Đặc điểm của quản lý và hiệu lực quản lí
Chúng ta chỉ xem xét những đặc điểm mà ở đó quản lý ở một doanh nghiệp được phân biệt với quản ký ngành, quản lý kinh tế quốc dân. Theo đó quản lý ở một doanh nghiệp mang những đặc điểm sau: Thứ nhất , quản lý ở doanh nghiệp có ...
Chúng ta chỉ xem xét những đặc điểm mà ở đó quản lý ở một doanh nghiệp được phân biệt với quản ký ngành, quản lý kinh tế quốc dân. Theo đó quản lý ở một doanh nghiệp mang những đặc điểm sau:
Thứ nhất, quản lý ở doanh nghiệp có tính đơn điệu, bộ phận. Nó thể hiện phạm vi quản lý chỉ nằm trong pgạm vi ảnh hưởng của doanh nghiệp, nhiệm vụ quan trọng là giải quyết những vấn đề kinh tế vi mô. Lợi ích của doanh nghiẹp là cơ sở so sánh đánh giá sử lý những vấn đề kinh tế. Một điều nữa là quản lý ở doanh nghiệp không đòi hỏi tính phối hợp đa phương đa chiều, nhièu cơ quan như quản lý quốc dân mà nó chỉ hạn chế trong doanh nghiệp và những đối tác chủ yếu.
Thứ hai, quản lý trong doanh nghiệp phục tùng quản lý nhà nước. Các nhà quản lý hướng hoạt động của các doanh nghiệp theo những mục tiêu của mình nhưng dựa trên những khung pháp lý của nhà nước đã thiết lập, đó là cơ sở hoạt động.
Thứ ba, tính phức hợp hạn chế. Nó thể hiện ở đối tượng quản lý hạn chế, mục tiêu hữu hạn và hình thức tác động đơn giản.
Điều đó dẫn tới bộ máy quản lý trong doanh nghiệp đơn giản hơn và ít bị chi phối bởi quan hệ kinh tế đối ngoại.
Thứ tư, quản lý trong doanh nghiệp lấy mực tiêu phát triển kinh tế, gia tăng giá trị và lợi nhuận là chủ yếu. Đại đa số các doanh nghiệp được sinh ra bởi mục đích sinh lời và quản lý phải hướng tới mục tiêu đó, lợi nhuận, giá trị gia tăng là thước đo cuối cùng cho hiệu quả quản lý. Bên cạnh đó có những doanh nghiệp của nhà nước được thực hiện chức năng sản xuất, kinh doanh hàng hoá công cộng phục vụ lợi ích của đại chúng, hoặc tham gia điều tiết kinh tế vĩ mô. Cá doanh nghiệp đó hướng tới mục tiêu tổng thể hiệu quả kinh tế xã hội.
Cuối cùng, quản lý kinh tế trong doanh nghiệp là quản lý đơn mục tiêu. Tính đơn mục tiêu theo nghĩa hẹp đó là quản lý chỉ hướng tới một mục tiêu chính yếu nào đó thường là kợi nhuận, nhưng xét theo nghĩa rộng, tức là với một số mục tiêu quản lý trong doanh nghiệp chỉ can nhắc và hướng vào mục tiêu ưu tiên. Trong khi đó quản lý kinh tế quốc dân mang tính đa mục tiêu: Phúc lợi, an sinh xã hội, phát triển cơ sở hạ tầng, tăng trưởng kinh tế, văn hoá, môi trường…
Cũng giống như quản lý kinh tế quốc dân nói chung và quản lý trong doanh nghiệp nói riêng, quá trình quản lý là quá trình thực hiện thường xuyên và đồng bộ, thống nhất các chức năng kế hoạch, tổ chức và lãnh đạo, kiểm soát.
Chức năng kế hoạch là chức năng quan trọng hàng đầu. Các kế hoạch được xây dựng trên cơ sở những đòi hỏi khách quan và chủ quan của doanh nghiệp trong giai đoạn nhất định để tiến hành lựa chọn chính xác mục tiêu của mình và phương án tiến hành trong tương lai. Những kế hoạch trong doanh nghiệp có thể là kế hoạch chiến lược, tác nghiệp…nhưng đó luôn là những kế hoạch quan trọng. Trong khi kế hoạch chiến lược vạch một con đường dài hướng doanh nghiệp đi theo với những phương án dài hạn và tham vọng thì kế hoạch chiến thuật lại tập trung giải quyết những vấn ddề bức thiết để tháo gỡ những vướng mắc hoặc tận dụng cơ hội kinh doanh…
Chức năng tổ chức, nó quy định chức năng và cơ cấu tương ứng của các bộ phận, tập thể và cả cá nhân. Xác định lý do tồn tại của đơn vị đó là để làm gì và có quan hệ với đơn vị khác như thế nào, được đảm bảo bằng cái gì? Tất cả là để hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, của tổ chức.
Chức năng điều hành, điều hành tức là quản lý có chức năng đưa kế hoạch vào thực hiện thông qua sự vận dụng linh hoạt, sáng tạo và khoa học hệ thống các giải pháp và công cụ như hành chính, kinh tế, giáo dục tâm lý nhằm dẫn dắt hành vi cá nhân, tập thể theo mục tiêu chung, đó là công việc khó khăn vì quan hệ cá nhân, tập thể rất tinh vi và phức tạp vì đều có yếu tố con người.
Chức năng kiểm soát, trong quá trình đưa kế hoạch vào thực tế, không thể tránh khỏi những khiếm khuyết sai lệch. Với những vướng mắc đó quản lý là để kiểm soát được, nắm được và trong trường hợp cần thiết có thể đưa ra những điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục nhưngx sai lệch so với kế hoạch. Đó là lý do để quản lý mang chức năng kiểm soát.
Rõ ràng để tồn tại và phát triển con người trong từng tổ chức không thể làm việc riêng lẻ mà cần gia tăng tính phối hợp hướng tới mục đích chung. Quá trình sản xuất ra của cải vật chất của xã hội ngày càng đòi hỏi thực hiện trên quy mô lớn hơn, tính phức tạp cao hơn, đòi hởi sự phân công hợp tác mọi cá nhân trong tổ chức.
Chính sự phân công chuyên môn hoá, hợp tác hoá đã làm xuất hiện lao động đặc biệt- lao động quản lý. Các Mác đã khẳng định: “ Mọi lao động xã hội trực tiếp hoặc lao động chung khi thực hiện trên một quy mô tương đối lớn, ở mức độ nhiều hay ít đều cần tới quản lý”
Quản lý giúp các tổ chức và thành viên của nó thấy rõ mục tiêu và hướng đi của mình. Đây là yếu tố thuộc về tư duy, nhận thức đầu tiên và quan trọng nhất đối với mọi con người và tổ chức giúp tổ chức thực hiện được sứ mệnh của mình, đạt được những thành tích ngắn hạn và dài hạn, tồn tại và phát triển không ngừng.
Trong hoạt động của tổ chức có bốn yếu tố tạo thành kết quả đó là: Nhân lực, vật lực, tài lực và thông tin. Quản lý có vai trò phối hợp tất cả các nguồn lực của tổ chức thành một chỉnh thể, tạo nên tính trồi để thực hiện mục đích của tổ chức với hiệu quả cao. Mục đích của quản lý là đạt giá trị gia tăng cho tổ chức.
Điều kiện môi trường mà tổ chức gặp phải luôn luôn biến động nhanh. Những biến đổi nhanh thường tạo ra các cơ hội và nguy cơ bất ngờ. Vai trò của quản lý là giúp tổ chức thích nghi được với môi trường, nắm bắt tốt cơ hội, tận dụng hết cơ hội và giảm bớt ảnh hưởng tiêu cực của các nguy cơ liên quan đến điều kiện môi trường. Không những thế quản lý tốt còn làm cho tổ chức có những tác động tích cực đến môi trường.
Quản lý cần thiết đối với mọi lĩnh vực từ mỗi đơn vị sản xuất- kinh doanh đến toàn bộ nền kinh tế quốc dân, từ một gia đình, một đơn vị dân cư đến một đất nước, những hoạt động trong phạm vi khu vực và cả toàn cầu. Phần lớn các doanh nghiệp, các tổ chức thất bại là do quản lý tồi thiếu kinh nghiệm, trong khi đó các công ty luôn thành đạt chừng nào còn được quản lý tốt.
Về tầm quan trọng của quản lý được thể hiện rõ ràng nhất ở các nước phát triển. Bảng tổng quan về vấn đề này trong những năm gần đây của các chuyên gia về phát triển kinh tế đã cho thấy sự cung cấp về tiền bạc, kỹ thuật công nghệ đã không đem lại kết quả như mong muốn. Yừu tố hạn chế trong hầu hết mọi trường hợp chính là sự thiéu thốn về chất lượng và sức mạnh của các nhà quản lý.
Các nguyên tắc quản lý là những quy tắc chủ đạo tiêu chuẩn hành vi mà các nhà quản lý phải tuân thủ trong quá trình quản lý của mình.
Trên cơ sở những đòi hỏi của tổ chức, sự vận động các quy luật khách quan, kết hợp với thực trạng xu thế phát triển của tổ chức và ràng buộc môi trường đã hình thành nên những nguyên tắc chung của quản lý.
Có thể xem xét những nguyên tắc quản lý cơ bản sau đây.
Tập trung dân chủ.
Đây là nguyên tắc cơ bản của quản lý nó phản ánh mối quan hệ giữa chủ thể của quản lý với đối tượng quản lý cũng như các mục tiêu và yêu cầu quản lý.
Tập trung và dân chủ là hai mặt của một thể thống nhất. Khía cạnh tập trung thể hiện sự thông nhất quản lý từ mặt tập trung, trong khi khía cạnh dân chủ thể hiện sự tôn trọng quyền chủ động sáng tạo của tập thể và cá nhân người lao động trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nội dung nguyên tắc đòi hỏi: Phải đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ và tối ưu giữa tập trung và dân chủ, dân chủ phải được thực hiện trong khuôn khổ tập trung.
Quản lý tập trung là yêu cầu khách quan vì nó gắn liền với sự thống nhất mục tiêu duy trì vai trò lãnh đạo nhưng cần phải cơ phương pháp hợp lý tránh quan liêu bao cấp và độc đoán. Trong khi đó bao đảm sự tự chủ của các đơn vị cá nhân là tất yếu khách quan vì phần tử ổn định thì hệ thống sẽ mạnh. Do đó cần tạo điều kiện và môi trường để cá nhân phát huy năng lực của mình. Tuy nhiên cũng không được buông lỏng dễ dẫn đến lấn quyền hoặc tình trạng mất tính phối hợp.
Ngày nay không phải là đi lựa chọn quản lý tập trung hay dân chủ mà điều quan trọng là tương quan giưa dân chủ với tập trung.
Tuân thủ luật pháp và thông lệ xã hội
Pháp luật tạo ra khung pháp lý cho tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo môi trường cho phát triển kinh tế, củng cố và bảo vệ các nguyên tắc của nền kinh tế, và tạo ra cơ chế quản lý hiệu quả.
Như vậy giữa quản lý với lĩnh vực chính trị- luật pháp có quan hệ hữu cơ và đòi hỏi quản lý phải xem xét đến những yếu tố đó. Bên cạnh đó các giá trị chung được xã hội thừa nhận, các tập tục truyền thống, lối sống dân cư, hệ tư tưởng tôn giáo…gây tác động trực tiếp đến hoạt động tổ chức, sản xuất- kinh doanh. Do đó trong quá trình hoạt động đòi hỏi các nhà quản lý phải có sự sáng tạo trong từng quyết định, xử lý linh hoạt các yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho tổ chức tồn tại và phát triển vững chắc.
Phối hợp điều hoà các lợi ích.
Quản lý suy cho đến cùng là quản lý con người nhằm phát huy tính tích cực sáng tạo của người lao động. Song động lực của quản lý là lợi ích, do đó nguyên tắc quan trọng cuả quản lý đó là phải chú ý đến lợi ích con người, phối hợp điều hoà các lợi ích, trong đó lợi ích của người lao động là động lực trực tiếp đồng thời chú ý đến lợi ích tập thể, tổ chức và lợi ích xã hội.
Về mặt lý thuyết cũng như thực tiễn, lợi ích là mục tiêu, thoả mãn nhu cầu là động lực khiến con người hành động vì thế sẽ có sự nhất trí về mục đích và hành động nếu có sự thống nhất nhu cầu và lợi ích.
Thực hiện tốt nguyên tắc này đòi hỏi phải chú ý các vấn đề sau:
- Các quyết định quản lý cần quan tâm trước hết đến lợi ích của người lao động. Họ là động lực tạo ra sản phẩm hàng hoá và dịch vụ trực tiếp cho xã hội, hơn nữa là nhân tố có khả năng sáng tạo và gia tăng giá trị thặng dư. Bởi đó thông qua phương pháp, công cụ thì nhà quản lý tác động đến lợi ích người lao động đảm bảo họ được thoả mãn cả nhu câu vật chất và tinh thần.
- Tạo ra những lợi ích lớn là mục tiêu chung cho mọi người. Nếu không gắn lợi ích cá nhân với tập thể thì cính sự phát triển của chủ nghĩa cá nhân sẽ bóp chết sức sống của tổ chức. Vì thế các quyết định quản lý phải có tác dụng huy động sự đóng góp về trí tuệ, sức lực và cơ sở vật chất để xây dựng tổ chức và người lao động có cơ hội để thoả mãn lợi ích, đồng thời được hưởng thụ các khoản lợi ích phúc lợi tập thể.
- Phải coi trọng lợi ích tinh thần và lợi ích vật chất. Trong khi lao động còn là một hoạt động bát buộc với con người thì vấn đề khuyến khích lợi ích vật chất đối với người lao động phải đặt lên hàng đầu. Song không vì thế mà coi nhẹ sự quan tâm đến lợi ích tinh thần thông qua các giải pháp giáo dục động viên tư tưởng chính trị, thưởng phạt, cân nhắc, đề bạt vào các chức vụ công tác hợp lý.
Khuyến khích lợi ích và tinh thần về thực chất là sự đánh giá của tập thể và xã hội đối với sự cống hiến cuả mỗi người là sự khẳng định thang bậc của họ trong cộng đồng. Cũng thông qua các hình thức khuyến khích đó người lao độg nhận biết được kết quả, ý thức công việc mình làm. Vì thế nó rất cần thiết với bất kỳ ai và vào bất kỳ giai đoạn nào.
Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
Là nguyên tắc quy định mục tiêu của quản lý, bao gồm cả hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả đòi hỏi người quản lý phải có quan điểm hiệu quả đúng đắn, biết phân tích hiệu qủa trong từng tình huống khác nhau, đặt lợi ích của tổ chức lên trên lợi ích cá nhân, từ đó ra quyết định tối ưu nhằm tạo được các thành quả có lợi nhất cho nhu cầu phát triển của tổ chức.
Tuy nhiên tiết kiệm, hiệu quả không đồng nghĩa với hạn chế tiêu dùng vấn đề là tiêu dùng hợp lý trong khả năng cho phép. Tiết kiệm cũng không có nghĩa là chi ít tiền mà là chi sao cho đạt kết quả tốt nhất. Hiệu quả được xác định bằng kết quả trên một đồng chi phí bỏ ra. Từ đó phải tăng kết quả và giảm chi phí để có hiệu quả cao.
Trong đó giảm chi phí bằng cách tiết kiệm đầu vào và tiết kiệm thời gian và tăng kết quả bằng cách tăng năng suất lao động. Hai công việc này có thể đồng thời hoặc lệch nhau nhưng phải luôn hướng tới kết quả lớn hơn chi phí.
Hoạt động quản lý phải đưa ra các quyết định quản lý sao cho với một lượng chi phí nhất định có thể tạo ra lượng giá trị nhiều nhất phục vụ con người.
Làm được việc này đòi hỏi phải mạnh mẽ cải cách ứng dụng công nghệ tiên tiến vào sản xuất, và không ngừng đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý trong nội bộ tổ chức theo hướng tinh giảm vì nhu cầu công việc và hiệu quả cao.
Hướng vào khách hàng và thị trường mục tiêu.
Một cách quản lý tông tại trong lịch sử đó là nhà sản xuất chỉ làm những cái mình có thể và vì thế mọi kết quả phând lớn là chủ quan. Cách quản lý đó sẽ dẫn tới kết quả là doanh nghiệp sẽ mất kả năng thích ứng với sự biến động của thị trường.
Ngày nay thị trường rộng lớn và biến đổi liên tục theo thời gian, nó đòi hỏi nhà quản lý phải nhận biết đâu là thị trường trọng điểm mình có thể khai thác và hiểu họ cần gì và mình phải đáp ứng cái gì. Luôn dự đoán trước nhu cầu của họ để tạo nên các yếu tố sáng tạo trong tổ chức của mình.
Để thực hiện nguyên tắc này đòi hỏi quản lý phải làm tốt công tác marketing trong đó đặc biệt quan trọng khâu nghiên cứu thị trường.
Đây có thể coi là một quan điểm quản lý mới trong giai đoạn hiện nay. Nó chưa được đưa thành nguyên lý quản lý như những quan điểm truyền thống nhưng có thể coi là nguyên tắc quản lý hiện đại.
Khái niệm hiệu lực quản lý:
Theo khoa học quản lý : “Hiệu lực quản lý là mức độ thực hiện hoá của các quyết định quản lý. Nó cho thấy quyết định quản lý đưa ra được thực hiện như thế nào, nhanh hay chậm, đúng trình tự và đúng tiêu chuẩn của kế hoạch hay không . Thể hiện sự tôn trọng và tuân thủ của đối tượng quản lý đối với chủ thể quản lý đồng thời thể hiện trình độ năng lực quản lý và tính đúng đắn của các quyết định quản lý”
Theo khái niệm này ta thấy hiệu lực quản lý mang những nội dung sau:
Hiệu lực quản lý thể hiện giá trị hiện thực của các quyết định quản lý. Từ một quyết định đưa ra đưa vào thực tế được thực hiện đúng trình tự thời gian, đúng người đúng việc, giải quyết vấn đề đạt mục tiêu kế hoạch và đem lại hiệu quả kinh tế khi đó quyết định được coi là đạt hiệu lực quản lý.
Cũng từ một quyết định đưa ra trên cơ sở hiệu lực quản lý chúng ta đánh giá được mức độ đúng đắn của nó. Vì đối tượng quản lý là con người do đó các quyết định đảm bảo tính khoa học và đúng đắn thì sẽ được mọi người đồng tình ủng hộ thực hiện.
Và cuối cùng hiệu lực quản lý thể hiện năng lực trình độ của nhà quản lý và tính kỷ luật, chuyên nghiệp, kỹ năng làm việc của đối tượng quản lý. Những yếu tố trên của chủ thể quản lý và đối tượng quản lý được đảm bảo nhất định quyết định quản lý có hiệu lực cao, đạt kết quả.
Các phương diện của hiệu lực quản lý:
Phương diện kinh tế:
Trên giác độ kinh tế hiệu lực quản lý gắn liền với hiệu quả kinh tế. Mặc dù hiệu lực quản lý không đồng nhất với hiệu quả. Hiệu quả được xác định bằng kết quả trừ đi chi phí. Nhưng hiệu lực quản lý không chỉ dừng lại ở mức độ đảm bảo quyết định quản lý được thi hành đúng kế hoạch mà còn xác định trên kết quả đạt được. Một kết quả như mong muốn hoặc vượt kế hoạch cho thấy hiệu quả kinh tế cao và đảm bảo hiệu lực của quyết định quản lý là thành công. Đồng thời trong quá trình triển khai kế hoạch nếu có sai lệch nhưng được phát hiện kịp thời và điều chỉnh hợp lý đem lại kết quả tốt thể hiện quản lý đã đi sâu, đi sát và linh hoạt nhạy bén.
Không thể nói một quyết định quản lý được đảm bảo thực hiện về mặt quy trình nhưng đem lại hiệu quả kinh tế thấp là đạt hiệu lực quản lý. Có những kế hoạch được xây dựng chi li và cẩn thận nhưng khi đi vào thực tế những yếu tố không kiểm soát được của môi trường bên ngoài biến động mạnh mẽ vượt dự tính của kế hoạch và cho dù kế hoạch đó có được thực hiện đúng trình tự thì cũng không thích ứng kịp, ở đó đòi hỏi sự điều chỉnh kịp thời của nhà quản lý vào các khâu xung yếu đảm bảo mục tiêu được thực hiện. Như vậy đôi khi làm tăng chi phí quản lý và giảm hiệu quả kinh tế. Qua sự phân tích trên ta thấy rằng giữa hiệu lực quản lý và hiệu quả kinh tế có mối quan hệ hữu cơ với nhau, đảm bảo cho nhau được thực hiện.
Phương diện pháp lý:
Về mặt pháp lý của hiệu lực quản lý là nói đến tính đảm bảo thực hiện. Như vậy nó gắn liền với quyền lực thực tế của nhà quản lý. Với mỗi quyết định đưa ra họ có quyền chỉ định, cưỡng chế thi hành và được đảm bảo thực hiện thông qua hệ thống pháp luật, nội quy, điều lệ của tổ chức. Gắn liền với quyết định quản lý là những văn bản hướng dẫn thi hành ở đó quy định cụ thể trách nhiệm và quyền hạn của từng đối tượng thi hành và những chế tài kèm theo trong trường hợp có sự vi phạm.
Một quyết định được coi là có hiệu lực khi nó được xây dựng đúng quy trình, trình tự luật định và thống nhất với các văn bản pháp quy của cấp trên và nó được dùng làm cơ sở để xây dựng, ban hành các văn bản pháp quy của cấp dưới và được các đối tượng quản lý phục tùng thực hiện.
Phương diện xã hội:
Một quyết định quản lý sẽ không thể đảm bảo tính hợp lý, không thể đạt hiệu quả kinh tế và có hiệu lực pháp lý nếu nó không được đông đảo mọi người ủng hộ. Vì thế quyết định đó đưa ra phải nhằm giải quyết vấn đề hợp lý, vì mục tiêu chung của tổ chức và phai gắn lợi ích mọi người với lợi ích của tập thể của tổ chức, có như vậy quyết định đó đảm bảo tính được mọi người ủng hộ. Đó là hiệu lực quản lý về mặt xã hội.
Do đó chủ thể quản lý khi ra quyết định cần tính đến lợi ích cá nhân người lao động, lợi ích tập thể và đưa ra thăm dò ý kiến quần chúng trước khi đưa vào hiện thực
