and for those who are surrounding you, especially if you are in an office setting.
• Avoid coming across like you are shouting, and keep your tone friendly and polite at all  times.

Wrong Numbers

• Before making a phone call, it is always a good idea to double check the number to make sure it is correct.
• However, if by accident you do dial the wrong number, make sure to apologize and state that you put in the wrong number, and then proceed to hang up.
• Do not simply hang the phone up without saying that you are sorry and identifying that you made a mistake.

Brevity

• If you are making a phone call to a busy individual, particularly if it is for a work-related situation, try your best to ensure that the conversation is as concise and short as possible to avoid wasting her time.

Listening

• When on the phone, it always is smart to listen and not interrupt a person when they are speaking.
• To show that you are listening, it can be agood idea to repeat back information the other party has stated.
• This can also help you to remember any pertinent details that he may have said.
• Voicemail
• If you make a phone call and are directed to voicemail, make sure that your message is brief, clear and not rambling.
• In order to avoid the possibility of leaving a long and confusing message, prepare before hand by writing one out.

Bản dịch:

• Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của một cách ứng xử qua điện thoại là nói chuyện rõ ràng
• Sau đó, vì người ta không thể thấy chuyển động của miệng bạn qua điện thoại nên họ phải hoàn toàn dựa vào âm thanh giọng nói của bạn.
• Ngôn ngữ cơ thể chỉ dùng trong giao tiếp trực tiếp, vì vậy điều này tùy vào việc bạn nói một cách chậm rãi, cẩn thận và chính xác.
• Giới thiệu
• Dù bạn có đang trả lời điện thoại hoặc tự gọi điện thì phải đảm bảo rằng bạn giới thiệu bản thân một cách thích hợp
• Đừng để người ở đầu dây bên kia đoán xem bạn là ai

• Luôn tránh lớn tiếng khi nói chuyện qua điện thoại
• Giữ giọng và âm lượng của bạn bình thường khi nói
• Điều này có ích cho cả người ở đầu dây bên kia và những người xung quanh bạn, đặc biệt nếu bạn đang ở trong văn phòng
• Tránh la hét và giữ giọng điệu của bạn luôn thân thiện và lịch sự

• Trước khi gọi điện, nên xem lại số điện thoại để đảm bảo đúng số
• Tuy nhiên, nếu bạn vô tình gọi nhầm số, phải xin lỗi và nói rằng bạn đã gọi nhầm và sau đó gác máy
• Không nên chỉ gác máy mà không nói xin lỗi và rằng bạn đã gọi nhầm số

• Nếu bạn gọi điện cho một người bận rộn, đặc biệt nếu đó là tình huống liên quan đến công việc, hãy cố gắng hết sức để đảm bảo rằng cuộc hội thoại càng ngắn gọn, súc tích càng tốt để tránh lãng phí thời gian của người đó

• Trong khi nghe điện thoại, thật khôn ngoan khi biết lắng nghe và không ngắt lời người khác khi họ đang nói
• Để chứng tỏ rằng bạn đang lắng nghe, nên nhắc lại thông tin mà bên kia đã đề cập
• Điều này cũng giúp bạn nhớ bất cứ chi tiết thích hợp nào mà anh ta nói
• Thư thoại
• Nếu bạn gọi điện và được chuyển đến thư thoại, hãy chắc rằng tin nhắn của bạn ngắn gọn, rõ ràng và không vòng vo
• Để tránh việc để lại tin nhắn dài và khó hiểu, hãy chuẩn bị trước bằng cách viết nó ra.