Công tác hoạch định của nhà quản trị

Bước 1: Phát triển sứ mệnh và Các mục tiêu

Sứ mệnh và các mục tiêu của tổ chức được phát triển dựa trên việc trả lời các câu hỏi sau đây: chúng ta nên kinh doanh những lĩnh vực nào? Chúng ta cam kết cái gì? Và kết quả nào Chúng ta cần đạt được? Mục tiêu chung cung cấp định hướng cho việc ra quyết định và nó có thể không thay đổi theo từng năm. Các sứ mệnh và mục tiêu không được xây dựng một cách tách rời nhau. Chúng được xác định dựa trên cơ sở đánh giá các cơ hội và đe dọa của môi trường và các điểm mạnh, điểm yếu.

Bước 2: Chẩn đoán các cơ hội và đe dọa

Các hoạt động của tổ chức chịu ảnh hưởng rất lớn của môi trường bên trong, bên ngoài và môi trường bên ngoài. Tác động của các lực lượng này tạo ra cả cơ hội và các đe dọa đối với tổ chức, có ảnh hưởng lớn đến khả năng sinh lợi trong dài hạn của tổ chức. Mụ hình 5 lực lượng cạnh tranh của Michael Porter:

• Các đối thủ cạnh tranh: các nhận thức về đối thủ cạnh tranh là cơ sở để thiết lập các chiến lược và đưa ra các hành động chống lại nguy cơ đe dọa của đối thủ cạnh tranh. Những phản ứng và chiến lược này bao gồm việc giảm giá, hoặc tăng các chương trình quảng cáo, giới thiệu Các sản phẩm hoặc dịch vụ mới, cải tiến…
• Các đối thủ cạnh tranh tiềm tàng: là những hóng mới thõm nhập trong ngành khi thấy được mức sinh lời cao của hóng đang hoạt động trong ngành đang có tăng trưởng cao.
• Khách hàng: quyền lực mặc cả của khách hàng phụ thuộc vào năng lực của họ trong việc thương lượng với một hóng hay với nhiều hóng khỏc để giảm giá, đũi hỏi chất lượng cao hoặc mua nhiều sản phẩm và dịch vụ với cùng một mức giá.
• Các nhà cung cấp: quyền lực của nhà cung cấp gia tăng khi họ có thể gia tăng hoặc bảo vệ thị phần, tăng giá hoặc lờ đi các đặc điểm nào đó của sản phẩm, dịch vụ và ít lo ngại việc mất mát khách hàng.
• Các sản phẩm và dịch vụ thay thế: đe dọa từ các sản phẩm và dịch vụ thay thế phụ thuộc vào năng lực và sự sẵn sàng của khách hàng để thay đổi thói quen mua sắm của họ.

Bước 3: Chẩn đoán các điểm mạnh và điểm yếu

Việc chẩn đoán các điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức các nhà quản trị có khả năng nhận thức các năng lực cốt lõi và xỏc định những hoạt động cần thiết để cải tiến. Việc chẩn đoán bao gồm xác định vị thế của hóng trong mối tương quan với các cạnh tranh, năng lực đổi mới cải tiến, các kỹ năng của nguồn nhân lực, năng lực công nghệ, các nguồn lực tài chính, trình độ quản trị và các yếu tố thuộc về văn hóa, giá trị trong đội ngũ nhân viên.

Năng lực cốt lõi là những điểm mạnh giúp tổ chức tạo ra sự khác biệt và tăng khả năng cạnh tranh qua việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ với giá trị độc đáo cho khách hàng. Theo cấp đơn vị kinh doanh, năng lực cốt lõi bao gồm 3 khía cạnh lớn: sự vượt trội về công nghệ, các tiến trình tin cậy, và Các mối liên hệ chặt chẽ với Các giới hữu quan bên ngoài. Các tiến trình đáng tin cậy liên quan đến việc cung cấp một kết quả mong đợi nhanh chóng, liên tục và hiệu quả với việc giảm thiểu các phiền phức của khách hàng.

Bước 4: Phát triển các chiến lược

Có 3 chiến lược tăng trưởng cơ bản giúp các nhà quản trị hoạch định các chiến lược ở các cấp đơn vị kinh doanh, bao gồm:

• Chiến lược thâm nhập thị trường: Chiến lược này tập trung vào nỗ lực tăng trưởng trên thị trường hiện có với các sản phẩm hiện tại. Một hóng có thể gia tăng sự thâm nhập thị trường bằng cách: khuyến khích mạnh hơn việc sử dụng sản phẩm, thu hút khách hàng của các đối thủ cạnh tranh, mua các hóng của đối thủ cạnh tranh. Ngoài ra, tổ chức cầng có thể gia tăng quy mô vị thế của mình trên thị trường nhờ việc tăng thêm sức mua của những người sử dụng hiện tại.
• Chiến lược phát triển thị trường: Chiến lược này tập trung nỗ lực tìm kiếm Các thị trường mới cho các sản phẩm hiện tại. Có 3 cách để làm được điều đó là: thâm nhập các thị trường mới ở các khu vực địa lý mới, thâm nhập vào Các thị trường mục tiêu mới, mở rộng việc sử dụng Các thiết bị và sản phẩm hiện tại.
• Chiến lược phát triển sản phẩm: Chiến lược này bao gồm việc phát triển mới hoặc cải tiến các sản phẩm cho các thị trường hiện tại. Cách tiếp cận này có thể tiến hành bằng các cách sau đây: cải tiến các đặc điểm; nâng cao chất lượng về độ tin cậy, tốc độ, tính hiệu quả, độ bền; nâng cao độ thẩm mỹ lôi cuốn của sản phẩm; giới thiệu các mô hình về sản phẩm.

Bước 5: Chuẩn bị kế hoạch chiến lược

Kế hoạch viết ra cần bảo đảm bảo chứa đựng các nội dung sau:

• Sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức
• Các sản phẩm và dịch vụ cung cấp, bao gồm cả các thị trường mà tổ chức hướng tới.
• Các phân tích về thị trường, bao gồm những cơ hội và đe dọa, các kế hoạch dự phòng cho những sự kiện xảy ra ngoài dự tính.
• Các chiến lược phân để tiếp nhận và sử dụng các nguồn lực công nghệ, sản xuất, marketing, và nguồn nhân lực nhằm đạt được mục tiêu đó xỏc định, bao gồm việc tận dụng các điểm mạnh và khắc phục các điểm yếu cầng như thiết lập các kế hoạch dự phòng.
• Các chiến lược để phát triển và sử dụng các năng lực của tổ chức và đội ngũ nhân viên.
• Các báo cáo tài chính bao gồm báo cáo lãi lỗ, báo cáo ngân quỹ và điểm hòa vốn.

Bước 6: Chuẩn bị các kế hoạch chiến thuật

Bước 7: Kiểm tra và chẩn đoán kết quả

Việc kiểm tra là cần thiết để bảo đảm chắc chắn rằng việc thực thi kế hoạch như mong đợi và đánh giá kết quả đạt được các kế hoạch này. Nếu các kế hoạch không có kết quả như mong muốn, các nhà quản trị và các nhóm có thể thay đổi sứ mệnh và mục tiêu, xem lại các chiến lược, phát triển các chiến thuật mới, hoặc thay đổi cách thức kiểm tra. Thông qua việc đánh giá kết quả sẽ làm rõ những thay đổi cần thiết để phù hợp với kế hoạch của chu kỳ tiếp theo.

Bước 8: Tiếp tục việc hoạch định

Hoạch định là một tiến trình liên tục và không ngừng, vì thế việc hoạch định cần được thực thi một cách thường xuyên và liên tục để ứng phó với những thay đổi của các yếu tố môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức.

Lợi nhuận

Đây là mục tiêu hàng đầu của hầu hết các doanh nghiệp. Lợi nhuận là số tiền lời do bán hàng và là số tiền thu hoạch từ tiền đầu tư.

Lợi nhuận đòi hỏi nhà quản trị phải xác định mục tiêu như:

• Sự tăng trưởng của doanh nghiệp.
• Tham gia vào nhiều lĩnh vực kinh doanh khỏc nhau.
• Phát triển sản phẩm mới.
• Xâm nhập thị trường mới và mở rộng thị trường đang có…

Các mục tiêu xã hội

Doanh nghiệp cầng phải theo đuổi mục tiêu xã hội như:

• Trả lương thoả đáng cho công nhân.
• Tạo mội trường làm việc tốt đẹp.
• Cung cấp sản phẩm hữu ích cho xã hội.
• Góp phần vào sự thịnh vượng của cộng đồng dân cư
• …

Các mục tiêu xã hội có thể do xã hội áp đặt cho doanh nghiệp qua các văn bản pháp luật, qua đấu tranh của công nhân, hoặc qua công luận…

Thông thường sự tự nguyện chấp nhận mục tiêu xã hội vẫn có lợi cho doanh nghiệp hơn là vi phạm bị xã hội bắt buộc phải tuân thủ.

Thật ra tự bản thân doanh nghiệp tuõn thủ mục tiêu xã hội cầng góp phần vào việc kinh doanh hiệu quả.

Có khi, giữa mục tiêu lợi nhuận và mục tiêu xã hội có thể có mâu thuẫn. Và việc thoả hiệp giữa hai mục tiêu này là nhiệm vụ của công tác hoạch định.

Nhận thức tổng quát về vận hội (thời cơ)

• Đánh giá chính xác hiện tại doanh nghiệp đang ở đâu? Điểm yếu và điểm mạnh của doanh nghiệp là những chỗ nào?
• Các tác nhân bên ngoài đối với doanh nghiệp? Các điểm thuận lợi cần khai thác? Các đối thủ cạnh tranh gồm những ai? Tiềm năng, thủ đoạn và xu thế của họ trong tương lai?
• Các cơ hội có thể hi vọng trong tương lai là gì? Và hi vọng đạt được những gì từ việc khai thác Các cơ hội đó? Các rủi ro, tai hoạ mà doanh nghiệp cần lưu ý đề phòng?

Xây dựng mục tiêu

• Xác định:

+ Mục tiêu chung của toàn bộ tổ chức

+ Mục tiêu chính của bộ phận chính

+ Mục tiêu phụ của bộ phận phụ

• Đối với mỗi mục tiêu, xác định các cấp độ có thể có:

+ Cấp độ cao nhất: ổn định thuận lợi

+ Cấp độ trung bình: có một vài biến động nhất định

+ Cấp độ thấp nhất: rất biến động

• Đối với nhiều mục tiêu cần xác định mức độ ưu tiên:

+ Loại A: phải thực hiện, mang tính cấp bách

+ Loại B: cần thực hiện, mang tính sống cần

+ Loại C: nên theo đuổi, đem lại hiệu quả cao cho danh nghiệp nếu thực hiện, có thể trì hoãn hoặc huỷ bỏ

Xác định tiền đề của kế hoạch

Tiền đề của kế hoạch là các giả thuyết về hoàn cảnh, tương lai được xác định bằng cách dự toán, là những giả thuyết, là những điều kiện về môi trường, các yếu tố nguồn lực mà doanh nghiệp gặp phải, sẽ sử dụng hoặc huy động được trong tương lai.

Các tiền đề cho việc lập kế hoạch là các dự báo, các chính sách cơ bản, các kế hoạch hiện hữu của doanh nghiệp.

Điều quan trọng là tất cả các nhà quản trị có liên quan với kế hoạch phải có sự nhất trí về các tiền đề.

Phân loại:

• Tiền đề mà doanh nghiệp có khả năng chi phối được 100% (xây dựng lại tổ chức tăng giảm nhân viên…).
• Tiền đề mà doanh nghiệp có khả năng chi phối được một phần (phân chia thị trường, năng suất lao động…).
• Tiền đề mà doanh nghiệp không có khả năng chi phối (dân số, giá cả, chính trị).

Các tiền đề bên ngoài doanh nghiệp: Được chia thành 3 nhóm:

Nhóm 1: Môi trường kinh doanh tổng quát gồm: Ổn định chính trị,sự kiểm soỏt của chính quyền, tài chính và thuế khoá của Nhà nước, phát triển dân số, thu nhập quốc dân GNP, giá cả và sự gia tăng của giá cả, môi trường kĩ thuật.

Nhóm 2: Các yếu tố liên quan đến thị trường sản phẩm: Sức cầu thị trường, yêu cầu về mẫu mó, cạnh tranh, giỏ cả, tiếp thị…

Nhóm 3: Thị trường các yếu tố sản xuất: Địa điểm kinh doanh, thị trường lao động, nguyên liệu và phụ tùng, vốn.

Tiền đề nội bộ

Chủ yếu là dự báo tình hình tiêu thụ sản phẩm và nhu cầu đầu tư

Nội dung các dự báo cần thiết cho hoạt động kinh doanh

• Đường lối và chính sách kinh tế.
• Tình trạng phát triển kinh tế.
• Tình hình giá cả.
• Sự phát triển kĩ thuật.
• Số cầu sản phẩm trên thị trường.
• Tình trạng cạnh tranh.

Các phương pháp dự báo

• Số sản phẩm (dự báo thị trường).
• Điều tra dự tính người tiêu thụ.
• Thống kờ, tổng hợp.

Xác định các phương án để lựa chọn (các tuyển đạo)

• Thường thì ta gặp nhiều phương án. Xây dựng các phương án có thể có để thực hiện được mục tiêu. Tuy nhiên, vấn đề phổ biến không phải là tìm ra tất cả Các phương án mà là những phương án có triển vọng nhất để lựa chọn.
• Xác định đánh giá tình hình hiện trạng của doanh nghiệp như nguồn lực, công cụ, phương tiện, cơ hội cầng như những nguy hiểm có thể xảy ra trong tương lai để thực hiện phương án.

Đánh giá phương án để lựa chọn (Lượng giá và lựa chọn một tuyển đạo)

So sánh, cân nhắc tính khả thi, mức độ rủi ro cùng các ưu khuyết điểm của mỗi phương án trên cơ sở của mục tiêu, của tiền đề kế hoạch và các tiêu chuẩn kinh doanh khác (vũng quay vốn nhanh, không đòi hỏi tiền mặt lớn, đầu tư ngắn hạn…) để lựa chọn phương án chiếm nhiều ưu thế để đưa vào tổ chức thực hiện.

Hình thành Các kế hoạch phụ thuộc

Một kế hoạch chính bao giờ cầng cần đến một hệ thống kế hoạch phụ trợ. Thông qua việc xây dựng và tổ chức thực hiện hệ thống các kế hoạch phụ trợ một cách đồng bộ, nhịp nhàng và có hiệu quả thì Các kế hoạch chính và chiến lược mới triển khai theo dự kiến được. Các kế hoạch để hỗ trợ các kế hoạch chính thường là: Kế hoạch tuyển dụng lao động, kế hoạch huy động vốn, kế hoạch quảng cáo, kế hoạch mua máy móc…

Tiến trình xây dựng kế hoạch

Thời gian

• Thời gian của kế hoạch kéo dài bao lâu? Đây thuộc về khả năng tiên đoán chính xác của nhà quản trị.
• Thời gian là yếu tố cần thiết để xác định kế hoạch.

Chi phí

• Đây là một yếu tố hạn chế các doanh nghiệp xây dựng cho mỡnh một kế hoạch hoàn chỉnh.
• Chi phí cầng có tác dụng hạn chế công tác kế hoạch hoá khi nó đó trở thành Các phí tổn chìm (phí tổn chìm là những khoản đầu tư mà doanh nghiệp đó tốn kém nhưng không cho phép doanh nghiệp thay đổi một hoạt động).

Tâm lý

Đề phòng tâm lý chống lại Các sự thay đổi công việc, chỉ coi trọng kinh nghiệm trong quá khứ.

Dự báo không chính xác

Dự báo không chính xác sẽ dẫn đến việc thực hiện kế hoạch không tốt.

Điều kiện

• Nhà quản trị phải dựa trên cung cầu để lập kế hoạch.
• Phải kết hợp kế hoạch từ trên xuống (mục tiêu) và từ dưới lên (kế hoạch cơ sở).
• Công tác kế hoạch trong doanh nghiệp phải được tổ chức theo quy trình, bài bản từng giai đoạn.
• Các cơ sở của công tác kế hoạch phải được xác định một cách cụ thể và phải được thông đạt đến các cấp trong doanh nghiệp.
• Các kế hoạch ngắn hạn và các kế hoạch chức năng phải xây dựng trên cơ sở kế hoạch chính và dài hạn của doanh nghiệp.
• Toàn bộ doanh nghiệp phải có ý thức chấp nhận sự thay đổi (đây là sự thay đổi không đe doạ đến an ninh và sự tồn tại của doanh nghiệp). Nên công tác kế hoạch phải có tớnh linh hoạt.

Các Nguyên tắc

• Kế hoạch phải góp phần vào việc hoàn thành mục tiêu của xớ nghiệp
• Công tác hoạch định phải có hiệu quả
• Kế hoạch phải luôn đi trước các hoạt động khác
• Các tiền đề của hoạch định phải thống nhất
• Các chính sách của xí nghiệp phải rõ ràng
• Kế hoạch đưa ra phải phù hợp về thời gian
• Nguyên tắc tiên liệu thời gian để hoàn thành các cam kết
• Nguyên tắc mềm dẻo trong kế hoạch
• Kế hoach dài hạn phải kết hợp với kế hoạch ngắn hạn
• Nguyên tắc điều chỉnh lộ trình trong kế hoạch